Prestation externalisée de traitement et échanges documentaires en continuité numérique pour la DIPDE

EDF SA -Direction des achats Groupe - Dépt SGFI

Pour une continuité numérique performante les outils s’articulent au sein d’un écosystème SI Documentaire basé sur le même langage, ce marché permet de l’exploiter, de l’améliorer, de le simplifier afin de répondre aux grands jalons de la DIPDE.
Satisfaire les besoins d'appui de gestion documentaire, de saisie, de mise en forme de documents et de reprographie pour la DIPDE.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2023-04-03. L'appel d'offres a été publié le 2023-03-06.

Qui ?

• EDF SA -Direction des achats Groupe - Dépt SGFI

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• Pays de la Loire › Loire-Atlantique
• Provence-Alpes-Côte d’Azur › Bouches-du-Rhône

Historique des marchés publics

Date	Document
2023-03-06	Avis de marché
2023-03-23	Informations complémentaires
2023-09-25	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2023-03-06)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services de documentation
Brève description:

Pour une continuité numérique performante les outils s’articulent au sein d’un écosystème SI Documentaire basé sur le même langage, ce marché permet de l’exploiter, de l’améliorer, de le simplifier afin de répondre aux grands jalons de la DIPDE. Satisfaire les besoins d'appui de gestion documentaire, de saisie, de mise en forme de documents et de reprographie pour la DIPDE.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de documentation 📦
Code CPV supplémentaire: Services de reprographie 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Bouches-du-Rhône 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: EDF SA -Direction des achats Groupe - Dépt SGFI
Adresse postale: 65 rue de la Perverie
Code postal: 44300
Commune postale: Nantes
Contact
Adresse Internet: http://edf.com 🌏
Courrier électronique: corinne.dufils-drano@edf.fr 📧
Téléphone: +33 678286403 📞
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏
URL pour la participation: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-03-06 📅
Date limite de soumission: 2023-04-03 📅
Date de publication: 2023-03-10 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 050-144516
Numéro JO-S: 50
Informations complémentaires

Pour répondre au présent avis de marché, les candidats doivent se manifester sur le Portail Achats d'EDF - Demande d'information n° AVIS 002249 et rattacher les documents demandés au présent avis de marché. Les candidats intéressés, non encore inscrits, s' auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha2.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ». Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats. La consultation sera effectuée via le Portail Achats électronique d’EDF « https://pha2.edf.com » EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Satisfaire les besoins d'appui de gestion documentaire, de saisie, de mise en forme de documents et de reprographie pour la DIPDE.

L’activité « Appui Traitement et digitalisation des échanges documentaires » consistent à réceptionner, enregistrer et diffuser les livrables fournisseurs reçu et les intégrer dans Check’ing, enregistrer et diffuser les fiches de surveillance, les documents complexes, contrôler les anomalies fournisseurs, réaliser les gestes d’administration de niveau 1 sous Check’ing et être force de proposition dans le rôle d’AMOA sur l’écosystème SI Documentaire.

L’activité « Appui secrétariat technique » consistent à être en appui frappe bureautique et multimédia, gérer les demandes d’accessibilité aux documents restreints et être en appui sur la documentation structurée (hotline et appui frappe).

L’activité « Reprographie et numérisation » consistent à imprimer, façonner et dupliquer des originaux, ainsi que de numériser l’existant papier en numérique.

Le volume maximum de l’accord-cadre est de 1 200 000 documents entrants.

Durée de l'accord: 73 mois
Description des options:

Options de durée : 3 * 12 mois

Option de réversibilité (en fin de marché) : 1 mois

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution:

Bouches du Rhône

Hors site EDF, sur un site sûr

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

L'article R. 2143-3 CCP impose une déclaration sur l’honneur à chaque candidat pour pouvoir participer.

Chaque candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du CCP notamment qu'il satisfait aux obligations concernant l'emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

Chaque candidat doit également remettre son numéro unique d’identification (SIREN) délivré par l’INSEE, (en lieu et place d'un extrait K bis), ou, à défaut, un document équivalent permettant d'identifier le candidat.

Ce numéro est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

Situation économique et financière:

Le candidat doit fournir les états financiers (bilans et comptes de résultats) des trois derniers exercices disponibles attestant de sa pérennité financière.

Si, compte tenu de la date de création de son entreprise, le candidat ne dispose pas de l'ensemble des informations, remettre des justificatifs équivalents.

Niveau(x) minimal/minimaux de normes:

Le candidat doit disposer d'un chiffre d'affaires annuel moyen sur les trois derniers exercices disponibles supérieur ou égal à 3 M€UR

Capacité technique et professionnelle:

Le candidat doit fournir obligatoirement les engagements demandés ci-dessous.

Il doit fournir avec sa candidature les justificatifs mentionnés et l'intégralité des documents demandés.

Le candidat accepte la libre consultation de ses documents permettant de vérifier le bien fondé des réponses et arguments qu'il a apportés.

1/ Le secteur d’activité du candidat (CODE APE) doit être en lien avec les prestations demandées dans le cadre de ce marché. Le candidat atteste avoir son cœur d'activité en rapport avec l'objet du marché,

2/ Le candidat a un système de management de la qualité conforme à l'ISO 9001 ou équivalent ou est dans une démarche de Norme ISO 9001 ou équivalent,

3/ Le candidat doit montrer sa capacité à satisfaire les exigences «Site sûr» dans une proximité suffisante au siège de la DIPDE pour s’assurer du respect du critère Délai ou justifie de l’engagement d’une démarche pour disposer d’un site sûr dans une proximité suffisante au siège de la DIPDE pour s’assurer du respect du critère Délai validé au démarrage du contrat

4/ Le candidat doit communiquer des prestations similaires (nature des activités, nom du client, localisation des prestations sur site client/hors site, site sûr ...) avec évaluation de ces références sur les années 2020, 2021 et 2022.

Niveau(x) minimal/minimaux de normes:

Les 10 points de sécurité à satisfaire pour «un site sûr» :

1 Accès physiques au site sûr limités et tracés,

2 Isolation physique du réseau du site sûr,

3 Maîtrise des données sensibles,

4 Maîtrise des données papier,

5 Contrôle d'accès logique aux ressources informatiques,

6 Antivirus, HIPS et firewall sur les postes de travail,

7 Serveurs de relais pour la mise à jour des antivirus, patch management,

8 Application des guides de sécurisation EDF,

9 Dispositifs contre les risques physiques,

10 Sécurité organisationnelle.

Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement sur ressources propres.

Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

EDF accepte les groupements d'entreprises conjoints ou solidaires. En cas de groupement, l’un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci est solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles à l'égard d'EDF.

Sans préjudice de l'article L. 2141-13 du code de la commande publique, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf en cas de restructuration de société ou si le groupement apporte la preuve qu'un de ses membres se trouve dans l'impossibilité d'accomplir sa tâche pour des raisons qui ne sont pas de son fait.

Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Procédure
Base juridique: 32014L0025
Nombre minimum de candidats: 2
Heure limite de réception des offres: 11:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Critère RSE « Social » : % du Montant des prestations forfaitaires confiées au Secteur du Travail Protégé et Adapté (STPA) (CA utile)
Critère de qualité (pondération): 20 points
Critère de qualité (nom): Critère « Optimiser le processus entre le portail entreprise étendue, check'ING et l'ECM, pour ne saisir les métadonnées de façon fiable qu'une seule fois, dans une seule application afin de permettre la création des FIDS, le lancement du workflow de surveillance dans Check'ING et la diffusion dans l'ECM »
Critère de qualité (pondération): 10 points
Critère de qualité (nom): Critère "Dans la 1ère année de la prestation, automatiser le processus des demandes de prestations relevant du périmètre du secrétariat technique en utilisant des technologies permettant de qualifier et sécuriser les demandes tout en simplifiant leur saisie par l’utilisateur »
Critère de qualité (pondération): 5 points
Critère de qualité (nom): Critère « Optimisation délai » : Réceptionner, intégrer et diffuser les livrables fournisseurs typés BPO dans l’ECM (Délai CCTP : 24 heures)
Prix (pondération): 60 points

Pouvoir adjudicateur
Identité
Numéro d'enregistrement national: 552 081 317
Contact
Point de contact: EDF SA Direction des Achats Groupe Dépt SGFI 65 rue de la Perverie 44300 NANTES
Adresse du profil d'acheteur: https://pha2.edf.com 🌏
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Informations complémentaires

Les candidats intéressés, non encore inscrits, s' auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha2.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ».

Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats.

La consultation sera effectuée via le Portail Achats électronique d’EDF « https://pha2.edf.com »

EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal judiciaire de Paris
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: Paris Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: https://www.tribunal-de-paris.justice.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du Tribunal judiciaire de Paris
Source: OJS 2023/S 050-144516 (2023-03-06)

Informations complémentaires (2023-03-23)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de reprographie 📦

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-03-23 📅
Date de publication: 2023-03-28 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 062-183844
Se réfère à l'avis: 2023/S 050-144516
Numéro JO-S: 62
Source: OJS 2023/S 062-183844 (2023-03-23)

Avis d'attribution de marché (2023-09-25)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-09-25 📅
Date de publication: 2023-09-29 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 188-585866
Numéro JO-S: 188

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2023-07-27 📅
Source: OJS 2023/S 188-585866 (2023-09-25)

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Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité (>20 nouveaux marchés)

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