Prestation de services de gestion documentaire et assistance, au service ressources humaines, pour le compte du CEA Centre de Valduc

Description du marché

Les prestations comprennent :
-La gestion de la logistique des formations professionnelles et l’archivage de la documentation associée,
-La rédaction des procès-verbaux (PV) et compte-rendus (CR) des réunions pour des instances représentatives du personnel.
Concernant la logistique des formations, il s'agit de gérer les formations externes réalisées auprès de salariés du CEA uniquement (environ 125 formations annuelles pour 880 participants), les formations externes réalisées pour le CEA et d'autres entreprises (environ 175 formations annuelles pour 500 participants), des formations internes réalisées par des experts du CEA pour des salariés du CEA (environ 100 formations annuelles pour 1300 participants) et des formations professionnelles "continues" de sécurité (environ 400 formations annuelles pour 5 à 10 participants par session). La logistique concerne toutes les tâches de préparation des formations, d'accompagnement lors de la réalisation des formations et de suivi après la formation. Il s'agit également de créer et suivre les commandes de formation dans le logiciel SAP.
Concernant les réunions des instances représentatives du personnel, l'élaboration des PV et CR concernent environ 6 réunions ordinaires par an du Comité Social et Economique (CSE) d'une 1/2 journée chacune, 4 réunions exceptionnelles par an d'une 1/2 journée chacune et des réunions ponctuelles du même type d'une 1/2 journée à la demande du CEA.
Le marché est passé pour une durée ferme de 14 mois et 36 mois optionnels (fractionnable par tranche de 12 mois).

Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats

Le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement
des candidatures suivants : la conformité administrative du dossier de candidature, la capacité financière, la
capacité professionnelle (moyens, organisation, compétences dans des prestations similaires). Si le nombre
de candidats recevables est supérieur au nombre maximal fixé, un classement des candidatures sera effectué
selon les critères mentionnés ci-dessus.

Liste et brève description des conditions

1/ PRESENTATION DES CANDIDATURES :
Les entreprises candidates doivent fournir à l’appui de leur candidature:
- le formulaire DC1 (lettre de candidature et désignation du mandataire par ses co-traitants) ou équivalent,
- le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement), ou équivalent,
Les formulaires sont disponibles sur le site Internet du Ministère de l'Économie, de l'Industrie et de l'Emploi :http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat
- la copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère équivalente,
- le document "Engagement du soumissionnaire en matière de protection de l'information Diffusion Restreinte-déclinaisons en règles de sécurité informatique" signé et approuvé par le candidat.
Ce document est joint au présent avis de marché sur PLACE à l'adresse suivante : https://marchespublics.gouv.fr
- pour information, les attestations de régularité fiscales et sociales,
Il est interdit de cumuler les candidatures:
- en tant que candidat individuel et membre d’un ou plusieurs groupements y compris en tant que mandataire,
- en tant que membre d’un groupement et mandataire d’un autre.
Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
Le candidat peut présenter sa candidature sous la forme d’un document unique de marché européen (DUME), en lieu et place des documents mentionnés à l’article R2143-3 du Code de la commande publique téléchargeable à l’adresse suivante : https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=fr .
Le recours à la sous-traitance sera effectué dans le cadre des dispositions du code de la commande publique. Le formulaire DC4 est à compléter pour chaque demande d’acceptation de sous-traitant.
2/ CONDITIONS PARTICULIERES DE L'EXECUTION DU MARCHE
Le marché est un marché classifié Très Secret (TS) au sens de l'arrêté du 09 août 2021 portant approbation de l'Instruction Générale Interministérielle n°1300 sur la protection du secret de la défense nationale. Ce marché n'implique pas la détention d'informations et/ou supports classifiés (ISC).
En conséquence, le dossier de candidature doit contenir au niveau requis et en cours de validité :
- soit une attestation d'habilitation DGA en cours de validité,
- soit une attestation d'avis de sécurité en cas de changement d'autorité d'habilitation, accompagnée d'une attestation de non changement (fait et droit) éditée par la personne morale candidate, depuis sa dernière habilitation,
- soit la copie de la lettre d'envoi du dossier de demande d'habilitation DGA complété au niveau requis adressé à la C.C.G à l'attention de l'O.S du centre de Valduc - 21120 Is-sur-Tille ( disponible auprès de l'O.S Tel : 03.80.23.50.55 ; Mél :vardirccg@cea.fr).
Les mêmes démarches doivent être engagées pour les entreprises associées, en cas de candidature en Groupement Momentané d’Entreprises ou des sous-traitants pressentis par les candidats audit marché.
Ces documents devront parvenir au plus tard à la date limite de remise des candidatures mentionnée dans le présent avis.
A défaut d’avoir fourni les documents demandés dans le délai imparti, le candidat est réputé avoir renoncé à sa demande d’habilitation aux informations classifiées
pour le présent marché et donc à sa candidature.
Pour les candidats de droit étranger le dossier devra également contenir l’attestation d’une habilitation appropriée délivrée par une autorité d’habilitation de l’État dont il relève. Cet État doit avoir conclu un accord de sécurité bilatéral ou multilatéral couvrant les échanges d’informations ou supports classifiés avec la France.

Liste et brève description des critères de sélection

Un dossier de présentation du candidat, et le cas échéant de chaque co-traitant, comprenant entre autres :
- les caractéristiques de l’entreprise : statuts, forme juridique, composition du capital, principaux actionnaires, participations, représentants engageant l’entreprise, effectif total, dimensions, activités, organigramme ;
- la copie d'attestation d’assurance en cours de validité pour le candidat et chaque co-traitant montrant que le candidat est à jour de ses cotisations et que sa police contient des garanties en rapport de l'importance et des spécificités des prestations. L'attestation doit obligatoirement être émise par la compagnie d'assurance (non par un courtier) ;
- le chiffre d’affaire global et le CA concernant les travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ;
- les trois derniers bilans et comptes de résultat des opérateurs économiques pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi ;
- lorsqu’il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis-à-vis des autres entreprises du groupe ;
- en cas de Groupement Momentané d'Entreprises, fournir la convention de groupement ou le projet de convention.
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes renseignements et documents justifier qu’il dispose des capacités de ce(s) sous-traitant(s) pour l’exécution du marché, il apporte la preuve par tout moyen approprié.
La sous-traitance totale est interdite.

Liste et brève description des critères de sélection

Le candidat (le mandataire et chacun des co-traitants dans le cas d'un groupement d'entreprises) devra présenter :
- Les coordonnées de l’interlocuteur du candidat (Nom, Prénom, Adresse, Téléphone, Télécopie, E-mail) ;
- Les moyens humains identifiant a minima les profils types des intervenants (qualification, ancienneté, habilitations et diplômes) ;
- Les moyens matériels dont le candidat dispose pour ce type de prestations ;
- Des références récentes, significatives et similaires à l'objet du marché, réalisées au cours des 5 dernières années. Le candidat démontrera la représentativité des références et les compétences de son organisation (ressources, moyens...). Devront notamment être précisés : la nature du marché, son montant, la date et
le lieu d'exécution, les références du client et celles de la personne en charge du marché, un descriptif précis des responsabilités exercées et des actions conduites par le candidat ;
- Une plaquette de présentation de l'entreprise décrivant précisément son organisation sur le plan technique et commercial ;
- Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat pour chacune des 3 dernières années ;
- La présentation d'une organisation adaptée aux besoins en termes de qualité (procédures, assurance qualité, certifications ou qualifications en cours de validité).
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant.
En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, il apporte la preuve par tout moyen approprié.

1/ CONFIDENTIALITÉ ET MISE A DISPOSITION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
1.1/ Afin de protéger la confidentialité de certaines informations, certains documents de la consultation seront
mis à disposition des seuls candidats admis à soumissionner.
1.2/ Les documents de la consultation contiennent des informations sensibles et font l'objet d'une mention
particulière «Diffusion Restreinte», visant à garantir leur confidentialité. Afin de permettre l'envoi de ces
documents (en phase offre) sous format informatique via la plateforme PLACE, les candidats doivent retourner
à l'appui de leur candidature le document « Engagement du Soumissionnaire en matière de protection de
l’information de diffusion restreinte - déclinaison en règles de sécurité informatique » dûment signé. Dans le cas
contraire, les documents sensibles ne pourront pas faire l'objet d'un envoi électronique et seront adressés sous
format papier uniquement par courrier suivant les dispositions de l'annexe 3 de l’IGI 1300 du 13 novembre 2020
abrogée par l'arrêté du 9 août 2021.
.
1.3/ Le présent avis, l'engagement du soumissionnaire en matière de protection de l'information DR sont à
retirer sur https://www.marches-publics.gouv.fr.
.
2/ REMISE DES CANDIDATURES
La candidature contiendra tous les éléments demandés dans le présent avis de marché. Tout dossier transmis
incomplet pourra être écarté.
Les candidatures doivent être remises par voie électronique.
.
2.1/ Les candidats doivent déposer leur candidature sur la plateforme de dématérialisation des marchés (https://
www.marches-publics.gouv.fr) en suivant les étapes décrites dans le guide d’utilisation en ligne (rubrique
"aide").
.
2.2/ Envoi par le candidat de plusieurs réponses électroniques à un même avis de marché : le candidat peut
remettre au CEA plusieurs réponses électroniques pour un même avis de marché, notamment en cas d’oubli,
de correction, de complément, et ce avant la date limite de réponse telle que définie dans le présent avis de
marché. Dans ce cas, le CEA ne prendra en compte que la dernière réponse reçue ; les envois précédents ne
seront pas ouverts. En conséquence, le candidat prendra toutes les dispositions utiles pour envoyer un dossier
complet à chaque réponse, dans les délais impartis.
2.3/ Les renseignements peuvent être obtenus auprès de : Mme RICHARD - Tél : +33 659781818 (puis M.
PARIS - Tél : +33 673371845 et en dernier lieu M.THOMAS - Tél : +33 380234934).

Informations précises sur le(s) délai(s) des procédures d'examen

Le référé précontractuel peut être introduit depuis le début de la procédure de passation jusqu’à la signature du marché. Le référé contractuel peut être introduit dans les conditions des articles L.551-13 et suivants du Code de justice administrative. Le recours en contestation de la validité du marché par un tiers peut être intenté dans un délai de deux mois à compter des mesures de publicité appropriées.