Description du marché
La prestation comprend la gestion administrative du flux des achats suivants :
- le flux des achats standards <40k€ ;
- le flux des achats intracommunautaires < 40k€ ;
- le flux des achats correspondants à des appels sur contrats-cadres à bons de commande quel que soit leur montant.
Le flux Achats couvre principalement (liste non exhaustive):
- la comparaison entre le dossier d’achat (demande interne d’achat, devis…) et la demande d’achat numérique, et traitement des écarts éventuels ;
- la vérification des incoterms pour les commandes intracommunautaires;
- la vérification des conditions de paiement
- la transformation et l’enregistrement de la Demande d’Achat en commande dans le logiciel utilisé au CEA (actuellement SAP)
- la modification de la commande SAP ;
- les envois des commandes et avenants aux fournisseurs par e-mail et courrier, en langue française et/ou anglaise ;
- la diffusion en interne par e-mail aux unités prescriptrices ;
- la gestion des demandes d’ouverture (ou modification) de comptes fournisseurs ;
- la gestion des entrées marchandises dans le logiciel SAP ;
- la gestion administrative du flux des achats catalogues PACHA (e-procurement) ;
- la vérification des factures, et résolution des codes de blocage paiement ;
- Le traitement des mails via CHORUS pour les factures en anomalie
- le classement, le scan, et l’archivage des dossiers d’achat dont il a la charge ;
- la transmission de documents sur demande express ;
- les opérations d’inventaire ;
- l’assistance et le conseil ;
- le reporting et suivi d’activité ;
- l’apport méthodologique.