Accueil téléphonique et physique, gestion du service courrier et expéditions d'ARTE GEIE

ARTE GEIE

Le présent marché a pour objet une prestation d'accueil téléphonique et physique, avec prestations associées (lot 1), et une prestation de gestion du service courrier et expéditions, avec prestations associées (lot 2).

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2018-05-25. L'appel d'offres a été publié le 2018-04-24.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2018-04-24 Avis de marché
2018-12-05 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2018-04-24)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité
Brève description:
Le présent marché a pour objet une prestation d'accueil téléphonique et physique, avec prestations associées (lot 1), et une prestation de gestion du service courrier et expéditions, avec prestations associées (lot 2).
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité 📦
Code CPV supplémentaire: Services de standard téléphonique 📦
Services de courrier 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Bas-Rhin 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: Arte geie
Adresse postale: 4 quai du Chanoine Winterer
Code postal: 67080
Commune postale: Strasbourg Cedex
Contact
Adresse Internet: http://www.arte.tv 🌏
Courrier électronique: appelsdoffres@arte.tv 📧
Téléphone: +33 388142222 📞
Fax: +33 388142040 📠
URL des documents: http://www.arte.tv/sites/corporate/particuliers-professionnels/#appels-doffres 🌏
URL pour la participation: http://www.arte.tv/sites/corporate/particuliers-professionnels/#appels-doffres 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2018-04-24 📅
Date limite de soumission: 2018-05-25 📅
Date de publication: 2018-04-26 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2018/S 081-181749
Numéro JO-S: 81
Informations complémentaires
Actuellement, 2,5 équivalents temps plein sont en place sur le site. ARTE souhaite que ce personnel soit repris dans le cadre du futur marché.

Objet
Champ d'application du marché
Intitulé du lot: Prestation d'accueil téléphonique et physique et prestations associées
Numéro du lot: 1
Brève description:
Le présent lot concerne la prestation d'accueil téléphonique et physique, ainsi que la gestion des entrées et sorties de marchandises du siège social d'ARTE GEIE.
Un(e) hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal sera chargé(e), du lundi au vendredi de 8:00 à 19:00:
— de gérer les appels téléphoniques (par jour: environ 50 appels provenant de l'extérieur et environ 50 appels internes),
— d'accueillir physiquement le personnel d'ARTE, les visiteurs, les entreprises extérieures et les nouveaux arrivants.
En synergie avec les agents de sécurité, cet(te) hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal sera également chargé(e):
— de la programmation, de la distribution et de la récupération des badges d'accès,
— de la réception, du stockage et de la restitution des pièces d'identité des visiteurs et des entreprises extérieures,
— de la réservation des taxis,
— de la gestion des réservations de matériels en libre-service (25 téléphones portables, 2 lecteurs DVD portables et 2 chargeurs de téléphone),
— de la réception des fax et de leur distribution via la messagerie électronique,
— du réapprovisionnement des magazines d'ARTE dans les 2 présentoirs situés dans le sas et dans l'atrium.
Un(e) autre hôte(sse) posté(e) à l'accueil livraison (situé à l'arrière du bâtiment) sera chargé(e), du lundi au vendredi de 8:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00:
— de gérer les entrées et les sorties de marchandises. À ce titre, l'hôte(sse) devra réceptionner et contrôler les entrées et les sorties de marchandises et informer les destinataires ou le service courrier (personnel du lot 2) de leur disponibilité, selon une procédure définie,
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— de gérer les appels téléphoniques qui ne seraient pas pris en charge par l'hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal.
Les hôtes(ses) seront impérativement trilingues (allemand, français et anglais). De plus, afin d'assurer une continuité de la prestation, avec un niveau constant de qualité, ARTE souhaite que les hôtes(ses) soient parfaitement polyvalent(e)s sur l'ensemble des fonctions et qu'ils(elles) travaillent en rotations régulières entre l'un et l'autre poste.
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Durée de l'accord: 24 mois
Description des renouvellements:
Le marché pourra être reconduit par décisions expresses d'ARTE GEIE, 2 fois pour une période de 1 an.
Informations complémentaires:
Actuellement, 2,5 équivalents temps plein sont en place sur le site. ARTE souhaite que ce personnel soit repris dans le cadre du futur marché.
Intitulé du lot: Prestation de gestion du service courrier et expéditions et prestations associées
Numéro du lot: 2
Brève description:
Le présent lot concerne la prestation de gestion du service courrier et des expéditions, la maintenance de premier niveau des photocopieurs, ainsi que la gestion du stock de l'imprimerie d'entreprise du siège social d'ARTE GEIE.
La prestation de gestion du service courrier et des expéditions consiste:
— à réceptionner le courrier et les colis livrés par la poste française et autres prestataires, et à effectuer le tri par service (environ 35 services),
— à affranchir et à préparer les différents courriers et colis pour les postes françaises et allemandes,
— à préparer les colis pour les transporteurs,
— ponctuellement, à mettre sous plis des mailings et des courriers,
— à collecter le courrier et les colis à la poste restante de Kehl, le matin à 10:00, et à y déposer le courrier sortant le soir à 17:00,
— à effectuer 4 tournées de distribution et de collecte des différents courriers, colis et journaux, dans chaque service et par étage,
— à effectuer 2 tournées spéciales pour la remise en main propre et contre signature des express et des courriers recommandés,
— à effectuer 2 tournées de distribution et collecte pour le service situé dans le bâtiment de l'octroi qui est situé en face du siège social d'ARTE,
— à gérer le matériel d'affranchissement et les stocks de consommables,
— à effectuer un suivi statistique, à établir des rapports mensuels et à procéder à la vérification des factures des frais d'expédition (postes française et allemande, transporteurs).
La prestation de maintenance de premier niveau des 22 photocopieurs consiste:
— à constater l'état de panne des copieurs et à appeler le prestataire en cas de panne avérée,
— à gérer le stock des consommables des copieurs, y compris le papier.
La gestion du stock de l'imprimerie d'entreprise consiste:
— à suivre le stock de l'imprimerie d'entreprise (enveloppes, papier en tête etc..),
— à distribuer les fournitures d'imprimerie d'entreprise dans les services.
Le personnel affecté à cette prestation devra être bilingue (français et allemand), avec une présence du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00, dont 1 heure de pause quotidienne. En outre, le personnel devra être en possession d'un permis B.
Matériel mis à disposition par ARTE GEIE: 1 véhicule électrique pour les 2 déplacements à Kehl (Allemagne), les machines à affranchir française et allemande, la machine de mise sous pli et les chariots de transports du courrier.
Informations complémentaires:
Actuellement, 2 équivalents temps plein sont en place sur le site. ARTE souhaite que ce personnel soit repris dans le cadre du futur marché.
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: ARTE GEIE, 4 quai du Chanoine Winterer, F-67080 Strasbourg Cedex

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat fournira les documents suivants:
1
2
— un extrait du registre du commerce et des sociétés (daté de moins de 1 an),
— si le candidat est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet.
En lieu et place de ces deux documents, les candidats sont autorisés à utiliser le Document unique de marché européen (DUME). Les pièces demandées à l'appui de la déclaration du candidat (cf. ci-avant) devront être fournis.
Situation économique et financière:
Le candidat fournira les documents suivants:
1
2
Capacité technique et professionnelle:
Le candidat fournira les documents suivants:
1
2
Le candidat complétera à ce titre le tableau des références mis à disposition sur le profil d'acheteur d'ARTE GEIE (cf. article I.3).

Procédure
Nombre de candidats envisagé: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats: Capacités techniques, financières et professionnelles.
Heure limite de réception des offres: 12:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: allemand 🗣️
français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Groupement européen d'intérêt économique (GEIE)
Contact
Point de contact: Secteur appels d'offres — Bereich Ausschreibungen
Adresse Internet: www.arte.tv 🌏
Adresse du profil d'acheteur: http://www.arte.tv/sites/corporate/particuliers-professionnels/#appels-doffres 🌏
URL des documents: http://www.arte.tv/sites/corporate/particuliers-professionnels/#appels-doffres 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis:
Les marchés sont conclus pour une durée maximale de 4 années, à l'issue desquelles une procédure de mise en concurrence sera initiée.
Les marchés seront notifiés à la fin du mois septembre 2018. Le démarrage effectif des prestations est fixé au 1.12.2018.
En cas de changement de titulaires, ARTE GEIE souhaite la reprise du personnel en place. Le délai entre la notification du marché et le démarrage effectif de la prestation permettra le transfert du personnel.
Les candidatures devront être remises selon les modalités définies ci-après:
— soit par voie électronique sur le profil acheteur d'ARTE GEIE:
Pour les modalités pratiques de constitution et de transmission électronique des plis, le soumissionnaire devra se conformer aux dispositions ci-après et du document «Comment déposer une réponse sur marches-securises.fr» joint au dossier de la consultation.
Afficher plus
Le soumissionnaire est vivement invité à parcourir l'ensemble des dispositions de cet article avant d'entreprendre une réponse au format électronique. La transmission électronique des plis est effectuée exclusivement sur le profil d'acheteur d'ARTE GEIE.
Afficher plus
Pour une bonne utilisation de la plate-forme de dématérialisation, les candidats sont invités, bien en amont de la date limite de remise des candidatures, à vérifier qu’ils disposent des prérequis techniques. Il est recommandé d’utiliser les navigateurs firefox ou chrome dans leurs dernières versions, ainsi qu'une version récente de Java. Tout dossier dont le téléchargement se terminerait après la date et l’heure limites fixées ci-dessus sera considéré comme irrégulier.
Afficher plus
La transmission des plis sur un support physique électronique n'est pas autorisée, à l'exception de la copie de sauvegarde.
Les soumissionnaires ayant remis une offre dématérialisée et qui seraient attributaires du marché sont informés du fait que leur marché devra être re-matérialisé et donnera lieu à la signature manuscrite des documents sur support papier.
Le soumissionnaire est invité à utiliser les formats «.docx», «.xlsx» et «.pdf», à ne pas utiliser certains formats,notamment les «.exe» et à ne pas utiliser certains outils, notamment les macros.
— soit par voie postale: les candidatures seront adressées par la poste sous pli cacheté et recommandé à: ARTE GEIE — secteur appels d'offres, 4 quai du Chanoine Winterer, FR-67080 Strasbourg Cedex.
Elles peuvent également être remises directement contre récépissé au siège d'ARTE GEIE (horaires d'ouverture au public: 8:00-19:00).
L'enveloppe devra porter la mention: «Accueil téléphonique et physique, gestion du service courrier et expéditions d'ARTE GEIE — Candidatures — ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des plis».
Les candidatures remises au format papier devront être accompagnées d'un support informatique (clé USB ou CD-ROM) comportant la copie de l'intégralité des documents transmis au format papier.
La date limite de dépôt des candidatures mentionnée ci-dessus, correspond à la date de réception des documents par ARTE GEIE à l'adresse suivante: 4 quai du Chanoine Winterer, FR-67080 Strasbourg. Les candidats doivent prendre toutes les mesures nécessaires afin que leurs documents puissent arriver en temps voulu au siège d'ARTE GEIE.
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En principe, les candidatures sont à adresser par la poste sous pli cacheté et recommandé. Toutefois, les soumissionnaires peuvent faire appel à un service de transporteur ou encore déposer leur candidature directement au siège contre récépissé d'ARTE GEIE (horaires d'ouverture au public: 8:00-19:00).
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Les dossiers remis soit après la date et l'heure limites fixées ci-dessous, soit sous une forme autre que celle précisée ci-dessus, ne seront pas retenus et seront renvoyés à leurs auteurs.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance
Adresse postale: rue général Fabvier
Commune postale: Nancy
Code postal: 54035
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 383908500 📞
Fax: +33 383274984 📠
Informations sur les délais d'introduction des recours:
Les recours peuvent être introduits sur le fondement:
— soit de l'article 2 de l'ordonnance nº 2009-515 du 7.5.2009, relative aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique, avant la conclusion du contrat (référé pré-contractuel),
— soit de l'article 11 de ladite ordonnance (référé contractuel), au plus tard le 31
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2018/S 081-181749 (2018-04-24)
Avis d'attribution de marché (2018-12-05)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Le marché a pour objet une prestation d'accueil téléphonique et physique et une prestation de gestion du service courrier et expéditions, avec prestations associées.
Valeur totale du marché: 680 724 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2018-12-05 📅
Date de publication: 2018-12-08 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2018/S 237-541966
Se réfère à l'avis: 2018/S 081-181749
Numéro JO-S: 237
Informations complémentaires
La prestation supplémentaire éventuelle prévoyant l'intégration des prestations relatives à la gestion du service courrier et expéditions a été retenue par ARTE GEIE.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Le présent lot 1 concerne la prestation d'accueil téléphonique et physique, ainsi que la gestion des entrées et sorties de marchandises du siège social d'ARTE GEIE.
— du réapprovisionnement des magazines d'ARTE dans les deux présentoirs situés dans le sas et dans l'atrium.
Le lot 1 intégrait par ailleurs une prestation supplémentaire éventuelle concernant la prestation de gestion du service courrier et des expéditions, la maintenance de premier niveau des photocopieurs, ainsi que la gestion du stock de l'imprimerie d'entreprise du siège social d'ARTE GEIE. Cette prestation supplémentaire éventuelle a été retenue.
Afficher plus
— à collecter le courrier et les colis à la Poste restante de Kehl, le matin à 10:00, et à y déposer le courrier sortant le soir à 17:00,
Informations complémentaires:
La prestation supplémentaire éventuelle prévoyant l'intégration des prestations relatives à la gestion du service courrier et expéditions a été retenue par ARTE GEIE.

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Valeur technique
Critère de qualité (pondération): 50
Prix (pondération): 50

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2018-10-05 📅
Nom: City One Accueil
Adresse postale: 144 boulevard Pereire
Commune postale: Paris
Code postal: 75017
Pays: France 🇫🇷
Paris 🏙️
Valeur totale du marché: 680 724 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 5

Référence
Informations complémentaires
Le démarrage effectif des prestations a eu lieu le 1.12.2018.

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: rue Général Fabvier
Informations sur les délais d'introduction des recours:
Les recours peuvent être introduits sur le fondement de l'article 11 de l'ordonnance nº 2009-515 du 7.5.2009, relative aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique (référé contractuel), au plus tard le 31
Source: OJS 2018/S 237-541966 (2018-12-05)
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