Description du marché
Le présent lot 1 concerne la prestation d'accueil téléphonique et physique, ainsi que la gestion des entrées et sorties de marchandises du siège social d'ARTE GEIE.
Un(e) hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal sera chargé(e), du lundi au vendredi de 8:00 à 19:00:
— de gérer les appels téléphoniques (par jour: environ 50 appels provenant de l'extérieur et environ 50 appels internes),
— d'accueillir physiquement le personnel d'ARTE, les visiteurs, les entreprises extérieures et les nouveaux arrivants.
En synergie avec les agents de sécurité, cet(te) hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal sera également chargé(e):
— de la programmation, de la distribution et de la récupération des badges d'accès,
— de la réception, du stockage et de la restitution des pièces d'identité des visiteurs et des entreprises extérieures,
— de la réservation des taxis,
— de la gestion des réservations de matériels en libre-service (25 téléphones portables, 2 lecteurs DVD portables et 2 chargeurs de téléphone),
— de la réception des fax et de leur distribution via la messagerie électronique,
— du réapprovisionnement des magazines d'ARTE dans les deux présentoirs situés dans le sas et dans l'atrium.
Un(e) autre hôte(sse) posté(e) à l'accueil livraison (situé à l'arrière du bâtiment) sera chargé(e), du lundi au vendredi de 8:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00:
— de gérer les entrées et les sorties de marchandises. À ce titre, l'hôte(sse) devra réceptionner et contrôler les entrées et les sorties de marchandises et informer les destinataires ou le service courrier (personnel du lot 2) de leur disponibilité, selon une procédure définie,
— de gérer les appels téléphoniques qui ne seraient pas pris en charge par l'hôte(sse) posté(e) à l'accueil principal.
Le lot 1 intégrait par ailleurs une prestation supplémentaire éventuelle concernant la prestation de gestion du service courrier et des expéditions, la maintenance de premier niveau des photocopieurs, ainsi que la gestion du stock de l'imprimerie d'entreprise du siège social d'ARTE GEIE. Cette prestation supplémentaire éventuelle a été retenue.
La prestation de gestion du service courrier et des expéditions consiste:
— à réceptionner le courrier et les colis livrés par la poste française et autres prestataires, et à effectuer le tri par service (environ 35 services),
— à affranchir et à préparer les différents courriers et colis pour les postes françaises et allemandes,
— à préparer les colis pour les transporteurs,
— ponctuellement, à mettre sous plis des mailings et des courriers,
— à collecter le courrier et les colis à la Poste restante de Kehl, le matin à 10:00, et à y déposer le courrier sortant le soir à 17:00,
— à effectuer 4 tournées de distribution et de collecte des différents courriers, colis et journaux, dans chaque service et par étage,
— à effectuer 2 tournées spéciales pour la remise en main propre et contre signature des express et des courriers recommandés,
— à effectuer 2 tournées de distribution et collecte pour le service situé dans le bâtiment de l'octroi qui est situé en face du siège social d'ARTE,
— à gérer le matériel d'affranchissement et les stocks de consommables,
— à effectuer un suivi statistique, à établir des rapports mensuels et à procéder à la vérification des factures des frais d'expédition (postes française et allemande, transporteurs).
La prestation de maintenance de premier niveau des 22 photocopieurs consiste:
— à constater l'état de panne des copieurs et à appeler le prestataire en cas de panne avérée,
— à gérer le stock des consommables des copieurs, y compris le papier.
La gestion du stock de l'imprimerie d'entreprise consiste:
— à suivre le stock de l'imprimerie d'entreprise (enveloppes, papier en tête etc..),
— à distribuer les fournitures d'imprimerie d'entreprise dans les services.