Prestations d’accueil physique, téléphonique, gestion des dossiers d’accès et de sécurité du centre du CEA Grenoble

Florence Larue

Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d’accueil physique, téléphonique, de gestion des dossiers d’accès et de sécurité du centre qui portent sur les périmètres suivants :
* Périmètre P1 : Accueil de l'entrée principale du CEA Grenoble et de l'entrée Minatec
* Périmètre P2 : Gestion des accès et des dossiers de sécurité
* Périmètre P3 : Accueil du bâtiment CLINATEC
Les prestations sont précisément décrites au II.2.4.
Certaines options sont précisément décrites dans le dossier de consultation. Il s'agit des options suivantes:
- option n°1 (phase de prise en charge des prestations en début de marché, en cas de changement de titulaire)
- option n°2 (phase de réversibilité des prestations en fin de marché, en cas de changement de titulaire)
- option n°3 (option pour l'extension des horaires d'accueil, de 19h à 20h).

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2022-04-22. L'appel d'offres a été publié le 2022-03-22.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• Phone régie

Qui ?

• Florence Larue

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• Rhône-Alpes › Isère

Historique des marchés publics

Date	Document
2022-03-22	Avis de marché
2023-04-20	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2022-03-22)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services divers aux entreprises
Numéro de référence: B22_00424_FL
Brève description:

Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d’accueil physique, téléphonique, de gestion des dossiers d’accès et de sécurité du centre qui portent sur les périmètres suivants : * Périmètre P1 : Accueil de l'entrée principale du CEA Grenoble et de l'entrée Minatec * Périmètre P2 : Gestion des accès et des dossiers de sécurité * Périmètre P3 : Accueil du bâtiment CLINATEC Les prestations sont précisément décrites au II.2.4. Certaines options sont précisément décrites dans le dossier de consultation. Il s'agit des options suivantes: - option n°1 (phase de prise en charge des prestations en début de marché, en cas de changement de titulaire) - option n°2 (phase de réversibilité des prestations en fin de marché, en cas de changement de titulaire) - option n°3 (option pour l'extension des horaires d'accueil, de 19h à 20h).

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services divers aux entreprises 📦
Code CPV supplémentaire: Services de standard téléphonique 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Isère 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: Florence Larue
Adresse postale: 17 Avenue des Martyrs
Code postal: 38054
Commune postale: GRENOBLE Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: florence.larue@cea.fr 📧
Téléphone: +33 438783306 📞
URL des documents: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏
URL pour la participation: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2022-03-22 📅
Date limite de soumission: 2022-04-22 📅
Date de publication: 2022-03-25 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2022/S 060-157162
Numéro JO-S: 60
Informations complémentaires

Marché classifié de niveau «Secret» au sens de l’arrêté du 9/8/21 (instruction générale interministérielle n°1300 sur protection du secret de la défense nationale). Il ne nécessite pas la détention d’informations et/ou supports classifiés par le titulaire dans ses locaux. Les candidats doivent impérativement fournir les documents relatifs à l’habilitation indiqués à la rubrique III.1.1.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

* Périmètre P1 : Accueil de l'entrée principale du CEA Grenoble et de l'entrée Minatec

* Périmètre P2 : Gestion des accès et des dossiers de sécurité

* Périmètre P3 : Accueil du bâtiment CLINATEC

Les prestations sont précisément décrites au II.2.4.

Certaines options sont précisément décrites dans le dossier de consultation. Il s'agit des options suivantes:

- option n°1 (phase de prise en charge des prestations en début de marché, en cas de changement de titulaire)

- option n°2 (phase de réversibilité des prestations en fin de marché, en cas de changement de titulaire)

- option n°3 (option pour l'extension des horaires d'accueil, de 19h à 20h).

Compte tenu de la situation sanitaire des deux dernières années et de son impact sur les prestations, les données indiquées ci-dessous sont celles de l’année 2019. Les éléments quantitatifs mentionnés sont des ordres de grandeur qui n’ont pas de valeur contractuelle.

Périmètre P1 = Prestations « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec » :

- Accueil de visiteurs, de salariés d’entreprises extérieures et de collaborateurs divers suivant la procédure associée à chaque catégorie de visiteurs pour attribution d’un titre d’accès provisoire (55 000 visiteurs en 2019)

- Accueil et préparation de visites spécifiques selon la procédure dédiée (109 visites spécifiques en 2019)

- Assistance administrative, orientation des personnes en français ou en anglais,

- Prise en charge du standard téléphonique (14 270 appels traités en 2019)

- Gestion des voitures de location destinées aux salariés CEA avec remise des contrats et des clés des véhicules (1 160 demandes traitées en 2019)

- Gestion des autorisations d’entrée dans la zone piétonne du site (2 587 demandes traitées en 2019)

- Gestion du planning, signalétique et installation des salles de réunion (1 426 réservations en 2019)

Ces deux accueils sont ouverts, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00.

En cas d’organisation d’évènements spécifiques, certaines prestations pourront faire l’objet de demandes particulières, éventuellement en dehors de la plage horaire susmentionnée (y compris week-end et jours fériés).

Périmètre P2 = Prestations « Gestion des accès et des dossiers de sécurité » :

- Instruction des dossiers de demande de titres d’accès (salariés CEA, entreprises extérieures, collaborateurs divers) : réception, vérification, saisie et enregistrement des dossiers dans des bases dédiées (4 050 dossiers instruits en 2019)

- Diffusion des avis de sécurité aux correspondants sécurité des unités (2 000 avis diffusés en 2019)

- Accueil des personnes pour attribution de leur titre d’accès longue durée (création et mise à jour) (11 768 badges en 2019)

- Gestion des demandes d’accès sur le site en « Heures Non Ouvrables » (HNO) avec attribution des droits d’accès (3 409 demandes traitées en 2019)

- Renseignements sur les procédures diverses (HNO, demande de badge, conditions d’accès sur le site)

- Préparation des badges pour les visites spécifiques (109 visites en 2019)

- Gestion des dossiers d’habilitations des personnes physiques et morales (la volumétrie sera communiquée lors de la phase offre aux candidats sélectionnés par le CEA),

Le bureau des badges est ouvert, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00.

Périmètre P3 = Prestations « Accueil Bâtiment Clinatec » :

- Accueil des visiteurs et formalités d’accueil (2 720 visiteurs accueillis en 2019)

- Prise en charge des appels téléphoniques : 1 700 appels en 2019

- Diverses prestations administratives (demandes de transport, gestion des salles de conférence, gestion des réceptions des colis, …)

- Attribution de droits spécifiques sur certains badges (2 400 en 2019 mais la volumétrie est amenée à augmenter significativement)

L’accueil Clinatec est ouvert, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 18h00.

Les prestations incluent le reporting et les suivis statistiques de l'ensemble des missions confiées au titulaire.

Des options sont précisément décrites dans le dossier de consultation (notamment les options pour l'extension de la plage horaire de réalisation des prestations sur 3 accueils (de 19h à 20h))

Durée de l'accord: 36 mois
Description des renouvellements:

Le marché peut être prolongé par affermissement de deux tranches optionnelles d’une année chacune, intervenant trois mois avant le terme du marché.

Informations complémentaires:

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: CEA Grenoble - Conditions d’accès réglementées

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Se reporter aux documents listés dans le règlement de consultation (consultable sur https://www.marches-publics.gouv.fr)

Situation économique et financière:

Se reporter aux documents listés dans le règlement de consultation (consultable sur https://www.marches-publics.gouv.fr)

Capacité technique et professionnelle:

Se reporter aux documents listés dans le règlement de consultation (consultable sur https://www.marches-publics.gouv.fr)

Exécution du marché
Conditions d'exécution du contrat:

Le marché comporte dans ses conditions d'exécution une clause d'insertion par l'emploi, pour d'une part faciliter le recrutement de salariés, et d'autre part valoriser les parcours professionnels de demandeurs d'emploi.

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Après examen de la conformité administrative du dossier de candidature, le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants :

* la capacité professionnelle (pertinente, en adéquation avec l’objet et le montant du marché), décomposée comme suit :

- 40% sur les références (y compris les attestations de bonne exécution) sur des prestations similaires,

- 40% sur l'aptitude technique (moyens humains, moyens matériels, ...),

- 10 % sur l’organisation en matière d’assurance qualité.

* la capacité financière (appropriée et proportionnée à l’objet et au montant du marché), sur 10%.

Si le nombre de candidats recevables est supérieur au nombre maximal fixé ci-dessus, un classement des candidatures sera effectué selon les critères mentionnés ci-dessus.

Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 6 mois

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Florence LARUE
Adresse du profil d'acheteur: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏
URL des documents: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: 2027

Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.

Modalités d’obtention du Dossier de Consultation :

Pour obtenir le dossier de consultation des entreprises, le candidat devra le télécharger via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l’URL suivante : https://www.marches-publics.gouv.fr

La référence du dossier est la suivante : B22_00424_FL

Toutefois, s’agissant d’un appel d’offres restreint, seul un dossier de candidature est à soumettre à ce stade. En effet, seuls les candidats retenus par le CEA seront invités à remettre une offre technique et financière.

Afin de protéger la confidentialité de certaines informations contenues dans le Dossier d'Appel d'Offres, certaines informations de l'annexe n°1 du cahier des charges ne sont pas mises à disposition sur le profil acheteur. Elles ne seront communiqués qu'aux candidats admis à remettre une offre et seront jointes à l'invitation à soumissionner.

Modalités de transmission des candidatures :

Les candidatures seront transmises via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l’URL suivante : https://www.marches-publics.gouv.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique Aide) :

1.Se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d’utilisation de la plateforme du CEA, rubrique « Certificat électronique »

2.Se connecter à l’adresse suivante https://www.marches-publics.gouv.fr

3.Compléter le formulaire et valider.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d’opérateurs économiques attributaire du marché (le cas échéant)

En cas de groupement momentané d’entreprises, celui-ci peut être solidaire ou conjoint. Si le groupement est conjoint, le mandataire doit être solidaire de ses cotraitants.

Il est interdit de cumuler les candidatures :

- en qualité de candidat individuel et de membre d’un ou plusieurs groupements :

- en qualité de membre de plusieurs groupements.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de grenoble
Adresse postale: 2 Place de Verdun
Commune postale: Grenoble
Code postal: 38000
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 476429000 📞
Courrier électronique: ta-grenoble@juradm.fr 📧
Fax: +33 476422269 📠
Adresse Internet: http://grenoble.tribunal-administratif.fr/ 🌏
Informations sur les délais d'introduction des recours:

Le référé précontractuel peut être introduit depuis le début de la procédure de passation jusqu’à la signature du marché.

Le référé contractuel peut être introduit dans les conditions des articles L.551-13 et suivants du Code de justice administrative.

Le recours en contestation de la validité du marché par un tiers peut être intenté dans un délai de deux mois à compter des mesures de publicité appropriées.

Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe tribunal administratif de grenoble
Source: OJS 2022/S 060-157162 (2022-03-22)

Avis d'attribution de marché (2023-04-20)
Objet
Champ d'application du marché
Valeur totale du marché: 2 420 037 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-04-20 📅
Date de publication: 2023-04-25 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 081-243583
Se réfère à l'avis: 2022/S 060-157162
Numéro JO-S: 81

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): l’organisation générale
Critère de qualité (pondération): 20%
Critère de qualité (nom): les processus mis en œuvre pour la réalisation des prestations
la qualité et le développement durable
Critère de qualité (pondération): 10%
Critère de coût (nom): proposition commerciale
Critère de coût (pondération): 50%

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2023-01-03 📅
Nom: Phone regie
Adresse postale: 3 rue Cambronne
Commune postale: Paris
Code postal: 75015
Pays: France 🇫🇷
Valeur totale du marché: 2 420 037 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 4
Source: OJS 2023/S 081-243583 (2023-04-20)

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