Description du marché
— suivi des clients s’étant auto-recensés via le rapidsite et communication des éléments aux entreprises de réglages en charge d’intervenir chez les clients concernés,
— suivi de l’opt-out:
—— suivi du choix du client de retenir ou non son PHE (Prestataire habituel d’entretien),
—— prise de contact avec les PHE désignés par les clients et suivi de leur acception/refus.
— préparation de la phase réglage du secteur:
—— constitution du fichier des intervenants en lien avec GRDF: disponibilités et identifications des intervenants et des points de contacts au sein des entreprises. L’ordonnanceur est responsable du recueil de ces informations, qu’il présente de façon synthétique à GRDF pour validation,
—— planning des Intervenants en lien avec les entreprises de réglage et de contrôle,
—— constitution des modèles de reporting, des scripts, des courriers envoyés aux clients pour la prise de RDV avec validation de GRDF,
—— constitution et mis à jour du fichier de collecte des données:
——— données entreprises: groupement, nom, adresses, contact du manager, courrier électronique, plan de prévention, SIRET, RIB, N TVA intracommunautaire, lettre d’accréditation disponible, etc.
——— données techniciens: nom, prénom, téléphone, courrier électronique individuel, inscription à la formation, date de naissance, ville de départ du technicien, RDA, matériels, compte SI, etc.
— lotissement:
—— réglages:
——— constitution du lot total des clients attribués à chaque entreprise (sur la base des informations communiquées par le pilote opérationnel),
——— constitution des lots «à la semaine» des clients à régler, attribution des lots aux intervenants en accord avec le pilote de l’entreprise.
—— contrôles:
Le pilotage et le suivi des contrôles sont réalisés hors SI via des fiches navettes Excel/CSV ou dans le SI. La sélection des PCE contrôlés et les résultats de ces contrôles sont à enregistrer dans le SI.
—— optimisation des lots selon des critères géographiques, et prenant en compte les contraintes techniques (détente collective, détente au niveau d’un poste, etc.),
— gestion de la prise de rendez-vous de réglages et contrôles et optimisation des tournées de réglage: avec pour objectifs principaux de remplir le planning des intervenants et de limiter leur déplacement,
— suivi de la progression des inventaires, réglages et des contrôles:
—— debrief quotidien avec les intervenants de réglages (validation des OK et analyse des KO)
—— vérifie l’exhaustivité de la collecte dans le SI, la synchronisation journalière de la tablette afin de faire remonter les informations dans le SI, et
—— contact/debrief avec les techniciens pour lesquels ces 2 points ne sont pas conformes.
—— debrief hebdomadaire avec le pilote groupement et entreprise (programmation, cas de KO, REX, l’exhaustivité de la collecte dans le SI) ainsi qu’avec les entreprises de contrôle.
—— reporting hebdomadaire au pilote opérationnel GRDF concernant:
——— l’avancement des inventaires, réglages, les prises de RDV, suivi des OK et KO, suivi spécifique des injoignables/introuvables, les coupures, les anomalies et situations dangereuses
——— l’avancement des contrôles, les prises de RDV, les repasses à lancer.
Un prévisionnel sur les réglages et les contrôles: planning, RDV pris et/ou confirmés
——— un avancement sur les réglages des composants réseaux (détentes collectives, poste réseaux, etc.)
Des indicateurs relatifs à l’activité de la cellule ordonnancement (appels entrants/sortants/durée moyenne des appels/heures de pointe).
Ce reporting s’appuiera sur les requêtes de reporting disponibles via un outil d’extraction des données «Microstrategy», dont l’accès sera donné par GRDF.
——— alimentation du Système d’Information: suivi des PCE en phase, inventaire/réglage/ordonnancement, mise à jour des fiches clients...
— pilotage, contrôle, relance et challenge des prestataires,
— interface clients en direct ou sur demande de GRDF,
— distribution: commande des kits de conversion, suivi de la livraison et contrôle de la facture
— etc.