Les conditions de présentation des plis électroniques sont les suivantes:
— un fichier comportant les pièces de l'offre.
La transmission fera l'objet d'une date certaine de réception et d'un accusé de réception électronique. Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid.
Le pli peut être doublé d'une copie de sauvegarde transmise dans les mêmes délais impartis au dépôt des offres, sur support physique électronique (CD-ROM, DVD-ROM, clé USB,...) ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention «copie de sauvegarde», ainsi que le nom du soumissionnaire et l'identification de la procédure concernée. Cette copie de sauvegarde ne sera ouverte que:
— lorsqu'un programme malveillant est détecté par l'AFD (virus),
— lorsque l'offre n'est pas parvenue à l'AFD dans les délais de dépôt des offres pour des raisons d'aléas de transmission (le cas de l'imprévoyance du soumissionnaire n'est pas couvert),
— lorsque le pli a été transmis dans les délais, mais qu'il ne peut être ouvert par l'AFD. Les plis contenant une copie de sauvegarde que l'AFD n'aura pas besoin d'ouvrir seront détruits. Les formats électroniques dans lesquels les documents peuvent être transmis sont les suivants: doc, xls, pdf, jpg, ppt S'ils souhaitent signer les pièces du marché, les soumissionnaires peuvent utiliser une signature électronique individuelle et conforme au format XAdES, CAdES ou PAdES.
La seule signature électronique du pli ne vaut pas signature des pièces qu'il contient. S'ils ont recours à la signature électronique, celle-ci doit répondre au Niveau (**) du RGS de sécurité de certificat de signature électronique. Les certificats RGS (Référentiel général de sécurité) sont référencés dans une liste de confiance française (
http://references.modernisation.gouv.fr) ou dans une liste de confiance d'un autre État membre de l'Union européenne. Toutefois, les soumissionnaires sont libres d'utiliser le certificat de leur choix si celui-ci est conforme aux obligations minimales résultant du RGS. Dans ce cas, ils doivent transmettre tous les éléments nécessaires à la vérification de cette conformité.
Les frais d'accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque soumissionnaire.
Recommandations: après avoir vérifié la présence de Java (disponible gratuitement sur le site
java.com) sur le poste (version 7 ou 8), il est conseillé de tester au préalable la réponse électronique sur la consultation de test via l'intenet:
https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?PCSLID=CSL_2011_M3hCzAu3BG; — avec une connexion ADSL, les opérateurs économiques doivent prévoir 3 heures ou 4 heures pour un pli d'environ 300 Mo. Et 6 heures ou plus si le pli excède 300 Mo (la transmission d'un pli dépend de la performance du poste informatique utilisé, de la qualité du réseau ainsi que le débit Internet);
— l'utilisation d'un câble Ethernet pour accéder à internet est préconisé et le recours au Wifi est à éviter;
— privilégier l'emplacement des fichiers en local et éviter le serveur de fichier sur le réseau interne de l'entreprise,
— l'opérateur économique passant par un proxy devra vérifier au préalable avec son service informatique si aucun quota n'est paramétré quant au chargement (upload) des fichiers,
— le service informatique devra aussi vérifier le paramétrage de l'antivirus et firewall (pare-feu) sur le poste utilisateur,
— la présence ou la disponibilité du service informatique durant la constitution et la transmission du pli est vivement recommandée. Ce dernier pourra agir rapidement en cas d'anomalie rencontrée sur le poste.