Numérisation, conversion en mode texte, encodage en XML-EAD de fonds d'archives et d'instruments de recherche des archives départementales du Pas-de-Calais

Conseil départemental du Pas-de-Calais

Le département du Pas-de-Calais poursuit sa politique de numérisation des fonds documentaires des Archives départementales et souhaite confier à un titulaire des projets de numérisation de documents d'archives, de conversion en mode texte, de normalisation et de structuration des données descriptives et d'encodage en XML-EAD d'instruments de recherche.
Cette démarche a pour objectif:
— de protéger et de valoriser les documents originaux les plus fragiles et les plus consultés,
— d'accroître et de diversifier le public accédant aux fonds d'archives,
— de poursuivre le développement de nouveaux services au public en facilitant l'accès aux documents patrimoniaux avec, notamment, la mise aux normes d'instruments de recherche dans un format ouvert et pérenne et leur publication sur internet et en salle de lecture.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2018-02-12. L'appel d'offres a été publié le 2018-01-11.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ?

• Conseil départemental du Pas-de-Calais

Qu'est-ce que c'est ?

• Services de maintenance des systèmes et services d'assistance › Services d'archivage informatique

Où ?

• Nord-Pas de Calais › Pas-de-Calais

Historique des marchés publics

Date	Document
2018-01-11	Avis de marché
2018-08-02	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2018-01-11)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'archivage informatique
Numéro de référence: 17S0256 AOO DA
Brève description:

Le département du Pas-de-Calais poursuit sa politique de numérisation des fonds documentaires des Archives départementales et souhaite confier à un titulaire des projets de numérisation de documents d'archives, de conversion en mode texte, de normalisation et de structuration des données descriptives et d'encodage en XML-EAD d'instruments de recherche. Cette démarche a pour objectif: — de protéger et de valoriser les documents originaux les plus fragiles et les plus consultés, — d'accroître et de diversifier le public accédant aux fonds d'archives, — de poursuivre le développement de nouveaux services au public en facilitant l'accès aux documents patrimoniaux avec, notamment, la mise aux normes d'instruments de recherche dans un format ouvert et pérenne et leur publication sur internet et en salle de lecture.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'archivage informatique 📦
Code CPV supplémentaire: Services d'archivage informatique 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Pas-de-Calais 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autorité régionale ou locale
Nom du pouvoir adjudicateur: Conseil départemental du Pas-de-Calais
Adresse postale: Hôtel du Département rue Ferdinand Buisson
Code postal: 62018
Commune postale: Arras Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.pasdecalais.fr 🌏
Courrier électronique: dcp.secretariat@pasdecalais.fr 📧
Téléphone: +33 321216739 📞
Fax: +33 321216238 📠
URL des documents: https://marches.local-trust.com/cg-62 🌏
URL pour la participation: https://marches.local-trust.com/cg-62 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2018-01-11 📅
Date limite de soumission: 2018-02-12 📅
Date de publication: 2018-01-13 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2018/S 009-016011
Numéro JO-S: 9
Informations complémentaires

Budget départemental — mandat administratif — délai global de paiement de 30 jours, conformément à l'article 183 du décret 2016-360 du 25.3.2016. Prix révisables. Avance non prévue. Aucune forme de groupement n'est imposée par le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements, conformément à l'article 45-V-1 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016. Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant en qualité de membres de plusieurs groupements, conformément à l'article 45-V-2 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016. Il est recommandé au candidat, dès lors qu'il obtient le DCE par tout autre moyen que ceux définis dans le présent règlement de consultation, de s'identifier par fax au +33 321216238 en rappelant l'objet de la consultation ou par courrier auprès du Conseil départemental — Pôle développement des ressources — Direction de la commande publique — rue de la Paix/Porte 6 — 62018 Arras Cedex 09, afin d'être tenu informé de toutes modifications et précisions relatives à la consultation. L'adresse mail indiquée aux paragraphes 1.1 et 1.3 ne doit absolument pas être utilisée pour le retrait du DCE et dépôt des candidatures et des offres.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Cette démarche a pour objectif:

— de protéger et de valoriser les documents originaux les plus fragiles et les plus consultés,

— d'accroître et de diversifier le public accédant aux fonds d'archives,

— de poursuivre le développement de nouveaux services au public en facilitant l'accès aux documents patrimoniaux avec, notamment, la mise aux normes d'instruments de recherche dans un format ouvert et pérenne et leur publication sur internet et en salle de lecture.

Intitulé du lot: Numérisation de documents textuels
Numéro du lot: 1
Brève description:

La prestation consiste à assurer la numérisation de documents, et se décompose comme suit:

— fourniture par le titulaire d'un conditionnement adapté pour le transport des documents pré-conditionnés ou non,

— prise en charge et transport des documents des Archives départementales, site de Dainville ou site d'Arras, jusqu'au lieu de prise de vue,

— mise en place des documents sur le lieu de prise de vue,

— réglage des dispositifs d'éclairage et de prise de vue numérique,

— numérisation et fourniture par le titulaire d'un échantillon-test qui sera validé par les Archives départementales,

— numérisation,

— fourniture par le titulaire d'un rapport de production détaillant les conditions de numérisation,

— enregistrement, nommage et organisation des fichiers, production de métadonnées,

— fourniture des fichiers produits sur un disque dur de capacité adaptée qui sera propriété définitive du département à l'issue de la prestation,

— contrôle de la qualité de la prestation par le titulaire et par les Archives départementales,

— retour des documents dans leur lieu de conservation, Archives départementales, site de Dainville ou site d'Arras.

À l'issue des divers traitements requis et suivant les délais fixés, le titulaire remettra aux Archives départementales du Pas-de-Calais:

— la production numérisée sur un disque dur de capacité adaptée,

— les fichiers de récolement complétés,

— les rapports de production,

— les documents originaux.

Conformément à l'article 78 I alinéa 3 du décret 2016-360 du 25.3.2016 relatif aux marchés publics, la consultation donnera lieu à un accord-cadre mono-attributaire, exécuté par l'émission de bons de commande. Montant minimum par période: 1 000 EUR HT; montant maximum par période: 40 000 EUR HT.

Durée de l'accord: 8 mois
Description des renouvellements:

L'accord-cadre est reconductible de manière tacite, 3 fois, pour une période de 12 mois chacune, soit une durée maximale de 4 ans.

Intitulé du lot: Numérisation de documents iconographiques, cartographiques ou photographiques
Numéro du lot: 2
Brève description:

Intitulé du lot: Numérisation de documents audiovisuels ou sonores
Numéro du lot: 3
Brève description:

— si nécessaire, remise en état mécaniques des supports,

Intitulé du lot: Conversion en mode texte d'instruments de recherche et de documents imprimés
Numéro du lot: 4
Brève description:

La prestation attendue revient à fournir aux Archives départementales du Pas-de-Calais des fichiers aux formats DOC et PDF pour chaque instrument de recherche ou chaque document imprimé traité. Elle se décompose comme suit:

— conversion en mode texte par OCR et/ou saisie manuelle,

— réalisation des fichiers RTF et PDF suivant une feuille de style respectant la structuration archivistique des instruments de recherche (c'est-à-dire l'enchaînement des différents composants de l'instrument) sans tenir compte de la mise en page originale (par exemple double colonne),

— contrôle de la qualité de l'OCR par le titulaire et par les Archives départementales,

— livraison des fichiers sur un support numérique de capacité adaptée qui sera propriété définitive du département à l'issue de la prestation.

— la production sur un support numérique de capacité adaptée,

— les rapports de production.

Intitulé du lot: Structuration, normalisation et encodage en XML-EAD d'instruments de recherche
Numéro du lot: 5
Brève description:

La prestation revient à fournir aux Archives départementales du Pas-de-Calais des instruments de recherche conformes aux normes archivistiques de description et d'indexation aux formats XML-EAD (pour la mise en ligne) et excel ou CSV (pour intégration dans la base documentaire du progiciel métier) à partir des données descriptives fournies sous forme électronique par les Archives départementales. Elle se décompose comme suit:

— définition des préconisations de rétroconversion par le titulaire en accord avec les Archives départementales,

— restructuration des instruments de recherche selon la norme ISAD(G), avec éventuellement fusion de fragments d'instruments de recherche sur supports et formats composites et insertion d'informations issues de fichiers complémentaires (introduction, producteur, indexation, liens vers des documents numérisés, etc.),

— réalisation ou normalisation de l'indexation,

— fourniture pour chaque instrument de recherche d'un fichier d'import au format excel pour intégration dans la base documentaire du progiciel métier (Thot/Cindoc),

— encodage des instruments de recherche au format XML selon la DTD-EAD 2002 (Description archivistique encodée), dont la version officielle est diffusée sur le site de la Bibliothèque du Congrès (http://www.loc.gov/ead/),

— enregistrement, nommage et organisation des fichiers,

— la production sur un disque dur de capacité adaptée,

Montant maximum par période: 40 000 EUR HT.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Situation économique et financière:

L'analyse des candidatures sera effectuée dans les conditions prévues à l'article 55 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016 sur la base des capacités professionnelles, techniques et financières des candidats.

— lettre de candidature (DC1),

— déclaration du candidat (DC2),

— les candidats pourront utiliser le DUME sous format papier uniquement et à rédiger en langue française,

— déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les prestations objet du marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles.

Capacité technique et professionnelle:

— déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années,

— liste des principaux services effectués au cours des 3 dernières années indiquant les montant, date et destinataire, nom d'un contact (dès lors où le pouvoir adjudicateur en fera la demande: prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique),

— document du candidat attestant qu'il est à jour de ses assurances.

Procédure
Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 4 mois
Date d'ouverture des offres: 2018-02-13 📅
Heure d'ouverture des offres: 14:30

Pouvoir adjudicateur
Contact
Adresse du profil d'acheteur: https://marches.local-trust.com/cg-62 🌏
URL des documents: https://marches.local-trust.com/cg-62 🌏
Nom du pouvoir adjudicateur: Département du Pas-de-Calais
Adresse postale: Pôle développement des ressources Direction de la commande publique Service commande publique achats, études et services rue de la Paix, porte 6
Commune postale: Arras Cedex 09
Point de contact: Valérie Henaux
Pays: Pas-de-Calais 🏙️

Référence
Informations complémentaires

Budget départemental — mandat administratif — délai global de paiement de 30 jours, conformément à l'article 183 du décret 2016-360 du 25.3.2016.

Prix révisables. Avance non prévue.

Aucune forme de groupement n'est imposée par le pouvoir adjudicateur.

Le pouvoir adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant…

… à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements, conformément à l'article 45-V-1 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016.

… en qualité de membres de plusieurs groupements, conformément à l'article 45-V-2 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016.

Il est recommandé au candidat, dès lors qu'il obtient le DCE par tout autre moyen que ceux définis dans le présent règlement de consultation, de s'identifier par fax au +33 321216238 en rappelant l'objet de la consultation ou par courrier auprès du Conseil départemental — Pôle développement des ressources — Direction de la commande publique — rue de la Paix/Porte 6 — 62018 Arras Cedex 09, afin d'être tenu informé de toutes modifications et précisions relatives à la consultation.

L'adresse mail indiquée aux paragraphes 1.1 et 1.3 ne doit absolument pas être utilisée pour le retrait du DCE et dépôt des candidatures et des offres.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Lille
Adresse postale: 5 rue Geoffroy Saint-Hilaire CS 62039
Commune postale: Lille Cedex
Code postal: 59014
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 359542342 📞
Courrier électronique: greffe.ta-lille@juradm.fr 📧
Fax: +33 359542445 📠
Adresse Internet: http://lille.tribunal-administratif.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal administratif de Lille
Source: OJS 2018/S 009-016011 (2018-01-11)

Avis d'attribution de marché (2018-08-02)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Numérisation, conversion en mode texte, encodage en XML-EAD de fonds d'archives et d'instruments de recherche des archives départementales du Pas-de-Calais.

Valeur totale du marché: 1 080 000 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: Hôtel du département, rue Ferdinand Buisson

Référence
Dates
Date d'envoi: 2018-08-02 📅
Date de publication: 2018-08-04 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2018/S 149-342554
Se réfère à l'avis: 2018/S 009-016011
Numéro JO-S: 149

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Numérisation de documents textuels.

Numérisation de documents iconographiques, cartographiques

Numérisation de documents audiovisuels ou sonores

Conversion en mode texte d'instruments de recherche et de documents imprimés

Structuration, normalisation et encodage en XML-EAD d'instruments de recherche

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Valeur technique jugée daprès le CD ou DVD de démonstration et le cadre de réponse technique et fonctionnel
Critère de qualité (pondération): 60
Critère de qualité (nom): Délai d'exécution jugé au regard des délais maximums proposés par le candidat à l'acte d'engagement
Critère de qualité (pondération): 10
Prix (pondération): 30
Critère de qualité (nom): Valeur technique jugée daprès le CD ou DVD de démonstration et le cadre de réponse technique et fonctionnel:
Valeur technique jugée daprès le CD ou DVD de démonstration, le cadre de réponse technique et fonctionnel et le taux de réussite de la conversion en mode texte (indiqué à lacte dengagement)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2018-06-27 📅
Nom: Centre d'Archives du Nord
Adresse postale: 15 quai de la Citadelle
Commune postale: Dunkerque
Code postal: 59140
Pays: France 🇫🇷
Nord 🏙️
Valeur totale du marché: 68834.25 EUR 💰
Pays: Nord-Pas de Calais 🏙️
Valeur totale du marché: 4935.75 EUR 💰
Date de conclusion du contrat: 2018-06-28 📅
Nom: Cité de mémoire
Adresse postale: 30-32 rue de la Plaine
Commune postale: Paris
Code postal: 75020
Pays: Paris 🏙️
Valeur totale du marché: 4 535 EUR 💰
Nom: Azentis
Adresse postale: 155 rue du Docteur Bauer
Commune postale: Saint-Ouen
Code postal: 93400
Pays: Seine-Saint-Denis 🏙️
Valeur totale du marché: 974.60 EUR 💰
Nom: Fontaine et fils archives service
Adresse postale: 3 rue de la Pointerie
Commune postale: Longchamp-sur-Aujon
Code postal: 10310
Pays: Aube 🏙️
Valeur totale du marché: 6 252 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 2
1

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: 5 rue Geoffroy Saint-Hilaire, CS 62039
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du Tribunal administratif de Lille
Source: OJS 2018/S 149-342554 (2018-08-02)

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