Éditique
Gaz électricité de Grenoble renouvelle son contrat d’externalisation des impressions factures et courriers clients, de la mise sous plis et de la remise en poste. Ce traitement fait appel à des ajouts d’annexes ou d’enveloppes retour ainsi qu’une gestion des stocks sur les matières inhérente à cette activité.
Le présent appel d’offre concerne la prise en charge de cette prestation d’édition et la mise en œuvre des ressources nécessaires à son exécution ainsi que des processus de suivi et de contrôle. Les volumes de références sont de 540 000 mises sous pli et 1 500 000 pages par an.
Occasionnellement, d’autres documents, type mailings, peuvent l’objet de cette prestation.
Les besoins sont les suivants:
Mise à disposition des fichiers:
— les fichiers sont mis à disposition chaque jour pour 8 H au plus tard pour un traitement à J. (le volume moyen journalier sera décrit dans le cahier des charges) sous forme de fichier zip,
— le mode de transmission des fichiers se fait par FTP sur vos serveurs (via une liaison VPN),
— nous attendons en retour un accusé de réception de ces fichiers.
Contrôle des fichiers reçus:
— une «fiche navette» fournie par GEG permettra de contrôler que vous avez bien reçus l’ensemble des fichiers du jour. La fiche navette comprend la liste des fichiers zip générés par les traitements d’édition de la nuit,
— un contrôle d’intégrité pour éliminer les fichiers zips en doublon et éviter une double impression des fichiers est demandé. Ce contrôle doit prendre en compte jusqu’aux 5 dernières journées de traitement.
Traitement des données et impressions:
— le format des fichiers que nous fournirons est de type AFP, accompagné d’un fichier XML qui regroupe les principales informations pouvant servir à établir un ordre de fabrication,
— les impressions en noir sont de type page à page en recto verso sur des feuilles blanches A4 ou des pré-imprimés. Une évolution sur de l’impression bobine et quadri-couleurs pourra être envisagée à moyen terme,
— nous fournissons les pré-imprimés (feuilles avec logo et enveloppes) et le prestataire fournira le papier blanc et de couleur pour l’édition des fiches bannières ou de contrôle,
— les fichiers zip mis à disposition sont regroupés par tranche de poids identique à celles de la poste.
La mise sous plis et l’insertion d’annexes:
— les mises sous plis se font aux formats C5, C4 ou enveloppes kraft à soufflet, en mécanisable ou non,
— un certain nombre d’annexes sont à insérer avec la facture au niveau de la mise sous pli. Les codes d’appels sont à mettre en place par le prestataire en amont du traitement de mise sous pli. Le nombre d’annexes utilisées à ce jour est de 4 mais pourrait évoluer,
— la mise sous pli est suivie de l’affranchissement et la remise en poste sur un contrat d’affranchissement industriel. Dès lors que les volumes ne sont pas suffisants pour accéder à ce tarif, le prestataire affranchira le courrier au tarif standard et refacturera GEG,
— les remises en poste des plis sont quotidiennes (aucune fermeture annuelle de l’entreprise hormis les jours fériés nationaux).
Retour des informations à GEG.
— un système de suivi de production externe de type extranet doit être mis à disposition par le candidat,
— ce système doit permettre de suivre l’impression, la mise sous plis au jour le jour et de faire des tableaux de bord (par période, par mois ou année ou type de plis etc),
— un mail avec en pièce jointe un récapitulatif des fichiers traités sera envoyé par le prestataire en fin de traitement du jour.
Informations complémentaires.
— sur le budget global, l’affranchissement représente 60 %, les 40 % restant correspondent à la prestation,
— la stratégie d’entreprise de GEG favorise les acteurs régionaux et ce critère intégrera le processus de qualification des offres,
— GEG souhaite que le prestataire lui fasse bénéficier de son rôle de conseil et soit force de proposition dans l’amélioration des prestations tout au long du contrat, en termes d’organisation, de processus, de modes opératoires et de technologies.
Date limite
Le délai de réception des offres était de 2018-05-09.
L'appel d'offres a été publié le 2018-04-26.
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Historique des marchés publics
| Date |
Document |
| 2018-04-26
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Avis de marché
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