Brève description
L'accord-cadre est "composite". Il comprend une partie "marché ordinaire" et une partie "accord-cadre à bons de commande".
Contexte
La Direction Flottes Mécanisées, gère un patrimoine de plus de 10 000 matériels (dont 2 500 roulants, toutes motorisations confondues) répartis dans plusieurs entités au sein de la Collectivité. La Direction comporte plus de 170 agents qui oeuvrent au maintien de la qualité de ces matériels pour les directions métiers qui les utilisent en s'appuyant sur 4 ateliers et 3 magasins.
Pour gérer cette activité le plus efficacement possible, la DFM dispose d'un outil informatique de gestion de flotte permettant de gérer administrativement l'ensemble de ce parc de matériel.
Objectifs et enjeux
L'objectif de cette consultation est de renouveler la solution actuellement en place en faisant l'acquisition d'un système d'information de gestion de flotte auprès d'un éditeur/intégrateur pour la mise en oeuvre et l'implémentation de cette solution informatique.
Les prestations concernées sont les suivantes :
L'acquisition des licences des progiciels constitutifs de la solution applicative proposée ;
L'installation de cette solution applicative :
Installation/Intégration de la solution dans le SI global de la Collectivité ;
Validation technique de l'installation de la solution.
La réalisation des prestations d'accompagnement à la mise en oeuvre de cette solution applicative :
Conception détaillée et personnalisation de la solution ;
Reprise des données et intégration dans la nouvelle solution ;
Développement et implémentation des interfaces ;
Intégration fonctionnelle de la solution ;
Préparation et conduite du déploiement de la solution ;
Conduite du changement (formations, accompagnement au déploiement, communication …) liée à la mise en oeuvre de la nouvelle solution.
La réversibilité et transférabilité de la compétence technique sur la solution.
La maintenance des solutions techniques sur la durée du marché.
Le pilotage et coordination d'ensemble des prestations :
Préparation du lancement du projet (plan qualité, planification …) ;
Suivi de l'avancement du projet en comités (pilotage, projet ,…) et arbitrages.
L'ensemble de ces points (périmètre fonctionnel à couvrir et prestations attendues) seront détaillés dans le CCTP qui sera communiqué au moment de la phase Offres.
Les enjeux de ce nouveau SI sont :
Améliorer la couverture fonctionnelle (sur le référentiel de bien, la gestion des interventions, des stocks, etc.) ;
Moderniser les pratiques métiers pour gagner en productivité et en agilité ;
Répondre plus efficacement aux problèmes des directions utilisatrices ;
Valoriser les données ;
S'inscrire dans une démarche numérique en accord avec nos changements de pratique (électrification de la flotte) ;
Encadrer et gérer la transition numérique des directions métiers utilisatrices de la flotte dans une logique de partage et de valorisation.
Les fonctionnalités macro attendues dans la solution sont les suivantes :
Gestion administrative des matériels ;
Gestion des carburants ;
Gestion des interventions ;
Gestion des stocks / commandes ;
Reporting ;
Interfaçage avec différentes solutions du SI global de la collectivité (télématicien, pétrolier, logiciel de planification, RH, etc.)