24MC0418PN - AC-HZ - ACQUISITION, MISE EN oeUVRE ET MAINTENANCE D'UNE SOLUTION DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET PRESTATIONS ASSOCIEES

Brève description

Cet accord-cadre couvre à la fois la fourniture d'un système complet et les prestations d'hébergement, de paramétrage (développements, montée de version, etc.), de formation, d'assistance et de maintenances associées à la solution.
Le détail des prestations et du périmètre fonctionnel attendu est précisé en annexe technique
Cette consultation s'effectue dans le cadre d'un groupement de commandes entre TOULOUSE METROPOLE (coordonnateur), la Mairie de TOULOUSE, le C.C.A.S de Toulouse et le Centre Toulousain des Maisons de Retraite de Toulouse (CTMR).
Aucun dossier de consultation ne sera disponible au téléchargement pendant la phase « candidature ». Pour cette phase « candidature » les entreprises pourront télécharger l'avis d'appel à concurrence, l'annexe technique et le cadre de réponse gratuitement sur le site https://toulouse-metropole.marches-publics.info
(Référence acheteur 24MC0418PN.)
Le dossier de consultation des entreprises sera envoyé avec la lettre de consultation aux 3 entreprises maximum qui auront été préalablement admises.
La présente consultation est soumise à l'article L.2124-3 du code de la commande publique. Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre avec un opérateur sans montant minimum et avec un montant maximum.
Montants maximums pour la part à bons de commande, par membre du groupement de commandes et par période :
910 000 euros HT sur la durée totale du marché (6 ans)
Période initiale (1 ans) : 50 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 15 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 32 500 euro(s) HT
- CCAS : 1000 euro(s) HT
- CTMR : 1000 euro(s) HT
Période de reconduction 1 (1 an) : 172 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 49 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 100 500 euro(s) HT
- CCAS : 20 000 euro(s) HT
- CTMR : 2 000 euro(s) HT
Période de reconduction 2 (1 an) : 172 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 49 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 100 500 euro(s) HT
- CCAS : 20 000 euro(s) HT
- CTMR : 2 000 euro(s) HT
Période de reconduction 3 (1 an) : 172 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 49 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 100 500 euro(s) HT
- CCAS : 20 000 euro(s) HT
- CTMR : 2 000 euro(s) HT
Période de reconduction 4 (1 an) : 172 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 49 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 100 500 euro(s) HT
- CCAS : 20 000 euro(s) HT
- CTMR : 2 000 euro(s) HT
Période de reconduction 5 (1 an) : 172 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 49 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 100 500 euro(s) HT
- CCAS : 20 000 euro(s) HT
- CTMR : 2 000 euro(s) HT
Montants estimatifs pour la part à bons de commande par membre du groupement de commandes et par période : 512 500 euro(s) HT
Période initiale (1 ans) : 50 000 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 15 500 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 32 500 euro(s) HT
- CCAS : 1000 euro(s) HT
- CTMR : 1000 euro(s) HT
Période de reconduction 1 (1 an) : 92 500 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 25 080 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 50 920 euro(s) HT
- CCAS : 15 000 euro(s) HT
- CTMR : 1 500 euro(s) HT
Période de reconduction 2 (1 an) : 92 500 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 25 080 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 50 920 euro(s) HT
- CCAS : 15 000 euro(s) HT
- CTMR : 1 500 euro(s) HT
Période de reconduction 3 (1 an) : 92 500 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 25 080 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 50 920 euro(s) HT
- CCAS : 15 000 euro(s) HT
- CTMR : 1 500 euro(s) HT
Période de reconduction 4 (1 an) : 92 500 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 25 080 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 50 920 euro(s) HT
- CCAS : 15 000 euro(s) HT
- CTMR : 1 500 euro(s) HT
Période de reconduction 5 (1 an) : 92 500 euro(s) HT
- Toulouse Métropole : 25 080 euro(s) HT
- Mairie de Toulouse : 50 920 euro(s) HT
- CCAS : 15 000 euro(s) HT
- CTMR : 1 500 euro(s) HT

Liste et brève description des conditions

Pour présenter leur candidature, les candidats peuvent :
1. Soit produire un e-Dume (Dossier Unique de Marché Européen) qu'ils compléteront sur le profil acheteur.
Nota : Si un groupement d'entreprises candidate à la procédure via le Dume, chaque co-traitant devra remplir un Dume. Il en va de même pour chaque sous-traitant.
2. Soit répondre avec les formulaires Dc1 et Dc2, les documents fournis contiendront les éléments suivants :
1. Une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L.2141-1 à L.2141-5 et L.2141-7 à L.2141-11 notamment qu'il satisfait aux obligations concernant l'emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L.5212-1 à L.5212-11 du code du travail (ou Dc1) ;
2. Une copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ;

Liste et brève description des critères de sélection

4. Les références de prestations similaires : liste des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.
5. Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacun des trois dernières années ;
6. Et/ou tout autre moyen permettant d'apprécier les capacités techniques du candidat à réaliser ces prestations.
Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres opérateurs économiques, il justifie des capacités de ce ou ces opérateurs économiques et apporte la preuve qu'il en disposera pour l'exécution de l'accord-cadre. Cette preuve est apportée par tout moyen approprié

Informations complémentaires

Les prestations attendues sont les suivantes :
-Mise à disposition d'une solution complète de gestion des marchés et répondant aux objectifs fonctionnels et techniques de la Collectivité ;
-Son hébergement (mode Saas), son exploitation et sa maintenance réglementaire, corrective et évolutive ;
-Mise à disposition d'un profil acheteur via une plateforme hébergée (en mode Saas)
-Mise en oeuvre d'interfaces entre le logiciel "marché" et des systèmes de la Collectivité :
--Avec le profil acheteur retenu,
--Avec l'outil de gestion comptable/financier (Grand Angle édité par Cgi) solution logicielle transversale à la collectivité ;
--Avec l'outil décisionnel (Business Object édité par Sap) solution logicielle transversale à la collectivité
--Avec l'outil de classement en Ged, parapheur électronique et télétransmission en préfecture (Suite Démat-Marchés éditée par Atol Cd)
--Avec le futur outil de Pilotage des Achats/marchés (consultation en cours)
-Mise en oeuvre d'une interface entre le profil acheteur et la Suite Démat-Marchés
-Différentes prestations de service :
--La formation des utilisateurs référents lors du déploiement de la solution complète
--La reprise des données existantes
--L'assistance et le support aux utilisateurs lors du démarrage et pendant la phase d'exploitation de l'outil
--La prise en compte des besoins d'évolution selon les changements d'usages
--La conduite de projet.
Le détail des prestations et du périmètre fonctionnel attendu est précisé en annexe technique.
Précisions concernant la justification d'une durée dépassant quatre ans :
Toulouse Métropole souhaite mutualiser cette solution au profit des agents des 4 membres du groupement ; cette démarche ne peut aboutir sur une durée courte, car elle nécessite un accompagnement et une conduite au changement.
-Toulouse Métropole souhaite réaliser une installation progressive de ce système sur l'ensemble des services utilisateurs. Cette démarche ne peut aboutir sur une durée de 4 ans, car elle nécessite une phase de mise en oeuvre initiale pour le démarrage 1 an + 3 ans pour le développement de toutes les interfaces (soit 2 interfaces livrées/an pour le périmètre complet de l'outil sachant que 6 interfaces sont à développer) ;
-Nombre d'utilisateurs :
--Environ 350 sur la solution « marché » (agents des Soams + techniciens + comptables + directeurs ou responsables services) et entre
--120 et 150 sur le profil acheteur.
-Agents à former :
--Sur la solution "marché" : 170 en expert pour les Soam et Techniciens et environ la même quantité d'agents sur une formation initiation/découverte
--Sur le profil acheteur : 120 à 150 personnes à former.
-Reprise de données :
--Sur la solution « marché » : environ 3000 contrats, plus les avenants associés et plus de 40 consultations en accords-cadres avec marchés subséquents.
--Sur le profil acheteur : environ 3000 contrats et plus de 40 consultations en marchés subséquents.
L'acheteur se réserve le droit de négocier avec les 3 meilleures offres. Tous les candidats sélectionnés seront appelés à négocier.
La phase de négociation pourra se dérouler en phases successives de manière à réduire le nombre d'offres à négocier en appliquant les critères d'attribution. Une négociation sera menée par l'acheteur dans les conditions qui seront précisées dans le dossier de consultation remis aux futurs candidats sélectionnés pour participer à la phase Ii « offre ».
Critères objectifs de limitation du nombre de candidats :
Les analyses des candidatures porteront sur les critères suivants :
- Pour le Critère 1 : Garanties et capacités financières : 10 %
- Pour le Critère 2 : Capacités techniques : 40 %
- Pour le Critère 3 : Capacités professionnelles : 50 %
Renseignements Permettant D'évaluer Les Critères De Sélection Des Candidatures :
-Pour le Critère 1 Capacités financières et économiques : 10 %
--Déclaration, au cours des 3 dernières années, concernant le chiffre d'affaires pour l'ensemble des activités de la société ainsi que le chiffre d'affaires affecté à des prestations dans le domaine de fourniture d'un système complet et les prestations d'hébergement en Saas, de paramétrage (développements, montée de version, etc.), de formation, d'assistance et de maintenances associées à la solution.
--Innovation : pourcentage de vos bénéfices réinvestis dans l'innovation avec la liste des fonctionnalités innovantes déployées ;
-Pour le Critère 2 Capacités techniques dans le domaine fourniture d'un système complet et les prestations d'hébergement en mode Saas, de paramétrage (développements, montée de version, etc.), de formation, d'assistance et de maintenances associées à la solution.
(40%)
Dimensionnement de la solution logicielle :
- Conception, installation paramétrage et maintenance d'une solution Saas ;
- Capacité à gérer des opérations de migration complexes (récupération de marchés, avenants ou dossiers provenant de Marco et Aws) ;
- éléments d'assurance qualité en matière d'hébergement ;
Respect de la réglementation et des référentiels/moyens mis en oeuvre :
- Organisation du candidat en regard des obligations du Règlement Général sur la Protection des Données (Rgpd) : détail de la démarche engagée, localisation de l'hébergement des données, labellisation…
- Organisation du candidat en regard des obligations du Règlement Général de Sécurité (Rgs), certifications Iso ou équivalente sur le système de gestion de la sécurité des systèmes d'information.
- Organisation en regard des obligations du Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (Rgaa)
Dimensionnement et structure des effectifs :
Déclaration et description des effectifs en liens avec l'activité objet du présent marché pour chacune des trois dernières années en décomposant de la manière suivante :
- Encadrement ;
- Equipe projet/déploiement ;
- Equipe technique ;
- Equipe support/hotline
-Pour le Critère 3 Capacités professionnelles dans la fourniture d'un système complet et les prestations d'hébergement, de paramétrage (développements, montée de version, etc.), de formation, d'assistance et de maintenances associées à la solution.
(50%)
Références pertinentes de réinformatisation portant sur des collectivités ou établissement de taille et d'organisation comparables
Les références mentionneront :
-Le nom et les caractéristiques de la structure (Public/Privé, localisation)
-Le volume financier
-Le périmètre couvert
-Nombre d'agents/employés utilisateurs de la solution
-Les différentes interfaces mises en oeuvre au sein du Si de l'organisme ainsi que les technologies utilisées
-L'année de démarrage et la durée du marché
-La durée de la phase projet
-Les ressources mobilisées pour chaque phase du projet
-La description de l'organisation et du macro-planning des projets menés
-Le dispositif de conduite du changement mis en oeuvre (déploiement, formation, assistance à l'utilisation, reprise de données...)
-Précision si la prestation a été assurée en autonomie ou associée à une autre entreprise.
-Le modèle économique appliqué (Saas, On-Premise, back Office/front Office)
-La personne à contacter pour tous renseignements complémentaires.
6 références maximum (de moins de 3 ans) peuvent être présentées par candidat/membre du groupement d'entreprises.
Nb : Les candidats doivent impérativement compléter le cadre de réponse de candidature joint à la présente publication sous format Excel pour présenter leurs capacités financières, techniques et professionnelles.
Afin de préciser les éléments indiqués au cadre de réponse, les candidats pourront le compléter par un document annexe. Ce document annexe ne devra pas excéder 20 pages. Les pages superfétatoires ne seront pas lues.
En cas de contradiction entre les informations fournies au cadre de réponse de candidature et celles indiquées dans le document annexé, le cadre de réponse prévaut.
Financement :
Le projet est financé par les ressources propres de chaque membre du groupement de commande.
Delais :
Avant de procéder à l'examen des candidatures, si l'on constate que des pièces visées ci-dessus sont manquantes ou incomplètes, l'acheteur peut décider de demander à tous les candidats concernés de produire ou compléter ces pièces. Les autres candidats qui ont la possibilité de compléter leur candidature, en seront informés dans le même délai.
Conditions De Participation Des Concurrents :
Aucune forme de groupement n'est imposée. Le mandataire du groupement conjoint est solidaire, pour l'exécution du marché public, de chacun des membres de groupement pour ses obligations contractuelles à l'égard de l'acheteur. Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois :
- En qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements ;
Demande De Renseignements :
Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande au plus tard 10 jours avant la date limite de réception des candidatures par l'intermédiaire du profil d'acheteur de l'acheteur, à l'adresse Url suivante : https://toulouse-metropole.marches-publics.info
Conditions D'Envoi Des Plis :
Les conditions d'envoi des plis sont décrites dans le document mis en ligne sur la plateforme. Les candidats doivent obligatoirement transmettre, par voie électronique, leurs plis à l'adresse suivante : https://toulouse-metropole.marches-publics.info
(Référence acheteur 24mc0418pn)