Accord-cadre relatif à l'externalisation de la mise en page,de l'édition,de l'envoi et de la dématérialisation des avis d'échéance,des avis de régularisation et des relances assurances

Titre

Accord-cadre relatif à l'externalisation de la mise en page,de l'édition,de l'envoi et de la dématérialisation des avis d'échéance,des avis de régularisation et des relances assurances
20005

Brève description

Les prestations font l'objet d'un marché unique réalisé en une tranche unique.
L'accord-cadre est à bons de commande, au sens des articles R. 2162-13 et R. 2162-14 du code de la commande publique. L'accord- cadre est conclu sans montant minimal ni montant maximal.
La durée de l'accord-cadre est de 12 mois à compter de sa notification.
La 1 année comportera une phase préparatoire de 4 mois (paramétrage et test, de mai à août) et une phase de prestations récurrentes (8 mois, à partir du mois de septembre 2020). La prestation préparatoire concernant les relances assurances pourra être commandée en cours de marché.
En cas de décision de reconduction du marché, seules les prestations récurrentes seront concernées et éventuellement sera commandée la prestation forfaitaire relative aux assurances.
Le marché comporte des prix forfaitaires et des prix unitaires. La notification est prévue pour fin mars/ début avril 2020.
L'accord-cadre est mono-attributaire.

Description du marché

Les prestations font l'objet d'un marché unique réalisé en une tranche unique.
L'accord-cadre est à bons de commande, au sens des articles R. 2162-13 et R. 2162-14 du code de la commande publique. L'accord-cadre est conclu sans montant minimal ni montant maximal.
La durée de l'accord-cadre est de 12 mois à compter de sa notification.
La première année comportera une phase préparatoire de 4 mois (paramétrage et test, de mai à août) et une phase de prestations récurrentes (8 mois, à partir du mois de septembre 2020). La prestation préparatoire concernant les relances assurances pourra être commandée en cours de marché.
En cas de décision de reconduction du marché, seules les prestations récurrentes seront concernées et éventuellement sera commandée la prestation forfaitaire relative aux assurances.
Le marché comporte des prix forfaitaires et des prix unitaires. La notification est prévue pour fin mars/ début avril 2020.
L'accord-cadre est mono-attributaire.

Description des options

Le marché est reconductible comme précisé ci-dessous. L'acheteur se réserve la possibilité de confier ultérieurement au titulaire du marché, en application de l'article R. 2122-7 du code de la commande publique, des travaux ou des services sans publicité ni mise en concurrence préalables ayant pour objet la réalisation de prestations similaires.

Liste et brève description des conditions

Les candidats auront à produire les documents mentionnés ci-dessous. Dans le cas d'un groupement d'entreprises, chaque membre du groupement aura à produire lesdits documents sous peine de rejet de l'ensemble du groupement.
Si les documents fournis par le candidat ne sont pas rédigés en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français.
Pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières, chaque membre du groupement peut demander que soient prises en compte les capacités professionnelles, techniques et financières d'un ou plusieurs sous-traitants. Dans ce cas, il doit justifier des capacités de ce ou ces sous-traitants et du fait qu'il en dispose pour l'exécution du marché. Il produira pour ce faire, pour ce ou chacun de ces sous-traitants, les mêmes renseignements que ceux exigés des candidats ainsi qu'une déclaration du sous-traitant qu'il ne tombe pas sous le coup d'une interdiction d'accéder aux marchés publics.
Les documents à produire sont:
— la lettre de candidature sur la base du DC1. Chaque membre du groupement peut toutefois remplir et signer un formulaire DC1. Dans ce cas, les rubriques du DC1 qui concernent le groupement dans son ensemble notamment celles relatives à la répartition des prestations entre les membres du groupement et la désignation et l'habilitation du mandataire, devront être parfaitement renseignées,
— la déclaration du candidat sur la base du DC2.
Le DC1 et DC2 sont disponibles à l'adresse suivante: internet: https://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat

Liste et brève description des critères de sélection

— une déclaration concernant le chiffre d'affaire global réalisé au cours des 3 derniers exercices disponibles. Les entreprises nouvellement créées qui ne peuvent justifier du chiffre d'affaires des 3 dernières années pourront apporter la preuve de leurs capacités financières par tout autre document équivalent laissé à la seule appréciation du pouvoir adjudicateur.

Liste et brève description des critères de sélection

— une déclaration indiquant l'outillage, le matériel et l'équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de marchés de même nature,
— une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années,
— des références dans le domaine faisant l'objet du marché sur les 3 dernières années, en précisant le destinataire (public/privé), le montant des prestations effectuées et la date.

Délai estimé pour la publication d'autres avis

Il s'agit d'un marché renouvelable. Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: le marché sera renouvelable en février 2024 ou 2021-2022-2023 si décision du pouvoir adjudicateur de ne pas reconduire l'accord-cadre.

Les dépôts de plis doivent être impérativement remis par voie dématérialisée.
Pour retrouver cet avis intégral, accéder au DCE, poser des questions à l'acheteur, déposer un pli, allez sur internet: https://www.marches-publics.info/
Modalités de financement: ressources propres: le marché ne prévoit ni retenue de garantie ni versement d'une avance.
Modalités de paiement, selon les articles R. 2191-46 à R. 2191-63 du code de la commande publique du 1.4.2019. Le paiement sera effectué par virement, dans le délai de 30 jours à compter de la réception de la facturation. Les prix sont révisables.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché: la forme juridique qu'il devra revêtir, en cas d'attribution du marché, pourra être celle du groupement conjoint si les membres du groupement identifient précisément dans l'offre les prestations que chacun des membres s'engagent à exécuter. Dans ce cas, le candidat devra produire au plus tard avant l'attribution du marché, une note indiquant la répartition détaillée des prestations par nature de mission entre les cotraitants, assortie d'un prix. À défaut, la forme juridique que devra revêtir le groupement sera le groupement solidaire au motif que les prestations ne sont pas individualisées.
Numéro de référence attribué au marché par le pouvoir adjudicateur/l'entité adjudicatrice: 20005.
Adresse à laquelle les offres/candidatures/demandes de participation doivent être envoyés: la réponse des candidats se fera obligatoirement par voie électronique via le site: internet: https://www.marches-publics.info
Les copies de sauvegarde, comprenant expressément la mention «copie de sauvegarde» devront être transmises, par recommandé ou déposées, à Partenord Habitat au 27 boulevard Vauban, BP 309, 59020 Lille Cedex (heures d'ouverture 8:00-17:30).
Adresse auprès de laquelle les documents peuvent être obtenus: le dossier de consultation complet est disponible gratuitement sur le réseau électronique via le site internet: https://www.marches-publics.info
Les personnes morales sont tenues d'indiquer les noms et qualifications professionnelles des membres du personnel chargés de la prestation: oui.
Prestations forfaitaires: mise en place du marché pour les prestations portant sur les avis d'échéance et de régularisation, la mise en place du marché pour les prestations portant sur les relances assurances.
Prestations récurrentes:
— l'achat et la mise en place fournitures nécessaires à l'impression et l'envoi postal des avis et relances assurances (fond de pages, enveloppes, enveloppes pour TIP),
— le traitement des fichiers d'avis d'échéance, de régularisation et de relances assurances, et leur conversion en format numérique (PDF) (mise en forme),
— le dépôt et l'archivage des avis et des relances numériques,
— le traitement d'impression papier, de mise sous pli et d'envoi postale des avis et des relances assurances (et si nécessaire de leurs annexes) et le suivi de leur bonne réception,
— le traitement de mise sous pli et envoi postal d'une annexe dans le pli de l'avis. Pas d'impression papier de l'annexe,
— le traitement de courrier électronique des avis d'échéances, des avis de régularisation et de relances assurances et le suivi de la bonne réception,
— le suivi et le reporting des envois (par courrier et par courrier électronique),
— modification du libellé et des règles de gestion des documents et tests de quittancement dans un environnement test,
— le pilotage du projet.
Volumétrie des avis: le nombre d'avis d'échéance est estimé à 49 000 avis par mois pour 2020.
L'envoi papier concernera prévisionnellement 37 730 avis.(Parmi ces avis 26 950 concerneront des prélèvements automatiques et 10 780 des paiement par TIP).
L'envoi dématérialisé concerna prévisionnellement 11 270 avis.
Volumétrie des relances assurances est d'environ 4 166 par mois (variation de 400 à 8 500) dont 3 666 pour la relance nº 1 et 500 pour la relance nº 2.