Description du marché
Prestations d’accueil physique
La prestation consiste à:
— accueillir des visiteurs de 7:00 à 19:00 du lundi au vendredi,
— accueillir, renseigner et orienter les visiteurs et/ou clients,
— accompagner les visiteurs à la présidence,
— installer les visiteurs au salon d’attente,
— informer les collaborateurs de l’arrivée d’un RDV et/ou visiteur,
— répondre aux différentes demandes d’information (distribution de documentation si besoin),
— réserver des taxis,
— réceptionner le courrier distribué par la poste, en effectuer le tri (en cas d’absence de l’agent MDP affecté à sa tâche),
— enregistrer les courriers recommandés sur le registre dédié,
— réceptionner des assignations par huissier,
— réceptionner les plis déposés par coursier et informer les collaborateurs de l’arrivée du pli,
— ne réceptionner aucun colis – Tout livreur apportant des colis doit être orienté vers la réception contrôle,
— réceptionner les réponses aux appels d’offres contre la remise d’un récépissé,
— distribuer des badges visiteur/entreprise contre prise d’une pièce d’identité,
— tenir le registre des entrées/sorties des véhicules et des visiteurs,
— réceptionner et traiter les demandes téléphoniques du personnel de la Monnaie de Paris.
Prestation d'accueil téléphonique:
— prise en charge de tous les appels entrants,
— orientation des appels entrants ou des visiteurs vers le collaborateur MDP approprié,
— vérifier l’aboutissement des appels,
— en cas d’absence ou de ligne occupée, prendre un message et informer par courriel le ou les destinataires,
— s’assurer dans les heures qui suivent auprès des personnes internes MDP que le client ait bien été rappelé,
— diffuser chaque fin de journée aux personnes concernées le tableau récapitulatif des appels du jour avec leur statut,
— en cas de litige, incompréhension et /ou incident majeur, informer la hiérarchie MDP par courriel et/ou téléphone selon le niveau de gravité et d’urgence,
— pour réaliser leurs missions dans les meilleures conditions, les titulaires de l’accueil téléphonique disposeront d’outils et de bases de données, qu’ils actualiseront.