Description du marché
Prestations de services administratifs pour EDF Hydro Est, Centre, Méditerranée et CIH:
Les prestations comprennent:
— accueil physique – livreurs,
— accueil physique – visiteurs,
— accueil et filtrage téléphonique,
— gestion de l'agenda, de la messagerie et des déplacements,
— élaboration et diffusion des plannings des congés,
— enquête de présence auprès des agents,
— réception, tri/enregistrement et diffusion/distribution de courriers entrants et sortants,
— préparation, réception et envoi de colis (avec déplacement à la poste si nécessaire),
— saisie de documents techniques et de données notamment dans les logiciels spécifiques,
— prise de notes et saisie de données et documents,
— saisie de courriers, impressions et mise sous plis,
— photocopies et envoi/réception de
— réalisation de mailings,
— traitement de compte-rendus d’activités mensuelles et contrôle des notes de frais,
— mise à disposition et distribution des journaux dans les différents sites EDF,
— collecte et mise en forme du journal hebdomadaire des faits saillants,
— numérisation de documents,
— organisation du classement, classement et archivage,
— recherche de documents et de documents archivés,
— édition de documents techniques,
— préparation de dossier avec brochures, plaquettes, fiches techniques,
— organisation et rangement du local fournitures et espaces copieurs,
— mise à jour panneaux affichages et signalétique présents sur site,
— mise à jour et affichage du planning de réservation des véhicules EDF,
— mise à jour et affichage du planning de déplacement et planning de services,
— mise à jour et création des annuaires et des trombinoscopes,
— organisation de réunions physiques, téléphoniques et visioconférences,
— réservations,
— organisation logistique de journées spéciales récurrentes,
— gestion des autorisations de travail et des prêts de clés et badges pour les prestataires,
— gestion des clés et badges du site,
— réalisation et saisie d'inventaires,
— déplacements inter-sites,
— prise de rendez-vous,
— gestion de la dotation vestimentaire,
— gestion de l'état des stocks et commande des consommables et fournitures de bureaux,
— gestion des demandes d'intervention pour la maintenance et les travaux de bâtiment,
— préparation de salles de réunions,
— gestions des demandes informatiques,
— gestion et suivi des incidents informatiques en relation avec le prestataire informatique,
— relevé et suivi des index kilométriques,
— gestion de la maintenance et des réparations des véhicules,
— gestion des cartes carburants/badges autoroutes et gestion administrative des avis de contravention,
— convoyage des nouveaux véhicules et des restitutions des véhicules,
— réservations des véhicules à l'externe de courtes, moyennes et longues durées,
— remise des pochettes véhicules au conducteur,
— saisie dans l'outil de planification de réservation des véhicules EDF,
— création, mise à jour et suivi du tableau des commandes et des demandes d'achats,
— saisie des demandes d'achats et des commandes,
— gestion des demandes de voyage conformément à la politique voyage CIH,
— contrôle des facturations des demandes de voyage.