Gestion et conservation externalisées des archives du RSI Île-de-France

RSI Ile-de-France centre

Les prestations demandées s'inscrivent dans un contexte de rationalisation des différents contrats d'archivage, de déménagement des sites actuellement occupés et d'optimisation des surfaces de stockage. Elles portent sur: Lot 1: -La prise en charge de fonds d'archives sous format papier, la conservation et la gestion de ce fond ainsi que le tri, l'inventaire et la communication d'archives. Lot 2: -La numérisation ponctuelle d'archives stockées dans les locaux de l'organisme. Lot 3: -La destruction des documents détenus par l'organisme dans ses différents locaux, dénommés archives temporaires.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2017-06-02. L'appel d'offres a été publié le 2017-04-28.

Qui ?

• RSI Ile-de-France centre

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• Ile-de-France › Ile-de-France

Historique des marchés publics

Date	Document
2017-04-28	Avis de marché
2017-05-09	Informations complémentaires

Avis de marché (2017-04-28)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'archivage
Numéro de référence: 005-2017
Brève description:

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'archivage 📦
Code CPV supplémentaire: Services d'archivage 📦
Services de scanning 📦
Services de destruction d'archives 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Ile-de-France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: RSI Île-de-France Centre
Adresse postale: 141 rue de Saussure, CS 70021
Code postal: 75847
Commune postale: Paris Cedex 17
Contact
Adresse Internet: https://www.rsi.fr/votre-caisse-rsi/ile-de-france-centre.html 🌏
Courrier électronique: idftrajectoire_achatsmarches@rsi.fr 📧
Téléphone: +33 143185663 📞
URL des documents: https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?PCSLID=CSL_2017_hYRAGA_3I1 🌏
URL pour la participation: https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?PCSLID=CSL_2017_hYRAGA_3I1 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2017-04-28 📅
Date limite de soumission: 2017-06-02 📅
Date de publication: 2017-05-03 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2017/S 085-166081
Numéro JO-S: 85
Informations complémentaires
Néant.

Objet
Champ d'application du marché
Informations sur les lots: Néant.
Intitulé du lot: Lot 1: Archivage physique
Numéro du lot: 1
Brève description:

Le titulaire du lot no1 devra prendre en charge des fonds d'archives sous format papier, la conservation et la gestion de ce fond ainsi que le tri, l'inventaire et la communication d'archives.

Durée de l'accord: 24 mois
Description des renouvellements:

Le marché est passé pour une durée de 2 ans reconductible une fois de façon expresse trois 3 mois avant la date d'échéance de la période initiale.

Description des options:

Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de confier au titulaire du marché, en application de l'article 30-7 du décret no2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés public, des marchés ayant pour objet la réalisation de prestations similaires à celles qui lui sont confiées au titre du présent marché dans le cadre d'une procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence.

Intitulé du lot: Lot 2: Numérisation des documents
Numéro du lot: 2
Brève description:

Le titulaire du lot no2 devra effectuer la numérisation ponctuelle d'archives stockées dans les locaux de l'organisme.

Intitulé du lot: Lot 3: Destruction de documents
Numéro du lot: 3
Brève description:

Le titulaire du lot no3 devra prendre en charge la destruction des documents détenus par l'organisme dans ses différents locaux, dénommés archives temporaires.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

— Lettre de candidature dûment complétée et signée, comportant une adresse électronique fiable à laquelle pourra être expédiée toute correspondance concernant la consultation;

— le(S) pouvoir(s) habilitant le signataire à engager le candidat individuel ou chaque membre du groupement;

— Déclaration du candidat dûment complétée et accompagnée, si le candidat est en redressement judiciaire, de la copie du ou des jugements prononcés à cet effet, justifiant qu'il a été habilité à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d'exécution du marché;

— Déclaration sur l'honneur dûment datée et signée, prévue par l'article 48 du décret no 2016 360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics (modèle joint);

— Agrément ministériel pour exercer les prestations d'archivages externalisées.

Situation économique et financière:

— Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles.

Capacité technique et professionnelle:

Le candidat doit indiquer et disposer d'une:

— Déclaration indiquant le matériel et l'équipement technique pour la réalisation de marchés de même nature,

— déclaration indiquant les effectifs moyens annuels et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des trois dernières années;

— Présentation des références clientèle, sur des prestations de services de même nature effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.

— Norme NZ 40-350 portant sur les prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents visant à engager la profession dans une démarche générale de qualité (lot 1).

— norme NZ 42-013 portant sur les prestations d'archivage numérique visant à engager la profession dans une démarche générale de qualité (lot 2).

Exécution du marché
Conditions d'exécution du contrat:

En application des dispositions de l'article 36 de l'ordonnance no2015-899 du 23 juillet 2016 et de l'article 13 de son décret d'application no2016-360 du 25 mars 2016, une clause d'insertion par l'activité économique est incluse dans le CCAP. Le titulaire de chaque lot, devra réaliser une action d'insertion qui permette l'accès ou le retour à l'emploi de personnes rencontrant des difficultés sociales ou professionnelles particulières. Le volume d'heures prévues pour l'insertion et sur lequel le prestataire s'engage, est laissé à l'initiative du titulaire. Pour chaque lot, il ne peut être inférieur à 5 % du nombre total d'heures travaillées.

Procédure
Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 3 mois
Date d'ouverture des offres: 2017-06-06 📅
Heure d'ouverture des offres: 16:00
Lieu: Paris.
Informations complémentaires: Néant.
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Valeur technique
Critère de qualité (pondération): 40
Critère de qualité (nom): Performances environnementales
Critère de qualité (pondération): 10
Pondération du prix: 50
Critère de qualité (pondération): 45
5
Pondération du prix: 55

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Protection sociale
Contact
Point de contact: Pôle achats et marchés publics Nordine Chouli
Adresse du profil d'acheteur: https://rsi.achatpublic.com/sdm/ent/gen/index.jsp 🌏
URL des documents: https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?PCSLID=CSL_2017_hYRAGA_3I1 🌏

Référence
Informations complémentaires

Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre avec un seul opérateur et sans maximum conclu avec un seul opérateur économique pour chacun des lots. Les sous-critères sont les suivants: LOT 1: Prix: sous-critère 1: conservation des archives (20 points), sous-critère 2: coût de la prise en charge des fonds d'archives chez les actuels prestataires (10 points), sous-critère 3: coût de la prise en charge complémentaire-stock dans les caisses constitutives de l'organisme (10 points), sous-critère 4: communication d'unités archives (5 points), sous-critère 5: Restitution définitive des archives (5 points); Valeur technique: sous-critère 1: Moyens humains, locaux, matériels et outillage dédiés au projet (20 points), sous-critère 2: Organisation de la prestation: méthodologie et plan qualité (20 points) / lot 2: Prix: sous-critère 1: Catégorie no1: retours d'actes d'huissiers (30 points), Sous-Critère 2: Catégorie no2: dossiers métiers (10 points), Sous-Critère 3: Catégorie no3: PV de conseil d'administration ou de commission (10 points), Valeur technique: Sous-Critère 1: Description des modalités d'organisation et de suivi des prestations (15 points), Sous-Critère 2: Moyens techniques et humains mis en oeuvre lors de la numérisation des documents (15 points), Sous-Critère 3: Description du plan qualité (15 points) / lot 3: valeur technique: sous-critère 1: Description des modalités d'organisation et de suivi des prestations (20 points), Sous-Critère 2: Moyens humains et matériels mis à disposition (20 points) / Le commencement prévisionnel d'exécution est prévu au mois de juillet 2017.

Le lot no1 comprend notamment la prise en charge d'environ 17904 conteneurs actuellement conservés chez différents titulaires (Annexe 1 au CCTP joint au dce) / Pour le lot no2, Les prestations comprennent:

— Réunion de lancement et réunions de cadrage des prestations ;-Élaboration de tests préalablessur échantillonnage de documents ;-l'enlèvement des documents physiques au sein des locaux de l'organisme; -Transport des documents physiques du siège de l'organisme aux locaux du titulaire; -Numérisation des documents; -Élaboration et mise à disposition des fichiers sur serveur ftp du titulaire et sur disque dur externe (fournis par le titulaire) — destruction des documents papier après décision de l'organisme; — fourniture par l'organisme d'un bordereau de destruction des documents / Le lot no3 porte sur des prestations de collecte, de destruction de documents confidentiels de manière ponctuelle et automatique par notamment l'installation de 36 consoles sécuritaires sur différents sites /

Les soumissionnaires ont la possibilité de télécharger le dossier de consultation dans son intégralité et de remettre leurs candidatures et leurs offres via le site: https://www.achatpublic.com

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Commune postale: Paris
Code postal: 75001
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: http://www.ca-paris.justice.fr/index.php?rubrique=11016&rubrique=11051&article=14755 🌏
Organisme responsable des procédures de médiation
Nom: Préfecture de Paris
Adresse postale: 5 rue Leblanc
Commune postale: Paris Cedex 15
Code postal: 75911
Téléphone: +33 182524272 📞
Courrier électronique: ccira@paris-idf.gouv.fr 📧
Fax: +33 182524295 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2017/S 085-166081 (2017-04-28)

Informations complémentaires (2017-05-09)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: 141 rue de Saussure CS 70021

Référence
Dates
Date d'envoi: 2017-05-09 📅
Date limite de soumission: 2017-06-06 📅
Date de publication: 2017-05-11 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2017/S 090-177967
Se réfère à l'avis: 2017/S 085-166081
Numéro JO-S: 90
Source: OJS 2017/S 090-177967 (2017-05-09)

Nouveaux marchés dans des catégories connexes 🆕

Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité (>20 nouveaux marchés)

Services divers aux entreprises et services connexes (>20)

Services divers aux entreprises (>20)

Services de gestion de bibliothèque (6)

Services d'archivage (4)
Services de catalogage (1)