Prestations d'accueil physique, téléphonique et de gestion des dossiers d'accès et de sécurité du Centre

CEA/Grenoble

Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d'accueil physique, téléphonique et de gestion des dossiers d'accès et de sécurité du Centre qui portent sur les périmètres suivants:
* Périmètre P1 = « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec »
* Périmètre P2 = « Gestion des accès et des dossiers de sécurité»
* Périmètre P3 = « Accueil Bâtiment Clinatec»
* Périmètres P4 = « Accueil Bâtiment BCC»
Les prestations sont précisées au II.2.4. Un certain nombre d'options seront décrites dans le dossier de consultation.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2017-01-23. L'appel d'offres a été publié le 2016-12-16.

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Historique des marchés publics
Date Document
2016-12-16 Avis de marché
Avis de marché (2016-12-16)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services divers aux entreprises
Numéro de référence: AOR-160812-KB
Brève description:
Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d'accueil physique, téléphonique et de gestion des dossiers d'accès et de sécurité du Centre qui portent sur les périmètres suivants: * Périmètre P1 = « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec » * Périmètre P2 = « Gestion des accès et des dossiers de sécurité» * Périmètre P3 = « Accueil Bâtiment Clinatec» * Périmètres P4 = « Accueil Bâtiment BCC» Les prestations sont précisées au II.2.4. Un certain nombre d'options seront décrites dans le dossier de consultation.
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services divers aux entreprises 📦
Code CPV supplémentaire: Services de fourniture de badges d'identification 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Rhône-Alpes 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: CEA/Grenoble
Adresse postale: 17 rue des Martyrs
Code postal: 38054
Commune postale: Grenoble Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: karine.boue@cea.fr 📧
Téléphone: +33 0438781105 📞
Fax: +33 0438785060 📠
URL des documents: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏
URL pour la participation: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-12-16 📅
Date limite de soumission: 2017-01-23 📅
Date de publication: 2016-12-21 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 246-449622
Numéro JO-S: 246
Informations complémentaires
Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d'autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l'expérience professionnelle du ou de leurs responsables. Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr. Les candidatures seront transmises soit: — en deux exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention « ne pas ouvrir — AAPC: 160812 “Prestations accueil” à l'attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble — Service achats –-bât. C4 — pièce 402L — 17 rue des Martyrs — 38054 Grenoble. — Via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l'URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d'utilisation en ligne (rubrique Aide): 1. Se doter d'un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d'utilisation de la plateforme du CEA, rubrique “ Certificat électronique ” 2. Se connecter à l'adresse suivante https://avis-de-marches.cea.fr 3. Compléter le formulaire et valider. En cas de groupement momentané d'entreprises, celui-ci peut être solidaire ou conjoint. Si le groupement est conjoint, le mandataire doit être solidaire de ses co-traitants. Il est interdit de cumuler les candidatures: — en qualité de candidat individuel et de membre d'un ou plusieurs groupements: — en qualité de membre de plusieurs groupements. Ce marché est un marché classifié de niveau “ Confidentiel Défense ” au sens de la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale. Il ne nécessite pas la détention d'informations et/ou de supports classifiés par le titulaire dans ses locaux. Les candidats doivent impérativement fournir: — soit une attestation d'une décision d'habilitation au niveau requis en cours de validité; — soit un dossier de demande d'habilitation dûment complété (dossier disponible auprès de Mme Véronique Barbier Tél: 04.38.78.95.20; Mail: veronique.barbier@cea.fr; Adresse: CEA Grenoble — 17 rue des Martyrs — 38054 Grenoble Cedex 9). L'attestation ou le dossier de demande d'habilitation doit parvenir sous enveloppe séparée en indiquant la référence suivante “ Accueil réf AAPC 160812 ” sous format papier en original, à Mme Véronique Barbier (citée supra) avant la date figurant à la rubrique IV.2.2 du présent avis de marché. Les mêmes démarches doivent être engagées pour les entreprises associées, en cas de candidature en Groupement momentané d'entreprises ou de sous-traitants pressentis par les candidats audit marché. À défaut d»avoir fourni ou complété les pièces demandées dans les délais impartis, le candidat est réputé avoir renoncé à demander une habilitation aux informations classifiées pour le présent marché.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d'accueil physique, téléphonique et de gestion des dossiers d'accès et de sécurité du Centre qui portent sur les périmètres suivants:
* Périmètre P1 = « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec »
* Périmètre P2 = « Gestion des accès et des dossiers de sécurité»
* Périmètre P3 = « Accueil Bâtiment Clinatec»
* Périmètres P4 = « Accueil Bâtiment BCC»
Les prestations sont précisées au II.2.4. Un certain nombre d'options seront décrites dans le dossier de consultation.
La volumétrie de chaque périmètre est donnée à titre indicatif sur une année. Les prestations incluent les reporting et suivis statistiques d'activités.
* Périmètre P1 = Missions « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec »:
— Accueil de visiteurs, de salariés d'entreprises extérieures et de collaborateurs divers suivant la procédure associée à chaque catégorie de visiteurs pour attribution d'un titre d'accès provisoire,
— Accueil et préparation de visites collectives selon la procédure spécifique,
— Assistance administrative, orientation des personnes en français ou en anglais,
— Prise en charge du standard téléphonique,
— Gestion des voitures de location destinées aux salariés CEA avec remise des contrats et des clés des véhicules (1 800 véhicules par an),
— Gestion des autorisations d'entrée dans la zone piétonne du site (4 586 autorisations par an),
— Gestion du planning, signalétique et installation des salles de réunions (1 240 réservations de salles par an),
Ces 2 accueils sont ouverts, sans interruption, du lundi au vendredi de 7:00 à 20:00.
En cas d'organisation d'évènements spécifiques, certaines prestations pourront faire l'objet de demandes particulières, éventuellement en dehors de la plage horaire susmentionnée (y compris week-end et jours fériés).
— Visiteurs reçus par an = 57 456 personnes soit une moyenne de 4 788 par mois,
— Visiteurs accueillis par an lors de visites collectives = 1 991 personnes pour 102 visites annuelles,
— Appels reçus par an au standard téléphonique = 18 818 soit en moyenne 1 568 appels mensuels,
* Périmètre P2 = missions « Gestion des accès et des dossiers de sécurité»
— Instruction des dossiers de demande de titres d'accès (salariés CEA, entreprises extérieures, collaborateurs divers),
— Vérification des dossiers et traitement de la demande pour création ou renouvellement de badges sécurisés,
— Réception des dossiers et saisie des demandes d'avis de sécurité pour l'ensemble du site,
— Diffusion des avis de sécurité aux correspondants sécurité des unités,
— Enregistrement des dossiers dans les bases de gestion informatisées,
— Accueil des personnes pour attribution de leur titre d'accès longue durée,
— Gestion des demandes d'accès sur le site en « Heures non ouvrables » (HNO) avec vérification des droits d'accès
— Renseignements sur les procédures diverses (HNO, demande de badge, conditions d'accès sur le site),
— Préparation des badges spécifiques pour les visites collectives,
— Alimentation et suivi d'un outil de gestion électronique de documents ( type GED sécurisée)
Le bureau des badges est ouvert sans interruption, du lundi au vendredi de 7:00 à 20:00
— Nombre de demandes de titres d'accès traités par an = 2 100 dossiers soit en moyenne 175 par mois,
— Badges créés et mis à jour = 9 456 badges par an soit en moyenne 788 par mois,
— Demandes de HNO = 3 920 demandes par an,
— Demandes d'avis de sécurité =3 800 par an.
* Périmètre P3 = Missions « Accueil bâtiment Clinatec» plage horaire: 7:00 — 18:00
— Accueil des visiteurs et formalités d'accueil, (2 000 par an)
— Établissement et délivrance de titres d'accès,
— Gestion des réceptions de colis (appels des destinataires…..) environ 300 par an
— Diverses tâches administratives (commandes de fournitures et de transports, ordres de mission); environ 500 réservations de trains, hôtels, voitures de location par an et 2 000 demandes d'achats par an
— Gestion de la salle de conférences (500 réservations de salles par an)
— Attribution de droits spécifiques après validation CEA,
* Périmètres P4 = Missions « Accueil Bâtiment BCC» plage horaire: 7:30 — 19:00
— Accueil des visiteurs et formalités,
— Gestion et vérifications des demandes d'avis de sécurité (1 700 par an)
— Attribution de droits spécifiques après validation CEA (2 215 accès)
— Réservation des salles de réunions (2 555 par an)
— Divers tâches administratives.
Durée de l'accord: 36 mois
Description des renouvellements:
Le marché peut être prolongé par affermissement de 2 tranches optionnelles d'une année chacune intervenant 3 mois avant le terme du marché.
Description des options:
Le marché peut être prolongé par affermissement de 2 tranches optionnelles d'une année chacune intervenant 3 mois avant le terme du marché.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat fournira à l'appui de sa candidature:
— le formulaire DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants) ou une lettre de candidature signée par une personne habilitée à engager le candidat ou habilitant le mandataire d'un groupement à représenter le groupement accompagnée d'une attestation sur l'honneur contenant l'ensemble des informations demandées à la page 3 de ce formulaire.
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— le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement).
Ces formulaires sont disponibles sur le site Internet suivant:
— la copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère équivalente.
— lorsqu'il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis à vis des autres entreprises du groupe.
Documents à produire au stade de l'attribution du marché:
— attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidat étrangers.
Situation économique et financière:
— Déclaration concernant le chiffre d'affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché public, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles;
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— Déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d'une assurance des risques professionnels pertinents;
— Bilans ou extraits de bilan, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
Si, pour une raison justifiée, l'opérateur économique n'est pas en mesure de produire les renseignements et documents demandés, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen.
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.
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Capacité technique et professionnelle:
— Une liste des principaux services fournis au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique;
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— Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pendant les 3 dernières années;
— L'indication des titres d'études et professionnels du candidat ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables de prestation de services de même nature que celle du marché public;
— Une description de l'outillage, du matériel et de l'équipement technique dont le candidat disposera pour la réalisation du marché public;
— La description de l'équipement technique ainsi que des mesures employées par le candidat pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise;
— Des certificats de qualification professionnelle établis par des organismes indépendants. Dans ce cas,l'acheteur accepte tout moyen de preuve équivalent ainsi que les certificats équivalents d'organismes établis dans d'autres États membres;
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.
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Exécution du marché
Conditions d'exécution du contrat:
Ce marché est un marché classifié de niveau « Confidentiel Défense » au sens de la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale. Il ne nécessite pas la détention d'informations et/ou de supports classifiés par le titulaire dans ses locaux.
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Les candidats doivent impérativement fournir les documents mentionnés au VI 3.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 5
Nombre maximum de candidats: 6
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:
Après examen de la conformité administrative du dossier de candidature, le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants:
— capacité professionnelle: aptitude technique, organisation en matière d'assurance qualité, références sur des prestations similaires
— capacité financière.
Si le nombre de candidats recevables est supérieur au nombre maximal fixé ci-dessus, un classement des candidatures sera effectué selon les critères mentionnés ci-dessus.
Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 4 mois

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Karine Boué
Adresse Internet: www.cea.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏
URL des documents: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: Dernier trimestre 2021.
Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d'autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l'expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
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Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr.
Les candidatures seront transmises soit:
— en deux exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention « ne pas ouvrir — AAPC: 160812 “Prestations accueil” à l'attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble — Service achats –-bât. C4 — pièce 402L — 17 rue des Martyrs — 38054 Grenoble.
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— Via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l'URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d'utilisation en ligne (rubrique Aide):
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1. Se doter d'un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d'utilisation de la plateforme du CEA, rubrique “ Certificat électronique ”
2. Se connecter à l'adresse suivante https://avis-de-marches.cea.fr
3. Compléter le formulaire et valider.
En cas de groupement momentané d'entreprises, celui-ci peut être solidaire ou conjoint.
Si le groupement est conjoint, le mandataire doit être solidaire de ses co-traitants.
Il est interdit de cumuler les candidatures:
— en qualité de candidat individuel et de membre d'un ou plusieurs groupements:
— en qualité de membre de plusieurs groupements.
Ce marché est un marché classifié de niveau “ Confidentiel Défense ” au sens de la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale. Il ne nécessite pas la détention d'informations et/ou de supports classifiés par le titulaire dans ses locaux.
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Les candidats doivent impérativement fournir:
— soit une attestation d'une décision d'habilitation au niveau requis en cours de validité;
— soit un dossier de demande d'habilitation dûment complété (dossier disponible auprès de Mme Véronique Barbier Tél: 04.38.78.95.20; Mail: veronique.barbier@cea.fr; Adresse: CEA Grenoble — 17 rue des Martyrs — 38054 Grenoble Cedex 9).
L'attestation ou le dossier de demande d'habilitation doit parvenir sous enveloppe séparée en indiquant la référence suivante “ Accueil réf AAPC 160812 ” sous format papier en original, à Mme Véronique Barbier (citée supra) avant la date figurant à la rubrique IV.2.2 du présent avis de marché.
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Les mêmes démarches doivent être engagées pour les entreprises associées, en cas de candidature en Groupement momentané d'entreprises ou de sous-traitants pressentis par les candidats audit marché.
À défaut d»avoir fourni ou complété les pièces demandées dans les délais impartis, le candidat est réputé avoir renoncé à demander une habilitation aux informations classifiées pour le présent marché.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Grenoble
Adresse postale: 2 place de Verdun
Commune postale: Grenoble
Code postal: 38000
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 476429000 📞
Courrier électronique: ta-grenoble@juradm.fr 📧
Fax: +33 476422269 📠
Adresse Internet: http://grenoble.tribunal-administratif.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe tribunal administratif de Grenoble
Source: OJS 2016/S 246-449622 (2016-12-16)
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Région:
France Rhône-Alpes
Produits/services:
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