Dématérialisation des échanges avec les fournisseurs du groupe EDF et services associés

EDF SA

Achat d'un service de dématérialisation des factures entrantes et sortantes du groupe EDF et des services associés qui doit permettre de :
— traiter les factures papiers et électroniques,
— disposer d'un archivage commercial et fiscal probant des documents électroniques échangés,
— échanger des données informatiques selon un format structuré normé sur tout ou partie du cycle achats-fournisseurs,
— échanger des données liées à la facturation avec les fournisseurs.
Le périmètre consiste à couvrir les 3 lots suivants :
— la mise en place d'une plate-forme externalisée de traitement et archivages des factures reçue en format papier ou électronique non structuré ou structuré non normé,
— la mise en place d'une plate-forme externalisée de traitement et d'archivage des documents électroniques (commandes, avis de livraison…) en format structuré normé,
— la mise en place d'un portail fournisseur permettant de faire connaître l'état d'avancement des paiements des factures et aux fournisseurs d'indiquer les modifications de leurs adresses.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2013-03-07. L'appel d'offres a été publié le 2013-02-21.

Qui ?

• EDF SA

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• France

Historique des marchés publics

Date	Document
2013-02-21	Avis de marché

Avis de marché (2013-02-21)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'enregistrement des ventes et des achats
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'enregistrement des ventes et des achats 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Edf sa
Adresse postale: Direction des achats informatiques et télécommunications, tour EDF, 20 place de La Défense, La Défense 8
Code postal: 92050
Commune postale: Paris La Défense
Contact
Adresse Internet: http://www.edf.com 🌏
Courrier électronique: elena.valls@edf.fr 📧
Téléphone: +33 156651667 📞
Fax: +33 156650152 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2013-02-21 📅
Date limite de soumission: 2013-03-07 📅
Date de publication: 2013-02-26 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2013/S 040-064531
Numéro JO-S: 40

Objet
Champ d'application du marché
Catégorie de service: 7
Brève description:

Achat d'un service de dématérialisation des factures entrantes et sortantes du groupe EDF et des services associés qui doit permettre de :

— traiter les factures papiers et électroniques,

— disposer d'un archivage commercial et fiscal probant des documents électroniques échangés,

— échanger des données informatiques selon un format structuré normé sur tout ou partie du cycle achats-fournisseurs,

— échanger des données liées à la facturation avec les fournisseurs.

Le périmètre consiste à couvrir les 3 lots suivants :

— la mise en place d'une plate-forme externalisée de traitement et…

… archivages des factures reçue en format papier ou électronique non structuré ou structuré non normé,

… d'archivage des documents électroniques (commandes, avis de livraison…) en format structuré normé,

— la mise en place d'un portail fournisseur permettant de faire connaître l'état d'avancement des paiements des factures et aux fournisseurs d'indiquer les modifications de leurs adresses.

Numéro du lot: 1
Intitulé du lot: Traitement et archivage fiscal des factures reçues par les services comptables en format papier ou électronique non structuré ou structuré non normé.
Brève description:

L'objectif de ce lot est de mettre en place une plate-forme externalisée capable de traiter toute facture précédée d'une commande destinée au service comptable communiquée sous l'un des formats suivants :

— fichiers image (papier ou électronique), ou tout autre fichier électronique non structuré et non signé électroniquement,

— messages factures électroniques au format structuré mais non normé,

— messages factures signés électroniquement.

Durée de l'accord: 102 mois
Numéro du lot: 2
Intitulé du lot: Echange de données électroniques structurés normés
Brève description:

Ce lot traite de l'échange de données en format électronique structuré normé entre EDF et ses fournisseurs. Par conséquent, ce lot vise à faire traiter par une plate-forme des factures reçues mais également à dématérialiser les processus en amont de la facture. Ce lot ne concernera qu'une partie limitée des flux d'approvisionnement, pour lesquels l'intérêt existe d'augmenter le flux d'informations échangées.

Numéro du lot: 3
Intitulé du lot: Le portail fournisseur
Brève description:

Ce lot traite du portail d'échange d'informations avec les fournisseurs sur le flux de factures et les données de paiement. Il s'agit du lot qui s'occupera de la partie relation fournisseur.

A la plate-forme de dématérialisation sélectionnée sera relié un portail, accessible en ligne par les fournisseurs adhérents ou ils pourront avoir accès aux informations relatives à l'état de leurs factures, à leurs informations bancaires ou identitaire.

Les variantes sont acceptées ✅
Description des options:

Options de durée : 18 mois fermes (correspondants au pilote) plus 7 années optionnelles.

La durée mentionnée à l'article II.3 comprend la durée optionnelle.

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: France

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Ne peuvent soumissionner :

1) Les candidats qui ont fait l'objet, depuis moins de 5 ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues aux articles 222-38, 222-40, 226-13, 313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6, 413-9 à 413-12, 421-1 à 421-2-3, au deuxième alinéa de l'article 421-5, à l'article 433-1, au second alinéa de l'article 433-2, au huitième alinéa de l'article 434-9, au second alinéa de l'article 434-9-1, aux articles 435-3, 435-4, 435-9, 435-10,441-1 à 441-7,441-9, 445-1 et 450-1 du code pénal, à l'article 1741 du code général des impôts et aux articles L. 2339-2 à L. 2339-4, L. 2339-11-1 à L. 2339-11-3 du code de la défense et L. 317-8 du code de la sécurité intérieure.

2) Les candidats qui ont fait l'objet, depuis moins de 5 ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L. 8221-5, L. 8231-1, L.8241-1 , L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du travail.

3) Les candidats soumis à la procédure de liquidation judiciaire prévue à l'article L. 640-1 du code de commerce, les personnes physiques dont la faillite personnelle a été prononcée en application des articles L.653-1 à L. 653-8 du même code ainsi que les personnes faisant l'objet d'une procédure équivalente régie par un droit étranger. Les candidats admis à la procédure de redressement judiciaire instituée par l'article L. 631-1 du code de commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger doivent justifier qu'elles ont été habilitées à poursuivre leurs activités pendant la durée prévisible d'exécution du marché.

4) Les candidats qui, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, n'ont pas souscrit les déclarations leur incombant en matière fiscale et sociale ou n'ont pas acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date. Toutefois, sont considérées comme en situation régulière les candidats qui, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a eu lieu le lancement de la consultation, n'avaient pas acquitté les divers produits devenus exigibles à cette date, ni constitué de garanties, mais qui, avant la date du lancement de la consultation, ont, en l'absence de toute mesure d'exécution du comptable ou de l'organisme chargé du recouvrement, soit acquitté lesdits produits, soit constitué des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l'organisme chargé du recouvrement. Les personnes physiques qui sont dirigeants de droit ou de fait d'une personne morale qui ne satisfait pas aux conditions prévues au présent alinéa ne peuvent être personnellement candidates à un marché.

Pour justifier qu'il n'est pas dans l'une des situations citées aux point 1) à 4) ci-avant, le candidat doit produire une déclaration sur l'honneur datée et signée. Ces conditions sont applicables aux candidats et à chacun des membres d'un groupement candidat.

Situation économique et financière:

Les candidats ou chaque membre de groupement candidat devront indiquer :

1. La date de création de l'entreprise.

2. Les effectifs 2009, 2010, 2011 et 2012 de l'entreprise.

3. Le chiffre d'affaires réalisée par l'entreprise en 2010, 2011 et 2012.

4. Le chiffre d'affaires en 2010, 2011 et 2012 spécifique à la dématérialisation.

5. La part de CA (CA réalisée avec le groupe EDF/CA global) de l'entreprise réalisé avec le Groupe EDF.

6. Le nombre de personnes que l'entreprise est capable de mobiliser sur le projet de dématérialisation fiscale du Groupe EDF.

Les candidats ou chaque membre de groupement candidat devront apporter la preuve du respect de ces conditions minimales dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Pour plus d'information se reporter à la RFI_55616 sous le Portail Achats (cf. les conditions décrites en III.1.4).

Capacité technique et professionnelle:

Les candidats ou chaque membre de groupement candidat devront impérativement démontrer dans leur dossier de candidature leur capacité à satisfaire aux aptitudes suivantes :

1. En quelle année a été lancé le premier projet de dématérialisation de factures, mené par l'entreprise, pour au moins un des types de factures

— document papier,

— document électronique non structuré,

— document électronique structuré normé.

2. Quelles sont les principales entreprises utilisatrices de la plateforme de l'entreprise ?

Citer les références les plus significatives (jusqu'à 5 références) et le nombre de documents traités via la plate-forme.

3. Quel est le volume annuel de factures actuellement traitées par la plateforme de dématérialisation de l'entreprise ? Quel est le volume traité avec le premier client ?

4. La plate-forme permet-elle d'échanger d'autres types de documents électroniques que des factures? Si oui, lesquels?

Pour plus d'information se reporter à la RFI_55616 sous le Portail Achats (cf. les conditions décrites en III.1.4).

Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés: Une retenue de garantie est exigée.
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, le groupement attributaire devra être un groupement solidaire. Tout groupement qui se portera candidat en réponse au présent avis devra designer une entreprise mandataire qui devra être solidaire de l'ensemble des membres du groupement. Un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Autres conditions particulières:

Les documents demandés dans cet avis de marché sont à remettre sur le Portail Achats d'EDF : https://portail-achats.edf.com.

Les soumissionnaires doivent s'enregistrer dans cet outil. Le détail des documents est accessible sur la demande d'information rfi_55616 "Dématérialisation des échanges avec les fournisseurs du groupe EDF et services associés".

Pour accéder à cette demande d'information connectez-vous au portail achats et cliquez sur "accès aux demandes d'informations". Cliquez ensuite sur l'onglet "demandes d'information accessibles à tous". Sélectionnez la demande RFI_55616, puis cliquez sur "J'accepte" ensuite cliquez sur "ajouter à mes demandes d'information" et après validez.

Pour tout renseignement concernant le portail achats, veuillez contacter Bravo solution :

— par téléphone au +33 811906438 (prix appel local) du lundi au vendredi de 9:00 à 19:00,

— par courrier électronique à : edf-achats@bravosolution.fr.

Procédure
Durée de l’accord-cadre en mois: 102
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: EDF – direction des achats – DAIT
Mme Elena Valls
Adresse du profil d'acheteur: http://portail-achats.edf.com 🌏

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Commune postale: Paris Cedex 01
Code postal: 75055
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: http://www.tgi-paris.justice.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal de grande instance de Paris
Source: OJS 2013/S 040-064531 (2013-02-21)

Nouveaux marchés dans des catégories connexes 🆕

Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité (>20 nouveaux marchés)

Services de comptabilité, services d'audit et services fiscaux (>20)

Services de comptabilité et d'audit (20)

Services de comptabilité (5)

Services comptables (1)