Prestations d’accueil physique et téléphonique, de gestion du bureau des badges et de prise en charge des convocations médicales au CEA Grenoble
Les prestations portent sur deux périmètres d’activité avec leurs spécificités propres comportant les volets suivants:
— Périmètre P1 = missions "accueil": prestations de base.
Cette prestation consiste à assurer d’une part, l’accueil des visiteurs ou collaborateurs divers se présentant à l’entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec (situé sur le même site), et d’autre part, l’accueil et la gestion des convocations médicales du service de santé au travail du CEA Grenoble.
P1.1 – à l’entrée principale du site et de Minatec:
— Accueil de visiteurs, de salariés d’entreprises extérieures et de collaborateurs divers suivant la procédure associée à chaque catégorie de visiteurs pour attribution d’un titre d’accès provisoire,
— Accueil et préparation de visites collectives selon la procédure spécifique,
— Assistance administrative, orientation des personnes en français ou en anglais et accompagnement éventuel des visiteurs,
— Prise en charge du standard téléphonique,
— Gestion des voitures de location destinées aux salariés CEA avec remise des contrats et des clés des véhicules,
— Gestion des autorisations d’entrée dans la zone piétonne du site (Minapass),
— Gestion du planning des salles de réunions des bâtiments A2 (entrée principale), 50A et 50B (Minatec),
— Reporting et suivi statistique de l’activité "accueil".
Ces 2 accueils sont ouverts, sans interruption, du lundi au vendredi de 7:00 à 20:00.
En cas d’organisation d’évènements spécifiques, certaines prestations pourront faire l’objet de demandes particulières, éventuellement en dehors de la plage horaire susmentionnée.
P1.2 - au service de santé au travail:
— Accueil et prise en charge des salariés CEA ou d’entreprises extérieures convoqués pour une surveillance médicale systématique ou occasionnelle (à la demande de la personne),
— Vérification de la liste des salariés convoqués et de l’objet de la convocation dans le logiciel spécifique de gestion des rendez-vous médicaux Hygie ou similaire,
— Orientation des personnes vers la salle d’attente, de soins ou d’examens biométriques,
— Vérification hebdomadaire des plannings des médecins du travail et des vacataires,
— Prise en charge des appels téléphoniques de l’accueil et du bureau des convocations médicales,
— Planification et suivi des rendez-vous des visites médicales, des examens biologiques et paramédicaux,
— Edition et envoi des convocations médicales, soit par mail via le logiciel spécifique Hermes (ou similaire), soit par courrier,
— Reporting et suivi statistiques des activités "accueil et convocations médicales".
La prestation doit être assurée, sans interruption, du lundi au vendredi, de 7:30 à 16:35 pour l’accueil et de 7:55 à 16:35 pour les convocations médicales.
— Périmètre P1 = missions "accueil": prestations optionnelles.
Option n° 1: accueil au bâtiment PNS.
Plage horaire: 7:30 - 17:30.
— Accueil, informations diverses en français et en anglais et orientation des personnes,
— Réception et transferts des appels téléphoniques,
— Gestion des salles de réunion (planning de réservation, ouverture-fermeture des salles, mise en service des équipements de vidéo),
— Gestion des salles de formation et du point de collation associé,
— Gestion du courrier interne et externe.
Option n° 2: accueil au bâtiment Clinatec.
Plage horaire: 7:00 - 20:00.
— Accueil des visiteurs et formalités d’accueil,
— Etablissement et délivrance de titres d’accès,
— Diverses tâches administratives,
— Gestion de la salle de conférences,
— Attribution de droits spécifiques après validation CEA,
— Orientation des visiteurs.
Un certain nombre d’options, portant entre autres, sur le dimensionnement du périmètre et des prestations accessoires pourront être apportées et précisées en tant que de besoin dans le dossier de consultation.
— Périmètre P2 = missions "bureau des badges":
Cette prestation consiste à assurer le traitement et le suivi des demandes de titres d’accès sur le site, comprenant, entre autres, les tâches suivantes:
— Instruction des dossiers de demande de titres d’accès (salariés CEA, entreprises extérieures, collaborateurs divers): vérification des dossiers et traitement de la demande pour création ou renouvellement de badges sécurisés,
— Enregistrement des dossiers dans la base de gestion informatisée Novice (ou similaire),
— Accueil des personnes pour attribution de leur titre d’accès définitif,
— Gestion des demandes d’accès sur le site en "heures non ouvrables" (HNO) avec vérification des droits d’accès,
— Renseignements sur les procédures diverses (HNO, demande de badge, conditions d’accès sur le site),
— Préparation des badges spécifiques pour les visites collectives,
— Reporting et suivi de l’activité du bureau des badges.
Le démarrage de l’ensemble des missions précitées est envisagé dans le courant du troisième trimestre 2012.
Date limite
Le délai de réception des offres était de 2012-03-06.
L'appel d'offres a été publié le 2012-02-06.
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Historique des marchés publics
| Date |
Document |
| 2012-02-06
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Avis de marché
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