Préparation et numérisation du stock des dossiers de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) de la Direction de la Protection Enfance et Famille (DPEF)

Brève description

Accord cadre réservé en application des articles L2113-12 et R2113-7 du code de la commande publique aux Entreprises Adaptées (EA) ou ou Services d'Aide par le Travail (ESAT) mentionnées à l'article L. 344-2 du code de l'action sociale et des familles ainsi qu'à des structures équivalentes lorsqu'ils emploient une proportion minimale de 50%, de travailleurs handicapés qui, en raison de la nature ou de la gravité de leurs déficiences, ne peuvent exercer une activité professionnelle dans des conditions normales.
L'objet de cette prestation sera de numériser le stock des dossiers actifs de l'ASE présents en classothèque afin d'avoir une gestion dématérialisée des dossiers. Les enjeux sont multiples. Notamment, faciliter le traitement des demandes de prévention et de protection de l'enfance pour répondre au plus vite aux situations urgentes en donnant accès en simultané aux dossiers à traiter aux différents professionnels de l'ASE au Central et sur les Territoires. La dématérialisation des dossiers de l'enfance contribuera à la réussite de la mise en oeuvre de la territorialisation. Elle permettra aussi de disposer d'un dossier ASE dématérialisé le plus exhaustif que possible. Les enfants en demande de consultation de leurs parcours de vie auront ainsi accès à des dossiers complets, parfaitement rangés. Par ailleurs les opérations d'archivage très chronophage s'en trouveront facilitées et allégées. Enfin le télétravail des professionnels de l'enfance pourra pleinement être mis en oeuvre.
De manière informelle :
-le nombre de dossiers toutes catégories à numériser est d'environ 20 000
-la volumétrie du nombre de pages à numériser est de 4,5 millions, dont 500 000 pages de séparateurs.
Il s'agit d'estimations, une marge d'erreur peut exister.
Les prestations devront être assurée sur site dans les locaux du Département de la Gironde - 1 Esplanade Charles de Gaulle 33074 BORDEAUX CEDEX, situé dans le quartier de Mériadeck. Elles seront réalisées dans une salle mise à disposition d'une superficie totale de 101 m² située au niveau 1 dans l'immeuble Solidarité du Département de la Gironde et une salle annexe permettant d'accueillir 6 personnes. Le Titulaire l'aménagera avec son mobilier à sa convenance en tenant compte des prises réseau et électriques disponibles. Aucun matériel (tables, chaises, rallonges électriques, câbles réseau, scanners, imprimantes, etc.) ne sera fourni au Titulaire qui doit apporter son propre équipement. Pour des raisons de sécurité informatique les micros ordinateurs seront mis à disposition du Titulaire par le Département. Les rayonnages sur roulettes dans lesquels seront conditionnés les dossiers seront fournis par le Département.
Visite obligatoire du site : Compte tenu de la spécificité des prestations à réaliser, les candidats doivent obligatoirement venir assister à une séance de démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE objet du présent accord cadre. Cette démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE permettra d'exposer concrètement l'ensemble des opérations en direct.
Cette visite sera aussi l'occasion d'appréhender les accès aux salles où les prestations vont se dérouler mais aussi la configuration et les branchements disponibles pour l'installation du mobilier et du matériel nécessaires par le prestataire. Cette séance donnera lieu par ailleurs à une visite de la classothèque afin de visualiser le volume .
2 visites programmées seront organisées en salle 104 de l'immeuble Solidarité
- Vendredi 7 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum ;
- Jeudi 13 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum .
Plus aucune visite ne pourra être effectuée 10 jours ouvrés avant la date limite de réception des offres.
Les candidats veilleront à prendre contact avec le chef de projet par courriel à j.papaix@gironde.fr pour préciser la date de visite retenue.
Le montant maximum de cet accord-cadre à bons de commande est fixé à 750.000,00 euro(s) HT soit 900.000 euro(s) TTC.
Le présent accord-cadre est conclu pour une durée ferme de 18 mois à compter de sa date de notification.
Les délais d'exécution des prestations seront précisés dans chaque bon de commande :
- Aménagement et installation du mobilier et matériels de numérisation dans la salle 104 et la salle annexe : 2 jours maximum ;
- Étalonnage phase test 100 dossiers comprenant le traitement et la numérisation : 5 jours maximum ;
- Prise en charge et préparation : traitement des dossiers de récolement hebdomadaire et dossiers d'évènements quotidiens permettant la prise en compte de la préparation (phases 4 et 5 du CCTP) : 52 semaines maximum .
- Fin de la prestation/Déménagement et enlèvement du mobilier et matériels de numérisation : 2 jours maximum.
La date prévisionnelle de commencement des prestations est estimée au premier trimestre 2025.
Ce délai est celui de la durée d'engagement entre les parties et non celui de l'exécution des prestations.
La durée et les délais d'exécution de chacun des postes de l'accord-cadre sont précisés dans le Bordereau des prix ainsi qu'a l'article 3 de l'acte d'engagement et à l'article 2 du CCAP

Description du marché

Accord cadre réservé en application des articles L2113-12 et R2113-7 du code de la commande publique aux Entreprises Adaptées (EA) ou ou Services d'Aide par le Travail (ESAT) mentionnées à l'article L. 344-2 du code de l'action sociale et des familles ainsi qu'à des structures équivalentes lorsqu'ils emploient une proportion minimale de 50%, de travailleurs handicapés qui, en raison de la nature ou de la gravité de leurs déficiences, ne peuvent exercer une activité professionnelle dans des conditions normales.
L'objet de cette prestation sera de numériser le stock des dossiers actifs de l'ASE présents en classothèque afin d'avoir une gestion dématérialisée des dossiers. Les enjeux sont multiples. Notamment, faciliter le traitement des demandes de prévention et de protection de l'enfance pour répondre au plus vite aux situations urgentes en donnant accès en simultané aux dossiers à traiter aux différents professionnels de l'ASE au Central et sur les Territoires. La dématérialisation des dossiers de l'enfance contribuera à la réussite de la mise en oeuvre de la territorialisation. Elle permettra aussi de disposer d'un dossier ASE dématérialisé le plus exhaustif que possible. Les enfants en demande de consultation de leurs parcours de vie auront ainsi accès à des dossiers complets, parfaitement rangés. Par ailleurs les opérations d'archivage très chronophage s'en trouveront facilitées et allégées. Enfin le télétravail des professionnels de l'enfance pourra pleinement être mis en oeuvre.
De manière informelle :
-le nombre de dossiers toutes catégories à numériser est d'environ 20 000
-la volumétrie du nombre de pages à numériser est de 4,5 millions, dont 500 000 pages de séparateurs.
Il s'agit d'estimations, une marge d'erreur peut exister.
Les prestations devront être assurée sur site dans les locaux du Département de la Gironde - 1 Esplanade Charles de Gaulle 33074 BORDEAUX CEDEX, situé dans le quartier de Mériadeck. Elles seront réalisées dans une salle mise à disposition d'une superficie totale de 101 m² située au niveau 1 dans l'immeuble Solidarité du Département de la Gironde et une salle annexe permettant d'accueillir 6 personnes. Le Titulaire l'aménagera avec son mobilier à sa convenance en tenant compte des prises réseau et électriques disponibles. Aucun matériel (tables, chaises, rallonges électriques, câbles réseau, scanners, imprimantes, etc.) ne sera fourni au Titulaire qui doit apporter son propre équipement. Pour des raisons de sécurité informatique les micros ordinateurs seront mis à disposition du Titulaire par le Département. Les rayonnages sur roulettes dans lesquels seront conditionnés les dossiers seront fournis par le Département.
Visite obligatoire du site : Compte tenu de la spécificité des prestations à réaliser, les candidats doivent obligatoirement venir assister à une séance de démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE objet du présent accord cadre. Cette démonstration de la préparation d'un dossier de l'ASE permettra d'exposer concrètement l'ensemble des opérations en direct.
Cette visite sera aussi l'occasion d'appréhender les accès aux salles où les prestations vont se dérouler mais aussi la configuration et les branchements disponibles pour l'installation du mobilier et du matériel nécessaires par le prestataire. Cette séance donnera lieu par ailleurs à une visite de la classothèque afin de visualiser le volume .
2 visites programmées seront organisées en salle 104 de l'immeuble Solidarité
- Vendredi 7 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum ;
- Jeudi 13 juin à partir de 09h30 à 13h00 maximum .
Plus aucune visite ne pourra être effectuée 10 jours ouvrés avant la date limite de réception des offres.
Les candidats veilleront à prendre contact avec le chef de projet par courriel à j.papaix@gironde.fr pour préciser la date de visite retenue.
Le montant maximum de cet accord-cadre à bons de commande est fixé à 750.000,00 euro(s) HT soit 900.000 euro(s) TTC.
Le présent accord-cadre est conclu pour une durée ferme de 18 mois à compter de sa date de notification.
Les délais d'exécution des prestations seront précisés dans chaque bon de commande :
- Aménagement et installation du mobilier et matériels de numérisation dans la salle 104 et la salle annexe : 2 jours maximum ;
- Étalonnage phase test 100 dossiers comprenant le traitement et la numérisation : 5 jours maximum ;
- Prise en charge et préparation : traitement des dossiers de récolement hebdomadaire et dossiers d'évènements quotidiens permettant la prise en compte de la préparation (phases 4 et 5 du CCTP) : 52 semaines maximum .
- Fin de la prestation/Déménagement et enlèvement du mobilier et matériels de numérisation : 2 jours maximum.
La date prévisionnelle de commencement des prestations est estimée au premier trimestre 2025.
Ce délai est celui de la durée d'engagement entre les parties et non celui de l'exécution des prestations.
La durée et les délais d'exécution de chacun des postes de l'accord-cadre sont précisés dans le Bordereau des prix ainsi qu'a l'article 3 de l'acte d'engagement et à l'article 2 du CCAP

Description des options

Les prestations de services, objet du présent contrat, pourront donner lieu à la passation d'un nouvel accord-cadre pour la réalisation de prestations similaires, conformément aux articles L 2122-1 et R 2122-7 du code de la commande publique, qui sera exécuté par le titulaire du présent contrat.
Les conditions d'exécution de ce nouveau contrat seront identiques à celles du présent contrat.
Ce nouvel accord-cadre pourra être conclu, au plus tard, dans les trois ans à compter de la notification du présent contrat

Liste et brève description des conditions

1.La lettre de candidature (partie I du kit de réponse) ou Dc1 (fichier nommé Dc1)
2.La déclaration du candidat (partie Ii du kit de réponse) ou Dc2 (fichier nommé Dc2)
3.Déclaration sur l'honneur que le candidat n'entre dans aucun cas d'exclusion des procédures de marchés publics

Liste et brève description des critères de sélection

4.Le chiffre d'affaires global et le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité objet du présent accord-cadre portant, au maximum sur les 3 derniers exercices disponibles

Liste et brève description des critères de sélection

5.La liste des fournitures et services effectués au cours des 3 dernières années indiquant le montant, la date et le destinataire ; les prestations de fournitures et service seront prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique
6.Des certificats de qualification professionnelle établis par des organismes indépendants (fichier nommé Certificats Qualif)
7.Une preuve certifiant la qualité d'Esat ou d'Ea de l'entreprise ou équivalente

Le candidat individuel, ou chaque membre du groupement, ne doit pas entrer dans l'un des cas d'exclusion de la procédure de passation prévus par le code de la commande publique.
L'intégralité des documents se trouve sur le profil d'acheteur.
Pour retrouver cet avis intégral, accéder au Dce, poser des questions à l'acheteur, déposer un pli, allez sur https://marches-publics.gironde.fr/
- Pièces constituant l'offre :
. L'acte d'engagement et ses éventuelles annexes établis selon le modèle joint, complétés (fichier nommé Ae, mis au format .pdf).
Cet acte d'engagement sera éventuellement accompagné des demandes d'acceptation des sous-traitants, et d'agrément des conditions de paiement, par les sous-traitants désignés au marché (fichiers nommés sous_traitants).
. Le bordereau des prix unitaires et forfaitaires (Bpuf) intégralement complété et la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (Dpgf) du poste 2 du Bpuf. Les prix saisis doivent comporter au maximum 2 chiffres après la virgule.
. Le détail quantitatif estimatif complété, (fichier nommé Dqe) (document non contractuel).
. Le cadre de réponse (fichier nommé Crt).
. Attestation de visite obligatoire
Jugement des offres : une commission technique ouvrira les plis des candidats soumissionnaires.
La Commission d'appel d'offres choisira l'offre économiquement la plus avantageuse en fonction des critères pondérés suivants :
Critère n°1 : Valeur technique notée sur 60%
Sous-critère n°1 : Méthodologie mise en oeuvre afin d'assurer la prise en charge des prestations de numérisation dans le respect des phases indiquées au Cctp, notée sur 25%
- Point technique n°1 : Processus mis en oeuvre et enchaînement des opérations dans la préparation et la numérisation des dossiers dans le respect des exigences du Cctp, notés sur 20%
- Point technique n°2 : Modalités mises en oeuvre permettant de garantir la confidentialité des données personnelles inhérente au traitement des dossiers, notées sur 5%
Sous-critère n°2 : Organisation mise en oeuvre permettant la réalisation des prestations dans les délais imposés, notée sur 22 %
- Point technique n°1 : Compétences et responsabilités du responsable de la cellule de numérisation désigné, notés sur 10 %
- Point technique n°2 : Dispositif de suivi Rh et aptitude des moyens humains mobilisés permettant la gestion des prestations et des imprévus dans les délais imposés, notés sur 7 %
- Point technique n°3 : Les moyens techniques mobilisés permettant la réalisation des prestations de numérisation, notés sur 5 %
Sous-critère n°3 : Le contrôle qualité mis en oeuvre pour la phase étalonnage et la phase production permettant le respect des conditions d'application de la norme Nf42-026 conformément aux exigences du Cctp, noté sur 13 %
Critère n°2 : Montant total estimatif noté sur 40%

Informations précises sur le(s) délai(s) des procédures d'examen

Référé précontractuel possible jusqu'à la signature du contrat.
Référé contractuel devant la juridiction administrative saisie au plus tard le 31ème jour suivant la publication de l'avis d'attribution OU référé contractuel après la signature du contrat.
Recours en contestation de validité du contrat dans un délai de 2 mois à compter des mesures de publicité appropriées de l'attribution du marché (en vertu de l'arrêt du CE du 04/04/2014, Département Tarn et Garonne, n°358994)

Conformément aux dispositions du code des relations entre le public et l'administration, le point de contact auprès duquel le présent marché public ou accord-cadre peut être consulté sur place ou pour obtenir une copie dudit contrat est :
Département de la Gironde
Service de la Commande Publique
Immeuble Gironde
1 Esplanade Charles de Gaulle
Cs 71223
33074 Bordeaux Cedex
Tél 05 56 99 33 33
dgar-dasj-scp@gironde.fr