Tri, Numérisation, Archivage et Destruction des Dossiers de la Gestion Locative

Vilogia SA d'HLM

La présente consultation est relative au tri, à la numérisation et son transfert, à l’envoi en archivage et/ou à la destruction de l’ensemble des dossiers de la Gestion Locative, dans le cadre du projet 100% Démat, initié par la Direction des Systèmes d’Informations.
Ces dossiers sont physiquement localisés dans les agences de rattachement selon l’adresse du logement concerné.
NB : Certaines peuvent être localisées dans des locaux annexes, dans le même secteur que l’agence de référence.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2022-11-16. L'appel d'offres a été publié le 2022-10-14.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• Pro Archives Systemes

Qui ?

• Vilogia SA d'HLM

Qu'est-ce que c'est ?

• Services d'impression › Services d'impression numérique

Où ?

• Nord-Pas de Calais › Nord

Historique des marchés publics

Date	Document
2022-10-14	Avis de marché
2023-06-21	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2022-10-14)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'impression numérique
Numéro de référence: AI_2022_010
Brève description:

La présente consultation est relative au tri, à la numérisation et son transfert, à l’envoi en archivage et/ou à la destruction de l’ensemble des dossiers de la Gestion Locative, dans le cadre du projet 100% Démat, initié par la Direction des Systèmes d’Informations. Ces dossiers sont physiquement localisés dans les agences de rattachement selon l’adresse du logement concerné. NB : Certaines peuvent être localisées dans des locaux annexes, dans le même secteur que l’agence de référence.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'impression numérique 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure concurrentielle avec négociation
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: Vilogia sa d'hlm
Adresse postale: 74, rue Jean Jaurès
Code postal: 59650
Commune postale: Villeneuve d'ascq
Contact
Adresse Internet: http://www.vilogia.fr 🌏
Courrier électronique: stephanie.docquier@vilogia.fr 📧
URL des documents: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏
URL pour la participation: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2022-10-14 📅
Date limite de soumission: 2022-11-16 📅
Date de publication: 2022-10-19 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2022/S 202-575174
Se réfère à l'avis: 2022/S 089-243172
Numéro JO-S: 202
Informations complémentaires

Le futur titulaire doit : Avoir une équipe suffisante pour gérer la prestation (1000 dossiers/ semaine), Être équipé de matériel de numérisation, Être capable de stocker les cartons dans un local sécurisé, Respecter les clauses RGPD, Accompagner l’acheteur lors de la phase de déploiement, Pouvoir s’interconnecter avec les Apis VPN Vilogia...

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Ces dossiers sont physiquement localisés dans les agences de rattachement selon l’adresse du logement concerné.

NB : Certaines peuvent être localisées dans des locaux annexes, dans le même secteur que l’agence de référence.

Nombre de Dossiers estimés, au global : entre 55 000 et 78 000 dossiers (1 dossier /Unité de Gestion, c’est-à-dire logement et/ou parking) : 55 000 logements et 23 000 parkings environs.

Environ 10 000 dossiers pour les agences historiques (Métropole Européenne de Lille/ Ile-de-France) et entre 3 000 et 4000 dossiers pour les autres agences (Lyon, Marseille, Bègles …)

Durée de l'accord: 12 mois
Description des renouvellements:

Le début effectif du contrat est prévu 1er trimestre 2023.

A compter de cette date, le contrat sera conclu pour une période estimée à un (1) an, renouvelable une fois un (1) an si la prestation n’est pas terminée. Le contrat prendra fin au traitement du dernier dossier par le titulaire.

L’acheteur souhaite le traitement de 1000 dossiers UG/ semaine minimum (Ensemble de la prestation).

Description des options:

L’acheteur pourra demander, en option éventuelle, au futur titulaire la gestion de ce qui lui incombe en « Offre de Base », à savoir :

Prestations éventuelles supplémentaires : La mise en contenant des dossiers, la fourniture de ces dits contenants et leur livraison sur le site du titulaire,

La mise à disposition d’un BL reprenant la liste nominative des dossiers : Identification numérique préalable,

Après traitement du titulaire, la reprise des dossiers nécessitant, encore un archivage papier (Délai légal) sera organisée et envoyée chez notre prestataire actuel d’archives,

En résumé : l’organisation des transports, la fourniture de palettes, la manutention, l’identification et la préparation des colis en agences et le scan des boîtes.

Informations complémentaires:

Le futur titulaire doit :

Avoir une équipe suffisante pour gérer la prestation (1000 dossiers/ semaine),

Être équipé de matériel de numérisation,

Être capable de stocker les cartons dans un local sécurisé,

Respecter les clauses RGPD,

Accompagner l’acheteur lors de la phase de déploiement,

Pouvoir s’interconnecter avec les Apis VPN Vilogia...

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution:

Sur l’ensemble du Territoire Français : Nord, Ile-De-France, Nantes, Strasbourg, Nancy, Metz, Marseille, Bègles, Blanquefort, Lyon, Nice.

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Nombre de candidats envisagé: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Les candidatures seront appréciées sur la base des critères suivants par ordre décroissant d’importance :

• Qualité des références, présentées par les candidats, de nature équivalente à l’opération décrite en objet. Les références doivent permettre d’illustrer les compétences exigées,

• Capacités techniques et professionnelles des candidats dans les différentes compétences exigées pour l'exécution des prestations de cette nature,

• Capacités financières des candidats,

• La fourniture de l’ensemble des justificatifs et pièces demandées, la fiche de candidature (Annexe 1- AAC) dûment complétée ainsi que le questionnaire facturation (Annexe 2-AAC).

Heure limite de réception des offres: 13:00
Date d'envoi des invitations: 2022-11-30 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 6 mois

Pouvoir adjudicateur
Identité
Numéro d'enregistrement national: 47568081500051
Nom du pouvoir adjudicateur: Vilogia privilege
Numéro d'enregistrement national: 832696959
Pays: Nord 🏙️
Autre type de pouvoir adjudicateur: Sa hlm
Contact
Point de contact: DOCQUIER Stéphanie
Adresse Internet: www.vilogia.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏
URL des documents: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Informations complémentaires

Le présent marché est passé sous la forme d’une procédure avec négociation conformément aux articles L2124-3, R 2124-3 et R 2161-12 à 2161-20 du Code de la Commande Publique, consécutivement au classement sans suite de l’Appel d’Offres AI_2022_005. Il donnera lieu à un Accord-Cadre Mono Attributaire.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal Judiciaire de Lille
Adresse postale: 13 Avenue du Peuple Belge
Commune postale: Lille
Code postal: 59000
Pays: France 🇫🇷
Informations sur les délais d'introduction des recours:

Les tiers justifiant d’un intérêt lésé peuvent exercer un recours de pleine juridiction devant le juge administratif dans un délai de deux mois à compter de la publication du présent avis : Recours contre une décision administrative prévu aux articles R. 421-1 à R. 421-7 du CJA auprès du Tribunal Judiciaire de Lille, 13 Avenue du Peuple Belge, 59800 Lille

Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2022/S 202-575174 (2022-10-14)

Avis d'attribution de marché (2023-06-21)
Objet
Champ d'application du marché
Valeur totale du marché: 377 444 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-06-21 📅
Date de publication: 2023-06-26 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 120-378896
Se réfère à l'avis: 2022/S 202-575174
Numéro JO-S: 120

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): VALEUR TECHNIQUE : Architecture/ Questionnaire technique/ RGPD/ Localisations/ Moyens dédiés/ Planification/ Fonctionnalités/ Mémoire méthodo
Critère de qualité (pondération): 5/10/5/5/15/10/10/10%
Critère de coût (nom): Prix
Critère de coût (pondération): 30%

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2023-05-24 📅
Nom: Pro archives systemes
Adresse postale: 20 Rue de la Guillauderie- P.A. de Tournebride
Commune postale: La chevroliere
Code postal: 44118
Pays: France 🇫🇷
Valeur totale du marché: 377 444 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 3
Source: OJS 2023/S 120-378896 (2023-06-21)

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