Acquisition d'un Système d'archivage électronique (SAE)

Conseil départemental de la Charente-Maritime

Il s'agit d'un appel à la candidature.
L'accord-cadre composite mono-attributaire comprend une tranche ferme avec une partie forfaitaire et une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum et une tranche optionnelle avec une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum.
La durée de validité des offres finales sera de quatre mois.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2021-06-17. L'appel d'offres a été publié le 2021-05-07.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• SMILE
• xelains archivages

Qui ?

• Conseil départemental de la Charente-Maritime

Qu'est-ce que c'est ?

• Services de maintenance des systèmes et services d'assistance › Services d'archivage informatique

Où ?

• Poitou-Charentes › Charente-Maritime

Historique des marchés publics

Date	Document
2021-05-07	Avis de marché
2022-04-21	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2021-05-07)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'archivage informatique
Numéro de référence: 21OFEB06
Brève description:

Il s'agit d'un appel à la candidature. L'accord-cadre composite mono-attributaire comprend une tranche ferme avec une partie forfaitaire et une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum et une tranche optionnelle avec une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum. La durée de validité des offres finales sera de quatre mois.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'archivage informatique 📦
Code CPV supplémentaire: Services d'archivage informatique 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Charente-Maritime 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure concurrentielle avec négociation
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autorité régionale ou locale
Nom du pouvoir adjudicateur: Conseil départemental de la Charente-Maritime
Adresse postale: 85 boulevard de la République — CS 60003
Code postal: 17076
Commune postale: La Rochelle Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.charente-maritime.fr 🌏
Courrier électronique: proceduredemat.marches@charente-maritime.fr 📧
URL des documents: http://www.achatpublic.com 🌏
URL pour la participation: http://www.achatpublic.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2021-05-07 📅
Date limite de soumission: 2021-06-17 📅
Date de publication: 2021-05-12 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2021/S 092-238781
Numéro JO-S: 92
Informations complémentaires

Le dossier de consultation des entreprises sera envoyé aux seuls candidats sélectionnés à l'issue de la phase candidature.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Il s'agit d'un appel à la candidature.

L'accord-cadre composite mono-attributaire comprend une tranche ferme avec une partie forfaitaire et une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum et une tranche optionnelle avec une partie unitaire à bons de commande sans minimum ni maximum.

La durée de validité des offres finales sera de quatre mois.

Le département souhaite faire appel à un tiers afin d'acquérir et de mettre œuvre une solution de SAE. Il est attendu du candidat la mise en place et la gestion du système d'information de l'archivage électronique: infrastructure matérielle, environnement système, logiciel permettant de mettre en œuvre les tâches d'archivage numérique.

Le SAE doit permettre la collecte, la gestion, la conservation, la communication et la restitution des archives par les Archives départementales de Charente-Maritime.

Les prestations attendues:

— fourniture, intégration, rédaction des spécifications fonctionnelles et paramétrage, tests, mise en production de la solution d'archivage électronique, assistance au démarrage, accompagnement au déploiement de flux pilote, infogérance de l'application, support;

— maintenance des systèmes d'exploitation;

— maintenance applicative: évolutive, corrective et règlementaire;

— formations fonctionnelle et technique à l'outil;

— hébergement en France et infogérance.

L'opération est détaillée dans le document téléchargeable gratuitement sur le profil acheteur: www.achatpublic.com

Valeur estimée hors TVA: 500 000 EUR 💰
Durée de l'accord: 36 mois
Description des options:

Tranche ferme: d'une durée de deux ans à compter de la date de notification de l'accord-cadre composite, elle se compose:

— d'une partie à prix forfaitaire estimée à 350 000 EUR HT: acquisition et mise en œuvre du SAE, sa production, la gestion de projet, définition des spécifications fonctionnelles, mise en œuvre de l'infrastructure technique, accompagnement au paramétrage, l'assistance au démarrage, la formation et sa maintenance pour la première année;

— d'une partie à prix unitaires sans minimum ni maximum exécutée par des bons de commande: hébergement en France, maintenances évolutives, correctives et réglementaires, développement spécifique, prestation de gestion de projet, formation, acquisition de modules supplémentaires, mise en place et intégration d'instances supplémentaires.

Tranche optionnelle: d'une durée d'un an à compter de la sa date de démarrage prescrite par ordre de service. Les prestations à prix unitaires sans minimum ni maximum sont ordonnées par bons de commande: hébergement en France, maintenances évolutives, correctives et réglementaires, développement spécifique, prestation de gestion de projet, formation, acquisition de modules supplémentaires, mise en place et intégration d'instances supplémentaires.

La partie unitaire est estimée pour toute la durée de l'accord-cadre toutes tranches confondues à 150 000 EUR HT.

Informations complémentaires:

Le dossier de consultation des entreprises sera envoyé aux seuls candidats sélectionnés à l'issue de la phase candidature.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Déclaration sur l'honneur pour justifier que le candidat n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner. Les formulaires DC1 et DC2 sont disponibles gratuitement sur le site www.economie.gouv.fr

Le Document unique de marché européen (DUME) est disponible sur le profil acheteur: http://www.achatpublic.com

Le pouvoir adjudicateur applique le principe «Dites-Le nous une fois».

Situation économique et financière:

Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les prestations objet du contrat, réalisées au cours des trois derniers exercices disponibles.

Capacité technique et professionnelle:

Les capacités techniques et professionnelles sont à compléter par le candidat dans le «Cadre de sélection des candidatures» à remettre obligatoirement à l'appui de sa candidature.

Niveau(x) minimal/minimaux de normes:

La solution retenue par le Département devra respecter a minima les normes suivantes (ou équivalentes):

— ISO 14721: 2012 (OAIS),

— NF Z 42-013: 2020,

— SEDA 2.1. Standard d'échange de données pour l'archivage (version 2.1 de 2018).

Compte tenu de la nature des documents et données conservées dans le SAE, le candidat devra pouvoir attester des points suivants: certification pour l'Hébergement des données de santés (HDS).

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Nombre minimum de candidats: 3
Nombre maximum de candidats: 3
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Si le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection est inférieur à trois, l'acheteur peut poursuivre la procédure avec ces candidats.

Appréciation des garanties financières, moyens humains, compétences et des capacités techniques du candidat au regard de la complexité et de la spécificité du projet et de la mission à réaliser au vu des éléments du tableau «Cadre de sélection des candidats» complété et remis par le candidat: critères de sélection des candidats:

1) capacités professionnelles (40 %): compétences, structuration et dimension des équipes;

2) capacité technique (60 %): références détaillées dans le domaine d'activité faisant l'objet du présent marché public (au maximum 10 références); attestations de bonne exécution signées par les maîtres d'ouvrage.

Le candidat devra compléter et remettre obligatoirement le «Cadre de sélection des candidats» téléchargeable gratuitement sur le profil acheteur www.achatpublic.com

Le cadre de réponse présente quatre onglets: renseignements généraux; capacité financière; capacité professionnelle; capacités techniques.

Heure limite de réception des offres: 17:00
Date d'envoi des invitations: 2021-07-07 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Valeur technique de l'offre
Critère de qualité (pondération): 70
Prix (pondération): 30

Pouvoir adjudicateur
Contact
Adresse du profil d'acheteur: http://www.achatpublic.com 🌏
URL des documents: http://www.achatpublic.com 🌏

Référence
Informations complémentaires

Prévisionnel du déroulement de la procédure:

— envoi du DCE et des scénarios du POC aux candidats sélectionnés: semaine 27,

— dépôt des offres: semaine 35,

— envoi des convocations: semaine 36,

— phase de négociation: semaine 38 à 40,

— une semaine par candidat est consacrée au déroulement des entretiens et de la réalisation d'un POC,

— confirmation de l'offre initiale des candidats et/ou remise de l'offre modifiée: semaine 43,

— fin analyse des offres: semaine 45.

Le pouvoir adjudicateur négocie avec tous les soumissionnaires leurs offres initiales, à l'exception des offres finales.

Toutefois, il se réserve le droit d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Le déroulement des entretiens et du POC sera précisé dans les documents de consultation remis uniquement aux candidats sélectionnés.

Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante:

1) valeur technique de l'offre jugée au vu du cadre du mémoire technique complété par le candidat, de l'entretien technico-fonctionnel, du POC, et du clausier sécurité: 70 %:

1.1) adéquation aux besoins fonctionnels et aux exigences normatives fonctionnelles (30 %);

1.2) adéquation aux exigences techniques et aux exigences normatives techniques (30 %);

1.3) pertinence de la méthodologie au regard du projet (15 %): compréhension du candidat des enjeux relatifs au projet du département (50 %), présentation de la méthodologie (50 %);

1.4) cohérence du planning d'exécution détaillé pour la réalisation de la prestation (15 %);

1.5) compétences/expériences des intervenants dédiés à l'exécution de la prestation (10 %);

2) prix des prestations: 30 %:

2.1) au vu de la décomposition du prix global et forfaitaire (70 %);

2.2) au vu du détail estimatif fictif (30 %).

Le pouvoir adjudicateur ne souhaite imposer aucune forme de groupement à l'attributaire de l'accord-cadre.

Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs candidatures en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements ou en qualité de membres de plusieurs groupements.

Modalités de règlement des comptes: fonds propres du département. Le mode de règlement de l'administration est le mandat administratif. Le pouvoir adjudicateur impose la transmission des plis par voie électronique pour cette consultation. Par conséquent, la transmission par voie papier n'est pas autorisée. À l'issue de l'ouverture des plis les candidatures et les offres feront l'objet d'une matérialisation qui aura pour effet de transformer l'offre électronique en offre papier. L'offre ainsi matérialisée donnera lieu à la signature manuscrite du marché par les parties.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif
Adresse postale: 15 rue Blossac
Commune postale: Poitiers Cedex
Code postal: 86020
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 549607919 📞
Courrier électronique: greffe.ta-poitiers@juradm.fr 📧
Informations sur les délais d'introduction des recours:

Voies et délais des recours dont dispose le candidat:

— référé précontractuel prévu aux articles L. 551-1 à L. 551-12 du Code de justice administrative (CJA), et pouvant être exercé avant la signature du contrat;

— référé contractuel prévu aux articles L. 551-13 à L. 551-23 du CJA, et pouvant être exercé dans les délais prévus à l'article R. 551-7 du CJA;

— recours de pleine juridiction ouvert aux concurrents évincés, et pouvant être exercé dans les deux mois suivant la date à laquelle la conclusion du contrat est rendue publique;

— recours contre une décision administrative prévu aux articles R. 421-1 à R. 421-7 du CJA, et pouvant être exercé dans les deux mois suivant la notification ou publication de la décision de l'organisme.

Source: OJS 2021/S 092-238781 (2021-05-07)

Avis d'attribution de marché (2022-04-21)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

le Département souhaite faire appel à un tiers afin d'acquérir et de mettre oeuvre une solution de SAE. Il est attendu du candidat la mise en place et la gestion du système d'information de l'archivage électronique

Valeur totale du marché: 500 000 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: cons. Départ. De la Charente-Maritime
Adresse postale: 85 Boulevard de la République - cS 60003

Référence
Dates
Date d'envoi: 2022-04-21 📅
Date de publication: 2022-04-26 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2022/S 081-218800
Se réfère à l'avis: 2021/S 092-238781
Numéro JO-S: 81

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Le SAE doit permettre la collecte, la gestion, la conservation, la communication et la restitution des archives par les Archives départementales de Charente-Maritime. Les prestations attendues: - fourniture, intégration, rédaction des spécifications fonctionnelles et paramétrage, tests, mise en production de la solution d'archivage électronique, assistance au démarrage, accompagnement au déploiement de flux pilote, infogérance de l'application, support ; - maintenance des systèmes d'exploitation ; - maintenance applicative : évolutive, corrective et règlementaire ; - formations fonctionnelle et technique à l'outil ; - hébergement en France et infogérance

Description des options:

description des options : Tranche ferme : d'une durée de deux ans à compter de la date de notification de l'accord cadre composite, elle se compose : - d'une partie à prix forfaitaire estimée à 350 000 euros HT : Acquisition et mise en oeuvre du SAE, sa production, la gestion de projet, définition des spécifications fonctionnelles, mise en oeuvre de l'infrastructure technique, accompagnement au paramétrage, l'assistance au démarrage, la formation et sa maintenance pour la première année. - d'une partie à prix unitaires sans minimum ni maximum exécutée par des bons de commande : hébergement en France, maintenances évolutives, correctives et réglementaires, développement spécifique, prestation de gestion de projet, formation, acquisition de modules supplémentaires, mise en place et intégration d'instances supplémentaires. Tranche optionnelle : d'une durée d'un an à compter de la sa date de démarrage prescrite par ordre de service. Les prestations à prix unitaires sans minimum ni maximum sont ordonnées par bons de commande : hébergement en France, maintenances évolutives, correctives et réglementaires, développement spécifique, prestation de gestion de projet, formation, acquisition de modules supplémentaires, mise en place et intégration d'instances supplémentaires. La partie unitaire est estimée pour toute la durée de l'accord cadre toutes tranches confondues à 150 000 euros (H.T.).

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Valeur technique de l'offre au vu du cadre du mémoire technique complété par le candidat, de lentretien technico-fonctionnel, du POC, et du clausier sécurité

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2022-03-29 📅
Nom: smile
Commune postale: Asnières-sur-Seine
Code postal: 92600
Pays: France 🇫🇷
Hauts-de-Seine 🏙️
Nom: xelains archivages
Commune postale: Paris
Code postal: 75116
Pays: Paris 🏙️
Valeur totale du marché: 446 814 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 1

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: tribunal Administratif
Adresse postale: 15 Rue Blossac
Informations sur les délais d'introduction des recours:

voies et délais des recours dont dispose le candidat :

- référé précontractuel prévu aux articles L. 551-1 à L. 551-12 du code de justice administrative (Cja), et pouvant être exercé avant la signature du contrat.

- Référé contractuel prévu aux articles L.551-13 à L.551-23 du CJA, et pouvant être exercé dans les délais prévus à l'article R. 551-7 du Cja.

- Recours de pleine juridiction ouvert aux concurrents évincés, et pouvant être exercé dans les deux mois suivant la date à laquelle la conclusion du contrat est rendue publique.

- Recours contre une décision administrative prévu aux articles R. 421-1 à R. 421-7 du CJA, et pouvant être exercé dans les 2 mois suivant la notification ou publication de la décision de l'organisme

Source: OJS 2022/S 081-218800 (2022-04-21)

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