Prestations de comptabilité et de traitement d'actes de gestion relevant des affaires sociales

CEA/Grenoble

Le CEA/Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations relatives à la comptabilisation des factures fournisseurs, à la liquidation et au traitement comptable des frais de missions et de frais généraux ainsi qu'au traitement de certains actes de gestion RH.
Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA/Grenoble et portent sur les périmètres suivants:
— P1 = le traitement des factures fournisseurs pour les différentes unités du CEA/Grenoble,
— P2 = le contrôle et le traitement comptable des missions en France,
— P3 = le contrôle, la liquidation et le traitement comptable des missions à l' étranger,
— P4 = le traitement d'actes de gestion RH,
— P5 = le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d'un Plan de Déplacement Entreprise (PDE),
— P6 = le traitement comptable de demandes de remboursement de frais généraux.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2016-12-12. L'appel d'offres a été publié le 2016-11-09.

Qui ?

• CEA/Grenoble

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• France
• Rhône-Alpes

Historique des marchés publics

Date	Document
2016-11-09	Avis de marché

Avis de marché (2016-11-09)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services de facturation
Numéro de référence: AOR-160707-KB
Brève description:

Le CEA/Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations relatives à la comptabilisation des factures fournisseurs, à la liquidation et au traitement comptable des frais de missions et de frais généraux ainsi qu'au traitement de certains actes de gestion RH. Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA/Grenoble et portent sur les périmètres suivants: — P1 = le traitement des factures fournisseurs pour les différentes unités du CEA/Grenoble, — P2 = le contrôle et le traitement comptable des missions en France, — P3 = le contrôle, la liquidation et le traitement comptable des missions à l' étranger, — P4 = le traitement d'actes de gestion RH, — P5 = le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d'un Plan de Déplacement Entreprise (PDE), — P6 = le traitement comptable de demandes de remboursement de frais généraux.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services de facturation 📦
Code CPV supplémentaire: Services comptables 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Rhône-Alpes 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: CEA/Grenoble
Adresse postale: 17 rue des Martyrs
Code postal: 38054
Commune postale: Grenoble Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: karine.boue@cea.fr 📧
Téléphone: +33 0438781105 📞
Fax: +33 0438785060 📠
URL des documents: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏
URL pour la participation: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-11-09 📅
Date limite de soumission: 2016-12-12 📅
Date de publication: 2016-11-12 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 219-399106
Numéro JO-S: 219
Informations complémentaires

Le périmètre P1 (factures fournisseurs à comptabiliser) va décroître progressivement compte tenue de l'obligation de dématérialisation qui va s'étendre de 2017 à 2020. A l'issue de la 1 ère année contractuelle, il pourra aussi totalement disparaître en raison d'une réorganisation vers les services centraux du CEA susceptible d'intervenir à tout moment et avec un préavis de 6 mois.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA/Grenoble et portent sur les périmètres suivants:

— P1 = le traitement des factures fournisseurs pour les différentes unités du CEA/Grenoble,

— P2 = le contrôle et le traitement comptable des missions en France,

— P3 = le contrôle, la liquidation et le traitement comptable des missions à l' étranger,

— P4 = le traitement d'actes de gestion RH,

— P5 = le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d'un Plan de Déplacement Entreprise (PDE),

— P6 = le traitement comptable de demandes de remboursement de frais généraux.

Le volume des prestations propres à chaque périmètre est indiqué ci-après (dernières données connues ):

Périmètre P1: factures fournisseur (gestion des flux de factures fournisseurs et traitement des anomalies, saisie informatique des factures dans SAP, édition et contrôle du journal des pièces comptables,classement et archivage des documents,gestion des relances téléphoniques des fournisseurs concernant le paiement de leurs factures échues). La saisie des documents comptables est effectuée au travers du système de gestion informatique intégrée SAP version ECC6 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI

Actuellement 35 000 à 40 000 factures comptabilisées. Compte tenu de l'obligation de recevoir des factures dématérialisées qui va s'étendre de 2017 à 2020, le volume des factures à comptabiliser sur le centre de Grenoble va décroître progressivement. Le volume pour la seconde année de contrat est estimé entre 20 000 et 30 000 factures.

Courriers « retour facture » = environ 1 000 par an.

Factures en anomalie de traitement = 6 à 7 000 par an (à transmettre sous format dématérialisé).

Gestion des relances téléphoniques = entre 5 à 10 appels des fournisseurs par jour en moyenne.

Périmètre P2 et P3: missions (gestion des documents relatifs aux missions des salariés et traitement des anomalies, liquidation des missions à l'étranger, mise en paiement dans SAP selon une transaction spécifique, gestion des appels des salariés du site pour le remboursement de leurs frais de missions).

La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC6 et nécessite une habilitation dans les modules SAP/FI, SAP/RH et l'accès au portail SIGMA.

Missions validées = 16 500 par an dont 3 700 missions à l'étranger à liquider par an.

Dossiers en anomalie retournés = environ 3 300 retours par an.

Gestion des appels téléphoniques des salariés: entre 20 et 30 par mois.

Périmètre P4: Actes de gestion RH (vérification et le traitement des factures d'intérim; contrôle de conformité et gestion des anomalies,envoi des documents dans les centres budgétaires des départements, classement et archivage / gestion et réponse aux candidatures spontanées;saisie des candidatures reçues, transmission éventuelles des CV aux unités et établissement des réponses aux candidats, classement et archivage /traitement et contrôle de certaines demandes de remboursement de frais généraux;contrôle de la conformité des documents et/ou établissement d'une note d'affaires générales, transmission des documents aux centres budgétaires des départements concernés). Ces prestations ne nécessitent pas d'habilitation informatique.

Réponses à des candidatures spontanées = 465 par an.

Factures d'intérim reçues = 1 390 par an

Rédaction et contrôle demande de remboursement frais généraux: 1 027 par an.

Périmètre P5 :Le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d'un Plan de Déplacement Entreprise (PDE) (traitement et gestion des demandes de remboursements des salariés et des anomalies, saisie dans SAP et contrôle, tableaux de suivi, archivage des documents. Environ 7 323 remboursements de titres de transports PDE effectués par an.Cette prestation nécessite des habilitations dans SAP /RH.

Périmètre P6: remboursement frais généraux (traitement et gestion des demandes de paiement des frais généraux, saisie informatique des demandes de remboursement dans SAP, édition et le contrôle du journal des pièces comptables, classement et l'archivage des document).La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC6 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI

Affaires générales comptabilisées = 4 000 par an.

Dossiers en anomalie retournés = environ 800 par an.

Les éléments quantitatifs susvisés sont des ordres de grandeur qui n'ont pas de valeur contractuelle.

Durée de l'accord: 24 mois
Description des renouvellements:

Le marché peut être prolongé par affermissement de 2 tranches optionnelles d'une année chacune intervenant 3 mois avant le terme du marché.

Description des options:

Le marché peut être prolongé par affermissement de 2 tranches optionnelles d'une année chacune intervenant 3 mois avant le terme du marché.

Informations complémentaires:

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Le candidat fournira à l'appui de sa candidature:

Le formulaire DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses cotraitants) ou une lettre de candidature signée par une personne habilitée à engager le candidat ou habilitant le mandataire d'un groupement à représenter le groupement accompagnée d'une attestation sur l'honneur contenant l'ensemble des informations demandées à la page 3 de ce formulaire.

Le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement).

Ces formulaires sont disponibles sur le site Internet suivant:

http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-marches-publics

La copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère équivalente.

Lorsqu'il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis à vis des autres entreprises du groupe.

Documents à produire au stade de l'attribution du marché:

Attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidat étrangers.

Situation économique et financière:

Déclaration concernant le chiffre d'affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché public, portant au maximum sur les 3 derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique,dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles.

Déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d'une assurance des risques professionnels pertinents.

Bilans ou extraits de bilan, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.

Si, pour une raison justifiée, l'opérateur économique n'est pas en mesure de produire les renseignements et documents demandés, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen.

Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant.En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.

Capacité technique et professionnelle:

— une liste des principaux services fournis au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique;

— une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pendant les 3 dernières années;

— l'indication des titres d'études et professionnels du candidat ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables de prestation de services de même nature que celle du marché public;

— une description de l'outillage, du matériel et de l'équipement technique dont le candidat disposera pour la réalisation du marché public;

— la description de l'équipement technique ainsi que des mesures employées par le candidat pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise;

— des certificats de qualification professionnelle établis par des organismes indépendants. Dans ce cas,l'acheteur accepte tout moyen de preuve équivalent ainsi que les certificats équivalents d'organismes établis dans d'autres États membres.

Exécution du marché
Conditions d'exécution du contrat:

Ce marché est un marché sensible au sens de la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 5
Nombre maximum de candidats: 6
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Après examen de la conformité administrative du dossier de candidature, le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants:

— capacité professionnelle: aptitude technique, organisation en matière d'assurance qualité, références sur des prestations similaires,

— capacité financière.

Si le nombre de candidats recevables est supérieur au nombre maximal fixé ci-dessus, un classement des candidatures sera effectué selon les critères mentionnés ci-dessus.

Heure limite de réception des offres: 16:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 4 mois

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Karine Boué
Adresse Internet: www.cea.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏
URL des documents: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Informations complémentaires

Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d'autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l'expérience professionnelle du ou de leurs responsables.

Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr.

Les candidatures seront transmises soit:

En 2 exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention « ne pas ouvrir — AAPC: 160707 “Prestations comptables et actes RH” à l'attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble — service achats –-bât C4 — pièce 402L — 17 rue des Martyrs -38054 Grenoble.

Via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l'URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur leguide d'utilisation en ligne (rubrique Aide):

1. Se doter d'un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d'utilisation dela plateforme du CEA, rubrique “ Certificat électronique ”.

2. Se connecter à l'adresse suivante https://avis-de-marches.cea.fr

3. Compléter le formulaire et valider.

En cas de groupement momentané d'entreprises, celui-ci peut être solidaire ou conjoint.

Si le groupement est conjoint, le mandataire doit être solidaire de ses cotraitants.

Il est interdit de cumuler les candidatures:

— en qualité de candidat individuel et de membre d»un ou plusieurs groupements:

— en qualité de membre de plusieurs groupements.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Grenoble
Adresse postale: 2 place de Verdun
Commune postale: Grenoble
Code postal: 38000
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 476429000 📞
Courrier électronique: ta-grenoble@juradm.fr 📧
Fax: +33 476422269 📠
Adresse Internet: http://grenoble.tribunal-administratif.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe tribunal administratif de Grenoble
Source: OJS 2016/S 219-399106 (2016-11-09)

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