Conservation matérielle des archives et autres prestations logistiques associées

[Le Groupe La Poste] Direction achats centrale (DHA centrale)

La Direction des archives du Groupe La Poste assure l'organisation, la conservation et l'exploitation du capital documentaire du Groupe.
A ce titre, la Direction des archives du Groupe assure le pilotage et le contrôle du stockage externalisé des archives courantes et intermédiaires physiques du Groupe dont la Banque Postale.
Le Groupe La Poste cherche aujourd'hui un ou plusieurs partenaires afin d'assurer la conservation sécurisée des archives physiques du Groupe et les prestations logistiques et techniques associées (entrées, communications, sorties définitives et destructions etc.) sur l'ensemble des départements de la métropole.
Ce marché sera divisé en deux lots:
— Lot 1: stock existant composé d'archives courantes et intermédiaires.
— Lot 2: nouvelles archives entrantes (courantes et intermédiaires).
Les prestations objet du présent avis de marché constitue au regard de la réglementation applicable à La Banque Postale une prestation externalisée essentielle. A ce titre, il est rappelé qu'en sa qualité d'établissement bancaire, La Banque Postale est soumise à des exigences de sécurité et de confidentialité renforcées, résultant d'obligations règlementaires (notamment l'arrêté du 3.11.2014 relatif au contrôle interne des entreprises du secteur de la banque, des services de paiement et des services d'investissement soumises au contrôle de l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution), auxquelles le candidat devra se soumettre.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2016-04-04. L'appel d'offres a été publié le 2016-03-16.

Qui ?

• [Le Groupe La Poste] Direction achats centrale (DHA centrale)

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• France

Historique des marchés publics

Date	Document
2016-03-16	Avis de marché

Avis de marché (2016-03-16)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'archivage
Quantité ou étendue:

Le montant estimatif est entre 1,5 M EUR et 2 M EUR par an pour les deux lots. Le marché sera conclu pour une durée ferme de 24 mois. Il pourra ensuite être renouvelé par tacite reconduction pour des périodes successives de 12 mois dans la limite de six fois.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'archivage 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour un ou plusieurs lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: [Le Groupe La Poste] direction achats centrale (DHA Centrale)
Adresse postale: CP V303 44 boulevard de Vaugirard
Code postal: 75757
Commune postale: Paris Cedex 15
Contact
Adresse Internet: http://www.laposte.fr 🌏
Courrier électronique: aude.villette-prestataire@laposte.fr 📧
Téléphone: +33 155442030 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-03-16 📅
Date limite de soumission: 2016-04-04 📅
Date de publication: 2016-03-19 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 056-094963
Numéro JO-S: 56
Informations complémentaires

La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés aux rubriques III.2.1 à III.2.3 (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur la plate-forme eAchats avant la date et l'heure limites mentionnées à la rubrique IV.3.4. Le nombre maximum de candidats retenus à l'issue de la sélection est fixé à six (6) par lot, sous réserve de l'obtention d'une note supérieure ou égale à 10/20. Le classement des candidats s'effectuera sur le fondement des critères déterminés dans les rubriques III.2.2 et III.2.3. Le candidat souhaitant répondre via le questionnaire d'information pourra l'obtenir auprès de l'acheteur en utilisant le formulaire de déclaration d'intérêt mis à disposition sur le site Internet de La Poste (Espace Fournisseurs: http://www.laposte.fr/fournisseurs). Tous les documents ne pouvant être scannés sont à retourner par courrier recommandé avec accusé de réception ou à déposer contre récépissé à l'adresse du Point de contact avant les mêmes dates et heure limites. Conformément aux dispositions de l'article 18-IV du décret n°2005-1308 du 20.10.2005, le candidat n'est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d'information administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales. Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace. Pour obtenir un accès à la plate-forme eAchats, les formalités sont les suivantes: — Le candidat doit déclarer son intérêt en saisissant le formulaire mis à disposition sur le site Internet de La Poste (Espace Fournisseurs: http://www.laposte.fr/fournisseurs). Il obtient et valide les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) de la plate-forme eAchats, télécharge le guide d'utilisation eAchats et saisit les informations nécessaires sur la personne qui utilisera la plate-forme eAchats; — Le candidat est par la suite invité, par l'acheteur, à se connecter à la plate-forme eAchats par courrier électronique contenant les modalités de connexion. Conditions de connexion à la plate-forme eAchats: — Un accès Internet permettant d'accepter des liaisons sécurisées (HTTPS) — Une adresse électronique pour le futur utilisateur de la plate-forme — Un ordinateur équipé soit du navigateur Internet Explorer v9 à v11, soit du navigateur Firefox v24 ou supérieur, téléchargeables gratuitement respectivement sur http://www.microsoft.com et sur http://www.mozilla-europe.org/fr/firefox/ Nota: l'utilisation d'autres logiciels est déconseillée voire impossible.

Informations complémentaires

La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés aux rubriques III.2.1 à III.2.3 (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur la plate-forme eAchats avant la date et l'heure limites mentionnées à la rubrique IV.3.4.

Le nombre maximum de candidats retenus à l'issue de la sélection est fixé à six (6) par lot, sous réserve de l'obtention d'une note supérieure ou égale à 10/20. Le classement des candidats s'effectuera sur le fondement des critères déterminés dans les rubriques III.2.2 et III.2.3.

Le candidat souhaitant répondre via le questionnaire d'information pourra l'obtenir auprès de l'acheteur en utilisant le formulaire de déclaration d'intérêt mis à disposition sur le site Internet de La Poste (Espace Fournisseurs: http://www.laposte.fr/fournisseurs).

Tous les documents ne pouvant être scannés sont à retourner par courrier recommandé avec accusé de réception ou à déposer contre récépissé à l'adresse du Point de contact avant les mêmes dates et heure limites.

Conformément aux dispositions de l'article 18-IV du décret n°2005-1308 du 20.10.2005, le candidat n'est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d'information administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales. Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.

Pour obtenir un accès à la plate-forme eAchats, les formalités sont les suivantes:

— Le candidat doit déclarer son intérêt en saisissant le formulaire mis à disposition sur le site Internet de La Poste (Espace Fournisseurs: http://www.laposte.fr/fournisseurs). Il obtient et valide les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) de la plate-forme eAchats, télécharge le guide d'utilisation eAchats et saisit les informations nécessaires sur la personne qui utilisera la plate-forme eAchats;

— Le candidat est par la suite invité, par l'acheteur, à se connecter à la plate-forme eAchats par courrier électronique contenant les modalités de connexion.

Conditions de connexion à la plate-forme eAchats:

— Un accès Internet permettant d'accepter des liaisons sécurisées (HTTPS)

— Une adresse électronique pour le futur utilisateur de la plate-forme

— Un ordinateur équipé soit du navigateur Internet Explorer v9 à v11, soit du navigateur Firefox v24 ou supérieur, téléchargeables gratuitement respectivement sur http://www.microsoft.com et sur http://www.mozilla-europe.org/fr/firefox/

Nota: l'utilisation d'autres logiciels est déconseillée voire impossible.

Objet
Champ d'application du marché
Catégorie de service: 27
Brève description:

La Direction des archives du Groupe La Poste assure l'organisation, la conservation et l'exploitation du capital documentaire du Groupe.

A ce titre, la Direction des archives du Groupe assure le pilotage et le contrôle du stockage externalisé des archives courantes et intermédiaires physiques du Groupe dont la Banque Postale.

Le Groupe La Poste cherche aujourd'hui un ou plusieurs partenaires afin d'assurer la conservation sécurisée des archives physiques du Groupe et les prestations logistiques et techniques associées (entrées, communications, sorties définitives et destructions etc.) sur l'ensemble des départements de la métropole.

Ce marché sera divisé en deux lots:

— Lot 1: stock existant composé d'archives courantes et intermédiaires.

— Lot 2: nouvelles archives entrantes (courantes et intermédiaires).

Les prestations objet du présent avis de marché constitue au regard de la réglementation applicable à La Banque Postale une prestation externalisée essentielle. A ce titre, il est rappelé qu'en sa qualité d'établissement bancaire, La Banque Postale est soumise à des exigences de sécurité et de confidentialité renforcées, résultant d'obligations règlementaires (notamment l'arrêté du 3.11.2014 relatif au contrôle interne des entreprises du secteur de la banque, des services de paiement et des services d'investissement soumises au contrôle de l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution), auxquelles le candidat devra se soumettre.

Numéro du lot: 1
Intitulé du lot: Stock existant
Brève description:

Stock existant composé d'archives courantes et intermédiaires qui représente environ 110 km linéaires dont 10km linéaires d'archives courantes.

Numéro du lot: 2
Intitulé du lot: Nouvelles archives entrantes
Brève description: Nouvelles archives entrantes (courantes et intermédiaires).
Description des options:

Durée du contrat: reconductions éventuelles pour des périodes successives d'un an dans la limite de six (6) fois.

Nombre de reconductions possibles: 6
Durée de l'accord: 96 mois
Numéro de référence: EUR_2016-000194
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: FR.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Le candidat remettra, en même temps que la demande de participation, les documents indiqués ci-dessous:

1/ un extrait K-bis ou équivalence

2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés

3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en-tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 8 de l'ordonnance 2005-649 du 6.6.2005 (document disponible sur http://www.legifrance.gouv.fr).

La non remise des documents sus mentionnés entrainera l'élimination de l'entreprise candidate.

L'ensemble des renseignements demandés aux rubriques III.2.1 à III.2.3 sera fourni via le « Questionnaire d'informations » ou sous format libre. En cas de groupement, chaque membre du groupement devra fournir l'ensemble des renseignements.

Situation économique et financière:

Capacité économique et financière: 30 %

Les candidats devront justifier d'un chiffre d'affaires annuel d'au moins trois (3) millions d'euros (EUR) au cours du dernier exercice écoulé. Ce critère sera éliminatoire.

Pour chaque lot, la pérennité financière de la société sera jugée au regard des éléments suivants:

Le candidat fournira les liasses fiscales simplifiées des trois derniers exercices fiscaux, c'est-à-dire les bilans comptes de résultats et annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus, les rapports de gestion des exercices concernés ou tout document équivalent.

Le candidat synthétisera dans un tableau le chiffre d'affaires hors taxes de sa société pour les trois derniers exercices fiscaux et précisera dans ce même tableau et pour les mêmes années, le chiffre d'affaires, le chiffre d'affaires consolidé, le résultat, le résultat consolidé et la marge brute.

Le candidat précisera son appartenance à un groupe s'il y a lieu.

Le candidat indiquera le pourcentage de son chiffre d'affaire réalisé avec Le Groupe La Poste sur les trois dernières années.

Capacité technique et professionnelle:

Capacité technique: 70 %

o Activité et structure: 30 %

Pour chaque lot, le candidat devra fournir des éléments pour répondre aux points suivants:

— Nombre d'entrepôts et localisation de ces entrepôts

— Le candidat doit être capable d'aller chercher des éléments à archiver dans tous les départements de la métropole, et doit ensuite être en mesure d'aller les livrer à l'ensemble des départements de la métropole. Ce critère sera éliminatoire.

— Capacité de stockage: Espace au m2, en nombres de cartons et en km de linéaires. Détailler en pourcentage l'espace déjà occupé par d'autres clients.

Indiquer le type d'archives conservées en pourcentage (%): papier, supports audiovisuel, conteneurs informatiques, microfiches etc.

— Nombre de clients à gérer simultanément pour des prestations d'archivage et indiquer la répartition de ses clients par volume de stockage:

— Inférieur à 50 km linéaire

— Entre 50 et 150 km linéaire

— Supérieur à 150 km linéaire

— Description du système d'information permettant d'assurer le suivi des archives courantes et intermédiaires.

— Capacité à envoyer et à recevoir des flux EDI

— Représentation en pourcentage (%) du chiffre d'affaire lié à l'activité stockage. Détailler en pourcentage les différentes typologies de stockage (numérique/papier et/ou autres supports).

— Lister les différentes activités du candidat et leur répartition en pourcentage (%) du CA:

— Description de l'équipe qui a pour gestion la partie archivage: effectif, taux de rotation, répartition logistique et administratif.

o Certification: 10 %

Pour chaque lot, le candidat présentera l'ensemble des certifications qui attestent de la conformité aux normes en vigueur et notamment:

— Afnor NF Z40-350 ou équivalent.

— Certification en relation directe et/ou inhérente à la prestation.

o Références: 20 %

Quelque soit le nombre de lot auquel répond le candidat, celui-ci présentera cinq (5) références similaires auprès de clients à l'organisation proche de celle de La Poste, réalisées au cours des deux derniers exercices fiscaux.

NB: On entend par proche des sociétés qui ont un nombre similaire de sites sur lesquels il faut venir chercher des éléments à archiver (plus de 150 sites).

Pour chaque référence requise, le candidat détaillera en 3 pages maximum:

— Quelle a été la demande du client (problématique posé, objectifs de l'action) et le besoin exprimé par le client?

— Dans quel secteur d'activité se positionnait l'entreprise cliente?

— Quel était le type d'entreprise concernée (public/privé, moyennes et petites entreprises/grande entreprise, rayonnement France/International..)?

— Quelle a été l'organisation mise en place au sein de la société?

— Quels ont été les livrables remis?

— Quels ont été les outils et ressources mis en œuvre pour répondre aux besoins?

o Note stratégique: 10 %

Le candidat devra soumettre une note de synthèse de 3 pages maximum qui détaillera:

— La vision qu'a le candidat du marché

— Les tendances et évolutions à venir du marché

— Le positionnement de la société candidate vis-à-vis de ces évolutions et les dispositions qu'elle souhaite mettre en place en connaissance de cause.

Une seule note stratégique est demandée, quel que soit le nombre de lot auquel répond le candidat.

Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés:

Le candidat devra fournir à La Poste avant la signature du contrat une attestation d'assurance (RC exploitation, RC professionnelle).

Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement du marché par les ressources propres de La Poste.

La Poste procède au paiement, sauf disposition légale contraire ou accord spécifique entre les parties, dans un délai de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.

L'Euro est l'unité monétaire choisie pour le paiement des prestations, fournitures ou travaux.

Les sous-traitants bénéficieront du paiement direct dans les conditions de la loi n°75-1334 du 31.12.1975 modifiée.

Noms et qualifications professionnelles du personnel ✅

Procédure
Nombre maximal d’opérateurs de l’accord-cadre: 2
Durée de l’accord-cadre en mois: 96
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Aude Villette
Adresse du profil d'acheteur: http://www.laposte.fr/fournisseurs 🌏
URL pour la participation: https://eachats-laposte.bravosolution.com/login.jsp 🌏
URL des documents: http://espacefournisseurs.inter.laposte.fr/Opportunite/Details/12370 🌏

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Commune postale: Paris
Code postal: 75001
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Fax: +33 144327856 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du TGI de Paris
Commune postale: Paris Cedex 01
Code postal: 75055
Source: OJS 2016/S 056-094963 (2016-03-16)

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