B15-353-SVI Gestion documentaire des activités conduites au DPIE (Département des Projets d'Installations et Emballages) du CEA de Cadarache, notamment sur les projets des centres de Cadarache, Marcoule et Saclay et quelques projets hors DPIE

CEA Centre de Cadarache

La prestation consiste à assurer des missions de gestion documentaire des activités conduites au DPIE (Département des Projets d'Installations et Emballages) du CEA de Cadarache, notamment sur les projets des centres de Cadarache, Marcoule et Saclay et quelques projets hors DPIE et notamment:
— La gestion documentaire des documents « papier » originaux et la gestion des archives courantes des documents « projet »,
— La gestion des bases électroniques de documents,
— Le management de la prestation par le « bureau documentaire » incluant le suivi et la traçabilité des demandes, la fourniture des tableaux de bord de suivi de la prestation et des performances associées.
L'estimation de volumétrie de livrables documentaires à traiter est d'environ 30 000 livrables documentaires par an.
Cette volumétrie est donné à titre d'estimation et n'est pas un engagement de la part du CEA.
Le marché se décompose comme suit:
— Prestation de base pour une durée de trois ans fermes
— Reconduction éventuelle de la prestation de base pour une année
— Renouvellement de la reconduction éventuelle de la prestation de base pour une année supplémentaire.
L'estimation de répartition en pourcentage des dites missions de gestion documentaire entre les centres de Cadarache, Marcoule et Saclay est la suivante:
— Concernant Cadarache: 55 %,
— Concernant Marcoule: 40 %,
— Concernant Saclay: 5 %.
Cette répartition est donné à titre d'estimation et n'est pas un engagement de la part du CEA.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2016-02-22. L'appel d'offres a été publié le 2016-01-20.

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2016-01-20 Avis de marché
Avis de marché (2016-01-20)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services divers aux entreprises
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services divers aux entreprises 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Non spécifié
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: CEA Centre de Cadarache
Adresse postale: DEN/CAD/DSTG/SC batiment 122
Code postal: 13108
Commune postale: Saint-Paul-lès-Durance
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: stephanie.vilela@cea.fr 📧
Téléphone: +33 442252648 📞
Fax: +33 442252377 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-01-20 📅
Date limite de soumission: 2016-02-22 📅
Date de publication: 2016-01-23 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 016-024351
Numéro JO-S: 16
Informations complémentaires
« Les marchés du CEA ne sont pas soumis au code des marchés publics ». Le CEA/Cadarache est certifié ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001. Le Titulaire de la prestation, objet du présent AAPC devra s'engager, aux côtés du CEA/Cadarache, dans la démarche d'amélioration continue de son système de management environnemental et de ses performances environnementales, et de son système de management de la sécurité. Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent AAPC, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d'autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l'expérience professionnelle du ou de leurs responsables. Le présent avis et/ou les documents de la consultation sont à retirer sur https://avis-de-marches.cea.fr Il est également possible de s'inscrire sur cette plate-forme afin de répondre de façon électronique en suivant les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d'utilisation en ligne (rubrique aide). 1. Se doter d'un certificat électronique de classe 2 minimum. 2. Conditions d'utilisation et prérequis techniques: Nous attirons votre attention sur la nécessité d'obtention d'un certificat électronique pour transmettre votre offre via le portail de dématérialisation des Appels d'Offres du CEA. En effet, la délivrance de celui-ci par l'organisme que vous aurez choisi peut prendre trois semaines. Nous vous invitons à faire les démarches nécessaires afin que vous puissiez répondre sur nos consultations en ligne. Où obtenir un certificat électronique? Les certificats électroniques s'obtiennent directement auprès des autorités de certification qui les émettent. La liste des autorités de certification référencées par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie est présentée sur le site de la direction générale de la modernisation de l'État. Pour tout problème, vous pouvez contacter: Hotline ATEXO: 0820 20 77 43 Une candidature peut être adressée par voie postale ou par porteur au CEA / Centre de Cadarache, (sous réserve qu'un avis de rendez-vous ait été fait 3 jours au préalable) service commercial, bâtiment 122, en deux exemplaires sous double enveloppe avec la mention: ne pas ouvrir — AAPC N°B15-353-SVI. En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la base d'évaluation des fournisseurs du CEA, dispose d'un droit d'accès de modification, de rectification et de suppression desdites données. Pour exercer ce droit, le demandeur devra s'adresser par courrier à: CEA Saclay — direction des achats et des partenaires stratégiques — service du référentiel du Conseil et des analyses — DAPS/SRCA — bâtiment 482 — point courrier n° 70 — 91191 Gif-sur-Yvette Cedex Adresse mél: daps-srca@cea.fr Fax: 01.69.08.56.52 Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande. Une copie d'écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
La prestation consiste à assurer des missions de gestion documentaire des activités conduites au DPIE (Département des Projets d'Installations et Emballages) du CEA de Cadarache, notamment sur les projets des centres de Cadarache, Marcoule et Saclay et quelques projets hors DPIE et notamment:
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— La gestion documentaire des documents « papier » originaux et la gestion des archives courantes des documents « projet »,
— La gestion des bases électroniques de documents,
— Le management de la prestation par le « bureau documentaire » incluant le suivi et la traçabilité des demandes, la fourniture des tableaux de bord de suivi de la prestation et des performances associées.
L'estimation de volumétrie de livrables documentaires à traiter est d'environ 30 000 livrables documentaires par an.
Cette volumétrie est donné à titre d'estimation et n'est pas un engagement de la part du CEA.
Le marché se décompose comme suit:
— Prestation de base pour une durée de trois ans fermes
— Reconduction éventuelle de la prestation de base pour une année
— Renouvellement de la reconduction éventuelle de la prestation de base pour une année supplémentaire.
L'estimation de répartition en pourcentage des dites missions de gestion documentaire entre les centres de Cadarache, Marcoule et Saclay est la suivante:
— Concernant Cadarache: 55 %,
— Concernant Marcoule: 40 %,
— Concernant Saclay: 5 %.
Cette répartition est donné à titre d'estimation et n'est pas un engagement de la part du CEA.
Nombre de reconductions possibles: 2
Calendrier pour les marchés ultérieurs: 24 mois
Durée de l'accord: 36 mois
Numéro de référence: B15-353-SVI
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: CEA Cadarache.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
« Le candidat fournira à l'appui de sa candidature:
— le formulaire DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants) ou une lettre de candidature signée par une personne habilitée à engager le candidat ou habilitant le mandataire d'un groupement à représenter le groupement accompagnée d'une attestation sur l'honneur contenant l'ensemble des informations demandées à la page 3 de ce formulaire.
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— le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement).
Ces formulaires sont disponibles sur le site internet du ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi:
— la copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère équivalente. ».
Situation économique et financière:
— Déclaration concernant le CA global et le CA concernant les services objet du marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles,
— Bilans ou extraits de bilans, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
« Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant ».
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Capacité technique et professionnelle:
— la liste des moyens humains et techniques du candidat adaptés à la prestation (matrice de compétences attachées aux prestations du présent AAPC);
— une note décrivant les compétences et références du candidat au cours des 3 dernières années dans le domaine de la gestion documentaire en particulier dans la gestion électronique de documents et multi-projets (gestion de plusieurs GED simultanément) qui détaillera pour chaque référence le montant, la durée, la date, le volume de documents traités et les destinataires public ou privé;
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— la certification qualité ou système qualité en conformité avec la norme ISO 9001, ISO 14 001 et OHSAS 18001;
— une plaquette de l'entreprise décrivant précisément son organisation.
« Si le candidat recours à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant ».
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Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Modalité de financement: Budget propre de l'établissement public, cofinancement et par de chacun des co-financeurs.
Modalité de paiement: Règlement à 30 jours à compter de la date de réception de la facture, après livraison ou exécution.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Groupement solidaire ou, à défaut, Groupement conjoint avec solidarité du mandataire.
Pour l'attribution du marché, le CEA impose que le GME soit un groupement solidaire ou un groupement conjoint avec solidarité du mandataire. Le groupement retenu sera contraint de revêtir cette forme.
Il est interdit de cumuler les candidatures, en tant que candidat individuel et membre d'un ou plusieurs groupements, y compris en tant que mandataire; en tant que membre d'un groupement et mandataire d'un autre.
Le mandataire communiquera au CEA la convention de groupement au plus tard à la date de remise de son offre.
En cas de groupement ou de sous-traitance chaque entreprise devra fournir les documents énoncés en III.2.
Si le candidat envisage de sous-traiter une partie du marché, il devra faire connaître, lors de la remise de son offre, l'identité, l'adresse de son (ou de ses) sous-traitant (s) et la nature des parties sous-traitées.
Les sous-traitants pourront également être déclarés en cours d'exécution de la commande. Le recours à la sous-traitance sera effectué dans le cadre de la loi 75-1334 du 31.12.1975, modifiée par la loi n° 2001-1108 du 11.12.2001 portant mesure urgentes de réformes à caractère économique et financier (loi «MURCEF »).
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Le CEA pourra demander la communication du (ou des) contrat (s) de sous-traitance et pourra ne pas accepter un (ou des) sous-traitant (s) proposé (s).
Autres conditions particulières:
Ce marché est un marché sensible au sens de l'article 78 de l'arrêté du 30.11.2011 portant approbation de l'instruction générale interministérielle n° 1300 sur la protection du secret de la défense nationale.
Les candidats doivent impérativement fournir:
— soit un avis favorable de contrôle élémentaire en cours de validité;
— soit un dossier de demande de contrôle élémentaire dûment complété. (dossier disponible aux coordonnées suivantes: TEL: 04.42.25.48.48; Mail: habilitationAAPCCadarache@cea.fr )
L'avis favorable ou le dossier de demande de contrôle élémentaire doit parvenir sous enveloppe séparée en indiquant la référence suivante « B15-353-SVI » sous format papier en original, à: CEA/Cadarache bureau de l'officier de sécurité BAT 101 — direction 13 108 Saint-Paul-lès-Durance avant la date figurant au point IV.3.4.
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Les mêmes démarches doivent être engagées pour les entreprises associés, en cas de candidature en groupement momentanée d'entreprises ou de sous-traitants pressentis par le candidat audit marché.
À défaut d'avoir fourni et complété les pièces demandées dans les délai imparti, le candidat est réputé avoir renoncé à sa demande de contrôle élémentaire pour le présent marché.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 5
Nombre maximum de candidats: 10
Critères objectifs de sélection:
Le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants:- Capacité professionnelle au travers notamment des aspects suivants: — Compétences et Références dans des volumes comparables ou supérieurs pour l'ensemble des domaines repris infra: o Gestion documentaire multi-projetso Gestion électronique de documents multi-projets- Certification qualité ou système qualité en conformité avec la norme ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001- Capacité financière.
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Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Acheteur
Vilela Stéphanie
Adresse Internet: www.cea.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: B15-353-SVI
Informations complémentaires
« Les marchés du CEA ne sont pas soumis au code des marchés publics ».
Le CEA/Cadarache est certifié ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001.
Le Titulaire de la prestation, objet du présent AAPC devra s'engager, aux côtés du CEA/Cadarache, dans la démarche d'amélioration continue de son système de management environnemental et de ses performances environnementales, et de son système de management de la sécurité.
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Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent AAPC, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d'autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l'expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
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Le présent avis et/ou les documents de la consultation sont à retirer sur https://avis-de-marches.cea.fr
Il est également possible de s'inscrire sur cette plate-forme afin de répondre de façon électronique en suivant les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d'utilisation en ligne (rubrique aide).
1. Se doter d'un certificat électronique de classe 2 minimum.
2. Conditions d'utilisation et prérequis techniques:
Nous attirons votre attention sur la nécessité d'obtention d'un certificat électronique pour transmettre votre offre via le portail de dématérialisation des Appels d'Offres du CEA.
En effet, la délivrance de celui-ci par l'organisme que vous aurez choisi peut prendre trois semaines.
Nous vous invitons à faire les démarches nécessaires afin que vous puissiez répondre sur nos consultations en ligne.
Où obtenir un certificat électronique?
Les certificats électroniques s'obtiennent directement auprès des autorités de certification qui les émettent. La liste des autorités de certification référencées par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie est présentée sur le site de la direction générale de la modernisation de l'État.
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Pour tout problème, vous pouvez contacter:
Hotline ATEXO: 0820 20 77 43
Une candidature peut être adressée par voie postale ou par porteur au CEA / Centre de Cadarache, (sous réserve qu'un avis de rendez-vous ait été fait 3 jours au préalable) service commercial, bâtiment 122, en deux exemplaires sous double enveloppe avec la mention: ne pas ouvrir — AAPC N°B15-353-SVI.
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En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la base d'évaluation des fournisseurs du CEA, dispose d'un droit d'accès de modification, de rectification et de suppression desdites données.
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Pour exercer ce droit, le demandeur devra s'adresser par courrier à:
CEA Saclay — direction des achats et des partenaires stratégiques — service du référentiel du Conseil et des analyses — DAPS/SRCA — bâtiment 482 — point courrier n° 70 — 91191 Gif-sur-Yvette Cedex
Adresse mél: daps-srca@cea.fr
Fax: 01.69.08.56.52
Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande.
Une copie d'écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance
Adresse postale: 6 rue Joseph Autran
Commune postale: Marseille Cedex 06
Code postal: 13281
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 491155050 📞
Fax: +33 491544290 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2016/S 016-024351 (2016-01-20)
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