Prestations de stockage et de gestion d'un fond d'archives (dossiers médicaux, dossiers médicaux administratifs et dossiers médicaux techniques) pour le CHU de Toulouse et pour l'institut Claudius Regaud

CHU Toulouse

Prestations de stockage et de gestion d'un fond d'archives (dossiers médicaux, dossiers médicaux administratifs et dossiers médicaux techniques) pour le CHU de Toulouse et pour l'institut Claudius Regaud.
Lieu d'exécution:
Le principal lieu d'exécution se situe chez le prestataire, néanmoins pour une partie des prestations, notamment la livraison sur site des dossiers patients selon les modalités du délai «urgences», la prestation s'effectue:
Centre hospitalier universitaire de Toulouse,
Sites de Purpan, Rangueil, Larrey, Hôtel-Dieu-La Grave, IUC,
Institut Claudius Regaud,
Site IUCT-O, 1 avenue Irène Joliot Curie, 31100 Toulouse,
La liste des lieux d'exécution est susceptible d'évoluer au cours du marché (déménagement, suppression ou ajout de site), sans surcoût pour le pouvoir adjudicateur.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2015-04-14. L'appel d'offres a été publié le 2015-03-03.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2015-03-03 Avis de marché
2015-07-16 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2015-03-03)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'archivage
Quantité ou étendue:
La présente consultation est une procédure adaptée en application de l'article 30 du code des marchés publics.Marché constitué de 2 parties, une partie marché ordinaire constituée de prix unitaires et forfaitaires (pour les prestations nº 1 à nº 15) et une partie à bon de commande (pour les prestations nº 16 à nº 29) défini à l'article 77 du code des marchés publics.Volumétrie annuelle estimative:Pour le CHUT, cela représente environ 65 000 mètres linéaires soit approximativement 3 millions de dossiers médicaux et des dossiers médicaux administratifs (recherche clinique, finance, ressources humaines...) ainsi que quelques particularités (lames et bloc d'anapaths) et la gestion d'environ 1 000 000 mouvements (en 2014).Pour l'ICR, cela représente environ 600 mètres linéaires soit approximativement 300 000 dossiers médicaux et dossiers médicaux administratifs (recherche clinique, finance, ressources humaines...) ainsi que quelques particularités (lames et bloc d'anapaths) et la gestion d'environ 25 000 mouvements (en 2014).
Afficher plus
Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'archivage 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: CHU Toulouse
Adresse postale: (Établissement coordonnateur) — Hôtel Dieu Saint-Jacques — 2 rue Viguerie, TSA 80 035
Code postal: 31059
Commune postale: Toulouse Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.chu-toulouse.fr 🌏
Courrier électronique: cam@chu-toulouse.fr 📧
Téléphone: +33 561778424 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-03-03 📅
Date limite de soumission: 2015-04-14 📅
Date de publication: 2015-03-07 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 047-081780
Numéro JO-S: 47
Informations complémentaires
Le dossier de la consultation est intégralement téléchargeable sur la plateforme de dématérialisation: https://www.achats-hopitaux.com/sdm/ent/gen/index.do Date prévisionnelle de commencement des prestations: Les prestations commenceront dès juin 2015, pour une mise en place progressive de la prestation jusqu'à décembre 2015 (date de fin du déménagement). À compter du 1.1.2016, le prestataire exécutera l'intégralité de la prestation. Variantes: Les variantes par rapport à l'objet du marché sont imposées. Modalité de présentation des variantes: Le candidat devra obligatoirement répondre à chacune des variantes obligatoires demandées en ayant au préalable fait une offre correspondant à l'offre de base telle que définie au CCTP et l'avoir chiffrée. Les variantes seront présentées de la manière suivante: Pour chaque variante, la soumissionnaire devra obligatoirement renseigner l'annexe financière à l'acte d'engagement. Un seul acte d'engagement (DC 3) doit être complété et signé. Pour l'offre de base, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 72 mois calendaires à compter de sa notification. Pour la variante nº 1, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 96 mois calendaires à compter de sa notification. Les exigences minimales de la variante nº 1 consiste au respect de l'intégralité du cahier des charges techniques et particulières de ses DTO et de ses annexes, excepté pour la durée. Pour la variante nº 2, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 120 mois calendaires à compter de sa notification. Les exigences minimales de la variante nº 1 consiste au respect de l'intégralité du cahier des charges techniques et particulières de ses DTO et de ses annexes, excepté pour la durée. Le candidat ne pourra pas proposer d'autres variantes que celles identifiées ci-dessus. Prestations supplémentaires éventuelles (PSE) imposées: Les PSE sont définies dans le CCTP. PSE 1 = Transport et distribution des dossiers pour les délais «Normaux» PSE 2 = Transport et distribution des dossiers pour les délais «Express» Le soumissionnaire devra obligatoirement répondre à chacune des prestations supplémentaires éventuelles obligatoires demandées en ayant au préalable fait une offre correspondant à l'offre de base telle que définie au CCTP et l'avoir chiffrée. Les PSE s'appliquent également pour les variantes nº 1 et nº 2 Durée du marché: le marché est conclu pour une durée minimum de 72 mois calendaires à compter de sa notification pour l'offre de base, qui pourra être portée à 96 mois calendaires pour la variante nº 1 ou 120 mois calendaires dans le cadre de la variante n¨ 2. Ces durées sont justifiées par les contraintes suivantes: — financières: durée d'amortissement des équipements de stockage (6 à 10 ans), — économiques: nécessité de lisser sur la durée, le coût élevé de sortie d'archive (volumétrie importante) lors du transfert vers un nouveau prestataire, — techniques: dégradation des archives par une manipulation trop fréquente. Examen de l'offre: Conformément à l'article 53 du CMP, il sera tenu compte de l'offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous et pondérés de la manière suivante: 1) Critère technique: 40 %: — 30 % — moyens dédiés à la prestation: moyens humains, logistiques, archivistiques techniques, informatiques etc., — 25 % — mode d'organisation des prestations: planning, organisation de la prestation, — 25 % — informations et traçabilité: système de traçabilité, information/communication, — 20 % — système qualité: démarche qualité, procédures en vigueur. 2) Critère financier: 60 %: L'analyse financière des offres des candidats se fera à partir du montant total estimatif annualisé du cas d'école définit dans le bordereau de prix en annexe nº 1: La notation sera basée sur un barème de 1 à 10 (10 constituant la meilleure note) aussi bien pour le critère technique et financier. En cas de discordance entre, d'une part, le produit du prix unitaire par la quantité, d'autre part, le montant total estimatif du cas d'école, c'est le prix unitaire qui sera retenu et le montant total estimatif du cas d'école corrigé en conséquence. Attribution de marché pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui. Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 3.3.2015.
Afficher plus

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Prestations de stockage et de gestion d'un fond d'archives (dossiers médicaux, dossiers médicaux administratifs et dossiers médicaux techniques) pour le CHU de Toulouse et pour l'institut Claudius Regaud.
Lieu d'exécution:
Le principal lieu d'exécution se situe chez le prestataire, néanmoins pour une partie des prestations, notamment la livraison sur site des dossiers patients selon les modalités du délai «urgences», la prestation s'effectue:
Centre hospitalier universitaire de Toulouse,
Sites de Purpan, Rangueil, Larrey, Hôtel-Dieu-La Grave, IUC,
Institut Claudius Regaud,
Site IUCT-O, 1 avenue Irène Joliot Curie, 31100 Toulouse,
La liste des lieux d'exécution est susceptible d'évoluer au cours du marché (déménagement, suppression ou ajout de site), sans surcoût pour le pouvoir adjudicateur.
Les variantes sont acceptées ✅
Quantité ou étendue:
La présente consultation est une procédure adaptée en application de l'article 30 du code des marchés publics.
Marché constitué de 2 parties, une partie marché ordinaire constituée de prix unitaires et forfaitaires (pour les prestations nº 1 à nº 15) et une partie à bon de commande (pour les prestations nº 16 à nº 29) défini à l'article 77 du code des marchés publics.
Afficher plus
Volumétrie annuelle estimative:
Pour le CHUT, cela représente environ 65 000 mètres linéaires soit approximativement 3 millions de dossiers médicaux et des dossiers médicaux administratifs (recherche clinique, finance, ressources humaines...) ainsi que quelques particularités (lames et bloc d'anapaths) et la gestion d'environ 1 000 000 mouvements (en 2014).
Afficher plus
Pour l'ICR, cela représente environ 600 mètres linéaires soit approximativement 300 000 dossiers médicaux et dossiers médicaux administratifs (recherche clinique, finance, ressources humaines...) ainsi que quelques particularités (lames et bloc d'anapaths) et la gestion d'environ 25 000 mouvements (en 2014).
Afficher plus
Description des options:
Conformément à ce qui est prévu aux articles 35 II 5° du CMP, constituant des options au sens du droit communautaire, et si les conditions décrites à ces articles sont remplies, le pouvoir adjudicateur se réserve, le cas échéant, le droit de passer des marchés négociés complémentaires avec le(s) titulaire(s) de ce marché.
Afficher plus
De même, conformément à ce qui est prévu aux articles 35 II 6° du CMP, constituant des options au sens du droit communautaire, et si les conditions décrites à cet article sont remplies, le pouvoir adjudicateur se réserve, le cas échéant, le droit de passer des marchés négociés de réalisation de prestations similaires.
Afficher plus
Numéro de référence: PA_ARCHIVAGE_0315_OR
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: CHU Toulouse et Institut Claudius Regaud, 31000 Toulouse.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Il est demandé aux candidats de produire:
— le pouvoir de la personne habilitée à engager la société,
— la copie du ou des jugements prononcés si le candidat est en redressement judiciaire,
— une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l'article 43, du CMP: la liste de ces attestations figure au formulaire DC 1 joint au dossier de la consultation.
Situation économique et financière:
Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles.
Bilans ou extrait de bilans, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
Déclaration appropriée de banque ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels.
Si le candidat est objectivement dans l'impossibilité de produire, pour justifier sa capacité financière, l'un des documents demandés, il pourra prouver sa capacité par tout autre document permettant d'en attester de manière équivalente.
Capacité technique et professionnelle:
Présentation d'une liste des principaux services effectués dans le domaine au cours des 3 dernières années. Le candidat devra indiquer le montant, la date et le destinataire public ou privé. La preuve devra en être apporté par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration du candidat lui-même.
Afficher plus
Certificats de qualifications professionnelles. Le pouvoir adjudicateur dans ce cas précise que la preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d'identité professionnelle ou des références de travaux attestant de la compétence de l'opérateur économique à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat.
Afficher plus
Certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des services par des références à certaines spécifications techniques. Le pouvoir adjudicateur acceptera toutefois d'autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats, si ceux-ci n'ont pas accès à ces certificats ou n'ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.
Afficher plus
Indication des titres d'étude et professionnels de l'opérateur économique et/ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables des prestations de même nature que celles du présent marché.
Description de l'équipement technique, des mesures employées par l'opérateur économique pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise.
Déclaration indiquant l'outillage, le matériel et l'équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de marchés de même nature.
Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années.
Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés:
Le titulaire est dispensé de la constitution d'un cautionnement pour l'exécution du présent marché.
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Le financement est prévu sur le budget des établissements du CHU de Toulouse et de l'institut Claudius Regaud. Le paiement s'effectuera dans les conditions prévues aux articles 92 à 100 du CMP. Le mode de règlement choisi par l'administration est le virement administratif, paiements par mandats administratifs et virements des comptables assignataires. Le comptable assignataire des paiements est M. le trésorier principal du centre hospitalier universitaire de Toulouse pour le CHU et Mme la trésorière pour l'institut Claudius REGAUD. Conformément à l'article 98 du CMP, le délai global de paiement est fixé à 50 jours à compter de la date de réception de la facture par les services du CHU de Toulouse, et à 30 jours fin de mois pour les services financiers de l'institut Claudius Regaud.
Afficher plus
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché: Pas de forme exigée.

Procédure
Période de validité de l'offre: 180 jours
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Other
Contact
Point de contact: Coordination des achats et des marchés
M. le directeur général
Adresse du profil d'acheteur: https://www.achats-hopitaux.com 🌏
Nom: CHU Toulouse
Adresse postale: Hôtel-Dieu Saint-Jacques, 2 rue Viguerie, TSA 80035
Point de contact: Direction des achats — renseignements technique: Marie-Pierre Meras, pôle EHL, portable +33 658601003, émail: meras.mp@chu-toulouse.fr
Mme Riviere Ophélie
Téléphone: +33 561777211 📞
Courrier électronique: riviere.o@chu-toulouse.fr 📧
Fax: +33 561778475 📠
URL pour informations complémentaires: https://www.achats-hopitaux.com/sdm/ent/gen/index.do 🌏
URL des documents: http://www.achats-hopitaux.com 🌏
Nom: CHU de Toulouse
Point de contact: Coordination des achats et des marchés, bureau 007 (RDC) du lundi au vendredi (sauf les jours fériés) de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 16:30
URL pour la participation: https://www.achats-hopitaux.com 🌏
Courrier électronique: greffe.ta-toulouse@juradm.fr 📧

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: PA_ARCHIVAGE_0315_OR
Informations complémentaires
Le dossier de la consultation est intégralement téléchargeable sur la plateforme de dématérialisation: https://www.achats-hopitaux.com/sdm/ent/gen/index.do
Date prévisionnelle de commencement des prestations:
Les prestations commenceront dès juin 2015, pour une mise en place progressive de la prestation jusqu'à décembre 2015 (date de fin du déménagement). À compter du 1.1.2016, le prestataire exécutera l'intégralité de la prestation.
Variantes:
Les variantes par rapport à l'objet du marché sont imposées.
Modalité de présentation des variantes:
Le candidat devra obligatoirement répondre à chacune des variantes obligatoires demandées en ayant au préalable fait une offre correspondant à l'offre de base telle que définie au CCTP et l'avoir chiffrée.
Les variantes seront présentées de la manière suivante:
Pour chaque variante, la soumissionnaire devra obligatoirement renseigner l'annexe financière à l'acte d'engagement.
Un seul acte d'engagement (DC 3) doit être complété et signé.
Pour l'offre de base, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 72 mois calendaires à compter de sa notification.
Pour la variante nº 1, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 96 mois calendaires à compter de sa notification. Les exigences minimales de la variante nº 1 consiste au respect de l'intégralité du cahier des charges techniques et particulières de ses DTO et de ses annexes, excepté pour la durée.
Afficher plus
Pour la variante nº 2, l'offre du soumissionnaire doit prendre en compte une durée de marché de 120 mois calendaires à compter de sa notification. Les exigences minimales de la variante nº 1 consiste au respect de l'intégralité du cahier des charges techniques et particulières de ses DTO et de ses annexes, excepté pour la durée.
Afficher plus
Le candidat ne pourra pas proposer d'autres variantes que celles identifiées ci-dessus.
Prestations supplémentaires éventuelles (PSE) imposées:
Les PSE sont définies dans le CCTP.
PSE 1 = Transport et distribution des dossiers pour les délais «Normaux»
PSE 2 = Transport et distribution des dossiers pour les délais «Express»
Le soumissionnaire devra obligatoirement répondre à chacune des prestations supplémentaires éventuelles obligatoires demandées en ayant au préalable fait une offre correspondant à l'offre de base telle que définie au CCTP et l'avoir chiffrée.
Les PSE s'appliquent également pour les variantes nº 1 et nº 2
Durée du marché: le marché est conclu pour une durée minimum de 72 mois calendaires à compter de sa notification pour l'offre de base, qui pourra être portée à 96 mois calendaires pour la variante nº 1 ou 120 mois calendaires dans le cadre de la variante n¨ 2.
Afficher plus
Ces durées sont justifiées par les contraintes suivantes:
— financières: durée d'amortissement des équipements de stockage (6 à 10 ans),
— économiques: nécessité de lisser sur la durée, le coût élevé de sortie d'archive (volumétrie importante) lors du transfert vers un nouveau prestataire,
— techniques: dégradation des archives par une manipulation trop fréquente.
Examen de l'offre:
Conformément à l'article 53 du CMP, il sera tenu compte de l'offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous et pondérés de la manière suivante:
1) Critère technique: 40 %:
— 30 % — moyens dédiés à la prestation: moyens humains, logistiques, archivistiques techniques, informatiques etc.,
— 25 % — mode d'organisation des prestations: planning, organisation de la prestation,
— 25 % — informations et traçabilité: système de traçabilité, information/communication,
— 20 % — système qualité: démarche qualité, procédures en vigueur.
2) Critère financier: 60 %:
L'analyse financière des offres des candidats se fera à partir du montant total estimatif annualisé du cas d'école définit dans le bordereau de prix en annexe nº 1:
La notation sera basée sur un barème de 1 à 10 (10 constituant la meilleure note) aussi bien pour le critère technique et financier.
En cas de discordance entre, d'une part, le produit du prix unitaire par la quantité, d'autre part, le montant total estimatif du cas d'école, c'est le prix unitaire qui sera retenu et le montant total estimatif du cas d'école corrigé en conséquence.
Afficher plus
Attribution de marché pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui.
Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 3.3.2015.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Toulouse
Adresse postale: 68 rue Raymond IV, BP 7007
Commune postale: Toulouse
Code postal: 31068
Courrier électronique: greffe.ta-toulouse@juradm.fr 📧
Téléphone: +33 562735757 📞
Adresse Internet: http://www.ta-toulouse.juradm.fr 🌏
Fax: +33 562735740 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal administratif de Toulouse
Source: OJS 2015/S 047-081780 (2015-03-03)
Avis d'attribution de marché (2015-07-16)
Objet
Champ d'application du marché
Valeur totale du marché: 6 400 075 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: CHU Toulouse (établissement coordonnateur) — Hôtel Dieu Saint-Jacques — 2 rue Viguerie — TSA 80 035

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-07-16 📅
Date de publication: 2015-07-21 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 138-255145
Se réfère à l'avis: 2015/S 47-081780
Numéro JO-S: 138
Informations complémentaires
Publication initiale au BOAMP: avis n Date de signature du marché: 15.7.2015. Variante nº 1 retenue: durée du marché sur 8 ans. Le montant du marché indiqué dans le présent avis est un montant estimatif. Le montant réel du marché dépend des quantités réellement exécutées. Le marché est consultable, dans le respect des secrets protégés par la loi, sur demande écrite préalable adressée par courrier à la personne en charge du marché, ou à la direction des achats, cellule coordination des achats et marchés, Hôtel-Dieu Saint-Jacques, 2 rue Viguerie, TSA 80035, 31059 Toulouse Cedex 9. Attribution de marché pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui. Références de l'avis initial mis en ligne sur le site BOAMP Annonce nº 15-32680, mise en ligne le 4.3.2015 Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 16.7.2015.
Afficher plus

Procédure
Critères d'attribution
Critère: 1. Critère financier (60)
2. Critère technique (dont: 30 % — moyens dédiés à la prestation; 25 % — mode d'organisation des prestations; 25 % — informations et traçabilité; 20 % — système qualité) (40)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2015-07-15 📅
Nom: Pro archives systemes
Adresse postale: 20 rue de la Guillauderie — PA de Tournebride
Commune postale: La Chevrolière
Code postal: 44118
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 3

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: 68 rue Raymond, IV BP 7007
Source: OJS 2015/S 138-255145 (2015-07-16)
Nouveaux marchés dans des catégories connexes 🆕
Recherches connexes 🔍
Produits/services:
Services aux entreprises: droit,... Services divers aux entreprises et... Services divers aux entreprises Services de gestion de bibliothèque Services d'archivage