Prestations de factotum, de gestion du courrier et de reprographie et prestations complémentaires pour l'ACOSS

Quantité ou étendue

La présente opération est passée selon la procédure de l'appel d'offres ouvert conformément aux articles 33, 57 à 59 du code des marchés publics.Le présent marché est un marché à bons de commande sans fixation de montant minimum et maximum, conformément à l'article 77 du code des marchés publics.Le marché est conclu pour une durée de un an à compter de sa date de notification.À chaque date anniversaire, le marché pourra être renouvelé par tacite reconduction, dans les mêmes termes par période d'un an, au maximum 3 fois, sans que sa durée totale ne puisse excéder 4 ans. Le titulaire du marché ne peut refuser la reconduction.Dans le cas où l'ACOSS n'entend pas reconduire le marché, il en informe le titulaire par lettre recommandée avec avis réception moyennant un préavis de 3 mois avant la date anniversaire du marché.Le marché est estimé d'un point de vue financier à un montant annuel de 129 000 EUR TTC.

Informations complémentaires

1. En cas de groupement, chaque membre du groupement doit fournir les pièces désignées aux points 3.2.1, 3.2.2 et 3.2.3 ci-avant.

Si le candidat veut justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques quelle que soit la nature juridique des liens existant entre ces opérateurs et lui (lien de sous-traitance ou autres liens), ce dernier produit pour chaque opérateur présenté, les documents visés ci-dessus ainsi qu'un engagement écrit desdits opérateurs. Le pouvoir adjudicateur préalablement à la notification du marché, demandera par courrier recommandé avec AR au candidat retenu de transmettre les copies certifiées conformes des justificatifs fiscaux et sociaux prévus à l'article 46 du code des marchés publics. Le candidat bénéficiera de 15 jours calendaires pour remettre ces pièces. Le marché ne pourra être notifié au candidat que si celui-ci produit, dans le délai imparti, ces documents.

2. Précisions sur la sélection des candidatures: avant de procéder à l'examen des candidatures, si le pouvoir adjudicateur constate que les pièces mentionnées au 3.2 ci-avant sont manquantes ou incomplètes, il peut demander à tous les candidats concernés de produire ou compléter ces pièces dans un délai qui sera fixé par le pouvoir adjudicateur et qui ne pourra excéder 10 jours.

Les candidats qui ne peuvent soumissionner à un marché en application des dispositions de l'article 43 du code des marchés publics, de l'article 16 de la loi nº 2014-873 du 4.8.2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes et/ou qui ne produisent pas ou ne complètent pas les pièces mentionnées au 3.2 ci-avant dans le délai qui leur serait imparti, ne sont pas admis.

3. Informations sur les critères de sélection des candidatures: les candidatures sont examinées au regard des garanties professionnelles, techniques et financières produites. Compte tenu de l'objet du marché, toutes les garanties requises au titre de la candidature seront appréciées à valeur égale.

4. Jugement des offres:

Le critère 1 «Prix» 60 % sera apprécié au regard de 2 sous-critères, pondérés de la façon suivante:

1) Prix de la prestation de base forfaitaire (80 %);

2) Prix des prestations complémentaires au vu d'une simulation financière (20 %).

Le critère 2 «Valeur technique» 40 % sera apprécié au vu de 4 sous-critères, pondérés de la façon suivante:

Sous-critère 1 relatif à la compréhension des besoins et des méthodologies proposées pour la réalisation des prestations 50 %, apprécié au regard des éléments d'appréciation suivants:

Ce sous-critère 1 est analysé à travers les éléments renseignés par le candidat dans son dossier technique relatif aux items suivants:

Il sera analysé la bonne compréhension des besoins attendus pour chaque type de prestations attendues dans le CCTP: factotum, reprographie, courriers et prestations complémentaires. À ce titre, chaque candidat devra décrire la méthodologie mise en place pour la mise en œuvre desdites prestations, en présentant:

1) un scénario de mise en œuvre des prestations (factotum, reprographie, courriers) sur une durée d'un mois avec une planification desdites activités en fonction de la charge identifiée pour chacune dans le CCTP;

2) le nombre d'agents affectés à chaque type de prestations;

3) la méthodologie proposée pour la gestion des absences, des incidents, des interventions urgentes pour chaque type de prestations;

4) la méthodologie proposée pour assurer la continuité du service pour chaque type de prestation en mettant notamment en exergue la méthode pour le remplacement des intervenants pour assurer la présence exigée par l'ACOSS;

Le candidat devra préciser les délais de disponibilité des personnels dédiés en cas de prestations ponctuelles et les délais de remplacement de personnel défaillant et le mode de gestion des équipes sur site et mobiles;

5) la méthodologie proposée pour assurer la coordination, le suivi et le pilotage de l'ensemble des prestations.

Sous-critère 2 relatif aux moyens humains dédiés à la prestation (40 %), apprécié au regard des éléments d'appréciation suivants:

Chaque candidat devra fournir:

1) un organigramme de la société et positionnant les différents intervenants concernés: responsable d'agence, chargé d'affaire, inspecteurs ou contrôleurs, intervenants affectés à l'affaire, moyens transversaux;

2) une description de l'interlocuteur unique et coordonnateur du marché avec le CV associé (sous forme anonyme le cas échéant) permettant d'apprécier le profil en matière de formation, de compétences et d'expérience;

3) une description des intervenants dédiés aux trois types de prestations (factotum, reprographie, courriers). Il est attendu une description de l'ensemble des intervenants permanents mais aussi ponctuels (en cas de remplacement ou d'interventions urgentes) sur les 3 types de prestations. Le candidat devra fournir les CV associés (sous forme anonyme le cas échéant) desdits intervenants dédiés au marché permettant d'apprécier leur profil en matière de formation, de compétences et d'expérience;

4) la plage de présence sur le site des intervenants (par jour, par semaine et pour l'année). Lorsque les dates d'intervention ne sont pas précises, le candidat indiquera les hypothèses retenues;

5) une description de la formation (avec les programmes de formation) assurée par le candidat auxdits intervenants permanents et aux intervenants en cas de remplacement ainsi que la méthodologie de mise en œuvre de cette formation;

6) une description de la tenue vestimentaire des intervenants sur l'ensemble des prestations du marché.

Sous-critère 3 relatif aux moyens techniques dédiés à la prestation (5 %), apprécié au regard des éléments d'appréciation suivants:

Chaque candidat devra présenter les outils et moyens techniques mis à disposition pour les intervenants dédiés pour chaque type de prestations (factotum, reprographie, courriers et prestations complémentaires).

Sous-critère 4 relatif aux exemples de documents type fournis par chaque candidat (5 %), apprécié au regard des éléments d'appréciation suivants:

Chaque candidat devra présenter des exemples de documents type, concernant les différentes activités définies dans le CCTP: cahier de liaison, cahier des procédures, rapports mensuels, bilans annuels, registre des évènements et main courante, fiches statistiques, compte rendu d'incidents.

Les offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables seront éliminées.

Une offre inappropriée est une offre qui apporte une réponse sans rapport avec le besoin du pouvoir adjudicateur. Une offre irrégulière est une offre qui est incomplète ou qui ne respecte pas les exigences formulées dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation. Une offre inacceptable est une offre dont les conditions d'exécution méconnaissent la législation en vigueur ou que le pouvoir adjudicateur ne peut pas financer.

5. Visite préalable obligatoire:

Une visite préalable obligatoire sur site sera organisée avant la remise des offres.

Cette visite permettra au candidat de prendre connaissance de l'environnement dans lequel s'exécutera le marché.

Chaque candidat est tenu de prendre rendez-vous auprès de M. Christophe Duc afin de convenir d'une date pour la visite sur site. Les coordonnées sont les suivantes: M. Christophe Duc, responsable service logistique, téléphone +33 177936327, émail: christophe.duc@acoss.fr et achats@acoss.fr

À l'issue de la visite, le candidat devra signer une attestation de visite permettant d'apporter la preuve de sa visite. La personne publique fournira à chaque candidat un double de l'attestation de visite sur site. L'ensemble des frais de déplacements du fait de la visite préalable est à la charge du soumissionnaire.

5. Conditions et mode de paiement pour obtenir les documents contractuels et additionnels:

Le dossier sera remis gratuitement par l'ACOSS aux candidats qui en font la demande, soit par écrit à l'adresse ci-dessous, soit par émail à laetitia.aparici@acoss.fr, copie sous-direction.juridique@acoss.fr soit en le téléchargeant sur le site suivant: https://acoss.achatpublic.com et ce, jusqu'à la date limite de réception des offres indiquée dans le présent avis.

Il pourra être retiré à l'adresse suivante: ACOSS- DIAME — sous-direction juridique — 36 rue de Valmy — 93108 Montreuil à l'accueil de 9:30 à 12:00 et de 14:00 à 17:00.

6. Conditions de remise des offres:

Le pli devra comporter toutes les pièces exigées au titre de la candidature (cf. point 3.2 ci-avant) et toutes les pièces de l'offre, à savoir:

1) Un acte d'engagement (AE):

L'acte d'engagement est à compléter, dater et signer par le(s) représentant(s) qualifié(s) de l'entreprise candidate. En cas de groupement, l'acte d'engagement constituant l'offre des candidats est signé soit par l'ensemble des entreprises groupées, soit par le mandataire s'il justifie des habilitations nécessaires pour représenter ces entreprises au stade de la passation du marché. Dans ce dernier cas, la convention de groupement devra être jointe audit acte d'engagement.

2) Le cadre de réponse financier complété, daté et signé par un représentant qualifié de l'entreprise candidate.

3) Le mémoire technique du candidat (formalisé dans le cadre de réponse technique), signé par un représentant qualifié de l'entreprise candidate. En cas de groupement conjoint, les membres du groupement doivent indiquer dans leur offre la répartition détaillée des prestations que chacun d'entre eux s'engage à exécuter (article 51 du code des marchés publics). Ils peuvent, s'ils le souhaitent, mentionner le montant des prestations que chacun d'eux s'engage à exécuter.

Le candidat peut décider de communiquer tout autre document qu'il estime utile à la bonne compréhension de son offre.

Le mode de retrait du dossier de consultation est sans incidence sur le mode de transmission de la candidature et l'offre qui relève totalement du choix du candidat. Néanmoins, les candidats doivent impérativement choisir le mode de dépôt de leur candidature et offre: soit une transmission sur support papier par voie postale ou dépôt soit un envoi par voie électronique.

a) Transmission sur support papier:

Les offres parviendront sous pli cacheté dans une seule et même enveloppe portant les mentions: «P15-17-AOO-DIAME — prestations de factotum, de gestion du courrier et de reprographie — ne pas ouvrir» — et contiendra toutes les pièces relatives à la candidature et à l'offre.

Les plis devront être remis contre récépissé à l'accueil de l'ACOSS du lundi au vendredi (de 9:30 à 12:00 et de 14:00 à 17:00) ou s'ils sont envoyés à la poste, ils devront l'être par lettre recommandée avec avis de réception postal à l'adresse indiqué ci-dessus avant la date et l'heure limite de réception des offres.

Les plis qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait reçu après la date et l'heure précitées ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus.

Les plis remis par télécopie ne seront pas acceptés. La transmission des documents sur un support physique électronique (CD-ROM, disquette ou tout autre support matériel) n'est pas autorisée sauf à titre de copie de sauvegarde.

b) Transmission par voie électronique:

Les candidatures et offres devront être déposées par voie électronique, conformément aux articles 8.I et 56 du code des marchés publics et de l'arrêté du 28.8.2006, modifié par l'arrêté du 14.12.2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés et l'arrêté du 15.6.2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.

Le dépôt de l'offre et de la candidature, dûment signées au moyen d'un certificat de signature électronique répondant aux exigences de ces textes, devra se faire via le site https://acoss.achatpublic.com, dans un seul et même fichier, pour la procédure dénommée «P15-17-AOO-DIAME — prestations de factotum, de gestion du courrier et de reprographie». En application de l'arrêté du 15.6.2012 relatif à la signature électronique, les certificats de signature conformes au référentiel général de sécurité (RGS) seront acceptés dès le 1.10.2012 (niveaux ** et *** RGS). Les formats de signature de référence acceptés sont Pades, Cades, Xades.

Les dossiers remis sur la plate-forme de dématérialisation après la date et l'heure limites de réception des offres ne seront pas retenus. Pour constituer son offre, le candidat devra transmettre des fichiers établis selon l'un des formats suivants: .doc (Word version 2003); .xls (Excel version 2003); .pdf; .zip. Dans le cas ou le candidat décide de compresser son dossier de réponse, la signature électronique du fichier compressé (de type zip) regroupant les éléments de la candidature et de l'offre n'est pas suffisante si les documents contenus dans ce fichier compressé, notamment ceux dont la signature est requise, ne sont pas eux-mêmes signés électroniquement.

Lorsque le pouvoir adjudicateur détecte dans un document transmis par voie électronique un programme informatique malveillant (virus), il procède selon les modalités fixées dans les arrêtés visés ci-dessus. Les frais d'accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat.

Pour la conclusion et la notification du marché, l'offre transmise par voie électronique sera rematérialisée par le pouvoir adjudicateur sous format papier.

c) Copie de sauvegarde:

Les candidats ayant effectué une transmission par voie dématérialisée de leur candidature et offre peuvent envoyer en parallèle, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents, dans les conditions visées ci-dessus, sous réserve des dispositions suivantes. Le candidat devra placer la copie de sauvegarde dans un pli scellé comportant la mention lisible «P15-17-AOO-DIAME — prestations de factotum, de gestion du courrier et de reprographie — copie de sauvegarde — ne pas ouvrir».

Si la copie de sauvegarde est transmise sur support physique électronique, les documents figurant sur ce support devront être revêtus de la signature électronique dans les mêmes conditions que pour les documents transmis par voie électronique.

L'ouverture du pli contenant la copie de sauvegarde par le pouvoir adjudicateur interviendra dans les conditions fixées par l'arrêté visé ci-avant.

7. Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire une demande écrite à: l'ACOSS — sous-direction juridique — 36 rue de Valmy — 93100 Montreuil — téléphone +33 177936772 — télécopie +33 158841509 — émail: laetitia.aparici@acoss.fr, copie sous-direction.juridique@acoss.fr.

Les candidats pourront également utiliser les fonctionnalités de la plate-forme de dématérialisation (https://acoss.achatpublic.com) pour demander des renseignements complémentaires.

Les renseignements complémentaires sur le dossier de consultation sont communiqués par le pouvoir adjudicateur sur demande des opérateurs économiques 6 jours au plus tard avant la date limite de remise des offres. Des compléments sur le dossier de consultation pourront être communiqués à l'ensemble des soumissionnaires par l'ACOSS 6 jours au plus tard avant la date limite de remise des offres. Les candidats adressent leur demande par écrit 10 jours calendaires au plus tard avant la date limite de remise des offres

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 3.8.2015.

Brève description

Le marché a pour objet les prestations de gestion du courrier entrant et sortant, de reprographie et de factotum (livraisons en étage, petites manutentions, prise en charge de débarras «accueil cafés», activités copieurs et vaguemestre, remise en état de l'espace séminaire et préparation de salles de réunions, petites activités de reprographie, contrôle de l'inventaire physique) pour le siège de l'ACOSS, sis 36 rue de Valmy, 93100 Montreuil.