Assistance à maîtrise d'ouvrage concertation et communication

Quantité ou étendue

Lot 1 : Stratégie et suivi de la mise en oeuvreTranche optionnelle n°1 : prestations liées aux études de priorité 2Tranche optionnelle n°2 Gestion et suivi des actionsLot 2 : Production « concertation et communication »Tranche optionnelle n°1 : Prestations liées aux études de priorité 2Tranche optionnelle n°2 Gestion et suivi des actionsLot 3 : Relation avec la presseTranche optionnelle n°1 : prestations liées aux études de priorité 2Les prestations font l objet de trois lots distincts donnant lieu chacun à l attribution d un marché sur ordres distinct au sens de l article 2.81 du CCCGPI :Lot 1 : Stratégie de communication et de concertationLot 2 : productions « communication et concertation »Lot 3 : relations presseLe détail de la quantité des prestations figure au chapitre « autres informations » du présent avis. Le candidat est prie de s y referer dans sa totalite.

Informations complémentaires

Premiere partie - renseignements complementaires généraux

Les présents marchés sont des marchés sur ordre au sens de l'article 2.81 du CCG P.I et des accords-cadres au sens de la directive 2004-17 du 31 mars 2004.

Les candidats sont autorisés à présenter une offre pour tous les lots da la consultation. Un même soumissionnaire pourra se voir attribuer au final un ou plusieurs lots. Les modalités d'attribution des lots sont précisées dans le règlement de la consultation.

Il est rappelé que le présent avis de marché est un appel à candidatures.

Les dossiers de consultation des entreprises (DCE) seront transmis après sélection des entreprises sur la base des critères suivants classés par ordre décroissant :

- capacité professionnelle et technique,

- capacité financière.

L'enveloppe de candidature sera transmise par voie postale en recommandé avec accusé de réception ou remise par porteur contre récépissé (du lundi au vendredi de 8:00 à 12:00 et de 14:00 à 17:00 sauf jour férié).

Les candidatures arrivées après l'heure et la date limite ne seront pas acceptées. Les candidatures remises par voie électronique ne seront pas acceptées.

L'enveloppe de candidature devra indiquer

" LN PCA - AMO Concertation et Communication - Lot .... - NE PAS OUVRIR "

DEUXIEME PARTIE - ETENDUE DETAILLEE DU MARCHE

Lot 1 : stratégie et suivi de la mise en œuvre :

élaboration de la stratégie de concertation et de communication,

conseiller le maître d ouvrage dans ses relations institutionnelles et avec les différents acteurs de la concertation,

préparer, assister et suivre les instances de gouvernance,

assister le maître d ouvrage dans ses actions de concertation.

Rédaction des bilans de concertation.

assister le maître d ouvrage dans la définition et rédaction des éléments de langage,

suivi de la gouvernance,

suivi de la mise en œuvre de la stratégie,

analyse du contexte,

mapping

appui opérationnel aux chargés territoriaux : préparer, assister et suivre les instances de concertation (groupes de travail et réunions de concertation)

Tranche optionnelle n°1 : prestations liées aux études de priorité 2

Le niveau d études de la priorité 2 du projet (Aubagne - Toulon et Est Var-Siagne) doit encore être confirmée notamment par des décisions relatives à une augmentation du montant de la convention de financement. C est pourquoi les études de la priorité 2 font l objet de cette tranche optionnelle, qui pourra être levée durant toute la durée d exécution du marché.

Tranche optionnelle n°2 gestion et suivi des actions :

Les tâches de gestion des interfaces et suivi des actions, constituant la présente tranche, seront confiées dès la signature du marché soit au titulaire du lot 1 soit au titulaire du lot 2 en fonction de la qualité des offres proposées.

Ces taches comprennent :

gestion des interfaces entre stratégie, production, relation presse et logistique

réunions d avancement,

tableaux de bord comptables,

revues de contrat,

reporting,

centralisation des informations,

Lot 2 : Production « concertation et communication » :

plan et planning des actions de communication et de concertation,

conception des supports de concertation : suivi des actions, production des documents de communication et de concertation depuis l expression du besoin « brief » jusqu à la production du bon à tirer « BAT »,

suivi et mise à jour de la base de données des acteurs,

soutien et pilotage logistique pour les réunions, conférences, mailing, etc...

organiser des visites terrain sur d autres projets afin d éclairer certains acteurs sur des exemples précis ou des sujets de préoccupation apparus durant la concertation territoriale.

production (de la préparation jusqu aux éléments alimentant le bilan) des réunions de concertation avec les élus, acteurs, public et partenaires,

gestion et mise à jour du site internet dont FAQ,

appui opérationnel complémentaire aux chargés territoriaux

Tranche optionnelle n°1 : prestations liées aux études de priorité 2

Le niveau d études de la priorité 2 du projet (Aubagne - Toulon et Est Var-Siagne) doit encore être confirmée notamment par des décisions relatives à une augmentation du montant de la convention de financement. C est pourquoi les études de la priorité 2 font l objet de cette tranche optionnelle, qui pourra être levée durant toute la durée d exécution du marché.

Tranche optionnelle n°2 gestion et suivi des actions :

Les tâches de gestion des interfaces et suivi des actions, constituant la présente tranche, seront confiées dès la signature du marché soit au titulaire du lot 1 soit au titulaire du lot 2 en fonction de la qualité des offres proposées.

Ces taches comprennent :

gestion des interfaces entre stratégie, production, relation presse et logistique

réunions d avancement,

tableaux de bord comptables,

revues de contrat,

reporting,

centralisation des informations,

Lot 3 : relation avec la presse

veille presse

rédaction et valorisation des communiqués de presse

organisation de rencontres/echanges avec la presse

Tranche optionnelle n°1 : prestations liées aux études de priorité 2

Le niveau d études de la priorité 2 du projet (Aubagne - Toulon et Est Var-Siagne) doit encore être confirmée notamment par des décisions relatives à une augmentation du montant de la convention de financement. C est pourquoi les études de la priorité 2 font l objet de cette tranche optionnelle, qui pourra être levée durant toute la durée d exécution du marché.

Les prestations font l objet de trois lots distincts donnant lieu chacun à l attribution d un marché sur ordres distinct au sens de l article 2.81 du CCCGPI :

Lot 1 : Stratégie de communication et de concertation

Lot 2 : Productions « communication et concertation »

Lot 3 : Relations Presse

Troisieme partie - elements de capacite technique

Pour justifier de leurs compétences, les candidats utilisent tous moyens qu'ils jugent appropriés dont des qualifications (attribuées par RFF ou la SNCF ou d'autres opérateurs ferroviaires), des certifications professionnelles, des attestations de la part de leurs clients de la bonne exécution des prestations, etc.

Le candidat exposera par une note distincte les moyens humains et techniques qu'il envisage de mettre en œuvre s'il est attributaire du marché, avec l'indication des prestations dont la cotraitance ou la sous-traitance sont envisagées. Ces moyens humains seront centrés sur les qualifications professionnelles et les références les plus représentatives en adéquation avec l'objet du marché :

Lot 1 - Expériences en stratégie de concertation et communication sur des projets complexes notamment en infrastructures de transport ;

argumentaire de définition et justification pour des projets d'infrastructures complexes et de grande ampleur;

expérience des processus décisionnels et connaissance des thématiques d'études pour les décisions d'orientation de transports urbains et interurbains et d'aménagement du territoire

pratique des procédures de concertation, notamment L300-2 du code de l'urbanisme, bilans de concertation ;

conception de plans de communication articulés avec procédures de concertation et d'enquête publique.

expérience en gestion des interfaces et suivi des actions pour des rythmes intenses de concertation.

Lot 2 - Compétences opérationnelles en concertation et communication - expérience sur des marchés institutionnels demandée :

rédaction de supports de concertation,

conception rédactionnelle et graphique de supports didactiques de communication à destination du public portant sur des sujets complexes dont projets d'infrastructure de transports ;

cartographie didactique, créativité et inventivité graphiques ;

administration de site internet ;

animation de réunions publiques ;

organisation logistique de manifestations publiques et gestion de l'accueil du public.

expérience en gestion des interfaces et suivi des actions pour des rythmes intenses de concertation.

Lot 3 - Compétences en relations presse et médias :

veille média et internet ;

relations presse et médias.

Les équipes présentées par lot devront couvrir l'ensemble des compétences requises pour chaque lot; ces compétences peuvent être apportées par des sous-traitants.

Le candidat exposera par une liste de références pour des prestations similaires à l'objet du marché et achevées ou en cours depuis moins de 3 ans et portant sur pour des missions d'importance similaires à l'objet du marché

- Ces références doivent mentionner le montant, la durée du marché, les coordonnées des acheteurs ainsi que la description des prestations réalisées (types, quantités).

Le candidat devra fournir des attestations de la part de ses clients de la bonne exécution des prestations.

Le candidat remettra un mémoire résumant les actions générales de gestion de la qualité.

Les candidatures seront remises en un exemplaire papier et un exemplaire numérique complet comprenant 3 fichiers correspondant respectivement à :

1- Déclaration de candidature et justificatifs administratifs

2- Capacité économique et financière

3- Capacité technique.

Quatre candidats seront retenus sur la base des critères suivants classés par ordre de priorité décroissant :

- Compétences

- Références

- Capacité financière.

Informations complémentaires sur les lots

Les prestations attendues sont les suivantes :- élaboration de la stratégie de concertation et de communication,- conseiller le maître d'ouvrage dans ses relations institutionnelles et avec les différents acteurs de la concertation.- préparer, assister et suivre les instances de gouvernance, - assister le maître d'ouvrage dans ses actions de concertation.- rédaction des bilans de concertation.- assistance au maître d'ouvrage dans la définition et rédaction des éléments de langage,- suivi de la gouvernance, - suivi de la mise en œuvre de la stratégie, - analyse du contexte, - mapping,- appui opérationnel aux chargés territoriaux : préparer, assister et suivre les instances de concertation (groupes de travail et réunions de concertation).- gestion des interfaces et suivi des actions pour des rythmes intenses de concertation.

Brève description

Marché sur ordres portant sur une assistance à RFF dans la coordination, la mise en œuvre des actions (dont production des supports) de concertation et de communication pour la phase 2 des études préalables à l'enquête d'utilité publique (EPEUP) du projet de ligne nouvelle Provence Côte d'Azur.

Informations complémentaires sur les lots

Les prestations attendues sont les suivantes :- plan et planning des actions de communication et de concertation, - conception des supports de concertation : suivi des actions, production des documents de communication et de concertation depuis l'expression du besoin « brief » jusqu'à la production du bon à tirer « BAT », - suivi et mise à jour de la base de données des acteurs, - soutien et pilotage logistique pour les réunions, conférences, mailing, etc... - organiser des visites terrain sur d'autres projets afin d'éclairer certains acteurs sur des exemples précis ou des sujets de préoccupation apparus durant la concertation territoriale.- production (de la préparation jusqu'aux éléments alimentant le bilan) des réunions de concertation avec les élus, acteurs, public et partenaires,- gestion et mise à jour du site internet dont FAQ,- appui opérationnel complémentaire aux chargés territoriaux - gestion des interfaces et suivi des actions pour des rythmes intenses de concertation