Prestations de comptabilité et de traitement d’actes de gestion relevant des affaires sociales. Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA Grenoble en liaison avec le service financier et le service du personnel et des affaires sociales

CEA/Grenoble

Le CEA/Grenoble souhaite confier à une entreprise les prestations relatives à la comptabilisation des factures fournisseurs, à la liquidation et au traitement comptable des frais de missions et de frais généraux ainsi qu’au traitement de certains actes de gestion RH.
Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA/Grenoble et portent sur les périmètres suivants:
Périmètre PI = le traitement des factures fournisseurs pour les différentes unités du CEA/Grenoble comprenant:
— la gestion des flux de factures fournisseurs et le traitement des anomalies,
— la saisie informatique des factures dans SAP,
— l’édition et le contrôle du journal des pièces comptables,
— le classement et l ’archivage des documents,
— la gestion des relances téléphoniques des fournisseurs concernant le paiement de leurs factures échues .
La saisie des documents comptables est effectuée au travers du système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI (une montée de version SAP est envisagée sur 2014.
Périmètre P2 = le contrôle et le traitement comptable des missions en France comprenant:
— la gestion des documents relatifs aux missions France des salariés et le traitement des anomalies,
— la procédure de mise en paiement dans SAP (transaction spécifique),
— la gestion des appels des salariés du site pour le remboursement de leurs frais de missions.
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans les modules SAP/FI et SAP/RH et l ’accès au portail SIGMA.
Périmètre P3 = le contrôle, la liquidation et le traitement comptable des missions à 1’ étranger comprenant:
— la gestion des documents relatifs aux missions à l ’étranger des salariés et le traitement des anomalies,
— la liquidation de la mission,
— la procédure de mise en paiement dans SAP (transaction spécifique),
— la gestion des appels des salariés du site pour le remboursement de leurs frais de missions.
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI et SAP/RH Périmètre P4 = le traitement d’actes de gestion RH comprenant:
— la vérification et le traitement des factures d’intérim:
– le contrôle de la conformité et la gestion des anomalies,
– l’envoi des documents dans les centres budgétaires des départements,
– classement et archivage,
— la gestion et la réponse aux candidatures spontanées:
– saisie des candidatures reçues,
– transmission éventuelles des CV aux unités et établissement des réponses aux candidats,
– classement et archivage,
— le traitement et le contrôle de certaines demandes de remboursement de frais généraux:
– contrôle de la conformité des documents et/ou établissement d’une note d’affaires générales,
– transmission des documents aux centres budgétaires des départements concernés.
Ces prestations ne nécessitent pas d’habilitation informatique. Elles sont gérées par le biais de tableaux ou documents Microsoft.
Périmètre P5 = le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d’un Plan de Déplacement Entreprise (PDE) comprenant:
— le traitement et la gestion des demandes de remboursements des salariés et la gestion des anomalies,
— saisie dans SAP et contrôle,
— mise à jour de tableaux de suivi,
— archivage des documents.
Cette prestation nécessite des habilitations dans SAP /RH.
Périmètre P6 = le traitement comptable de demandes de remboursement de frais généraux comprenant:
— le traitement et la gestion des demandes de paiement des frais généraux,
— la saisie informatique des demandes de remboursement dans SAP,
— l’édition et le contrôle du journal des pièces comptables,
— le classement et l ’archivage des documents.
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI.
Le marché peut être prolongé d’une année supplémentaire par affermissement d’une tranche optionnelle intervenant 3 mois avant le terme du marché.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2013-12-16. L'appel d'offres a été publié le 2013-11-15.

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2013-11-15 Avis de marché
Avis de marché (2013-11-15)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services divers aux entreprises
Quantité ou étendue:
Le volume des prestations propres à chaque périmètre est indiqué ci-après (dernières données connues):—Périmètre PI: factures fournisseur:– factures comptabilisées = 47 500 par an,– courriers « retour facture » = environ 1 200 par an,– factures en anomalie de traitement = 5 500 par an (à transmettre sous format dématérialisé),– gestion des relances téléphoniques = environ 10 appels des fournisseurs par jour en moyenne,— Périmètre P2 et P3: missions:– missions validées = 15 000 par an,– missions à l ’étranger à liquider = 3 300 par an,– dossiers en anomalie retournés = environ 3 800 retours par an,– copies de dossier mission à transmettre aux unités: environ 1 .000 par an,– gestion des appels téléphoniques des salariés: environ 20 par mois,— Périmètre P4 et P5: acte gestion RH et remboursement transport:– réponses à des candidatures spontanées = 700 par an,– remboursement de titres de transports PDE effectués = 7 200 par an,– factures d’intérim reçues = 2 200 par an,– rédaction et contrôle demande de remboursement frais généraux: 1 200 par an,— Périmètre P6: remboursement frais généraux,– affaires générales comptabilisées = 3 000 par an,– dossiers en anomalie retournés = environ 400 par an.Les éléments quantitatifs susvisés sont des ordres de grandeur qui n’ont pas de valeur contractuelle.
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services divers aux entreprises 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: CEA/Grenoble
Adresse postale: 17 rue des Martyrs
Code postal: 38054
Commune postale: Grenoble Cedex 9
Contact
Adresse Internet: http://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: karine.boue@cea.fr 📧
Téléphone: +33 438781105 📞
Fax: +33 438785060 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2013-11-15 📅
Date limite de soumission: 2013-12-16 📅
Date de publication: 2013-11-27 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2013/S 230-399498
Numéro JO-S: 230
Informations complémentaires
Les marchés du CEA ne sont pas soumis au Code des marchés publics. Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables. Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr. Modalités de transmission des candidatures: Les candidatures seront transmises soit: — en 2 exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention «ne pas ouvrir - AAPC: 130940 - «Réalisation d’opérations de comptabilité et de gestion du personnel» à l’attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble - service achats —bât. C4 - pièce 402L - 17 rue des Martyrs - 38054 Grenoble, — via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l ’URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique Aide): 1. se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d’utilisation de la plateforme du CEA, rubrique «Certificat électronique»; 2. se connecter à l ’adresse suivante: https://avis-de-marches.cea.fr; 3. compléter le formulaire et valider. En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la Base d’ Evaluation des fournisseurs du CEA, dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression desdites données. Pour exercer ce droit, le demandeur devra s’adresser par courrier à: CEA Saclay, Direction des achats et des partenaires stratégiques, bâtiment 482 - point courrier n° 70, 91191 Gif-sur-Yvette Cedex. Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande. Une copie d’écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Le CEA/Grenoble souhaite confier à une entreprise les prestations relatives à la comptabilisation des factures fournisseurs, à la liquidation et au traitement comptable des frais de missions et de frais généraux ainsi qu’au traitement de certains actes de gestion RH.
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Ces prestations sont réalisées sur le site du CEA/Grenoble et portent sur les périmètres suivants:
Périmètre PI = le traitement des factures fournisseurs pour les différentes unités du CEA/Grenoble comprenant:
— la gestion des flux de factures fournisseurs et le traitement des anomalies,
— la saisie informatique des factures dans SAP,
— l’édition et le contrôle du journal des pièces comptables,
— le classement et l ’archivage des documents,
— la gestion des relances téléphoniques des fournisseurs concernant le paiement de leurs factures échues .
La saisie des documents comptables est effectuée au travers du système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI (une montée de version SAP est envisagée sur 2014.
Périmètre P2 = le contrôle et le traitement comptable des missions en France comprenant:
— la gestion des documents relatifs aux missions France des salariés et le traitement des anomalies,
— la procédure de mise en paiement dans SAP (transaction spécifique),
— la gestion des appels des salariés du site pour le remboursement de leurs frais de missions.
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans les modules SAP/FI et SAP/RH et l ’accès au portail SIGMA.
Périmètre P3 = le contrôle, la liquidation et le traitement comptable des missions à 1’ étranger comprenant:
— la gestion des documents relatifs aux missions à l ’étranger des salariés et le traitement des anomalies,
— la liquidation de la mission,
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI et SAP/RH Périmètre P4 = le traitement d’actes de gestion RH comprenant:
— la vérification et le traitement des factures d’intérim:
– le contrôle de la conformité et la gestion des anomalies,
– l’envoi des documents dans les centres budgétaires des départements,
– classement et archivage,
— la gestion et la réponse aux candidatures spontanées:
– saisie des candidatures reçues,
– transmission éventuelles des CV aux unités et établissement des réponses aux candidats,
— le traitement et le contrôle de certaines demandes de remboursement de frais généraux:
– contrôle de la conformité des documents et/ou établissement d’une note d’affaires générales,
– transmission des documents aux centres budgétaires des départements concernés.
Ces prestations ne nécessitent pas d’habilitation informatique. Elles sont gérées par le biais de tableaux ou documents Microsoft.
Périmètre P5 = le remboursement des titres de transports dans le cadre de la mise en place d’un Plan de Déplacement Entreprise (PDE) comprenant:
— le traitement et la gestion des demandes de remboursements des salariés et la gestion des anomalies,
— saisie dans SAP et contrôle,
— mise à jour de tableaux de suivi,
— archivage des documents.
Cette prestation nécessite des habilitations dans SAP /RH.
Périmètre P6 = le traitement comptable de demandes de remboursement de frais généraux comprenant:
— le traitement et la gestion des demandes de paiement des frais généraux,
— la saisie informatique des demandes de remboursement dans SAP,
— le classement et l ’archivage des documents.
La prestation est effectuée en partie dans le système de gestion informatique intégrée SAP version ECC5 et nécessite une habilitation dans le module SAP/FI.
Le marché peut être prolongé d’une année supplémentaire par affermissement d’une tranche optionnelle intervenant 3 mois avant le terme du marché.
Les variantes sont acceptées ✅
Quantité ou étendue:
Le volume des prestations propres à chaque périmètre est indiqué ci-après (dernières données connues):
—Périmètre PI: factures fournisseur:
– factures comptabilisées = 47 500 par an,
– courriers « retour facture » = environ 1 200 par an,
– factures en anomalie de traitement = 5 500 par an (à transmettre sous format dématérialisé),
– gestion des relances téléphoniques = environ 10 appels des fournisseurs par jour en moyenne,
— Périmètre P2 et P3: missions:
– missions validées = 15 000 par an,
– missions à l ’étranger à liquider = 3 300 par an,
– dossiers en anomalie retournés = environ 3 800 retours par an,
– copies de dossier mission à transmettre aux unités: environ 1 .000 par an,
– gestion des appels téléphoniques des salariés: environ 20 par mois,
— Périmètre P4 et P5: acte gestion RH et remboursement transport:
– réponses à des candidatures spontanées = 700 par an,
– remboursement de titres de transports PDE effectués = 7 200 par an,
– factures d’intérim reçues = 2 200 par an,
– rédaction et contrôle demande de remboursement frais généraux: 1 200 par an,
— Périmètre P6: remboursement frais généraux,
– affaires générales comptabilisées = 3 000 par an,
– dossiers en anomalie retournés = environ 400 par an.
Les éléments quantitatifs susvisés sont des ordres de grandeur qui n’ont pas de valeur contractuelle.
Nombre de reconductions possibles: 1
Durée de l'accord: 24 mois
Numéro de référence: AAPC-130940.
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution:
CEA/Grenoble.
Conditions d’accès réglementées.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
Le candidat fournira à l ’appui de sa candidature:
— le formulaire DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants) ou une lettre de candidature signée par une personne habilitée à engager le candidat ou habilitant le mandataire d’un groupement à représenter le groupement accompagnée d'une attestation sur l'honneur contenant l'ensemble des informations demandées à la page 3 de ce formulaire,
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— le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement).
Ces formulaires sont disponibles sur le site Internet du Ministère de l'Économie, de l'Industrie et de l'Emploi:
http : //wwvv. économie, gouv. fr/dai /formulaires-declaration-candidat,
— lorsqu’il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis à vis des autres entreprises du groupe.
En cas de groupement d'entreprises, chaque co-traitant fournira les pièces indiquées ci-dessus.
Documents à produire au stade de l’attribution du marché:
— attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidat étrangers.
Situation économique et financière:
— déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles,
— déclaration appropriée de banques ou preuve d’une assurance pour les risques professionnels,
— bilans ou extraits de bilans, concernant les 3 dernières années, des candidats pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.
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Capacité technique et professionnelle:
— présentation d’une liste des principaux services similaires effectués au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration du candidat,
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— indication des titres d’études et professionnels du candidat et/ou des cadres de l ’entreprise, et notamment des responsables de prestation de services de même nature que celle du marché,
— déclaration indiquant l’outillage, le matériel et l’équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de marchés de même nature,
— en matière de services, une description de l ’équipement technique, des mesures employées par le candidat pour s’assurer de la qualité et des moyens d’étude et de recherche de son entreprise,
— certificats de qualifications professionnelles. Il est dans ce cas précisé que la preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d’identité professionnelle ou des références de travaux attestant de la compétence du candidat à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat,
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— certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques. Le CEA acceptera toutefois d’autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats, si ceux-ci n ’ont pas accès à ces certificats ou n’ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.
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Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.
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Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
Ressources propres. Paiement à 30 jours à compter de la date de réception de facture, après livraison ou exécution.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Pour l’attribution du marché, le CEA impose que le groupement momentané d’entreprises soit un groupement solidaire ou, à défaut, un groupement conjoint avec solidarité du mandataire. Le groupement retenu sera contraint de revêtir cette forme.
Il est interdit de cumuler les candidatures, en tant que candidat individuel et membre d’un ou plusieurs groupements, y compris en tant que mandataire; en tant que membre d’un groupement et mandataire d’un autre, en tant que membre de plusieurs groupements.
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Autres conditions particulières:
Ce marché est un marché sensible au sens de la règlementation sur la protection du secret de la défense nationale.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 5
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection:
Après examen de la conformité administrative du dossier de candidature, le CEA procédera à l'analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants:
— capacité professionnelle; aptitude technique, organisation en matière d’assurance qualité, références sur des prestations similaires,
— capacité financière.
Période de validité de l'offre: 4 mois
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Karine Boue
Adresse Internet: www.cea.fr 🌏
Adresse du profil d'acheteur: https://avis-de-marches.cea.fr 🌏
Nom: CEA/Grenoble
Point de contact: Service achats
Karine Boue – bât. C4 – pièce 402L
Technique pour le SFI: M. Laurent Saunier
Technique pour le SPAS: M. Patrick Vachon
Téléphone: +33 438785524 / 438783239 📞
Courrier électronique: laurent.saunier@cea.fr 📧
: patrick.vachon@cea.fr 📧
Fax: +33 438785063 / 438785148 📠

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: AAPC-130940.
Informations complémentaires
Les marchés du CEA ne sont pas soumis au Code des marchés publics.
Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
Afficher plus
Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr.
Modalités de transmission des candidatures:
Les candidatures seront transmises soit:
— en 2 exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention «ne pas ouvrir - AAPC: 130940 - «Réalisation d’opérations de comptabilité et de gestion du personnel» à l’attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble - service achats —bât. C4 - pièce 402L - 17 rue des Martyrs - 38054 Grenoble,
Afficher plus
— via la plateforme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l ’URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr. Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique Aide):
Afficher plus
1. se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d’utilisation de la plateforme du CEA, rubrique «Certificat électronique»;
2. se connecter à l ’adresse suivante: https://avis-de-marches.cea.fr;
3. compléter le formulaire et valider.
En application de la loi n° 78-17 du 6.1.1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne dont des données personnelles (nom, fonction et numéro de téléphone) pourraient figurer dans la Base d’ Evaluation des fournisseurs du CEA, dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression desdites données.
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Pour exercer ce droit, le demandeur devra s’adresser par courrier à:
CEA Saclay,
Direction des achats et des partenaires stratégiques,
bâtiment 482 - point courrier n° 70,
91191 Gif-sur-Yvette Cedex.
Les modifications demandées seront effectuées sous 8 jours à compter de la réception de la demande. Une copie d’écran démontrant la prise en compte de la demande pourra être envoyée par courrier au demandeur.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Lyon
Adresse postale: 67 rue Servient
Commune postale: Lyon Cedex 3
Code postal: 69433
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 472607012 📞
Fax: +33 472607238 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal de grande instance de Lyon
Source: OJS 2013/S 230-399498 (2013-11-15)
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