Prestations de transfert de fonds d'archives entre les 3 sites des archives nationales

Quantité ou étendue

Le présent marché a pour objet des prestations de transfert de fonds d'archives. En effet, une partie des fonds conservés aux archives nationales, à Paris et Fontainebleau, sera transférée en 2012-2013 vers un nouveau bâtiment, dont la construction est en cours d'achèvement, à Pierrefitte-sur-Seine.À la suite de ces opérations de transfert vers Pierrefitte, un deuxième temps de transfert aura lieu et sera consacré à la répartition de documents entre les sites de Paris et de Fontainebleau.L'objet du marché porte donc sur un ensemble de prestations permettant d'assurer ces mouvements de fonds:— protections des espaces de travail et de circulation,— dépoussiérage sommaire et prélèvement sur le site de départ,— transport vers le site d'arrivée,— déchargement et intégration des documents dans le bâtiment d'arrivée (dont retablettage),— mise à jour des informations relatives à la localisation définitive des fonds dans le fichier tableur (.csv),— transport "navette" dans le cadre de la communication - lot 1,— refoulement des entrées - lot 2.Ce marché de services est constitué de 2 lots juridiques distincts, traités en marchés séparés.

Informations complémentaires

La présente consultation est organisée sous la forme de l'appel d'offres ouvert conformément aux articles 10, 33, 57 à 59 et 72 du Code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1.8.2006.

Le marché fait l'objet de 2 lots distincts et le lot 1 est lui-même scindé en 2 tranches.

Date prévisionnelle de début des prestations: avril/mai 2012.

Le troisième site des archives nationales étant actuellement en cours d'achèvement, le début des prestations est indiqué de manière très prévisionnelle. En conséquence, le marché sera conclu à compter de sa date de notification pour une durée de 28 mois maximum. Les ordres de services de commencement des prestations propres à chaque lot interviendront dans un délai maximum de 6 mois à compter de la date de réception de la notification par le titulaire du lot concerné. Chaque lot a une durée propre et est décrit ci-avant. Par ailleurs, des délais d'exécution au sein de chaque lot sont indiqués aux CCAP et CCTP: les délais relatifs à chaque chaîne d'archives transférées sont contractuels, ils s'entendent à la fois comme minimum et maximum: chaque titulaire s'engage à respecter ces délais par chaîne qui sont impératifs pour assurer le bon enchaînement des prestations et une bonne organisation des services des Archives nationales.

Les autres délais relatifs à la période de préparation préalable aux prestations de transfert et à la période de restitution qui suit les prestations de transfert sont indiqués au CCAP et CCTP; ils doivent être considérés comme des délais maximum à respecter par le titulaire.

Les prestations des 2 lots seront rémunérées sur la base d'un prix global et forfaitaire (cf annexe financière à l'acte d'engagement: décomposition du prix global et forfaitaire relative à chaque lot).

Le dossier de consultation peut être obtenu sous format papier ou sous format électronique à la suite d'une demande faite à: archives nationales - pôle commande publique et affaires juridiques - télécopie: +33 144619340.

Ou par courriel: marchespublics-nouveaucentre.archives@culture.gouv.fr

Le dossier de consultation peut également être téléchargé de la manière suivante:

En application des dispositions de l'article 56 du Code des marchés publics (CMP) et de l'arrêté du 14.12.2009, la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics est opérationnelle. Le dossier de consultation est donc également téléchargeable à l'adresse suivante: https://www.marches-publics.gouv.fr.

Le dossier est enregistré sous la référence: "Déméenagement-Fonds" pour: "Prestations de transfert de fonds d'archives entre les 3 sites des archives nationales (Paris, Fontainebleau et Pierrefitte-sur-Seine)".

Cette référence permet d'accéder à la consultation après avoir renseigné un formulaire d'identification en indiquant le nom de l'organisme, le nom de la personne physique téléchargeant les documents, et une adresse permettant à l'administration de lui adresser de façon certaine une correspondance électronique.

3 visites facultatives des 3 sites des archives nationales entre lesquels se dérouleront les prestations objets du présent marché seront organisées aux dates et adresses suivantes:

— le 29 septembre à 10:00 - site de Fontainebleau des archives nationales, 2 rue des archives, 77300 Fontainebleau, FRANCE,

— le 3 octobre à 10:00 - site parisien des archives nationales, 60 rue des Francs Bourgeois, 75141 Paris, FRANCE,

— le 7 octobre à 10:00 - site de Pierrefitte-sur-Seine des archives nationales, 59 rue Guynemer, 93380 Pierrefitte-sur-Seine, FRANCE.

Tous les candidats souhaitant se présenter lors de ces visites doivent se faire connaître au plus tard la veille de chaque visite à 12:00 (pour la visite du 3 octobre, s'inscrire le 30 septembre à 12:00 au plus tard), auprès de:

Service archives nationales, Tél. +33 144618525, Fax +33 144619340.

Courriel: marchespublics-nouveaucentre.archives@culture.gouv.fr

À l'issue de l'ensemble des visites, un compte-rendu sera adressé à tous les candidats.

Présentation et composition des offres:

Le candidat devra remettre un dossier complet (dossier administratif: candidature + projet de marché: offre) dans une seule et même enveloppe. Le présent marché faisant l'objet de 2 lots juridiques distincts, traités en marchés séparés, chaque candidat peut répondre sur l'un ou les 2 lots.

Rédigées entièrement en langue française, les candidatures et les offres des candidats seront remises en un original, une copie papier et une copie électronique (Cdrom) comprenant les éléments décrits ci-après:

— le dossier administratif comprenant les déclarations et attestations suivantes prévues aux articles 44 et 45 du Code des marchés publics, soit:

1/ la lettre de candidature et d'habilitation du mandataire par ses co-traitants (formulaire DC 1, ancien formulaire Dc4) obligatoire en cas de groupement et/ou d'allotissement, (préciser les lots sur lesquels se porte le candidat), datée et signée par le candidat. En cas de groupement, ce Dc1 est signé par tous les membres du groupement ou par le mandataire dûment habilité (article 51 IV du code des marchés publics);

2/ le pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat;

3/ la déclaration du candidat Dc2 (ancien formulaire Dc5) datée et signée ou tout autre document présentant les éléments suivants:

— une déclaration concernant le chiffre d'affaires global HT réalisé au cours des 3 derniers exercices disponibles,

— une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années,

— pour chaque lot, une déclaration indiquant le matériel et l'équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de marchés de même nature.

4/ une déclaration sur l'honneur du candidat pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 43 du Code des marchés publics;

5/ la copie du (ou des) jugement(s) prononcé(s), si le candidat est en redressement judiciaire;

6/ pour chaque lot, une présentation d'une liste des principaux services effectués au cours des 3 dernières années (références), indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé;

7/ l'extrait Kbis peut être produit, mais il ne sera exigible qu'à l'attribution du marché conformément à l'article 46 du Code des marchés publics;

8/ les pièces prévues aux articles D.8222-5, D.8222-7 et D.8222-8 du code du travail peuvent être produites, mais ne seront exigibles qu'à l'attribution du marché conformément à l'article 46 du Code des marchés publics;

9/ les attestions et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait ses obligations sociales et fiscales (ancien formulaire Dc7 rempli, daté, signé, au 31.12.2010 ou l'imprimé 3666 accompagné de l'attestation Urssaf au 31.12.2010 peuvent être produits), mais ils ne seront exigibles qu'à l'attribution du marché conformément à l'article 46 du code des marchés publics.

— projet de marché:

Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes:

1/ l'acte d'engagement par lot et ses éventuelles annexes de sous-traitance (actes spéciaux/ Dc4, ancien formulaire Dc13), dûment complétés, datés et signés par la personne habilitée à engager la responsabilité de l'opérateur économique;

2/ en cas de groupement conjoint uniquement, une note par lot (qui constituera une annexe à l'acte d'engagement) précisant le montant et la répartition des prestations que chacun des membres du groupement s'engage à exécuter;

3/ l'annexe financière à l'acte d'engagement (décomposition du prix global et forfaitaire) par lot dûment complétée, datée et signée par la personne habilitéeà engager la responsabilité de l'opérateur économique;

4/ pour le lot 1, un mémoire méthodologique comprenant:

A) des éléments permettant de vérifier la compréhension de l'objet du marché par le candidat et la méthodologie précise qu'il propose sur:

— le déroulement précis de chacune des étapes de la prestation (dépoussiérage, prélèvement, acheminement et travail en zone tampon, chargement, transport, déchargement, travail en zone tampon, acheminement et intégration, mise à jour des données),

— l'organisation prévue pour maintenir l'ordre (du début à la fin) des documents relatifs à une même chaîne et pour gérer des chaînes multiples sur le site depuis un même bâtiment, notamment par l'utilisation des zones tampon des différents sites,

— le système de suivi afin de garantir dès le prélèvement le suivi des documents et la reconstitution des chaînes jusqu'à l'intégration,

— l'utilisation du fichier .csv (tableur) dont la sécurisation des données (travail en local ou en ligne, utilisation de mot de passe, etc.),

— les mesures de sécurité qui seront prises pour le transport des fonds et la gestion de la cohabitation sur les différents sites,

— les modalités d'installation et d'entretien des protections des circulations et des bâtiments,

— la méthodologie prévue pour assurer les rectifications demandées par les archives nationales lors de ses contrôles tout en poursuivant l'exécution des prestations,

— la méthodologie prévue pour assurer la prestation de navette de communication entre les sites de Pierrefitte et de Paris (tranche conditionnelle).

B) des éléments sur l'organisation des moyens humains quantitatifs et qualitatifs que le candidat mettra en oeuvre en précisant:

— l'organigramme des équipes (profils/CV, nombre, fonctions, participation aux différentes réunions),

— l'organisation mise en œuvre au sein des équipes afin de faciliter le partage/la transmission des connaissances, la gestion de la lassitude éventuelle du personnel et la mobilisation des équipes sur le long terme,

— la description du rôle des encadrants notamment pour maintenir la bonne réalisation des prestations,

— l'organisation mise en œuvre des moyens humains quantitatifs et qualitatifs pour assurer la prestation de navette de communication entre les sites de Pierrefitte et de Paris (tranche conditionnelle).

C) des éléments sur les moyens matériels engagés par le candidat pour réaliser les prestations en précisant:

— une description des protections qui seront mises en place sur les circulations et les bâtiments,

— le matériel de dépoussiérage et les modalités de son entretien,

— les conditionnements de transport qui seront utilisés (notamment pour les documents non conditionnés),

— le matériel d'élévation qui pourrait être utilisé le cas échéant,

— une liste complète du matériel roulant qui sera utilisé, avec des préconisations d'utilisation afin de respecter les spécificités indiquées au CCTP,

— la description du ou des véhicules qui seront utilisés pour le transport de fonds,

— les outils de suivi/traçabilité qui seront mis en œuvre,

— une note spécifique sur l'ensemble des moyens matériels (relatifs au chargement et au transport) qui seront alloués à la prestation de la tranche conditionnelle (navette de communication): véhicules, matériels roulants, etc.

5/ pour le lot 2, un mémoire méthodologique comprenant:

A) des éléments permettant de vérifier la compréhension de l'objet du marché par le candidat et la méthodologie précise qu'il propose sur:

— le déroulement précis de chacune des étapes de la prestation (dépoussiérage, prélèvement, acheminement et travail en zone tampon, chargement, transport, déchargement, travail en zone tampon, acheminement et intégration, mise à jour des données et le refoulement),

— l'organisation prévue pour maintenir l'ordre (du début à la fin) des documents relatifs à une même chaîne et pour gérer des chaînes multiples sur le site depuis un même bâtiment, notamment par l'utilisation des zones tampon des différents sites,

— le système de suivi afin de garantir dès le prélèvement le suivi des documents et la reconstitution des chaînes jusqu'à l'intégration,

— l'utilisation du fichier .csv (tableur) dont la sécurisation des données (travail en local ou en ligne, utilisation de mot de passe, etc.),

— les mesures de sécurité qui seront prises pour le transport des fonds et la gestion de la cohabitation sur les différents sites,

— les modalités d'installation et d'entretien des protections des circulations et des bâtiments,

— la méthodologie prévue pour assurer les rectifications demandées par les archives nationales lors de ses contrôles tout en poursuivant l'exécution des prestations.

B) des éléments sur l'organisation des moyens humains quantitatifs et qualitatifs que le candidat mettra en œuvre en précisant:

— l'organigramme des équipes (profils/CV, nombre, fonctions, participation aux différentes réunions),

— l'organisation mise en œuvre au sein des équipes afin de faciliter le partage / la transmission des connaissances, la gestion de la lassitude éventuelle du personnel et la mobilisation des équipes sur le long terme,

— la description du rôle des encadrants notamment pour maintenir la bonne réalisation des prestations,

— l'organisation mise en œuvre pour la gestion du refoulement.

C) des éléments sur les moyens matériels engagés par le candidat pour réaliser les prestations en précisant:

— une description des protections qui seront mises en place sur les circulations et les bâtiments,

— le matériel de dépoussiérage et le conditionnement de transport qui seront utilisés,

— le matériel d'élévation qui pourrait être utilisé le cas échéant,

— une liste complète du matériel roulant qui sera utilisé, avec des préconisations d'utilisation afin de respecter les spécificités indiquées au CCTP,

— la description du ou des véhicules qui seront utilisés pour le transport de fonds,

— les outils de suivi/traçabilité qui seront mis en œuvre.

6/ un relevé d'identité bancaire (compte unique en cas de groupement solidaire ou en cas de groupement conjoint uniquement: un compte pour chaque membre).

Pour les 2 lots et conformément à l'article 52 du Code des marchés publics, la liste des candidats sélectionnés sera établie en tenant compte des critères suivants:

— capacités professionnelles à réaliser les prestations (références professionnelles),

— capacités techniques à réaliser les prestations (moyens humains et moyens matériels),

— capacités financières à réaliser les prestations (chiffre d'affaires).

Compte tenu de l'objet du marché (transport de fonds d'archives) et du volume des prestations à réaliser, les niveaux de capacité minimum exigés des candidats sont les suivants pour les 2 lots:

— un nombre minimum de 15 pour les effectifs moyens annuels du candidat pour chacune des 3 dernières années,

— un montant minimum de 400 000 EUR de chiffres d'affaires global HT pour chacun des 3 derniers exercices disponibles devra être justifié par le candidat.

Le jugement sera effectué dans les conditions prévues à l'article 53 du code des marchés publics.

Concernant les critères détaillés de jugement permettant de juger de l'offre économiquement la plus avantageuse, il sera tenu compte, pour les 2 lots, des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération:

— la valeur technique de l'offre sera jugée au regard du mémoire méthodologique (dont le contenu détaillé est précisé dans le projet de marché à remettre) sur la base des 3 sous-critères suivants:

—— la compréhension de l'objet du marché par le candidat et la méthodologie précise qu'il propose: notées sur 10 points et comptant pour 60 % de la valeur technique globale,

—— l'organisation des moyens humains quantitatifs et qualitatifs que le candidat mettra en œuvre: notée sur 10 points et comptant pour 30 % de la valeur technique globale,

—— les moyens matériels engagés par le candidat pour réaliser les prestations: notés sur 10 points et comptant pour 10 % de la valeur technique globale.

La valeur technique de l'offre sera notée sur 10, avec un coefficient de pondération de 70 % de la note finale.

— la valeur économique de l'offre sera notée sur 10 sur la base des montants forfaitaires (montant unique pour le lot 2, montants des tranches ferme et conditionnelle pour le lot 1) indiqués à l'acte d'engagement, avec un coefficient de pondération de 30 % de la note finale.

Conditions de remise des offres:

Les offres, qu'elles soient transmises par voie papier ou par voie dématérialisée, doivent parvenir aux archives nationales avant le 2.11.2011 à 15:00 délai de rigueur.

— conditions de remise des offres par voie dématérialisée:

Les candidats ont la faculté de présenter leurs offres sous forme papier ou sous forme dématérialisée.

Si une offre est remise sous forme électronique elle peut également faire l'objet de l'envoi d'une copie de sauvegarde sur support physique électronique ou sur support papier, dans les délais impartis pour la remise des candidatures et des offres. Cette copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible: "copie de sauvegarde". Cette copie ne sera ouverte que dans les conditions édictées à l'article 7 de l'arrêté du 14.12.2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.

Les candidats qui le souhaitent peuvent donc déposer candidature et offre par voie électronique via le site: http://www.marches-publics.gouv.fr. Le retrait des documents sur le site http://www.marches-publics.gouv.fr n'oblige pas le candidat à déposer son offre sur le site et réciproquement. Une aide technique pour le téléchargement du dossier de consultation et la constitution électronique de leur candidature et offre est à disposition des candidats sur le site précité.

— conditions de remise des offres par voie papier:

Les offres doivent parvenir aux Archives nationales avant le 2.11.2011 à 15:00 délai de rigueur.

Les offres seront remises en un original, une copie papier et une copie électronique (Cdrom) sous enveloppe cachetée.

L'enveloppe porte impérativement la mention suivante: "AOO - prestations de transfert de fonds d'archives entre les 3 sites des archives nationales (Paris, Fontainebleau et Pierrefitte-sur-Seine) - lot n° à complèter par le Candidat".

Ainsi que: "ne pas ouvrir par le service courrier" et l'adresse suivante:

Archives nationales

Pôle commande publique et affaires juridiques

37 rue de Turenne

75003 Paris

FRANCE

Les plis seront impérativement remis avant la date limite par tout moyen permettant de donner une date certaine à leur envoi et de garantir la confidentialité de leur contenu à l'adresse indiquée ci-dessus.

Ils pourront être remis contre récépissé à la même adresse, de 9:30 à 12:00 et de 14:00 à 17:00 du lundi au vendredi. Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-avant ainsi que ceux qui ne serait pas remis sous enveloppe cachetée ne seront pas retenus; ils seront renvoyés à leurs auteurs.

Les renseignements complémentaires peuvent être demandés par télécopie ou par courrier électronique au plus tard le 13.10.2011 inclus. Les renseignements complémentaires portant sur le cahier des charges seront communiqués par le représentant du pouvoir adjudicateur 6 jours calendaires au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 8.9.2011.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché

Les candidats pour cette consultation peuvent se présenter sous la forme d'un opérateur économique (prestataire) unique ou d'un groupement d'opérateurs économiques solidaires ou conjoints avec mandataire solidaire. Les candidats ne peuvent présenter pour le marché plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un groupement. Un même prestataire ne pourra pas être membre de plus d'un groupement.