Solution Logicielle de Syndic de Copropriété

Vilogia Premium

La présente consultation est relative à la mise à disposition ou acquisition d’une Solution de gestion des copropriétés ainsi que sa mise en œuvre, axée sur la relation client et l’optimisation des processus métiers : Fourniture, installation, hébergement et maintenance d'un logiciel pour accompagner VILOGIA PREMIUM dans la gestion des copropriétés dont il est syndic.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2023-05-22. L'appel d'offres a été publié le 2023-04-19.

Qui ?

• Vilogia Premium

Qu'est-ce que c'est ?

• Logiciels et systèmes d'information

Où ?

• Nord-Pas de Calais › Nord

Historique des marchés publics

Date	Document
2023-04-19	Avis de marché
2023-05-19	Informations complémentaires

Avis de marché (2023-04-19)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Logiciels et systèmes d'information
Numéro de référence: AI_2023_002
Brève description:

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Fournitures
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Logiciels et systèmes d'information 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure concurrentielle avec négociation
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: Vilogia premium
Adresse postale: 197, rue du 8 mai 1945
Code postal: 59650
Commune postale: Villeneuve d'Ascq Cedex
Contact
Adresse Internet: https://www.vilogia.fr/ 🌏
Courrier électronique: stephanie.docquier@vilogia.fr 📧
URL des documents: https://www.vilogia.fr/ 🌏
URL pour la participation: https://www.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-04-19 📅
Date limite de soumission: 2023-05-22 📅
Date de publication: 2023-04-24 📅
Date de début: 2023-09-11 📅
Date de fin: 2029-01-01 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 080-240269
Numéro JO-S: 80

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La solution doit, à minima :

- Permettre la gestion des copropriétés pour plusieurs sociétés de Syndic ainsi que la comptabilité d’une copropriété,

- Avoir la capacité de gérer l’ensemble des étapes de l’Assemblée Générale (AG) : Convocation AG / Tenue des AG, PV… (LRE),

- Disposer d’un d’extranet pour les clients copropriétaires, leur permettant de communiquer avec le Syndic, de les informer, de gérer les appels de fonds (dématérialisation de l’Appel de fonds depuis l’espace client ou la boîte mail et envoi des courriers, mise sous pli réalisée par les services du titulaire), format applicatif, versement de documents automatisés, paiement en ligne, génération automatique de rapports,

- Permettre de générer tous les documents légaux et obligatoires, mis à jour des réglementations en vigueur (« Up to date »),

- Respecter les réglementations RGPD et d’accessibilité RGAA (100%),

- Être ergonomique, facilitante dans l'utilisation,

- Piloter le volet « sinistre »,

- Administrer le recouvrement,

- Suivre les interventions avec automatisation dans les relances,

- Gérer des ASL (Association Syndicale Libre),

- Administrer et gérer les produits spécifiques avec des règles de gestion différenciées (Exemple : usufruits locatifs social),

- Intégrer des variables : intégration des unités d’évaporation et index d’eau en format Schlumberger,

- Gérer les chèques,

- Permettre l’accès à un volet banque automatisé : pouvoir émettre des fichiers de virement en automatique, payer les fournisseurs, réceptionner les virements et les prélèvements.

- Intégrer la dématérialisation des factures générer dans l’outil, mais transmission aux copropriétaires directement depuis l’outil,

- Offrir la possibilité de faire du PSLA (Prêt social location-accession) et de la gestion locative avec un pont vers la copropriété, en cours de marché.

Cette liste est non exhaustive.

Le Titulaire devra :

- Mettre à disposition du Pouvoir Adjudicateur une solution, interfaçable avec ses applicatifs, ergonomique et facile d’accès,

- Fournir les licences et connecteurs nécessaires,

- Fournir des guides d’utilisation, la documentation nécessaire, en langue française obligatoirement,

- Accompagner le Pouvoir Adjudicateur au déploiement de la solution, à son intégration (avec une équipe projet désignée), au paramétrage, aux liens à opérer, à sa mise en place et à son utilisation, (Gestion de Projet, cadrage…)

- Garantir le maintien des connecteurs,

- Former les administrateurs, la DSI …

- Assurer la Maintenance, le taux de disponibilité de la solution, les mises à jour de la solution, résolutions…

- Proposer une Hot-Line et/ou un support Web pour toute problématique rencontrée par le Pouvoir Adjudicateur,

- Mettre à disposition des reportings, tableaux de bord …

- Participer à des Comités annuels avec le Pouvoir Adjudicateur afin de proposer des axes d’amélioration, aborder les problématiques sur l’année écoulée, les délais de résolution, les plans d’action menés…

- Désigner un interlocuteur unique dédié pendant toute la durée du marché,

- Assurer la sécurisation des données, via un PAS (Plan d’Assurance Sécurité), PAQ (Plan Assurance Qualité), le stockage des données, les sauvegardes, la restauration…Limiter et Prévenir le risque d’attaques,

- Informer le Pouvoir Adjudicateur de tous les prérequis nécessaires au respect du planning et à la mise en place effective de la solution,

- Détruire les données à l’issue du marché ou à la demande du Pouvoir Adjudicateur,

- Proposer une solution de réversibilité en fin de marché,

- Proposer un volet environnemental dans le cadre de la prestation,

- La solution devra obligatoirement héberger les données dans l’espace économique européen (EEE).

- Garantir la Conformité règlementaire : Veille juridique avec mises à jour du logiciel en conformité avec les évolutions règlementaires

- Taux de disponibilité de la solution : 7j/7 24h/24.

Description des renouvellements:

A compter de la mise en production définitive (estimée à un an et demi) de l'ensemble de la solution, le contrat sera conclu pour une période de deux (2) ans fermes. Il sera ensuite renouvelable deux (2) fois un (1) an par tacite reconduction, sauf dénonciation expresse d’une des parties sous réserve d’un préavis de 3 mois.

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: France entière

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Nombre minimum de candidats: 3
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Les candidatures seront appréciées sur la base des critères suivants par ordre décroissant d’importance :

• Qualité des références, présentées par les candidats, de nature équivalente à l’opération décrite en objet. Les références doivent permettre d’illustrer les compétences exigées,

• Capacités techniques et professionnelles des candidats dans les différentes compétences exigées pour l'exécution des prestations de cette nature, y compris second onglet de la fiche candidature à renseigner,

• Capacités financières des candidats,

• La fourniture de l’ensemble des justificatifs et pièces demandées.

Justification de l’accord-cadre:

La phase d'intégration et de mise en production définitive de la solution logicielle nécessitent un délai important en terme de temps et de moyens humains.

Justification d'une durée d'accord-cadre supérieure à quatre ans:

La phase d'intégration et de mise en production définitive de la solution logicielle nécessitent un délai important en terme de temps et de moyens humains.

Heure limite de réception des offres: 09:00
Date d'envoi des invitations: 2023-06-12 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 6 mois

Pouvoir adjudicateur
Identité
Numéro d'enregistrement national: 885 480 988
Autre type de pouvoir adjudicateur: Sa d'hlm
Contact
Point de contact: DOCQUIER Stéphanie
Adresse du profil d'acheteur: https://groupevilogia.achatpublic.com/accueil/ 🌏
URL des documents: https://www.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: A l'issue du contrat.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal Judiciaire de Lille
Adresse postale: 13 Avenue du Peuple Belge
Commune postale: Lille
Code postal: 59800
Pays: France 🇫🇷
Informations sur les délais d'introduction des recours:

Les tiers justifiant d’un intérêt lésé peuvent exercer un recours de pleine juridiction devant le juge administratif dans un délai de deux mois à compter de la publication du présent avis : Recours contre une décision administrative prévu aux articles R. 421-1 à R. 421-7 du CJA auprès du Tribunal Judiciaire de Lille, 13 Avenue du Peuple Belge, 59800 Lille

Organisme responsable des procédures de médiation
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2023/S 080-240269 (2023-04-19)

Informations complémentaires (2023-05-19)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-05-19 📅
Date limite de soumission: 2023-06-05 📅
Date de publication: 2023-05-24 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 099-307815
Se réfère à l'avis: 2023/S 080-240269
Numéro JO-S: 99
Source: OJS 2023/S 099-307815 (2023-05-19)

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