Description du marché
La solution doit, à minima :
- Permettre la gestion des copropriétés pour plusieurs sociétés de Syndic ainsi que la comptabilité d’une copropriété,
- Avoir la capacité de gérer l’ensemble des étapes de l’Assemblée Générale (AG) : Convocation AG / Tenue des AG, PV… (LRE),
- Disposer d’un d’extranet pour les clients copropriétaires, leur permettant de communiquer avec le Syndic, de les informer, de gérer les appels de fonds (dématérialisation de l’Appel de fonds depuis l’espace client ou la boîte mail et envoi des courriers, mise sous pli réalisée par les services du titulaire), format applicatif, versement de documents automatisés, paiement en ligne, génération automatique de rapports,
- Permettre de générer tous les documents légaux et obligatoires, mis à jour des réglementations en vigueur (« Up to date »),
- Respecter les réglementations RGPD et d’accessibilité RGAA (100%),
- Être ergonomique, facilitante dans l'utilisation,
- Piloter le volet « sinistre »,
- Administrer le recouvrement,
- Suivre les interventions avec automatisation dans les relances,
- Gérer des ASL (Association Syndicale Libre),
- Administrer et gérer les produits spécifiques avec des règles de gestion différenciées (Exemple : usufruits locatifs social),
- Intégrer des variables : intégration des unités d’évaporation et index d’eau en format Schlumberger,
- Gérer les chèques,
- Permettre l’accès à un volet banque automatisé : pouvoir émettre des fichiers de virement en automatique, payer les fournisseurs, réceptionner les virements et les prélèvements.
- Intégrer la dématérialisation des factures générer dans l’outil, mais transmission aux copropriétaires directement depuis l’outil,
- Offrir la possibilité de faire du PSLA (Prêt social location-accession) et de la gestion locative avec un pont vers la copropriété, en cours de marché.
Cette liste est non exhaustive.
Le Titulaire devra :
- Mettre à disposition du Pouvoir Adjudicateur une solution, interfaçable avec ses applicatifs, ergonomique et facile d’accès,
- Fournir les licences et connecteurs nécessaires,
- Fournir des guides d’utilisation, la documentation nécessaire, en langue française obligatoirement,
- Accompagner le Pouvoir Adjudicateur au déploiement de la solution, à son intégration (avec une équipe projet désignée), au paramétrage, aux liens à opérer, à sa mise en place et à son utilisation, (Gestion de Projet, cadrage…)
- Garantir le maintien des connecteurs,
- Former les administrateurs, la DSI …
- Assurer la Maintenance, le taux de disponibilité de la solution, les mises à jour de la solution, résolutions…
- Proposer une Hot-Line et/ou un support Web pour toute problématique rencontrée par le Pouvoir Adjudicateur,
- Mettre à disposition des reportings, tableaux de bord …
- Participer à des Comités annuels avec le Pouvoir Adjudicateur afin de proposer des axes d’amélioration, aborder les problématiques sur l’année écoulée, les délais de résolution, les plans d’action menés…
- Désigner un interlocuteur unique dédié pendant toute la durée du marché,
- Assurer la sécurisation des données, via un PAS (Plan d’Assurance Sécurité), PAQ (Plan Assurance Qualité), le stockage des données, les sauvegardes, la restauration…Limiter et Prévenir le risque d’attaques,
- Informer le Pouvoir Adjudicateur de tous les prérequis nécessaires au respect du planning et à la mise en place effective de la solution,
- Détruire les données à l’issue du marché ou à la demande du Pouvoir Adjudicateur,
- Proposer une solution de réversibilité en fin de marché,
- Proposer un volet environnemental dans le cadre de la prestation,
- La solution devra obligatoirement héberger les données dans l’espace économique européen (EEE).
- Garantir la Conformité règlementaire : Veille juridique avec mises à jour du logiciel en conformité avec les évolutions règlementaires
- Taux de disponibilité de la solution : 7j/7 24h/24.