Prestation de dématérialisation des flux entrants pour la Direction Commerce et le CSP RH d'EDF

EDF SA Direction des Achats groupe - SGFI 2 NANTES

Satisfaire les besoins de dématérialisation des flux entrants pour le compte de la Direction Commerce et du CSP RH, de la réception des documents jusqu'à la mise à disposition en passant par l'archivage et autres prestations annexes.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2023-07-03. L'appel d'offres a été publié le 2023-06-15.

Qui ?

• EDF SA Direction des Achats groupe - SGFI 2 NANTES

Qu'est-ce que c'est ?

• Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité › Services d'impression et services connexes

Où ?

• Pays de la Loire › Loire-Atlantique

Historique des marchés publics

Date	Document
2023-06-15	Avis de marché

Avis de marché (2023-06-15)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'impression et services connexes
Brève description:

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'impression et services connexes 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: EDF SA Direction des Achats groupe - SGFI 2 NANTES
Adresse postale: 65 rue de la perverie
Code postal: 44300
Commune postale: Nantes
Contact
Adresse Internet: https://www.edf.fr 🌏
Courrier électronique: vincent.criniere@edf.fr 📧
Téléphone: +33 761719067 📞
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏
URL pour la participation: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-06-15 📅
Date limite de soumission: 2023-07-03 📅
Date de publication: 2023-06-20 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 117-366599
Numéro JO-S: 117
Informations complémentaires

Pour répondre au présent avis de marché, les candidats doivent se manifester sur le Portail Achats d'EDF - Demande d'information n° AVIS003424 - et rattacher les documents demandés au présent avis de marché. Les candidats intéressés, non encore inscrits, s'auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha2.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ». Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats. La consultation sera effectuée via le Portail Achats électronique d’EDF « https://pha2.edf.com» EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation. Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

La Direction Commerce reçoit de la part de ses clients des courriers, mail et fax de toute nature.

Le CSP RH s’occupe de la Gestion du contrat de travail des salariés d’EDF SA, et reçoit toutes sortes de documents de leur part.

Le volume maximal de documents à numériser est de 23 Millions sur toute la durée du marché. Étant entendu que ce chiffre n'a pas de valeur contractuelle et que le marché sera un marché cadre sans engagement.

Les prestations comprennent :

- La réception des documents,

- L’ouverture, tri, préparation et prise en charge du courrier, du mail, du fax,

- La préparation et gestion des retours avec et sans numérisation,

- La numérisation,

- La qualification automatique (LAD, RAD, vidéocodage) ou manuelle, et intelligence artificielle

- L’indexation,

- Le contrôle des données obligatoires et validation des différentes typologies de documents

- La mise à disposition des images

- La mise à disposition des données vers EDF

- Le retour des documents ou archivage physique temporaire ou mise à disposition des documents pour archivage,

- La possibilité de faire de l’archivage numérique à valeur probante,

- La destruction de certains documents, notamment pour le CSP RH

- La traçabilité des opérations,

- La gestion des incidents avec circuit d’alerte à l’entreprise,

- La fourniture des différents reportings et de suivi des prestations

- En cas de changement de titulaire, la réversibilité (l’ensemble des dispositions prises par le Titulaire qui permettent à l’Entreprise de pouvoir reprendre certaines prestations ou transférer des applications d’un PRESTATAIRE à un autre)

Durée de l'accord: 96 mois
Description des options:

Option de durée. 4 annés fermes de contrat et 4 années d'option de prolongation (4 fois 1 an).

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

L'article R. 2143-3 CCP impose une déclaration sur l’honneur à chaque candidat pour pouvoir participer.

Chaque candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du CCP notamment qu'il satisfait aux obligations concernant l'emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

Chaque candidat doit également remettre son numéro unique d’identification (SIREN) délivré par l’INSEE, (en lieu et place d'un extrait K bis), ou, à défaut, un document équivalent permettant d'identifier le candidat (si EDF ne demande pas les informations d’identification par ailleurs dans le portail achats notamment).

Ce numéro est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés aux fournisseurs selon l'objet du marché

Situation économique et financière: - Économique : CA supérieur à 6M€ en moyenne sur les 3 derniers exercices,
Capacité technique et professionnelle:

Organisationnel :

o Secteur d’activité en lien avec le marché

o Capacité annuelle à numériser un volume supérieur à 6M de pages par an.

o Références clients de prestations équivalentes

Qualité : Certifié ISO 9001 ou à minima avoir entamé une démarche de certification avant la signature du contrat

RGPD

o Processus mis en œuvre par l'entreprise pour respecter les préconisations de la CNIL

o Avoir un site sûr ou démontrer sa capacité à avoir un site sûr au début du marché

Exécution du marché
Dépôts et garanties exigés: Pas de garantie financière demandée
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

EDF accepte les groupements d'entreprises conjoints ou solidaires. En cas de groupement, l’un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci est solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles à l'égard d'EDF.

Sans préjudice de l'article L. 2141-13 du code de la commande publique, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf en cas de restructuration de société ou si le groupement apporte la preuve qu'un de ses membres se trouve dans l'impossibilité d'accomplir sa tâche pour des raisons qui ne sont pas de son fait.

Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Procédure
Base juridique: 32014L0025
Heure limite de réception des offres: 12:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Organisation
Critère de qualité (pondération): 20
Critère de qualité (nom): Développement durable
Critère de qualité (pondération): 10
Prix (pondération): 70

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: EDF SA Direction des Achats groupe - SGFI 2 NANTES - M. CRINIERE Vincent
Adresse du profil d'acheteur: https://pha2.edf.com 🌏
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Informations complémentaires

Les candidats intéressés, non encore inscrits, s'auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha2.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ».

Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats.

La consultation sera effectuée via le Portail Achats électronique d’EDF « https://pha2.edf.com»

EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de Grande Instance de Paris
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: PARIS CEDEX 17
Code postal: 75859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: http://www.ca-paris.justice.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du Tribunal de Grande Instance de Paris
Source: OJS 2023/S 117-366599 (2023-06-15)

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