Projet ARDECO Solution Logicielle d'archivage électronique

EDF SA direction des achats groupe

Mise en place d'une solution de gestion de documents et d'archives numériques à valeur probante - hébergée en mode SaaS (Software as a Service) - et prestations associées pour le compte d'EDF SA et ses filiales.
Un document synthétique de présentation du marché ("CCTP Simplifié") est disponible dans les documents du marché sur le portail achats (https://pha2.edf.com) AVIS001695 .

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2023-02-10. L'appel d'offres a été publié le 2023-01-19.

Qui ?

• EDF SA direction des achats groupe

Qu'est-ce que c'est ?

Où ?

• France

Historique des marchés publics

Date	Document
2023-01-19	Avis de marché
2023-01-26	Informations complémentaires
2023-10-12	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2023-01-19)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services relatifs aux logiciels
Numéro de référence: AVIS001695
Brève description:

Mise en place d'une solution de gestion de documents et d'archives numériques à valeur probante - hébergée en mode SaaS (Software as a Service) - et prestations associées pour le compte d'EDF SA et ses filiales. Un document synthétique de présentation du marché ("CCTP Simplifié") est disponible dans les documents du marché sur le portail achats (https://pha2.edf.com) AVIS001695 .

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services relatifs aux logiciels 📦
Code CPV supplémentaire: Services informatiques 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: EDF SA Direction des achats Groupe
Adresse postale: 4 rue Floréal
Code postal: 75017
Commune postale: Paris
Contact
Adresse Internet: https://www.edf.fr 🌏
Courrier électronique: emilie-e.lobet@edf.fr 📧
Téléphone: +33 789047904 📞
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏
URL pour la participation: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-01-19 📅
Date limite de soumission: 2023-02-10 📅
Date de publication: 2023-01-24 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 017-047067
Numéro JO-S: 17
Informations complémentaires

Le candidat fera usage du français à l'écrit et à l'oral dans tous les échanges avec EDF.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Un document synthétique de présentation du marché ("CCTP Simplifié") est disponible dans les documents du marché sur le portail achats (https://pha2.edf.com) AVIS001695 .

Valeur totale estimée: 6 800 000 EUR 💰
Brève description:

Le marché vise à mettre en place une solution en SaaS de gestion de documents et d'archives numériques à valeur probante.

Il couvre :

- La mise en place et le paramétrage de la Solution basée sur une solution standard du marché (Build)

- Les droits annuels et support de la Solution (Run) (nombre d'utilisateurs, volume de stockage, nombre de flux entre les applications et surveillance de ces flux)

- Des prestations complémentaires : développements, accompagnement, formation, expertise ....

- Une prestation de réversibilité

Valeur estimée hors TVA: 6 800 000 EUR 💰
Durée de l'accord: 120 mois
Description des options:

Le marché comprend une période ferme de 3 ans et 7 périodes optionnelles de 12 mois chacune. La durée indiquée en II.2.7) tient compte de la durée optionnelle de 7 × 1 an.

Informations complémentaires:

Le candidat fera usage du français à l'écrit et à l'oral dans tous les échanges avec EDF.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Chaque candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du CCP notamment qu'il satisfait aux obligations concernant l'emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

Chaque candidat doit également remettre son numéro unique d’identification (SIREN) délivré par l’INSEE, (en lieu et place d'un extrait K bis), ou, à défaut, un document équivalent permettant d'identifier le candidat. Ce numéro est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

Situation économique et financière:

Le candidat doit fournir les états financiers (bilans et comptes de résultats) des trois derniers exercices disponibles attestant de sa pérennité financière. Si, compte tenu de la date de création de son entreprise, le candidat ne dispose pas de l'ensemble des informations, remettre des justificatifs équivalents - éliminatoire

Capacité technique et professionnelle:

Les réponses aux critères d'aptitude ci-dessous seront remises dans le cadre de réponse disponible dans les documents de l'appel à candidatures AVIS001695 sur https://pha2.edf.com.

Les références de chaque critère sont précisées entre crochets sous la forme [], ainsi que leur caractère éliminatoire ou informatif.

[T01] - Le candidat est en capacité de fournir une solution applicative permettant à l'entreprise de gérer des archives électroniques en SaaS - Éliminatoire

[T02] - Le candidat dispose d'une solution certifiée suivant la norme NF461 ou conforme à la norme NF Z42-013 - Éliminatoire

[T03] - Le candidat listera les sous-traitants potentiels dans le cadre de cet appel d’offre. Cette liste sera affinée dans la réponse technique lors de la consultation - Informatif

[T04] - Le candidat est en capacité de mettre à disposition une solution en langues française et anglaise, y compris tous les documents associés, ainsi que le support - Éliminatoire

[T05] - Le candidat listera les formats de fichiers tolérés/acceptés par la solution - Informatif

[T06] - Le candidat listera l'organisation qu'il compte mettre en place pour que la mise en production de la solution - Informatif

[T07] - Le candidat précisera s'il est en capacité de déployer le projet en méthode Agile (livraison par itérations) - Informatif

Point d'attention, les critères techniques éliminatoires doivent impérativement faire l'objet d'une justification par le candidat pour l'évaluation de sa réponse.

Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

EDF accepte les groupements d'entreprises conjoints ou solidaires. En cas de groupement, l’un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci est solidaire, pour l’exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles à l’égard d’EDF.

Sans préjudice de l'article L. 2141-13 du code de la commande publique, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf en cas de restructuration de société ou si le groupement apporte la preuve qu'un de ses membres se trouve dans l'impossibilité d'accomplir sa tâche pour des raisons qui ne sont pas de son fait.

Par ailleurs, un soumissionnaire, qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises, ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Procédure
Base juridique: 32014L0025
Nombre minimum de candidats: 2
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Chaque candidature sera évaluée selon les critères énoncés ci-dessous:

[T08] - Présenter à minima 3 références clients sur un marché représentatif (volumétrie, flux... cf.CCTP simplifié)

[T09] - Le candidat indiquera quel est son niveau de certification en terme de sécurité SI (Exemple : ISO 27001 ou équivalent).

[T10] - Au titre du RGPD, préciser l’organisation proposée pour permettre à l’Entreprise d’avoir une vision claire et précise des transferts de données hors UE/pays adéquats réalisés dans le cadre de la prestation avec, notamment, la présence d’un DPO, et pour chaque transfert, les pays de destination, l’entité juridique qui procèdera au traitement, les catégories de données concernées, les garanties appropriées dont la mise en œuvre est proposée, et les mesures de sécurité mises en œuvre.

[T11] - Le candidat expliquera comment sont identifiés, indexés et enregistrés les données et documents électroniques d'un client.

[T12] - Le candidat indiquera les mesures de gestion environnementale que le candidat pourra appliquer pour l’exécution du marché, Le candidat décrira les démarches menées en matière d'environnement (certification ISO 14001, EMAS, Datacenter avec label "ecogreen"...ou équivalent).

Seules les 5 candidatures ayant eu les 5 meilleures notes seront retenue, les autre seront rejetées.

Cette sélection sera évaluée en fonction de l'exhaustivité, de la pertinence et de l'adéquation avec les attendus.

Nota Bene: les réponses devront être adaptées et personnalisées au sujet.

La réponse est attendue dans le cadre de réponse disponible dans les documents de l'appel à candidatures AVIS001695 sur https://pha2.edf.com.

Heure limite de réception des offres: 12:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Réponse technique
Critère de qualité (pondération): 40
Prix (pondération): 60

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Emilie LOBET
Adresse du profil d'acheteur: https://pha2.edf.com 🌏
URL des documents: https://pha2.edf.com 🌏

Référence
Informations complémentaires

Pour répondre au présent avis de marché, les candidats doivent se manifester sur le Portail Achats d'EDF - Demande d'information n° AVIS_001695 - et rattacher les documents demandés au présent avis de marché.

Les candidats intéressés, non encore inscrits, s'auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha2.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ».

Afin de faciliter la lecture et l'analyse des documents fournis, la réponse devra être rendue conformément au cadre de réponse à l'aptitude joint dans les documents du Portail Achats.

Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats.

La consultation sera effectuée via le Portail Achats électronique d’EDF « https://pha2.edf.com »

EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de Grande Instance de Paris
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Commune postale: PARIS Cedex 17
Code postal: 78859
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 144325151 📞
Adresse Internet: http://www.ca-paris.justice.fr 🌏
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du Tribunal de Grande Instance de Paris
Source: OJS 2023/S 017-047067 (2023-01-19)

Informations complémentaires (2023-01-26)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services informatiques 📦

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-01-26 📅
Date de publication: 2023-01-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 022-062458
Se réfère à l'avis: 2023/S 017-047067
Numéro JO-S: 22
Source: OJS 2023/S 022-062458 (2023-01-26)

Avis d'attribution de marché (2023-10-12)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Mise en place d'une solution de gestion de documents et d'archives numériques à valeur probante - hébergée en mode SaaS (Software as a Service) - et prestations associées pour le compte d'EDF SA et ses filiales. Un document synthétique de présentation du marché ("CCTP Simplifié") est disponible dans les documents du marché sur le portail achats (https://pha2.edf.com)

Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2023-10-12 📅
Date de publication: 2023-10-17 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2023/S 200-628244
Numéro JO-S: 200

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Un document synthétique de présentation du marché ("CCTP Simplifié") est disponible dans les documents du marché sur le portail achats (https://pha2.edf.com)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2023-09-20 📅
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 4
Source: OJS 2023/S 200-628244 (2023-10-12)

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