Mission d’accompagnement des pilotes de processus

Brève description

Le présent règlement de consultation concerne des prestations d’assistance des pilotes de processus dans la réalisation de travaux et la formalisation des livrables (prestations optionnelles sur BPU), ainsi que le pilotage global du projet (prestation forfaitaire) pour le compte du GIE 1001 Vies Habitat et de ses membres.

Description du marché

L’ambition du dispositif de management par les processus est la suivante :
• Expliciter, documenter et capitaliser les modes de fonctionnement et savoir-faire du groupe
• Partager des règles et un langage commun avec tous les collaborateurs
• Contribuer à la mise sous contrôle des différentes activités, en lien avec la maîtrise des risques et le contrôle interne, avec le pilotage de la performance et le pilotage de la qualité de service
• Entretenir une dynamique d’amélioration continue pour atteindre l’excellence opérationnelle.
La Direction de la Transformation (ci-après « DT ») est rattachée depuis janvier 2019 au Pôle Stratégie et Transformation (ci-après « PST ») et se structure autour de trois missions principales :
• Projets : PMO, coordination de projets, méthodes
• Processus :
o Mise en oeuvre et pilotage du dispositif de management par les processus et d’amélioration continue
o Accompagnement et suivi des processus prioritaires
• Accompagnement du changement : principalement sur la partie communication projets
La gouvernance des processus est en cours de déploiement depuis septembre 2021.

Description des options

Prestations optionnelles qui ne constituent pas un engagement de réalisation contractuel
Option 1.1 : Aide à la diffusion UO5/UO6
Atelier de travail avec le pilote du processus pour définir les modalités de diffusion et de lancement en vie courante (notamment identifier l’équipe processus), suivant analyse des parties prenantes du processus et des évolutions apportées par rapport au mode de fonctionnement actuelle
o Livrable : plan de diffusion et support de diffusion
Réunions de partage avec les parties prenantes, accompagnement au partage du processus auprès d’un public plus large
o Livrable : participation aux réunions de présentation
Réunions de pilotage avec la RPAC
Option 1.2 : Réunions de lancement UO7
Préparation de la réunion de lancement avec le pilote
o Livrable : support de réunion (incluant notamment mais pas seulement l’équipe processus choisie, le rôle, les attendus, et prochaines étapes, …)
Accompagnement du pilote lors de la réunion de lancement en vie courante
Point de suivi de l’avancement (fréquence à définir en cadrage) :
o Livrable : suivi de déploiement
Entretiens,
Ateliers de travail en petits groupes
Réunions de pilotage avec la RPAC
Option 1.3 Accompagnement revues de processus UO8
Aide à la production des livrables auprès du pilote
o Livrable : préparation et réalisation de la présentation avec le pilote
Participation à des revue de processus
Réalisation d’un retex et présentation à la RPAC et le pilote
Réunions de pilotage avec la RPAC
Option 2 : Accompagnement des pilotes de processus dans la mise en place de chantiers d’amélioration continue / Lean (option 2, UO9)
Réunion de cadrage avec le pilote et la Direction de la Transformation
Mise en place et utilisation d’outils d’animation de type QRQC, 8D etc. à définir avec le Responsable Processus et Amémlioration continue
Co-animation avec les pilotes
Compte-rendus
Synthèse des actions d’amélioration et estimation des gains attendus
Synthèse des impacts sur d’autres processus
Synthèse des impacts sur l’organisation (en cas d’évolution des rôles et responsabilités par exemple)
Formalisation des évolutions de processus en découlant dans hopex
Point d’avancement réguliers avec la Direction de la Transformation
• Retex