Prestation d'intégration et de mise en œuvre globale et transversale des progiciels SAP S/4 HANA, HR Access et d’un Système d’Information Achat avec assistance au déploiement

Titre

Prestation d'intégration et de mise en œuvre globale et transversale des progiciels SAP S/4 HANA, HR Access et d’un Système d’Information Achat avec assistance au déploiement
DAPS_S2MN_LFM_B21-01085

Brève description

Dans le cadre du projet de rénovation de son Système d'Information de gestion, "Convergence", le CEA souhaite faire réaliser par un prestataire "ensemblier" l'intégration et la mise en œuvre transversale des progiciels de gestion intégrée SAP S/4 HANA (avec reprise des données depuis SAP ECC6), HR Access et d'un SI Achat choisi par le CEA, qui sera nommé dans le cahier des charges transmis aux candidats retenus à l’issue de la phase de candidatures. L’ensemble des solutions sera déployé sur les réseaux et infrastructures du CEA (« on premise »). Le SI de gestion cible concerne les domaines civil et défense du CEA.
Une assistance à la conduite du changement (dont l’animation du plateau technique du projet) et à la communication est demandée dans le cadre de la prestation.
Le pilotage du projet est requis dans toutes ses composantes : fonctionnelle et technique, financière, performances et risques. Le choix des outils et l'achat des licences est exclu du marché.

Site principal ou lieu d'exécution

Centre CEA de Saclay (91). Travail en distanciel envisageable pour une partie des prestations, selon les modalités qui seront spécifiées dans le dossier de consultation.

Description du marché

Le marché a pour but la mise en œuvre transversale des progiciels de gestion intégrée suivants :
•Finance : définition et mise en œuvre de SAP S/4 HANA sur une nouvelle clef de gestion finance pour janvier 2026 (définition détaillée de la nouvelle clef de gestion, son implémentation dans SAP S/4 et utilisation de la nouvelle clef pour la reprise des données).
•Ressources Humaines : HR Access sur les fonctionnalités de GA, GTA, Paie et portail RH collaborateur pour janvier 2026, avec reprise des données depuis ECC6 ; HR Access sur les fonctionnalités Dev RH, entretiens annuels, revues de personnel, gestion de la filière expert, prévisions de formation et réalisation des formations (gestion des demandes d’inscriptions, inscriptions aux sessions), échelonnées à partir de début 2025 et selon le cycle métier RH, avec reprise des données depuis ECC6 et un ensemble d’applications métiers spécifiques CEA ; HR Access (associé à l’outil AllShare) sur les fonctionnalités plan emploi (GPEC court terme), simulation de masse salariale et PMLT (GPEC moyen et long terme) échelonnée sur 2026 selon le cycle métier RH.
•Achats : SI Achat, choisi par le CEA et identifié dans le cahier des charges (transmis à l’issue de la phase de candidatures), sur les fonctionnalités gestion contractuelle (déploiement janvier 2025) et approvisionnement (janvier 2026), impliquant le remplacement d’un ensemble d’applications métiers spécifiques CEA avec reprise des données.
•Transverses : Mise en œuvre d’un reporting transverse, organisation et tenue d’ateliers et travaux sur l’ergonomie des progiciels précités, alimentation du datawarehouse legacy du CEA.
Le marché regroupe les prestations forfaitaires suivantes :
1/ Architecture et intégration dans le SI CEA :
•Production des spécifications détaillées des briques d’infrastructure (stockage, OS),
•Production des documents d’exploitation pour l’ensemble des briques d’infrastructure (mise à jour, arrêt/ redémarrage, restauration),
•Accompagnement du CEA et de son infogérant dans la mise en œuvre de ces spécifications et l’intégration des nouvelles briques dans le paysage SI de production.
2/ Pour chaque progiciel :
oPréformation aux standards de l’outil des collaborateurs CEA impliqués dans la conception,
oConception générale (priorité à l'usage standard du progiciel, indentification des spécifiques),
oSpécification détaillée et paramétrage selon les règles métiers CEA,
oInstallation et configuration du progiciel :
•Ajustement de la configuration,
•Spécification détaillée de la reprise de données et réalisation de cette reprise,
•Spécification détaillée et mise en œuvre des échanges inter progiciels,
•Spécification détaillée et alimentation de l’entrepôt de données legacy du CEA,
•Spécification détaillée et mise en œuvre d’interfaces temps réel,
•Spécification détaillée et mise en œuvre de nouveaux échanges entre le périmètre civil et défense,
•Tests unitaires renforcés, tests de reprise, tests d’intégration et d’interfaces,
•Assistance aux recettes techniques et fonctionnelles, incluant l’assistance aux tests d’exploitation,
•Transfert de connaissances vers le futur exploitant.
3/ Les mêmes prestations seront à réaliser pour le BI et le reporting.
4/ Exploitation transverse inter progiciel, inter réseau :
o Conception du nouveau plan de production dans l’outil d'ordonnancement cible,
oSpécification détaillée pour chaque progiciel, transverse entre les progiciels et adaptations des plans de production existants pour legacy,
oMise en œuvre,
oTests unitaires, tests d’exploitation, tests de performance,
oTransfert de connaissances.
5/ Assistance à la préparation et à la réalisation de la conduite du changement et de la communication durant toute la durée du projet.
Le marché est mixte : en plus de sa part forfaitaire, il comprend une part estimative (en unités d’œuvre et sur devis), cette dernière s’exécutant selon le besoin du CEA.

Description des options

Les marché comporte 2 options fonctionnelles sans effet de prolongation de durée du marché :
- Option 1 : intégration d'un module de gestion des actions et des documents d’une commission des marchés incluant des représentants extérieurs au CEA dans le SI Achat ;
- Option 2 : intégration d’un Portail Fournisseurs dans le Système d’Information Achats.

Informations complémentaires

Ce marché est un marché classifié de niveau Très Secret au sens de l’arrêté du 30 novembre 2011 portant approbation de l'instruction générale interministérielle n°1300 sur la protection du secret de la défense
nationale. Il ne nécessite pas la détention d’informations et/ou de supports classifiés par le titulaire dans ses locaux. La durée indiquée au II.2.7 est un maximum pour la partie ferme.

Liste et brève description des conditions

Le candidat fournira à l’appui de sa candidature :
- le formulaire DC1 (Lettre de candidature et désignation du mandataire par ses co-traitants) ou équivalent ;
- le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement), ou équivalent.
Ces formulaires sont disponibles sur le site Internet du Ministère de l'Economie, de l'Industrie et de l'Emploi :
http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat
- la copie du ou des jugements prononcés s’il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère
équivalente ».
Le candidat peut présenter sa candidature sous la forme d’un document unique de marché européen (DUME),
en lieu et place
des documents mentionnés à l’article 48 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics,
téléchargeable à
l’adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/commande-publique https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?
lang=fr

Liste et brève description des critères de sélection

Le candidat fournira à l’appui de sa candidature :
- déclaration concernant le chiffre d'affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché public, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles ;
- bilans ou extraits de bilans, concernant les trois dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.

Liste et brève description des critères de sélection

Le dossier de candidature devra démontrer la capacité et l'expérience acquises par le candidat sur des exigences et des périmètres équivalents et faire la preuve qu'il dispose des ressources suffisantes en qualité et
quantité pour répondre à ce marché. Le dossier de candidature devra respecter, pour chaque candidat (et pour chacun des membres du groupement le cas échéant), une présentation selon le formalisme décrit ci-dessous et contenir l’ensemble des pièces justificatives demandées :
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Chapitre 1 : Présentation générale
- une plaquette de présentation de l'entreprise,
- la répartition du chiffre d'affaires réalisé en France par secteur d'activité,
- le nombre de marchés d'intégration en lien avec l'objet du marché dans portefeuille du candidat, leur durée moyenne et le nombre approximatif d'effectifs mobilisés sur site,
- l’ancienneté dans l'activité d'intégration,
- une fiche des contacts,
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Chapitre 2 : Certificats et qualité
- les certificats ou qualifications en adéquation avec l'objet du présent avis, en cours de validité, délivrés par un organisme agréé,
- le manuel d'assurance de la qualité ou à défaut une note sur l'organisation de la qualité,
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Chapitre 3 : Organisation
- le cas échéant, une note sur l’organisation du groupement et/ou des sous-traitants détaillant les rôles et le périmètre d’intervention de chacune des entités,
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Chapitre 4 : Moyens humains et compétences
- une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personne d'encadrement pendant les trois dernières années ;
- une note détaillée décrivant les moyens humains de la société en France par fonction, qualification, niveau de compétence en lien avec l'objet du marché,
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Chapitre 5 : Références
- un dossier précis de références significatives du candidat dans le domaine de l'intégration pour des opérations similaires à celles prévues au marché (en priorité dans les trois dernières années) précisant sur une fiche : les prestations réalisées, la date et la durée, le lieu d'exécution, les références du client correspondant (nom de l'entreprise, nom d'un correspondant, coordonnées téléphoniques et postales), la nature et le montant des prestations effectuées par l'entreprise dans le cadre de chaque marché, Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant.
En outre, pour justifier qu'il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l'exécution du marché, le candidat produit un engagement écrit de ce sous-traitant.

Le Dossier de Consultation des Entreprises au stade des candidatures contient le règlement de la consultation ainsi qu'une note de synthèse du cahier des charges permettant aux candidats d'apprécier la complexité des prestations demandées et résumant les échéances imposées par le CEA dans le déroulement de celles-ci. Il est consultable gratuitement en accès direct non restreint à l'adresse: www.marches-publics.gouv.fr

Informations précises sur le(s) délai(s) des procédures d'examen

Le référé pré-contractuel peut être introduit depuis le début de la procédure de passation jusqu’à la signature du marché. Le référé contractuel peut être introduit dans les conditions des articles L.551-13 et suivants du Code de justice administrative. Le recours en contestation de la validité du marché par un tiers peut être intenté dans un délai de deux mois à compter des mesures de publicité appropriées.