Description du marché
Contexte : le SI de gestion de projets d'Expertise France repose actuellement sur un outil interne conçu pour ses besoins spécifiques. En parallèle, les gestions comptable et financière reposent sur des outils dédiés aux métiers financiers. A ce jour, l’entièreté des besoins fonctionnels de l'agence n'est pas couverte par les outils déployés. Le logiciel objet du présent marché porte sur la couverture des exigences suivantes :
A) Exigences fonctionnelles :
1. Suivi du cycle de vie du projet :
•Création des projets ;
•Workflow de validation des projets en phase de développement ;
•Suivi des projets actifs ;
•Clôture technique et financière des projets ;
•Pouvoir gérer tous les aspects d’un plan de passation des contrats ;
•Permettre une gestion efficace des risques ;
•Permettre la gestion complète d'un cadre logique ;
•Permettre la gestion des indicateurs des projets ;
•Permettre la gestion et la collecte simplifiée des données (campagnes de collecte, formulaires, etc.) ;
•Gérer la capitalisation et le partage des bonnes pratiques (visualisation et export de fiches projets, pays, bailleurs, etc.).
2. Visualiser et analyser une situation :
•Proposer une vue globale sur les données opérationnelles par projet et portefeuille de projets ;
•Permettre l’analyse de la situation en temps réel :
•Filtrer, rechercher, regrouper ou agréger des données et les centraliser dans un tableau de bord opérationnel personnalisé ;
•Communiquer avec un outil décisionnel (type "BI") pour consolider les données provenant de plusieurs applications ;
•Produire différents outils de pilotage de l’agence : revue périodique et météo des projets.
•Disposer d’une base de données fiabilisée :
•Intégrer un mécanisme simple de reprise de données ;
•Interopérabilité inter-applicatifs par "API".
3. Gestion flexible des référentiels
B) Exigences techniques :
• La solution devra être proposée avec son design d'infrastructure complet, gérée entièrement coté prestataire pour se présenter comme une solution de type Software as a Service ;
• Une solution conforme aux exigences du RGPD ;
• Un taux de disponibilité à minima de 99,5% ;
• Une robuste gestion de l’archivage et des sauvegardes ;
• Une infrastructure capable de supporter des montées en charge en nombre d’utilisateurs (a minima 400 connexions simultanées) ;
• Un design responsive (tablettes et mobiles) ;
• Une souplesse de paramétrage facilitant l’administration simple de l'outil ;
• Une ergonomie logique, cohérente et simple permettant une navigation intuitive pour l’utilisateur ;
• Une capacité à s’interfacer avec des outils existants ou futurs de l’agence (API, webservices, connecteurs) ;
• Un mécanisme de chiffrement des données ;
• Une maintenance applicative incluant des montées de versions planifiées et documentées ;
• Hébergement de l'outil ( France ou union européenne) avec la qualification SecNumCloud ou certificat équivalent en raison du caractère sensible des données ;
• Un solide protocole de prévention de la malveillance et de l’intrusion ;
• Un mécanisme d’authentification via WebSSO (CAS) pouvant être couplé à une authentification de type Login/ Mot de passe ;
• Un pilotage du projet en méthodologie de projet standard (Agile ou Cycle en V) et des intervenants pertinents.
Le logiciel pourrait faire l'objet de développements complémentaires en fonction des arbitrages internes liés à l'évolution des environnements SI actuels d'Expertise France et notamment à la désactivation du logiciel actuel de gestion de projets "ATLAS".
Des prestations supplémentaires éventuelles facultatives, pourraient être commandées :
1. Gestion du budget des projets et suivi de l’exécution du budget
2. Gestion des contrats d'achat, de subvention et autres contrats de mise en œuvre des projets;
3. Gestion des bons à payer et saisie des dépenses
4. Suivi du journal des dépenses (JDD)
5. Gestion des tiers
6. Gestion des contrats de financement des projets