PROJET TRF - SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DOCUMENTAIRE

Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives

Les prestations du marché concernent deux missions :
- Mission de secrétariat technique pour le Projet TRF : assurer la maîtrise du référentiel documentaire en exploitant le Système de Gestion des Données Techniques (SGDT) au profit des équipes du Projet. L'outil utilisé est appelé SIROCO,
- Mission d'Assistance à Ingénieur Projet : assurer la gestion et le suivi de la production documentaire de marchés industriels.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2022-01-10. L'appel d'offres a été publié le 2021-11-23.

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2021-11-23 Avis de marché
Avis de marché (2021-11-23)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Logiciels de gestion de projets
Quantité ou étendue:
La mission de gestion documentaire comprendra les actions suivantes :1) Gestion du référentiel documentaire du projet TRF dans l’outil SIROCO : Exploitation de l'outil de gestion documentaire, saisie des enregistrements (environ 3 000 documents /an) et archivage de tous types de documents, contrôle de leur conformité et de leurs métadonnées, génération des identifiants des documents « 23 caractères » (environ 5 000 par an).Le fond documentaire actuel dans l’outil Siroco est d’environ 6 300 documents. Le Projet est en phase de croissance. Ce flux évoluera en fonction des phases et aléas du Projet vers une valeur moyenne de 15 000 documents par an jusqu’à la fin du marché.Il est estimé que le traitement d’un document dans SIROCO varie entre 3 et 7 minutes.2) Gestion des livrables industriels :Génération et suivi des fiches d'évaluation et d’acceptation des documents (environ 300 par an). Il est estimé que chaque livrable donne lieu à une dizaine d’échanges avant d’aboutir à un document finalisé.Le temps moyen de traitement d’un échange est estimé à 20 min.Le nombre moyen de documents, lissé par année, nécessitant un suivi par le CEA est estimé à environ 300 par an.3) Pilotage de la gestion documentaire avec la mise à jour (1 fois /an) de son référentiel (procédures, modes opératoire). Bilan de l’activité en vue du Comité de Pilotage animé par le Chef de Projet (4 fois /an), sensibilisation et assistance des acteurs du projet à la gestion documentaire et aux outils associés.Prestations complémentaires comprenant notamment :. Mission 1 : gestion d'un volume estimé de 1 000 documents supplémentaires.. Mission 2 : gestion estimée de 100 livrables industriels supplémentaires.
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Logiciels de gestion de projets 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure restreinte
Type de soumission: Non spécifié
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: Commissariat à l'energie atomique et aux energies alternatives
Adresse postale: Centre DAM-Île de France, DCG/SAPI/BPAM Bâtiment U, Bruyères-le-Châtel
Code postal: 91297
Commune postale: ARPAJON Cedex
Contact
Adresse Internet: https://www.cea.fr 🌏
Courrier électronique: fabienne.guido-gemin@cea.fr 📧
Téléphone: +33 169267824 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2021-11-23 📅
Date limite de soumission: 2022-01-10 📅
Date de publication: 2021-11-26 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2021/S 230-607311
Numéro JO-S: 230
Informations complémentaires
La réglementation applicable à la présente procédure est définie par le code de la commande publique et les dispositions applicables aux marchés publics de défense ou de sécurité. 1/ CONFIDENTIALITE ET MISE A DISPOSITION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES 1.1 / Afin de protéger la confidentialité de certaines informations, certains documents de la consultation seront mis à disposition des seuls candidats admis à soumissionner. 1.2 / Documents DR : Les documents de la consultation contiennent des informations sensibles et font l'objet d'une mention particulière « Diffusion Restreinte », visant à garantir leur confidentialité. Afin de permettre l'envoi de ces documents (en phase offre) sous format informatique via la plateforme PLACE ou via support amovible (Clé USB, CD ROM), les candidats doivent retourner à l'appui de leur candidature le document « Engagement du Soumissionnaire en matière de protection de l’information de diffusion restreinte - déclinaison en règles de sécurité informatique » dûment signé. Dans le cas contraire, les documents sensibles ne pourront pas faire l'objet d'un envoi électronique et seront adressés sous format papier uniquement par courrier suivant les dispositions de l’IGI 1300 du 9.08.2021. 1.3/ Le présent avis, le règlement de consultation, l'engagement du soumissionnaire en matière de protection de l'information DR et la partie du DCE non DR sont à retirer sur https://www.marches-publics.gouv.fr. 2/ REMISE DES CANDIDATURES La candidature contiendra tous les éléments demandés dans le présent avis de marché. Tout dossier transmis incomplet pourra être écarté. Les candidatures peuvent être remises soit par voie électronique, soit par courrier. 2.1/ Formalisme pour la remise de la candidature par voie électronique : a) Afin de répondre de façon électronique, les candidats doivent déposer leur candidature sur la plateforme de dématérialisation des marchés (https://www.marches-publics.gouv.fr) en suivant les étapes décrites dans le guide d’utilisation en ligne (rubrique "aide"). b) Le candidat doit avoir au préalable fait l'acquisition d'un certificat électronique. Obtenir un certificat électronique prend plusieurs jours, voire plusieurs semaines. c) Envoi par le candidat de plusieurs réponses électroniques à un même avis de marché : le candidat peut remettre au CEA plusieurs réponses électroniques pour un même avis de marché, notamment en cas d’oubli, de correction, de complément, et ce avant la date limite de réponse telle que définie dans le présent avis de marché. Dans ce cas, le CEA ne prendra en compte que la dernière réponse reçue ; les envois précédents ne seront pas ouverts. En conséquence, le candidat prendra toutes les dispositions utiles pour envoyer un dossier complet à chaque réponse, dans les délais impartis. 2.2/ Formalisme spécifique à la remise de candidature par courrier : La candidature sera établie en 2 exemplaires (1 original et 1 copie) et un exemplaire sur CD-ROM sous double enveloppe cachetée. L’enveloppe extérieure indique ; CEA/DAM — Île-de-France DCG/SAPI/BPAM – bâtiment U À l'attention de SAPI.BPAM “N° SAGA DAM B21-11276 TRF SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DOCUMENTAIRE FGG/ NE PAS OUVRIR” Bruyères-le-Châtel / domaine du Rué 91297 Arpajon Cedex, L'enveloppe intérieure comporte la mention « référence du dossier » et la dénomination sociale du soumissionnaire. La remise de cette double enveloppe se fait : *par courrier recommandé, *ou par envoi coursier, le pli doit être déposé à l’adresse indiquée ci-dessus (entre 9h et 16h à la réception du centre) *dans le respect de la date et heure de remise des candidatures (telles que définies au IV.3.4). En cas de contradictions entre la version papier et la version électronique, la première prévaut, dans sa version originale
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Les prestations du marché concernent deux missions :
- Mission de secrétariat technique pour le Projet TRF : assurer la maîtrise du référentiel documentaire en exploitant le Système de Gestion des Données Techniques (SGDT) au profit des équipes du Projet. L'outil utilisé est appelé SIROCO,
- Mission d'Assistance à Ingénieur Projet : assurer la gestion et le suivi de la production documentaire de marchés industriels.
Quantité ou étendue:
La mission de gestion documentaire comprendra les actions suivantes :
1) Gestion du référentiel documentaire du projet TRF dans l’outil SIROCO :
Exploitation de l'outil de gestion documentaire, saisie des enregistrements (environ 3 000 documents /an) et archivage de tous types de documents, contrôle de leur conformité et de leurs métadonnées, génération des identifiants des documents « 23 caractères » (environ 5 000 par an).
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Le fond documentaire actuel dans l’outil Siroco est d’environ 6 300 documents. Le Projet est en phase de croissance. Ce flux évoluera en fonction des phases et aléas du Projet vers une valeur moyenne de 15 000 documents par an jusqu’à la fin du marché.
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Il est estimé que le traitement d’un document dans SIROCO varie entre 3 et 7 minutes.
2) Gestion des livrables industriels :
Génération et suivi des fiches d'évaluation et d’acceptation des documents (environ 300 par an).
Il est estimé que chaque livrable donne lieu à une dizaine d’échanges avant d’aboutir à un document finalisé.
Le temps moyen de traitement d’un échange est estimé à 20 min.
Le nombre moyen de documents, lissé par année, nécessitant un suivi par le CEA est estimé à environ 300 par an.
3) Pilotage de la gestion documentaire avec la mise à jour (1 fois /an) de son référentiel (procédures, modes opératoire). Bilan de l’activité en vue du Comité de Pilotage animé par le Chef de Projet (4 fois /an), sensibilisation et assistance des acteurs du projet à la gestion documentaire et aux outils associés.
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Prestations complémentaires comprenant notamment :
. Mission 1 : gestion d'un volume estimé de 1 000 documents supplémentaires.
. Mission 2 : gestion estimée de 100 livrables industriels supplémentaires.
Description des options:
Le marché est composé :
- d'une part forfaitaire comprenant une tranche ferme de 3 ans correspondant à la réalisation des missions listées au § II.2.1 et de 3 tranches optionnelles d'un an correspondant à une prolongation annuelle pour la réalisation des missions listées au § II.2.1 (identique à la tranche ferme),
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- d’une part estimative plafond pour les prestations complémentaires en volumétrie (BPU) .
Durée de l'accord: 72 mois
Numéro de référence: N° SAGA DAM B21-11276 TRF SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DOCUMENTAIRE FGG
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Centre de DIF - BRUYERES-LE-CHATEL

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
1/ PRESENTATION DES CANDIDATURES :
Les entreprises candidates doivent fournir à l’appui de leur candidature:
— le formulaire DC1 (lettre de candidature et désignation du mandataire par ses co-traitants) ou équivalent.
— le formulaire DC2 (Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement), ou équivalent.
Les formulaires sont disponibles sur le site Internet du Ministère de l'Économie, de l'Industrie et de l'Emploi :
— la copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire ou dans une procédure étrangère équivalente.
— les attestations de régularité fiscales et sociales
Il est interdit de cumuler les candidatures :
- en tant que candidat individuel et membre d’un ou plusieurs groupements y compris en tant que mandataire ;
-en tant que membre d’un groupement et mandataire d’un autre.
2/Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
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Le recours à la sous-traitance sera effectué dans le cadre des dispositions du code de la commande publique et des dispositions applicables aux marchés publics de défense ou de sécurité. Le formulaire DC4 est à compléter pour chaque demande d’acceptation de sous-traitant.
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Situation économique et financière:
Un dossier de présentation du candidat, et le cas échéant de chaque co-traitant, comprenant entre autres :
- les caractéristiques de l’entreprise : statuts, forme juridique, composition du capital, principaux actionnaires, participations, représentants engageant l’entreprise, effectif total, dimensions, activités, organigramme ; un extrait-K-bis ou équivalent
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- une attestation d’assurance en cours de validité pour le candidat et chaque co-traitant ;
- le chiffre d’affaire global et le CA concernant les fournitures, services ou travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles, ainsi que le nombre total de salariés de l’entreprise candidate ;
- les trois derniers bilans et comptes de résultat des opérateurs économiques pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi;
Lorsqu’il appartient à un groupe, une attestation certifiant de son autonomie commerciale et de sa situation de concurrence vis-à-vis des autres entreprises du groupe.
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes renseignements et documents concernant son/ses sous-traitants. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce(s) sous-traitant(s) pour l’exécution du marché, il apporte la preuve par tout moyen approprié.
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La sous-traitance totale est interdite.
La sous-traitance est limitée au rang 1.
Capacité technique et professionnelle:
La sélection des candidats se fera sur le critère de la capacité technique et professionnelle en GESTION DOCUMENTAIRE DE PROJETS COMPLEXES.
Chaque entreprise candidate (le mandataire et chacun des co-traitants dans le cadre d‘un groupement) devra présenter :
1) les notes suivantes :
— une note relative au montage industriel présentant l’organisation pressentie avec, le cas échéant, l’organisation et la répartition des missions au sein du groupement. Cette note devra également démontrer de la capacité du candidat à maîtriser la sous-traitance;
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— une note descriptive des moyens humains, dont dispose l’entreprise pour mener à bien le marché (continuité de service), en identifiant à minima les profils types des intervenants (qualifications, ancienneté, habilitations et diplômes, CV non nominatifs),
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— une note descriptive des moyens matériels,
— une note relative à la qualité (procédures, assurance qualité, certifications ou qualifications en cours de validité),
2) un dossier précis et détaillé des références (au cours des 3 dernières années) de l’entreprise et/ou de l’établissement susceptible d’intervenir, concernant des opérations identiques ou pouvant être assimilées notamment en termes de technicité et d’enjeu.
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Devront notamment être précisés : la nature du projet, la date, le lieu d’exécution, les références du client correspondant avec ses coordonnées postales et téléphoniques ainsi que celles de la personne en charge du projet, un descriptif précis des responsabilités exercées et des actions conduites par le candidat dans le projet.
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3) un dossier présentant les compétences techniques, tant en termes de qualifications individuelles que de culture d’entreprise.
Si le candidat recourt à la sous-traitance, il doit produire les mêmes documents concernant ce sous-traitant. En outre, pour justifier qu’il dispose des capacités de ce sous-traitant pour l’exécution du marché, il apporte la preuve par tout moyen approprié.
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Le CEA procèdera à l’analyse et à la sélection des candidatures conformément aux critères de jugement des candidatures suivants :
- la conformité administrative du dossier de candidature telle que définies au III.2.1
- la capacité juridique et l’aptitude financière à assurer une exécution correcte de la prestation : solidité, pérennité, capacité financière suffisantes telle que définies au III.2.2;
- la capacité professionnelle : compétences techniques dans le domaine concerné, ressources dont dispose l’entreprise afin de mener à bien le marché, organisation, qualité, moyens humains et matériels telles que définies au III.2.3.
A cet effet, il est demandé aux candidats de remplir le « questionnaire d’informations sur le candidat » qui sera fourni sur la plate-forme dématérialisée PLACE (https://www.marches-publics.gouv.fr) ultérieurement.
Nota: le CEA n'attend pas des candidats qu'ils remettent une plaquette de présentation mais demande un dossier précis et synthétique afin de démontrer des capacités technique et professionnelle.
La sous-traitance est limitée au rang 1.
Niveau(x) minimal/minimaux de normes: La sous-traitance totale est interdite.
Exécution du marché
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
En cas de groupement, ce dernier doit revêtir la forme d’un groupement momentané d’entreprises (GME) solidaire ou à défaut d’un GME conjoint. En tout état de cause, le mandataire doit être solidaire de tous les membres du groupement.
Autres conditions particulières:
1ERE CONDITION
A-Marché classifié sans détention (avec accès à des ISC)
Ce marché est un marché « Secret » au sens de l’arrêté du 9 août 2021 portant approbation de l’instruction générale interministérielle n°1300 sur la protection du secret de la défense nationale. Ce marché donne accès à des informations et/ou supports classifiés (ISC) intéressant la défense nationale. Il ne nécessite pas la détention d’ISC « Secret » par le titulaire.
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En conséquence, le dossier de candidature doit contenir sous enveloppe séparée :
- soit une attestation d’habilitation DGA en cours de validité ou une attestation d’avis de sécurité en cas de changement d’autorité d’habilitation, accompagnée d’une attestation de non changement (fait et droit) éditée par la personne morale candidate, depuis sa dernière habilitation,
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- soit une demande d’habilitation soit une demande d’habilitation (pour tout renseignement contacter l’officier de sécurité du centre DAM Ile-de-France à l’adresse suivante : jean-francois.calvo@cea.fr) en lui précisant la référence du dossier suivante N° SAGA DAM B21-11276 TRF SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DOCUMENTAIRE FGG.
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Les mêmes démarches doivent être engagées pour les entreprises associées, en cas de candidature en Groupement Momentané d’Entreprises ou des sous-traitants pressentis par les candidats audit marché.
Ces documents devront parvenir au plus tard à la date limite de remise des candidatures mentionnée dans le présent avis. A défaut d’avoir fourni ses attestations ou la copie de sa demande dans le délai imparti, le candidat est réputé avoir renoncé à sa demande d’habilitation aux informations classifiées pour le présent marché et donc à sa candidature.
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2EME CONDITION
Le marché nécessite la divulgation d’informations et/ou de supports classifiés ou non, comportant la mention « Spécial France ». En conséquence, aucune candidature émise par une entreprise de droit étranger ne pourra être retenue. Ce marché porte la mention "Spécial France" et ne peut être réalisé que par du personnel de nationalité française, dans les conditions définies par le Plan contractuel de sécurité.
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3EME CONDITION
En raison de la teneur de la prestation, les candidats au présent appel d’offres ne doivent avoir aucun lien juridique ou contractuel ou financier, de nature à créer une situation de conflit d’intérêts, au sens de l’article L2141-10 du code de la commande publique, avec les entreprises titulaires des marchés sur lesquels porte la prestation.
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Procédure
Langues
Langue: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Fabienne GUIDO-GEMIN
Adresse du profil d'acheteur: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏
URL pour la participation: https://www.marches-publics.gouv.fr 🌏
Courrier électronique: greffe.ta-paris@juradm.fr 📧

Référence
Informations complémentaires
La réglementation applicable à la présente procédure est définie par le code de la commande publique et les dispositions applicables aux marchés publics de défense ou de sécurité.
1/ CONFIDENTIALITE ET MISE A DISPOSITION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
1.1 / Afin de protéger la confidentialité de certaines informations, certains documents de la consultation seront mis à disposition des seuls candidats admis à soumissionner.
1.2 / Documents DR :
Les documents de la consultation contiennent des informations sensibles et font l'objet d'une mention particulière « Diffusion Restreinte », visant à garantir leur confidentialité. Afin de permettre l'envoi de ces documents (en phase offre) sous format informatique via la plateforme PLACE ou via support amovible (Clé USB, CD ROM), les candidats doivent retourner à l'appui de leur candidature le document « Engagement du Soumissionnaire en matière de protection de l’information de diffusion restreinte - déclinaison en règles de sécurité informatique » dûment signé. Dans le cas contraire, les documents sensibles ne pourront pas faire l'objet d'un envoi électronique et seront adressés sous format papier uniquement par courrier suivant les dispositions de l’IGI 1300 du 9.08.2021.
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1.3/ Le présent avis, le règlement de consultation, l'engagement du soumissionnaire en matière de protection de l'information DR et la partie du DCE non DR sont à retirer sur https://www.marches-publics.gouv.fr.
2/ REMISE DES CANDIDATURES
La candidature contiendra tous les éléments demandés dans le présent avis de marché. Tout dossier transmis incomplet pourra être écarté.
Les candidatures peuvent être remises soit par voie électronique, soit par courrier.
2.1/ Formalisme pour la remise de la candidature par voie électronique :
a) Afin de répondre de façon électronique, les candidats doivent déposer leur candidature sur la plateforme de dématérialisation des marchés (https://www.marches-publics.gouv.fr) en suivant les étapes décrites dans le guide d’utilisation en ligne (rubrique "aide").
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b) Le candidat doit avoir au préalable fait l'acquisition d'un certificat électronique. Obtenir un certificat électronique prend plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
c) Envoi par le candidat de plusieurs réponses électroniques à un même avis de marché : le candidat peut remettre au CEA plusieurs réponses électroniques pour un même avis de marché, notamment en cas d’oubli, de correction, de complément, et ce avant la date limite de réponse telle que définie dans le présent avis de marché. Dans ce cas, le CEA ne prendra en compte que la dernière réponse reçue ; les envois précédents ne seront pas ouverts. En conséquence, le candidat prendra toutes les dispositions utiles pour envoyer un dossier complet à chaque réponse, dans les délais impartis.
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2.2/ Formalisme spécifique à la remise de candidature par courrier :
La candidature sera établie en 2 exemplaires (1 original et 1 copie) et un exemplaire sur CD-ROM sous double enveloppe cachetée. L’enveloppe extérieure indique ;
CEA/DAM — Île-de-France
DCG/SAPI/BPAM – bâtiment U
À l'attention de SAPI.BPAM
“N° SAGA DAM B21-11276 TRF SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DOCUMENTAIRE FGG/ NE PAS OUVRIR”
Bruyères-le-Châtel / domaine du Rué
91297 Arpajon Cedex,
L'enveloppe intérieure comporte la mention « référence du dossier » et la dénomination sociale du soumissionnaire.
La remise de cette double enveloppe se fait :
*par courrier recommandé,
*ou par envoi coursier, le pli doit être déposé à l’adresse indiquée ci-dessus (entre 9h et 16h à la réception du centre)
*dans le respect de la date et heure de remise des candidatures (telles que définies au IV.3.4).
En cas de contradictions entre la version papier et la version électronique, la première prévaut, dans sa version originale

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Paris
Adresse postale: 7 Rue de Jouy
Commune postale: Paris Cedex 4
Code postal: 75181
Pays: France 🇫🇷
Courrier électronique: greffe.ta-paris@juradm.fr 📧
Téléphone: +33 144594400 📞
Fax: +33 144594646 📠
Informations sur les délais d'introduction des recours:
Le référé précontractuel peut être introduit depuis le début de la procédure de passation jusqu’à la signature du marché.
Le référé contractuel peut être introduit dans les conditions des articles L.551-13 et suivants du Code de justice administrative.
Le recours en contestation de la validité du marché par un tiers peut être intenté dans un délai de deux mois à compter des mesures de publicité appropriées.
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du Tribunal administratif de Paris
Source: OJS 2021/S 230-607311 (2021-11-23)
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Région:
France Ile-de-France Ile-de-France Essonne
Produits/services:
Logiciels et systèmes d'information Logiciels de création de documents, de... Logiciels de planification et de productivité Logiciels de gestion de projets