Prestations de dématérialisation externalisée de courriers entrants et mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées

Électricité de Strasbourg

Le marché concerne des services de dématérialisation externalisée de courriers entrants et de mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées.
Les courriers entrants concernent notamment des documents standards (lettres, LRAR, contrats, factures…) mais également des chèques et attestations énergies, des chèques bancaires, des TIP, des documents de relève de compteurs et d’autres documents particuliers qui font l’objet d’un traitement spécifique y compris copie fiable, tel que décrit dans le cahier des charges. Les courriers non numérisables sont à retourner en l'état à Électricité de Strasbourg.
Les documents numérisés et les données associées sont mis à disposition dans un workflow et dans des outils informatiques existants d’Électricité de Strasbourg.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2021-03-29. L'appel d'offres a été publié le 2021-03-08.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ?

• Électricité de Strasbourg

Qu'est-ce que c'est ?

• Services des postes et télécommunications › Services postaux et services de courrier

Où ?

• Alsace › Bas-Rhin

Historique des marchés publics

Date	Document
2021-03-08	Avis de marché
2021-08-02	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2021-03-08)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services postaux et services de courrier
Numéro de référence: 2021-17
Brève description:

Le marché concerne des services de dématérialisation externalisée de courriers entrants et de mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées. Les courriers entrants concernent notamment des documents standards (lettres, LRAR, contrats, factures…) mais également des chèques et attestations énergies, des chèques bancaires, des TIP, des documents de relève de compteurs et d’autres documents particuliers qui font l’objet d’un traitement spécifique y compris copie fiable, tel que décrit dans le cahier des charges. Les courriers non numérisables sont à retourner en l'état à Électricité de Strasbourg. Les documents numérisés et les données associées sont mis à disposition dans un workflow et dans des outils informatiques existants d’Électricité de Strasbourg.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services postaux et services de courrier 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Alsace 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Service d'utilité publique
Nom du pouvoir adjudicateur: Électricité de Strasbourg
Adresse postale: 26 boulevard du Président Wilson
Code postal: 67000
Commune postale: Strasbourg
Contact
Adresse Internet: http://www.es.fr 🌏
Courrier électronique: info-achats@es.fr 📧
URL des documents: https://portal.pages.es.fr/portal/web/portal,sourcing,publicconsultation,PortalGuestPublicConsultationList.vm 🌏
URL pour la participation: https://portal.pages.es.fr/portal/web/portal,sourcing,publicconsultation,PortalGuestPublicConsultationList.vm 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2021-03-08 📅
Date limite de soumission: 2021-03-29 📅
Date de publication: 2021-03-12 📅
Date de début: 2021-08-01 📅
Date de fin: 2024-07-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2021/S 050-126779
Numéro JO-S: 50
Informations complémentaires

La sous-traitance des activités essentielles du marché ne sont pas autorisées, à savoir: — la numérisation des documents, l’encaissement des chèques bancaires; — la numérisation et l’archivage des documents suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable; — la mise à disposition et l'archivage des documents numérisés; — le développement et la maintenance du workflow.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Le marché concerne des services de dématérialisation externalisée de courriers entrants et de mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées.

Les courriers entrants concernent notamment des documents standards (lettres, LRAR, contrats, factures…) mais également des chèques et attestations énergies, des chèques bancaires, des TIP, des documents de relève de compteurs et d’autres documents particuliers qui font l’objet d’un traitement spécifique y compris copie fiable, tel que décrit dans le cahier des charges. Les courriers non numérisables sont à retourner en l'état à Électricité de Strasbourg.

Les documents numérisés et les données associées sont mis à disposition dans un workflow et dans des outils informatiques existants d’Électricité de Strasbourg.

Les prestations sont décrites dans l'extrait du cahier des charges mis à disposition des candidats afin de pouvoir cerner le périmètre des services attendues pour ce marché. Cependant, les spécifications techniques sont susceptibles d'évoluer lors de la phase consultation.

Prestations fermes du marché: réception et dématérialisation des flux entrants (courrier hors chèques) et mise à disposition d'un outil de workflow permettant l'instruction des documents numérisés selon les exigences du cahier des charges.

Prestations optionnelles: réception, dématérialisation et traitement de chèques (chèques énergie et attestations associées, chèques bancaires), numérisation et archivage suivant un procédé conforme à la copie fiable.

Description des renouvellements: Cinq options de reconduction de douze mois chacune.
Description des options:

Prestation optionnelle 1: la réception et la dématérialisation des chèques énergie et des attestations associées.

Prestation optionnelle 2: la réception, la dématérialisation et la remise en banque des chèques bancaires.

Prestation optionnelle 3: la numérisation et l’archivage des documents entrants suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable.

Informations complémentaires:

La sous-traitance des activités essentielles du marché ne sont pas autorisées, à savoir:

— la numérisation des documents, l’encaissement des chèques bancaires;

— la numérisation et l’archivage des documents suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable;

— la mise à disposition et l'archivage des documents numérisés;

— le développement et la maintenance du workflow.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Les documents et informations demandés ci-après doivent être rédigés en langue française ou accompagnés d'une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté.

Seuls les documents en langue française font foi.

Est écarté de la consultation l’opérateur économique:

— dont le dirigeant fait l’objet de sanctions;

— qui n’a pas d’existence légale;

— qui n’est pas à jour de ses obligations et cotisations fiscales et parafiscales;

— qui est en liquidation judiciaire;

— qui est en redressement judiciaire et qui ne peut justifier qu’il est habilité à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d'exécution du marché.

— Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance nº 2015-899 du 23.7.2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés;

— Le candidat doit remettre un extrait du registre pertinent, datant de moins de trois mois, tel qu’un extrait K bis, ou, à défaut, un document équivalent délivré par l’autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d’origine ou d’établissement du candidat. Ce document est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat;

— Si le candidat est en redressement judiciaire, il doit produire la copie du ou des jugements prononcés pour justifier qu’il est habilité à poursuivre ses activités pendant la durée d’exécution du marché. Ce document est à fournir par les candidats individuels et par les membres concernés d'un groupement candidat;

— Le candidat doit fournir les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu’il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Ces certificats sont à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat;

— Le candidat doit remettre les attestations d’assurances indiquant la nature des garanties souscrites ainsi que le montant souscrit pour chaque nature de garantie;

— Le cas échéant, le candidat doit fournir la liste nominative des salariés étrangers employés par le soumissionnaire et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l’article L. 5221-2 du code du travail. Cette liste, établie à partir du registre unique du personnel, précise pour chaque salarié, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail;

— Le candidat doit fournir une attestation d’absence de condamnation au titre du travail illégal:

Tout candidat à un contrat ou marché passé par une personne morale de droit public, ainsi que tout sous-traitant d’un titulaire de contrat ou de marché doit attester qu’il n’a pas fait l’objet, au cours des cinq dernières années, d’une condamnation inscrite au bulletin nº 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L. 8221-5, L. 8231-1, L. 8241-1, L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du travail ou qui ont été condamnées au titre de l'article L. 1146-1 du même code ou de l'article 225-1 du code pénal.

Situation économique et financière:

— déclaration concernant le chiffre d’affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d’affaires du domaine d’activité faisant l’objet du marché, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l’entreprise ou du début d’activité de l’opérateur économique, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d’affaires sont disponibles;

— bilans ou extraits de bilan, concernant les trois dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.

Si, pour une raison justifiée, l'opérateur économique n'est pas en mesure de produire les renseignements et documents demandés par l'acheteur, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen considéré comme approprié par l'acheteur.

Niveau(x) spécifique(s) minimal/minimaux exigé(s):

Niveau(x) minimal/minimaux de normes: Chiffre d'affaires annuel minimal de 1 000 000 EUR.
Capacité technique et professionnelle:

— une liste des principaux services exécutés au cours des trois dernières années, assortie d'attestations de bonne exécution pour les services les plus importants. Ces attestations indiquent le montant, la date et le lieu d'exécution des services et précisent s'ils ont été effectués selon les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin;

— une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l’importance du personnel d’encadrement pendant les trois dernières années;

— une description de l'outillage, du matériel et de l'équipement technique dont le candidat disposera pour la réalisation du marché public;

— des certificats de qualification professionnelle établis par des organismes indépendants.

Niveau(x) minimal/minimaux de normes:

Le candidat justifiera de sa capacité technique à réaliser l’objet du présent marché.

Le candidat devra proposer un interlocuteur maîtrisant la langue française (lu, écrit, parlé) durant toute la période du marché.

Exécution du marché
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

Le groupement sera solidaire et désignera un mandataire. Il est soumis à l’acceptation préalable d’Électricité de Strasbourg.

Le mandataire indiquera le but du groupement proposé et décrira les éléments détaillés justifiant la nécessité de constituer le groupement. Chaque cotraitant doit être reconnu apte par Électricité de Strasbourg pour l'activité qu'il prévoit de réaliser.

Le groupement aura des expériences sur des marchés similaires et une organisation opérationnelle entre les équipes de chaque cotraitant.

Tout membre d’un groupement ne pourra plus soumissionner à titre individuel ou être membre d’un autre groupement pour le marché.

Procédure
Base juridique: 32014L0025
Heure limite de réception des offres: 17:00
Date d'envoi des invitations: 2021-04-06 📅
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 6 mois

Pouvoir adjudicateur
Identité
Numéro d'enregistrement national: 558501912
Contact
Point de contact: Eddy Faullimmel
URL des documents: https://portal.pages.es.fr/portal/web/portal,sourcing,publicconsultation,PortalGuestPublicConsultationList.vm 🌏

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal judiciaire de Strasbourg
Adresse postale: 1 quai Finkmatt
Commune postale: Strasbourg
Code postal: 67070
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 88212323 📞
Courrier électronique: greffe.ta-strasbourg@juradm.fr 📧
Source: OJS 2021/S 050-126779 (2021-03-08)

Avis d'attribution de marché (2021-08-02)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Le marché concerne des services de dématérialisation externalisée de courriers entrants et de mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées. Les courriers entrants concernent notamment des documents standards (lettres, LRAR, contrats, factures,…) mais également des chèques et attestations énergies, des chèques bancaires, des TIP, des documents de relève de compteurs et d’autres documents particuliers qui font l’objet d’un traitement spécifique y compris copie fiable, tel que décrit dans le cahier des charges. Les courriers non numérisables sont à retourner en l'état à ELECTRICITE DE STRASBOURG. Les documents numérisés et les données associées sont mis à disposition dans un workflow et dans des outils informatiques existants d’ELECTRICITE DE STRASBOURG .

Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: Electricite de strasbourg
Adresse postale: 26 Boulevard du président Wilson

Référence
Dates
Date d'envoi: 2021-08-02 📅
Date de publication: 2021-08-06 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2021/S 151-403280
Se réfère à l'avis: 2021/S 050-126779
Numéro JO-S: 151
Informations complémentaires

La sous-traitance des activités essentielles du marché ne sont pas autorisées, à savoir : - la numérisation des documents, l’encaissement des chèques bancaires - la numérisation et l’archivage des documents suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable - la mise à disposition et l'archivage des documents numérisés - le développement et la maintenance du workflow

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Le marché concerne des services de dématérialisation externalisée de courriers entrants et de mise à disposition des documents dématérialisés et des données associées. Les courriers entrants concernent notamment des documents standards (lettres, LRAR, contrats, factures,…) mais également des chèques et attestations énergies, des chèques bancaires, des TIP, des documents de relève de compteurs et d’autres documents particuliers qui font l’objet d’un traitement spécifique y compris copie fiable, tel que décrit dans le cahier des charges. Les courriers non numérisables sont à retourner en l'état à ELECTRICITE DE STRASBOURG.

Les documents numérisés et les données associées sont mis à disposition dans un workflow et dans des outils informatiques existants d’ELECTRICITE DE STRASBOURG .

Prestations fermes du marché : réception et dématérialisation des flux entrants (courrier hors chèques) et mise à disposition d'un outil de workflow permettant l'instruction des documents numérisés selon les exigences du cahier des charges

Prestations optionnelles : réception, dématérialisation et traitement de chèques (chèques Energie et attestations associées, chèques bancaires), numérisation et archivage suivant un procédé conforme à la copie fiable

Description des options:

Prestation optionnelle 1 : la réception et la dématérialisation des chèques énergie et des attestations associées

Prestation optionnelle 2 : la réception, la dématérialisation et la remise en banque des chèques bancaires

Prestation optionnelle 3 : la numérisation et l’archivage des documents entrants suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable

Informations complémentaires:

La sous-traitance des activités essentielles du marché ne sont pas autorisées, à savoir :

- la numérisation des documents, l’encaissement des chèques bancaires

- la numérisation et l’archivage des documents suivant un procédé conforme aux exigences de la copie fiable

- la mise à disposition et l'archivage des documents numérisés

- le développement et la maintenance du workflow

Procédure
Critères d'attribution
Critère de coût (nom): Prix
Critère de coût (pondération): 50
Critère de coût (nom): Offre technique

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2021-08-01 📅
Nom: Groupement momentané d'entreprises solidaires XELIANS ARCHIVAGE XELIANS DIGITAL MAARCH
Adresse postale: 15 avenue marcelin Bertholot
Commune postale: Villeneuve la garenne
Code postal: 92390
Pays: France 🇫🇷
Courrier électronique: support@xelians.fr 📧
Pays: Ile-de-France 🏙️
Nom: Xelians digital
Adresse postale: 606 rue de Fourny
Commune postale: Buc
Code postal: 78530
Pays: Ile-de-France 🏙️
Nom: Maarch
Adresse postale: 11 Boulevard du Sud-Est
Commune postale: Nanterre
Code postal: 92000
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 3

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Eddy FAULLIMMEL

Informations complémentaires
Organe de révision
Adresse postale: 1 quai FINKMATT
Commune postale: Strasbourg
Source: OJS 2021/S 151-403280 (2021-08-02)

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