Description du marché
Le prestataire est responsable de la préparation et de la gestion de toutes les dispositions logistiques et liées à l'organisation de l’événement. Il doit notamment:
— fournir jusqu'à 10 types de services (voir ci-dessous) dans différents pays,
— fournir un budget prévisionnel (divisé en 2 parties comme ci-dessous), indiquant les conditions négociés avec les éventuels sous-traitants,
— assurer la liaison directe avec les fournisseurs et les participants.
Toutes les mesures prises avec les fournisseurs sont communiquées au représentant d'EF pour approbation.
Partie I ) Services:
1) envoi des invitations et gestion des inscriptions des participants;
2) organisation des voyages;
3) réservation des hébergements;
4) réservation et gestion des lieux de réunion;
5) service de restauration;
6) assistance sur site;
7) service d'interprétation et traduction;
8) suivi-évaluation de l'événement (modèle de formulaire Expertise France);
9) remise de l'indemnité journalière de subsistance (Per Diem) aux participants;
10) rapport du service fourni.
Partie II) Coordination globale:
Cette partie comprend toutes les tâches de coordination à effectuer par le prestataire avant, pendant et après l’événement.
Les coûts associés à la coordination globale comprennent:
— les coûts liés aux réunions de préparation avec l’autorité contractante;
— la gestion de l'événement;
— la tenue d’une comptabilité liée à chaque événement et l’émission des factures avec toutes les pièces justificatives;
— les frais généraux engagés directement et indirectement par le prestataire dans le cadre des tâches qui lui sont confiées (gestion globale, secrétariat, frais de personnel, etc.);
— le retour sur les événements.