Impression, mise sous pli, affranchissement et envoi des courriers de quittancement, d'avis de régularisation, d'assurances et d'informations diverses aux locataires

Vilogia SA HLM

Vilogia, dans le cadre de son activité, se doit d’envoyer mensuellement des courriers à ses locataires: quittances, courriers d’assurance et documents d’informations divers.
Le futur titulaire devra imprimer les documents via des fichiers PDF fournis par le bénéficiaire, apposer la flamme sur les enveloppes, mettre sous pli les courriers, les affranchir, les envoyer et gérer les retours éventuels de courriers non distribués.
Les fournitures (papier, enveloppes, encres...) nécessaires à bonne réalisation de la prestation seront fournies par le titulaire du marché pendant toute la durée du contrat.
La volumétrie mensuelle actuelle est de 65 200 quittances, entre 8 000 et 12 000 courriers d’assurance pour l’ensemble des sociétés du groupement.
Une fois par an, il faut ajouter à cette volumétrie mensuelle, 62 500 courriers d’avis de régularisation pour l’ensemble des sociétés du groupement, ainsi que 62 500 courriers d’assurances.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2019-08-28. L'appel d'offres a été publié le 2019-07-26.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• Cogeprint

Qui ?

• Vilogia SA HLM

Qu'est-ce que c'est ?

• Registres en papier ou en carton › Carnets de quittances

Où ?

• Nord-Pas de Calais › Nord

Historique des marchés publics

Date	Document
2019-07-26	Avis de marché
2020-03-11	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2019-07-26)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Carnets de quittances
Numéro de référence: AI_2019_011
Brève description:

Vilogia, dans le cadre de son activité, se doit d’envoyer mensuellement des courriers à ses locataires: quittances, courriers d’assurance et documents d’informations divers. Le futur titulaire devra imprimer les documents via des fichiers PDF fournis par le bénéficiaire, apposer la flamme sur les enveloppes, mettre sous pli les courriers, les affranchir, les envoyer et gérer les retours éventuels de courriers non distribués. Les fournitures (papier, enveloppes, encres...) nécessaires à bonne réalisation de la prestation seront fournies par le titulaire du marché pendant toute la durée du contrat. La volumétrie mensuelle actuelle est de 65 200 quittances, entre 8 000 et 12 000 courriers d’assurance pour l’ensemble des sociétés du groupement. Une fois par an, il faut ajouter à cette volumétrie mensuelle, 62 500 courriers d’avis de régularisation pour l’ensemble des sociétés du groupement, ainsi que 62 500 courriers d’assurances.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Carnets de quittances 📦
Code CPV supplémentaire: Carnets de quittances 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: France 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure concurrentielle avec négociation
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: Vilogia SA HLM
Adresse postale: 74 rue Jean Jaurès, BP 10430
Code postal: 59491
Commune postale: Villeneuve d'Ascq Cedex
Contact
Adresse Internet: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏
Courrier électronique: stephanie.docquier@vilogia.fr 📧
Téléphone: +33 359355820 📞
URL des documents: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏
URL pour la participation: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2019-07-26 📅
Date limite de soumission: 2019-08-28 📅
Date de publication: 2019-07-31 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2019/S 146-359706
Numéro JO-S: 146

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Vilogia, dans le cadre de son activité, se doit d’envoyer mensuellement des courriers à ses locataires: quittances, courriers d’assurance et documents d’informations divers.

Le futur titulaire devra imprimer les documents via des fichiers PDF fournis par le bénéficiaire, apposer la flamme sur les enveloppes, mettre sous pli les courriers, les affranchir, les envoyer et gérer les retours éventuels de courriers non distribués.

Les fournitures (papier, enveloppes, encres...) nécessaires à bonne réalisation de la prestation seront fournies par le titulaire du marché pendant toute la durée du contrat.

La volumétrie mensuelle actuelle est de 65 200 quittances, entre 8 000 et 12 000 courriers d’assurance pour l’ensemble des sociétés du groupement.

Une fois par an, il faut ajouter à cette volumétrie mensuelle, 62 500 courriers d’avis de régularisation pour l’ensemble des sociétés du groupement, ainsi que 62 500 courriers d’assurances.

Il est demandé au futur titulaire:

— des niveaux de qualité de services en terme de délais d’impression, de mise sous pli et d’envois des courriers,

— des niveaux de qualité des fournitures utilisées (enveloppe, papier, encre...), y compris un aspect environnemental,

— des possibilités de suivi des envois et gestion des courriers non distribués: logiciel ou tout autre moyen mis à disposition du bénéficiaire,

— une facturation en 2 volets, détaillant les coûts d’impression d’un côté et mise sous pli et timbrage de l’autre,

— des modifications des documents fournis pourront intervenir pendant la durée du contrat: format, contenu...

Ces courriers sont essentiellement de format A4, recto ou recto-verso, noir et blanc ou en couleur, le grammage du papier de 70 à 90 grammes, la gamme de papier pourra être standard ou demande de papier recyclé, de même pour les enveloppes à fenêtres.

Le nombre de caractère contenu dans ces courriers sera illimité. Les courriers pourront se composer d’une à plusieurs pages.

En fonction du besoin et de la période, la mise sous pli pourra concerner la totalité des documents énumérés ou une partie, pour toute la volumétrie décrite ou une partie.

De manière ponctuelle, des documents de communication seront soit à imprimer et insérer, soit à réceptionner et insérer pour tout ou une partie des envois.

Une partie de cette volumétrie pourra diminuer avec la mise en place de la digitalisation, baisse non encore évaluée.

De la même manière, cette volumétrie pourra augmenter pendant la durée du contrat en fonction des besoins des sociétés du groupement.

Il pourra être demandé au titulaire une vérification des adresses.

Ces besoins seront décrits de manière détaillée dans le DCE qui sera transmis aux entreprises sélectionnées, en seconde phase.

Durée de l'accord: 24 mois
Description des renouvellements:

Le contrat sera conclu pour une période de 2 ans à compter du 1.1.2020. Il sera ensuite renouvelable 2 fois un an par tacite reconduction. Il expirera au plus tard le 31.12.2023.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Seront éliminés les candidats dont la candidature est irrecevable au regard des dispositions légales et réglementaires et / ou qui n’auront pas produit l’ensemble des pièces demandées ci-dessous:

capacités professionnelles et financières:

— une lettre de candidature (ou formulaire DC1) si le candidat se présente en groupement. La lettre de candidature devra mentionner tous les membres du groupement,

— une déclaration du candidat (ou formulaire DC2) dûment complétée, datée et signée. Les justificatifs du pouvoir de la personne habilitée à engager la société,

— dans l'hypothèse où le candidat dispose d'un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (Kbis) ou équivalent datant de moins de 3 mois, il est invité à le remettre dès la candidature,

— dans l’hypothèse où le candidat dispose de l’état annuel des certificats reçus (ou formulaire DC7), il est invité à le remettre dès la candidature,

— la copie du jugement prononcé, si le candidat est en redressement judiciaire,

— les attestations sociales et fiscales à jour,

— une attestation d'assurance responsabilité civile et professionnelle en cours de validité.

Situation économique et financière:

Capacités professionnelles et financières

— Une lettre de candidature (ou formulaire Dc1) si le candidat se présente en groupement. La lettre de candidature devra mentionner tous les membres du groupement

— Une déclaration du candidat (ou formulaire Dc2) dûment complétée, datée et signée. Les justificatifs du pouvoir de la personne habilitée à engager la Société

— Dans l'hypothèse où le candidat dispose d'un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (Kbis) ou équivalent datant de moins de 3 mois, il est invité à le remettre dès la candidature

— Dans l’hypothèse où le candidat dispose de l’état annuel des certificats reçus (ou formulaire Dc7), il est invité à le remettre dès la candidature,

— La copie du jugement prononcé, si le candidat est en redressement judiciaire

— Les attestations sociales et fiscales à jour

— Une attestation d'assurance responsabilité civile et professionnelle en cours de validité

Capacité technique et professionnelle:

capacités techniques et expériences

1) justificatif de l’adéquation des moyens humains du candidat dans le domaine concerné par le marché. Le candidat devra présenter une note sur l’organisation de sa société et plus précisément sur son activité d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et d’envoi et de retour des courriers, ainsi que le détail des moyens humains pour chacune des 3 dernières années. Seront présentés les effectifs annuels du candidat et l’importance du personnel d’encadrement avec indication des titres d’études et/ou expériences professionnelles des responsables et exécutants de la prestation,

2) justificatif de l’adéquation des moyens techniques du candidat dans le domaine concerné par le marché et des mesures employées pour s’assurer de la qualité (présenter le manuel d’assurance de la qualité ou une note sur l’organisation de la qualité). Déclaration indiquant le matériel et l’équipement technique dont le candidat dispose pour l’exécution des services: d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement, d’envoi de courriers et de gestion des courriers non distribués.

Description de son architecture technique: logiciel de suivi des envois et mesures mises en place pour la sécurisation des données.

Présentation des fournitures utilisées: (encre, papier, enveloppes...): type, format, provenance, aspect environnemental...

3) références significatives récentes sur les 3 dernières années (détaillées année par année) pour des prestations comparables au présent marché cité en objet, avec à l’appui les attestations correspondantes de bonne exécution et de compétence du candidat à réaliser la prestation, délivrées par les clients du candidat. Les références présentées (de préférence dans un secteur d’activité comparable à celle du groupement) indiqueront pour chacune d’entre elles, les coordonnées du client (avec le nom du contact), l’objet précis du contrat, la date et le montant, la volumétrie des appels entrants et sortants.

Les candidats pourront fournir tous autres renseignements, documents en liaison directe avec les prestations concernées, qu’ils estimeront utiles à l’appui de leur candidature.

Procédure
Base juridique: 32014L0024
Nombre minimum de candidats: 4
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Nombre maximal de candidats sélectionnés: 5.

Critères de limitation du nombre de candidats: les candidatures seront appréciées sur la base des critères suivants par ordre croissant d’importance:

1) la fourniture de l’ensemble des justificatifs et pièces demandées,

2) les moyens humains et l’organisation,

3) les moyens matériels et la qualité,

4) les références professionnelles.

Heure limite de réception des offres: 12:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️

Pouvoir adjudicateur
Identité
Nom du pouvoir adjudicateur: Vilogia Privilège
Pays: Nord 🏙️
Autre type de pouvoir adjudicateur: Sa hlm
Contact
Point de contact: Stéphanie Docquier
Adresse du profil d'acheteur: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏
URL des documents: http://espace-fournisseur.vilogia.fr/ 🌏

Référence
Informations complémentaires
Calendrier prévisionnel de publication des prochains avis: Le DCE sera transmis aux seuls candidats sélectionnés courant septembre 2019.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Lille
Adresse postale: 13 avenue du Peuple Belge
Commune postale: Lille
Code postal: 59000
Pays: France 🇫🇷
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Identique à : Organe de révision
Source: OJS 2019/S 146-359706 (2019-07-26)

Avis d'attribution de marché (2020-03-11)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services postaux et services de courrier
Valeur totale du marché: 2 651 416 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services postaux et services de courrier 📦

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: 74 rue Jean Jaurès — BP 10430
Commune postale: Villeneuve-d'Ascq Cedex

Référence
Dates
Date d'envoi: 2020-03-11 📅
Date de publication: 2020-03-13 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2020/S 052-124208
Se réfère à l'avis: 2019/S 146-359706
Numéro JO-S: 52

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

— des niveaux de qualité de services en terme de délais d’impression, de mise sous pli et d’envois des courriers;

— des niveaux de qualité des fournitures utilisées (enveloppe, papier, encre...), y compris un aspect environnemental;

— des possibilités de suivi des envois et gestion des courriers non distribués: logiciel ou tout autre moyen mis à disposition du bénéficiaire;

— une facturation en deux volets, détaillant les coûts d’impression d’un côté et mise sous pli et timbrage de l’autre;

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): 60 %
Critère de qualité (pondération): 10 %-20 %-15 %-10 %-5 %
Critère de coût (nom): 40 %
Critère de coût (pondération): 25 %-15 %

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2020-02-19 📅
Nom: Cogeprint
Adresse postale: 31-33 rue de la Vallée Maillard
Commune postale: Blois
Code postal: 41000
Pays: France 🇫🇷
Valeur totale du marché: 1 769 520 EUR 💰
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 13
Source: OJS 2020/S 052-124208 (2020-03-11)

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