Description du marché
Il est demandé au futur titulaire:
— des niveaux de qualité de services en terme de délais d’impression, de mise sous pli et d’envois des courriers,
— des niveaux de qualité des fournitures utilisées (enveloppe, papier, encre...), y compris un aspect environnemental,
— des possibilités de suivi des envois et gestion des courriers non distribués: logiciel ou tout autre moyen mis à disposition du bénéficiaire,
— une facturation en 2 volets, détaillant les coûts d’impression d’un côté et mise sous pli et timbrage de l’autre,
— des modifications des documents fournis pourront intervenir pendant la durée du contrat: format, contenu...
La volumétrie mensuelle actuelle est de 65 200 quittances, entre 8 000 et 12 000 courriers d’assurance pour l’ensemble des sociétés du groupement.
Une fois par an, il faut ajouter à cette volumétrie mensuelle, 62 500 courriers d’avis de régularisation pour l’ensemble des sociétés du groupement, ainsi que 62 500 courriers d’assurances.
Ces courriers sont essentiellement de format A4, recto ou recto-verso, noir et blanc ou en couleur, le grammage du papier de 70 à 90 grammes, la gamme de papier pourra être standard ou demande de papier recyclé, de même pour les enveloppes à fenêtres.
Le nombre de caractère contenu dans ces courriers sera illimité. Les courriers pourront se composer d’une à plusieurs pages.
En fonction du besoin et de la période, la mise sous pli pourra concerner la totalité des documents énumérés ou une partie, pour toute la volumétrie décrite ou une partie.
De manière ponctuelle, des documents de communication seront soit à imprimer et insérer, soit à réceptionner et insérer pour tout ou une partie des envois.
Une partie de cette volumétrie pourra diminuer avec la mise en place de la digitalisation, baisse non encore évaluée.
De la même manière, cette volumétrie pourra augmenter pendant la durée du contrat en fonction des besoins des sociétés du groupement.
Les fournitures (papier, enveloppes, encres...) nécessaires à bonne réalisation de la prestation seront fournies par le titulaire du marché pendant toute la durée du contrat.
Il pourra être demandé au titulaire une vérification des adresses.
Ces besoins seront décrits de manière détaillée dans le DCE qui sera transmis aux entreprises sélectionnées, en seconde phase.