Description du marché
Le Responsable appel à projets (RAP) aura un rôle de coordination des différents acteurs impliqués sur cette activité sous la supervision de l’ARAA.
Avant à partir du travail qui aura déjà été entamé par l’UCP, il devra:
Faire une étude succincte de capitalisation sur les appels à propositions de projets déjà lancés à l’échelle régionale sur des thématiques similaires, notamment ceux lancés par l’ARAA;
Animer une réflexion stratégique sur l’appel à propositions de projets pour aboutir à des choix opérationnels: quelle thématique/activités, quel objectif, quelles cibles/quels bénéficiaires éligibles, quelle nature de projet, quelle échelle, quelle durée, comment refléter l’ancrage régional, adéquation avec les politique nationales et régionales, etc.
1) Piloter le processus d’appel à propositions de projets:
Rédiger les lignes directrices de l’appel à propositions de projets
S’approprier les procédures de l’UE, d’Expertise France et de l’ARAA sur les appels à propositions;
Proposer un processus conforme aux procédures d’EF en capitalisant sur l’expérience de l’ARAA sous forme de feuille de route définissant entre autre: calendrier détaillé, répartition des rôles, définitions des instances et de leur composition, etc.;
Participer à la rédaction de toutes les pièces contractuelles avec le soutien de la RAF;
Piloter le lancement de l’appel à propositions de projets et sa large diffusion;
Organiser (si pertinent) un webinar pour présenter les lignes directrices, préparer au mieux les porteurs de projet à la rédaction des notes et répondre aux interrogations (foire aux questions en ligne);
Piloter le processus participatif d’évaluation et de sélection de l’appel à propositions de projets:
Secrétariat du Comité d’Evaluation: convocation des comités selon les procédures d’Expertise France, répartir des tâches pour les évaluations, consolidation des rapports d’évaluation et diffusion de l’information;
Piloter la notification et contractualisation en lien avec la direction des affaires juridiques d’Expertise France.
2) Accompagnement des porteurs de projets:
Définir et adapter ou rédiger des modèles d’outils de suivi et de reporting unifiés pour les porteurs de projets;
Organiser un atelier de formation pour les porteurs de projet sélectionnés;
Superviser les interactions avec les porteurs de projets pour s’assurer de la prise en compte des recommandations issues des entretiens lors de l’atelier de formation avant la contractualisation,
Adapter au besoin le guide de procédures (gestion technique, comptable et de visibilités des actions) à destination des porteurs, qui leur sera présenté et remis lors de l’atelier de formation en collaboration avec la RAF et le RSE,
Identifier au démarrage les besoins en renforcement de capacités des porteurs de projet pour la mise en œuvre et la capitalisation, et définir un programme de travail pour y répondre (notamment sur le suivi-évaluation) et ensuite les besoins complémentaires en renforcement de capacités et développer des actions ciblées pour y répondre.
3) Piloter le processus participatif de suivi et capitalisation de la mise en œuvre des projets:
Etablir une répartition générale des tâches entre le CILSS, l’ARAA, et l’UCP sur le suivi des projets;
Agir comme hotline pour les porteurs de projets;
Organiser et consolider les rapports techniques et financiers
Coordonner avec la RAF les A/R sur les rapports;
Ordonner les avis de validations ou de demande de révisions des rapports aux porteurs de projets;
Coordonner les missions de suivi sur le terrain et leur reporting et le suivi-évaluation des projets avec le RSE;
Piloter la collecte d’informations et la capitalisation des projets.
4) Participer à la coordination du projet:
Assurer une communication fluide au sein de l’UCP sur le processus d’appel à propositions et la mise en œuvre des projets et consolider l’information;
Participer au reporting semestriel global du projet
Participer à la capitalisation.