Description du marché
Descriptif des objectifs principaux:
Le/la responsable administratif et financier sera en charge de:
Assurer la gestion administrative et financière du projet:
— participer à la conception des outils de gestion, dont le manuel de procédures administratives et financières,
— assurer en autonomie la gestion des comptes bancaires projet et de la caisse projet (élaborer les mandats de paiement, élaborer et tenir le journal de comptes, etc.),
— préparer les paiements: faire les Bons à payer (BAP) Expertise France, saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents,
— consolider les suivis financiers,suivre la consommation budgétaire et assurer la conformité des engagements,
— assurer le reporting financier et comptable interne et externe,
— participer à la définition des prévisions financières,
— faire les clôtures annuelles financières et comptables du projet,
— organiser et assister les missions d’audit du projet,
— assurer la vérification et la conformité des dépenses de la subvention octroyée au CILSS,
— assurer le suivi contractuel de la subvention au CILSS,
— participer à la vérification et la conformité des dépenses des subventions octroyées aux porteurs de projets (RA3).
La passation des marchés et la contractualisation des experts perlés:
— élaborer et suivre le plan de passation des marchés d’achats de services et fournitures,
— élaborer la partie administrative des dossiers d'appel d'offre (la partie technique sera élaborée par le/la coordinateur (trice) et son assistant.e technique),
— assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure,
— participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés,
— préparer les termes de références des différents comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun,
— assurer le secrétariat des comités et rédiger les PV de notation des offres et d’attribution des contrats,
— établir les contrats entre le projet et les prestataires ou experts sélectionnés,
— suivre l’exécution contractuelle des contrats réalisés,
— produire mensuellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier du projet.
La logistique des missions d’expertise et des ateliers et formations régionales:
— participer à l’identification des besoins logistiques liés aux événements organisés dans le cadre du projet (logement, transport, salle, collation etc.),
— assurer le processus d’achat conformément aux procédures Expertise France,
— assurer le suivi de la préparation des événements en lien avec les membres de l’UCP,
— organiser la logistique des missions en lien avec les services supports du siège d’Expertise France,
— contribuer aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions, la gestion d’agendas, la préparation de courrier,
— organiser la vie du bureau projet: gestion des stocks et acquisition des équipements et fournitures du bureau projet, etc.
Descriptifs des livrables (liste non exhaustive):
— journal de banque,
— journal de caisse,
— bons à payer et mandats de paiements,
— suivi financier consolidé du projet,
— rapport financier semestriels et annuels,
— matrices de clôture financière du projet,
— termes de référence pour les différents audits financiers,
— plan de passation des marchés,
— dossiers d’appel d’offres,
— compte-rendu des comités d’évaluation,
— document internes relatifs à la passation des marchés.