Projet OSCAR: Achat, mise en œuvre et maintenance d'une application de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques

IFP Énergies nouvelles

IFPEN souhaite mettre en place une solution de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques (en option): mise en œuvre d'un portail collaboratif, gestion des consultations juridiques, gestion des sociétés du groupe IFPEN et des délégations de pouvoirs IFPEN.
Cette solution doit remplacer une application existante.
L'application sera accessible aux départements des affaires juridiques (environ 20 utilisateurs), au département achats (environ 30 utilisateurs), à quelques utilisateurs de la direction financière ainsi qu'à l'ensemble des utilisateurs impliqués dans la validation et signature des contrats.
L'objet du marché est: l'acquisition du progiciel, l'intégration de la solution à IFPEN, la reprise des données, la formation, la maintenance logicielle.
À l'issue de la période de garantie du projet, IFPEN envisage de souscrire la maintenance logicielle par période successive de 1 an et si besoin, de faire appel au prestataire pour des interventions ponctuelles en AT.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2016-06-03. L'appel d'offres a été publié le 2016-05-04.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• Legisway

Qui ?

• IFP Énergies nouvelles

Qu'est-ce que c'est ?

• Services relatifs aux logiciels › Services d'implémentation de logiciels

Où ?

• Ile-de-France › Hauts-de-Seine

Historique des marchés publics

Date	Document
2016-05-04	Avis de marché
2017-02-14	Avis d'attribution de marché

Avis de marché (2016-05-04)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'implémentation de logiciels
Numéro de référence: 426284
Brève description:

IFPEN souhaite mettre en place une solution de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques (en option): mise en œuvre d'un portail collaboratif, gestion des consultations juridiques, gestion des sociétés du groupe IFPEN et des délégations de pouvoirs IFPEN. Cette solution doit remplacer une application existante. L'application sera accessible aux départements des affaires juridiques (environ 20 utilisateurs), au département achats (environ 30 utilisateurs), à quelques utilisateurs de la direction financière ainsi qu'à l'ensemble des utilisateurs impliqués dans la validation et signature des contrats. L'objet du marché est: l'acquisition du progiciel, l'intégration de la solution à IFPEN, la reprise des données, la formation, la maintenance logicielle. À l'issue de la période de garantie du projet, IFPEN envisage de souscrire la maintenance logicielle par période successive de 1 an et si besoin, de faire appel au prestataire pour des interventions ponctuelles en AT.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'implémentation de logiciels 📦
Lieu d'exécution
Région NUTS: Hauts-de-Seine 🏙️

Procédure
Type de procédure: Procédure concurrentielle avec négociation
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: IFP Énergies nouvelles
Adresse postale: 1 et 4 avenue de Bois Préau
Code postal: 92852
Commune postale: Rueil-Malmaison Cedex
Contact
Adresse Internet: http://www.ifpenergiesnouvelles.fr/ 🌏
Courrier électronique: laurence.carpot@ifpen.fr 📧
Téléphone: +33 437702149 📞
URL des documents: http://simap.europa.eu/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-05-04 📅
Date limite de soumission: 2016-06-03 📅
Date de publication: 2016-05-11 📅
Date de début: 2016-07-01 📅
Date de fin: 2017-10-01 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 090-160087
Numéro JO-S: 90
Informations complémentaires
Les variantes éventuelles seront remises avec les offres de base.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Cette solution doit remplacer une application existante.

L'application sera accessible aux départements des affaires juridiques (environ 20 utilisateurs), au département achats (environ 30 utilisateurs), à quelques utilisateurs de la direction financière ainsi qu'à l'ensemble des utilisateurs impliqués dans la validation et signature des contrats.

L'objet du marché est: l'acquisition du progiciel, l'intégration de la solution à IFPEN, la reprise des données, la formation, la maintenance logicielle.

À l'issue de la période de garantie du projet, IFPEN envisage de souscrire la maintenance logicielle par période successive de 1 an et si besoin, de faire appel au prestataire pour des interventions ponctuelles en AT.

Le présent marché porte sur l'achat et l'intégration d'une solution de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques, pour IFPEN.

La solution mise en place devra pouvoir s'adapter aux processus d'IFPEN et couvrir les besoins suivants et répondre aux attentes décrites ci-dessous:

— enregistrer tous types de contrats pour IFPEN et ses filiales,

— faciliter la rédaction et la négociation des contrats. Permettre la validation via des workflow et la signature électronique ou non des contrats,

— gérer les avenants, les contrats liés ainsi que la vie des contrats,

— disposer d'un connecteur CMIS (entrée et sortie),

— disposer d'indicateurs de pilotage et de reporting,

— offrir aux utilisateurs une interface web personnalisée, simple et pertinente,

— disposer d'un moteur de recherche performant,

— s'intégrer au SI IFPEN par la mise en place d'interfaces en entrée et en sortie de diverses applications et la connexion avec l'annuaire d'entreprise et répondre aux configurations techniques propres à IFPEN.

IFPEN souhaite disposer d'une solution reposant sur une application la plus standard et évolutive possible, limitant au maximum les développements spécifiques.

À travers ce marché, IFP Anergies nouvelles recherche un éditeur de solution globale et/ou un intégrateur en mesure de prendre en charge l'intégralité du marché tel que décrit ci-après:

1. La fourniture des licences et maintenance du logiciel;

2. La mise en œuvre de la solution et options (si levées);

3. La reprise des données;

4. La formation des administrateurs fonctionnels et techniques.

Description des renouvellements: Souscriptions annuelles à la maintenance logiciel.
Description des options:

— option 1: mise en place d'un portail collaboratif permettant de centraliser les demandes des utilisateurs,

— option 2: mise en place d'un module de gestion des consultations et des demandes de consultations dans un portail collaboratif,

— option 3: mise en place d'un module de gestion des sociétés,

— option 4: mise en place d'un module de délégation de pouvoirs.

Informations complémentaires: Les variantes éventuelles seront remises avec les offres de base.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

1. Lettre de candidature signée (format libre);

2. Les pouvoirs de la personne habilitée à signer;

3. Si le candidat est en redressement judiciaire, ou en procédure équivalente reconnue par l'administration du pays d'origine du candidat, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet;

4. Déclaration sur l'honneur justifiant que le candidat ne rentre dans aucun de cas mentionnés à l'article 8 relatif aux interdictions de soumissionner de l'ordonnance n° 2005-649 du 6.6.2005;

5. En cas de groupement d'entreprise, une lettre d'habilitation du mandataire par ses co-traitants.

L'ensemble des pièces sus visées doit être fourni par le candidat, l'ensemble des membres du groupement ou le mandataire dûment habilité selon le cas.

L'ensemble des documents doit être rédigé en langue française. À défaut une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté devra être remise. L'absence de document(s) précité(s) est susceptible de justifier l'irrecevabilité de la candidature proposée.

Situation économique et financière:

— une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures et services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles:

— CA global,

— CA en prestations (implémentation) similaires à l'objet du marché,

— CA en fourniture de licences similaires à l'objet du marché,

— une déclaration appropriée de banque,

— une preuve d'une assurance pour les risques professionnels.

Capacité technique et professionnelle:

— une liste des principales livraisons effectuées ou des principaux services fournis au cours des 3 dernières années indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique,

— une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pendant les 3 dernières années,

— l'indication des titres d'études et professionnels du candidat ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables de prestation de services de même nature que celle du marché public,

— la description des mesures employées par le candidat pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise,

— les descriptions des fournitures,

— des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques.

Toutefois, d'autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats sont acceptées, si ceux-ci n'ont pas accès à ces certificats ou n'ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.

Procédure
Nombre minimum de candidats: 3
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection du nombre limité de candidats:

Critères économiques et financiers: 30 % basés sur les sous-critères suivants:

— capacité économique et financière de l'entreprise à réaliser des prestations équivalentes au présent marché. 50 %,

— garantie financière du candidat, 50 %.

Critères techniques: 70 % basés sur les sous-critères suivants:

— adéquation de la fourniture aux besoins IFPEN 30 %,

— capacité à couvrir le périmètre fonctionnel du marché 30 %,

— adéquation des moyens humains et de l'organisation de l'entreprise au marché 15 %,

— démarche méthodologique et procédure qualité 10 %,

— capacité de mise en œuvre de prestations similaires au périmètre du marché (expériences, références de fournitures/services relatives à l'exécution de marchés de même nature) 15 %.

Heure limite de réception des offres: 15:00
Langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées: français 🗣️
Période de validité de l'offre: 2016-10-31 📅

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Epic
Contact
Point de contact: Laurence Carpot, IFP Énergies nouvelles Lyon, BP 3, rond-point de l'Échangeur de Solaize, 69360 Solaize France
URL des documents: http://simap.europa.eu/ 🌏

Référence
Informations complémentaires

À titre indicatif, IFPEN envisage de réaliser la procédure négociée entre mai et juillet 2016.

À priori, la procédure nécessitera une seule phase de réunions, lors de laquelle il sera demandé aux candidats de présenter une maquette de leur solution.

IFPEN souhaite que la nouvelle solution soit mise en production entre février et mars 2017 au plus tard.

Les candidats veilleront à construire un dossier de candidature synthétique.

Le dossier renseigné du candidat, en un exemplaire papier, sera adressé par courrier au point de contact mentionné en section I.1 (courrier à envoyer à Solaize-Rhône). Il ne pourra être pris en considération que s'il est remis dans les délais prescrits du présent avis. Le dossier devra contenir une copie de sauvegarde sur support électronique (CD Rom ou autre). Cette copie sera en tout point identique au dossier remis en format papier.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Cergy-Pontoise
Adresse postale: 2-4 boulevard de l'Hautil — BP 30322
Commune postale: Cergy-Pontoise
Code postal: 95027
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 130173400 📞
Courrier électronique: greffe.ta-cergy-pontoise@juradm.fr 📧
Fax: +33 130173459 📠
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal administratif de Cergy-Pontoise
Source: OJS 2016/S 090-160087 (2016-05-04)

Avis d'attribution de marché (2017-02-14)
Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

IFPEN souhaite mettre en place une solution de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques (en option): mise en œuvre d'un portail collaboratif, gestion des consultations juridiques, gestion des sociétés du groupe IFPEN et des délégations de pouvoirs IFPEN. Cette solution doit remplacer une application existante. L'application sera accessible aux départements des affaires juridiques (environ 20 utilisateurs), au département achats (environ 30 utilisateurs), à quelques utilisateurs de la direction financière ainsi qu'à l'ensemble des utilisateurs impliqués dans la validation et signature des contrats. L'objet du marché est: l'acquisition du progiciel, l'intégration de la solution à IFPEN, la reprise des données, la formation, la maintenance logicielle. À l'issue de la période de garantie du projet, IFPEN envisage de souscrire la maintenance logicielle par périodes successives de 1 an et si besoin, de faire appel au prestataire pour des interventions ponctuelles en AT.

Valeur totale du marché: 164 359 EUR 💰
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Référence
Dates
Date d'envoi: 2017-02-14 📅
Date de publication: 2017-02-17 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2017/S 034-061722
Se réfère à l'avis: 2016/S 090-160087
Numéro JO-S: 34

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

À l'issue de la période de garantie du projet, IFPEN envisage de souscrire la maintenance logicielle par périodes successives de 1 an et si besoin, de faire appel au prestataire pour des interventions ponctuelles en AT.

Le présent marché porte sur l'achat et l'intégration d'une solution de gestion des contrats, voire d'autres activités juridiques, pour IFPEN

— s'intégrer au SI IFPEN par la mise en place d'interfaces en entrée et en sortie de diverses applications et la connexion avec l'annuaire d'entreprise et répondre aux configurations techniques.

Description des options:

— Option 1: mise en place d'un portail collaboratif permettant de centraliser les demandes des utilisateurs,

Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: Rueil-Malmaison 92 France.

Procédure
Critères d'attribution
Critère de qualité (nom): Critères gestion de projet et méthodologie
Critère de qualité (pondération): 15
Critère de qualité (nom): Critères fonctionnels et techniques
Critère de qualité (pondération): 40
Critère de qualité (nom): Critères qualité
Critère de qualité (pondération): 10
Pondération du prix: 35

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2016-08-19 📅

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Laurence Carpot

Informations complémentaires
Organe de révision
Courrier électronique: greffe.ta-cergy-pontoise@juradm.fr 📧
Organisme responsable des procédures de médiation
Nom: Tribunal administratif de Cergy-Pontoise
Commune postale: Cergy-Pontoise
Pays: France 🇫🇷
Source: OJS 2017/S 034-061722 (2017-02-14)

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