Prestations de gestion et d'animation des visites pour le Showroom du CEA Tech du CEA Grenoble

Brève description

Les prestations portent sur la gestion et l'animation du Showroom CEA Tech de Grenoble, elles comprennent:
— l'organisation du planning des visites, et la scénarisation des visites en fonction des besoins des utilisateurs,
— l'animation des visites en français et en anglais sur site, et à titre exceptionnel, hors site. Cette animation consiste en la présentation des démonstrateurs scientifiques illustrant les innovations technologiques CEA Tech,
— la veille au bon fonctionnement technique des démonstrateurs du Showroom CEA Tech,
— la participation à la réalisation des contenus de communication et de promotion du Showroom CEA Tech.

Brève description

Les prestations portent sur la gestion et l’animation du Showroom CEA Tech de Grenoble, elles comprennent:
— l’organisation du planning des visites, et la scénarisation des visites en fonction des besoins des utilisateurs,
— l'animation des visites en français et en anglais sur site, et à titre exceptionnel, hors site. Cette animation consiste en la présentation des démonstrateurs scientifiques illustrant les innovations technologiques CEA Tech,
— la veille au bon fonctionnement technique des démonstrateurs du Showroom CEA Tech,
— la participation à la réalisation des contenus de communication et de promotion du Showroom CEA Tech.

Description du marché

Les éléments quantitatifs mentionnés ci après sont des ordres de grandeur qui n’ont pas de valeur contractuelle.
Les prestations portent sur la gestion et l’animation du Showroom CEA Tech de Grenoble, elles comprennent:
— l’organisation du planning des visites, et la scénarisation des visites en fonction des besoins des utilisateurs.
La gestion administrative des demandes de visite se fait à partir d' une application spécifique du CEA (environ 900 par an pour 2015-2016,variant de 5 à 25 par semaine).
Le traitement des demandes spécifiques et visites VIP (environ 4 à 5 par mois) nécessitent une plus lourde préparation en amont (réunions, sollicitation d' experts et intervenants CEA, coordination de l’installation des démonstrateurs spécifiques),
— l'animation des visites commentées ou accompagnées du Showroom (environ 700 par an pour 2015-2016 variant de 1 à 25 par semaine soit un total annuel de 4 500 visiteurs); accueil, encadrement de groupe (20 personnes maximum) de visiteurs (entreprises extérieures ou collaborateurs), explications techniques et scientifiques en français-anglais et utilisation des démonstrateurs. La durée des circuits est variable de 1:00 à 1:30 maximum avec un battement de 30 minutes entre chaque visite.
Les visites ont lieu principalement sur site du CEA Grenoble et pendant les créneaux horaires d'ouverture du standard du showroom: lundi de 14:00 à 20:00, du mardi au jeudi de 8:00 à 20:00, et le vendredi de 8:00 à 14:00. Exceptionnellement 2 visites peuvent avoir lieu en parallèle sur un même créneau et une dizaine de visites (maximum par an) peuvent avoir lieu en soirée ou pendant les week-end. En outre, des visites peuvent être organisées exceptionnellement hors du site du CEA Grenoble en France, voire à l'étranger,
— la veille au bon fonctionnement technique des démonstrateurs du Showroom CEA Tech; mise en fonctionnement,entretien, redémarrage des ordinateurs en cas de non fonctionnement, débranchement-rebranchement des câbles USB, re-calibration, changement des fluides, ampoules, batteries et consommables des démonstrateurs qui le nécessitent, gestion et planification des prêts des démonstrateurs, mise à jour des contenus multimédia de communication du showroom,
— la participation à la réalisation des contenus de communication et de promotion du Showroom CEA Tech; gestion d’espaces de communication et promotion hors showroom, de diffusion vidéo d’informations Showroom, réalisation de supports de communication pour le showroom,
— la réalisation de reporting; bilans d'activité hebdomadaires et mensuels des visites, des interventions sur les démonstrateurs, des questionnaires de satisfaction.
Un certain nombre d’options seront décrites dans le dossier de consultation.

Informations complémentaires

Il a été indiqué 1,00 EUR à la rubrique II.1.7) uniquement parce que le champ est bloquant pour la publication de l'avis d'attribution et que ce renseignement est de nature à violer le secret des affaires.

Les entreprises nouvellement créées sont autorisées à présenter leur candidature. Si elles ne sont pas en mesure de produire certains des documents demandés dans le présent avis de marché, elles peuvent justifier de leurs capacités financières et professionnelles par d’autres moyens que ceux indiqués dans le présent avis et notamment par la présentation de titres ou de l’expérience professionnelle du ou de leurs responsables.
Le présent avis et/ou les documents de la consultation peuvent être retirés sur https://avis-de-marches.cea.fr
Les candidatures seront transmises soit:
— en 2 exemplaires, par voie postale, soit remises contre récépissé, sous enveloppe cachetée portant la mention «ne pas ouvrir — AAPC: 160673 «Gestion et d'animation des visites pour le Showroom» à l’attention de Karine Boué à l'adresse suivante: CEA/Grenoble — Service achats – bât C4 — pièce 402L — 17 rue des Martyrs — 38054 Grenoble,
— via la plate-forme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l’URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr Il convient de suivre les étapes suivantes qui sont décrites sur le guide d’utilisation en ligne (rubrique aide):
1) Se doter d’un certificat électronique répondant aux spécifications indiquées dans les conditions d’utilisation de la plate-forme du CEA, rubrique «Certificat électronique»;
2) Se connecter à l’adresse suivante https://avis-de-marches.cea.fr
3) Compléter le formulaire et valider.
En cas de groupement momentané d’entreprises, celui-ci peut être solidaire ou conjoint.
Si le groupement est conjoint, le mandataire doit être solidaire de ses cotraitants.
Il est interdit de cumuler les candidatures:
— en qualité de candidat individuel et de membre d’un ou plusieurs groupements,
— en qualité de membre de plusieurs groupements.
Ce marché est un marché sensible au sens de la réglementation sur la protection du secret de la défense nationale. Les candidats doivent impérativement fournir:
— soit un avis favorable de contrôle élémentaire en cours de validité (ou attestation d’habilitation au secret de la défense nationale en cours de validité, délivrée par le Fonctionnaire de sécurité de défense (FSD),
— soit un dossier de demande de contrôle élémentaire dûment complété qui comprend les éléments suivants (les documents correspondant aux points 1, 6 et 7 sont à retirer via la plate-forme de dématérialisation des procédures de passation des marchés du CEA accessible sur l’URL suivante: https://avis-de-marches.cea.fr selon les modalités précisées au VI.3) ci-après):
1) Le dossier «Renseignements pour le suivi du dossier» dûment complété;
2) K-bis complet récent;
3) Statuts à jour;
4) Composition du conseil d’administration et des organes de gouvernance (conseil de surveillance, directoire,...);
5) Lettre de proposition d’un Officier de sécurité (OS);
6) Demande de «Laissez-passer entreprise» (formulaire EA, rubrique LPE) de chacun des dirigeants de la personne morale plus une photocopie de la carte d’identité;
7) Demande de «Laissez-passer entreprise» (formulaire EA, rubrique LPE) de l’officier de sécurité plus une photocopie de la carte d’identité;
8) Organigramme fonctionnel de la société (y compris les membres n’ayant pas le pouvoir d’engager la société);
9) Organigramme positionnant la société dans le groupe;
10) Dernier bilan;
11) Les représentants de la personne morale fourniront la liste des autres conseils d’administration au sein desquels ils siégeraient.
L’avis favorable ou le dossier de demande de contrôle élémentaire doit parvenir sous pli confidentiel à Mme Véronique Barbier, cellule officier de sécurité / Bâtiment A217 rue des Martyrs, 38054 Grenoble Cedex 9 avant la date figurant à la rubrique IV.2.2) du présent avis de marché.