Édition, regroupement, mise sous pli, affranchissement et mise en poste des factures et courriers

Quantité ou étendue

Marché à bons de commande.Montant minimum annuel: 150 000 EUR HT.Montant maximum annuel: sans maximum.A titre indicatif et sans engagement, la volumétrie estimée pour ce marché est la suivante:— 150 000 à 400 000 factures à gérer par an, avec une moyenne de 950 à 1800 factures à gérer par jour.— 58 000 à 111 000 courriers de relance à gérer par an, avec une moyenne de 1 200 à 2 200 courriers de relance à gérer par semaine.— 16 000 à 30 000 courriers abonnés à gérer par an, avec une moyenne de 75 à 140 courriers abonnés à gérer par jour.

Informations complémentaires

— type de procédure: procédure négociée

— marché à bons de commande.

— le marché pourra être reconduit 3 fois sans que sa durée totale ne puisse excéder 4 ans.

— tranches et lots: sans objet

— variantes: sans objet

Conditions de remise des candidatures:

Les candidats choisissent librement entre:

— la transmission sous forme dématérialisée

— la transmission sur un support papier

Si le candidat adresse plusieurs réponses sous forme papier et/ou sous forme dématérialisée, seule la dernière réponse reçue, sous la forme « papier » ou « dématérialisée » sera examinée.

remise des plis sous forme papier:

Les réponses, sous pli cacheté, devront être remises avant la date et l'heure limite indiquée dans le présent avis de marché.

Les plis qui seraient remis, ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. L'attention des candidats est attirée sur le fait que seules comptent les dates et heures de réception effective à l'adresse indiquée, le cachet de la poste ne faisant pas foi.

Les plis devront être adressés:

— soit par lettre recommandée avec accusé de réception postal ou par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l'heure de réception

— soit remis en main propre contre récépissé à l'adresse ci-dessous de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 16:00 du lundi au vendredi. Les plis porteront les mentions suivantes:

Régie eau d'Azur

369-371 Promenade des anglais,

CS 53135 — le Crystal Palace,

06203 Nice Cedex 3

Téléphone: 04 89 98 14 81

Télécopie: 04 89 98 14 82

Objet: marché de d'édition, regroupement, mise sous pli, affranchissement et mise en poste des factures et courriers.

Ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des plis.

Précisions concernant la remise des plis sous format dématérialisé:

Adresse d'envoi des plis électroniques

http://www.e-marches06.fr

Une assistance technique est accessible tous les jours ouvrés de 8:30 à 19:00, auprès de la hotline Interbat au: 04.92.90.93.27. Ce service ne s'adresse qu'à des personnes familières de l'utilisation des outils bureautiques en général et d'internet en particulier. En aucun cas ce service de support n'est destiné à former les entreprises aux fonctions bureautiques usuelles.

les formats électroniques acceptés sont: pdf, bmp, jpg, jpeg, tif, tiff ou GIF. Tout candidat transmettant un envoi électronique comprenant un ou des fichiers(s) établi(s) dans un autre format informatique s'expose à la non prise en compte de ce fichier.

Par application de l'arrêté ministériel du 15.6.2012 en vigueur depuis le 1.10.2012, le candidat doit respecter les conditions relatives au certificat de signature du signataire et à l'outil de signature utilisé, devant produire des signatures électroniques conformes aux formats réglementaires.

Il est impératif que les candidats en prennent connaissance avec attention. En effet, selon les choix qu'ils feront concernant le certificat utilisé, d'une part, et l'outil de signature utilisé, d'autre part, il leur faudra ou non produire différents types de justificatifs, tels que précisés ci-après.

Le certificat de signature du signataire doit être conforme au RGS (référentiel général de sécurité) ou équivalent et respecter le niveau de sécurité exigé.

2 cas de figure sont possibles:

1) Le certificat de signature est émis par une autorité de certification mentionnée dans l'une des listes de confiance suivantes:

— RGS France. Adresse internet: https://references.modernisation.gouv.fr/liste-des-offres-référencées

— EU Trusted Lists of Certification Service Providers (Commission européenne)

Dans ce cas de figure, le candidat n'a alors aucun justificatif à fournir à l'entité adjudicatrice sur le certificat de signature utilisé pour signer sa réponse.

2) Le certificat de signature électronique n'est pas référencé sur une des listes de confiance ci-dessus:

La plateforme de dématérialisation de l'entité adjudicatrice accepte tous les certificats de signature électronique délivrés par une autorité de certification, française ou étrangère, répondant à des normes équivalentes à celles du référentiel général de sécurité (RGS). Il incombe donc au candidat de s'assurer par lui-même que le certificat qu'il utilise est au moins conforme au niveau de sécurité défini par le référentiel général de sécurité (RGS), et en fournit les justificatifs dans sa réponse électronique.

Le candidat fournit également tous les éléments techniques permettant à l'acheteur de s'assurer de la bonne validité technique du certificat utilisé.

le signataire doit ainsi transmettre, au minimum, avec sa réponse électronique:

Tout élément permettant la vérification de la qualité et du niveau de sécurité du certificat de signature utilisé:

— Preuve de la qualification de l'autorité de certification ou compte rendu d'audit

— politique de certification

— adresse du site internet du référencement de l'autorité de certification par le pays d'établissement

Les outils techniques de vérification du certificat:

— Chaîne de certification complète jusqu'à l'autorité de certification racine,

— adresse de téléchargement de la dernière mise à jour de la liste de révocation des certificats (CRL).

Il est précisé que tous ces éléments doivent être d'accès et d'utilisation gratuits pour l'acheteur, et être accompagnés, le cas échéant, de notices d'utilisation claires.

formats autorisés pour l'apposition de signature électronique:

Les seuls formats autorisés pour l'apposition des signatures électroniques sur les documents devant être signés sont:

— le format PADES (utilisable uniquement pour les fichiers au format PDF)

— le format CADES (que la signature soit attachée ou séparée)

— le format XADES (que la signature soit attachée ou séparée)

Pour apposer sa signature, le signataire utilise l'outil de signature de son choix.

Vérification de la signature électronique:

Si le signataire utilise un outil de signature autre que ceux disponibles sur le Profil d'acheteur alors le signataire précise dans un document de présentation de sa réponse (un sommaire par exemple) le format de signature utilisé, le nom de l'outil de signature utilisé et indique la procédure permettant la vérification de la validité de la signature conformément aux dispositions de l'article 5 de l'arrêté du 15.6.2012. Cette vérification doit pouvoir être effectuée gratuitement.

Copie de sauvegarde:

Dans le cas d'une transmission par voie électronique, une copie de sauvegarde (sur support physique cd-rom, clé usb, support papier) peut être envoyée par l'opérateur économique dans les conditions prévues par l'arrêté ministériel du 14.12.2009, relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.

Cette copie de sauvegarde doit parvenir dans les délais impartis pour la remise des plis et être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible « copie de sauvegarde » à l'adresse indiquée à l'article relatif à la remise sur support papier ou support physique électronique du présent règlement de la consultation. Les documents figurant dans cette copie et dont la signature est obligatoire devront être revêtus de la signature électronique.

Cette copie ne pourra être ouverte que dans les cas mentionnés à l'article 7 de l'arrêté du 14.12.2009, à savoir:

1) lorsque qu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée.

2) lorsqu'une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique et n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

Les plis électroniques sans copie de sauvegarde ou les copies de sauvegarde reçus après la date et l'heure limite de remise des plis ne sont pas ouverts et déclarés irrecevables. Le candidat en est informé.

Les candidats sont informés que l'entité adjudicatrice pourra décider de re-matérialiser le contenu du pli après ouverture par la Commission, nécessitant en ce cas une signature manuscrite sur support papier.

La scannérisation (copie numérique) de documents officiels appartenant à la société pourra être acceptée par la collectivité si ces documents sont nécessaires à sa réponse et revêtus de la signature électronique.

précautions à prendre à l'avance pour répondre par voie électronique:

Le candidat doit:

— être équipé d'un poste informatique répondant aux conditions d'utilisation de la plateforme (accessibles en pied de page de la plateforme: exigence d'environnement Java, acceptation des applets et des fichiers de sécurité, etc.)

— être équipé d'un certificat électronique de signature dès lors que le site de dématérialisation le prévoit. S'équiper d'un certificat numérique auprès d'un des prestataires de service de certification électronique (PSCE) référencé sur http://www.entreprises.gouv.fr/certificats/. Cette démarche peut prendre en effet jusqu'à deux ou trois semaines selon les fournisseurs. Une fois ce certificat obtenu, le candidat pourra répondre sous forme électronique à toutes les consultations. Les petites consultations exigent rarement ce certificat.

— disposer d'un temps suffisant pour effectuer les manipulations de réponse et le transfert intégral des fichiers à transmettre, la date de fin de réception des plis électroniques étant la date de référence du dépôt complet de la réponse.

— effectuer une réponse de test plusieurs jours à l'avance. Des consultations de test sont disponibles sur la plateforme de dématérialisation, accessibles sur le site https://www.marches-securises.fr/. Ces consultations de test permettent aux opérateurs économiques de découvrir à l'avance la fonctionnalité de réponse électronique, avec ou sans signature électronique.

Le candidat doit vérifier à l'avance que tout fonctionne (bonne version de l'environnement Java, installation automatisée des applets sur le poste, bon fonctionnement du certificat numérique, bon fonctionnement des opérations de signature et chiffrement sur le poste de travail, bonne réception de l'accusé de réception, etc.).

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 9.3.2016.

Brève description

Le présent marché porte sur l'édition, le regroupement, la mise sous pli, l'affranchissement et la mise en poste des factures, lettres de relance, courriers et pièces jointes associées à l'attention des abonnés, au nom et pour le compte de la régie Eau d'Azur.