Sélection et mise en œuvre d'un système d'archivage électronique mutualise et externalise pour les collectivités de Poitou-Charentes et prestations associées

SMIC17

Le présent marché a pour objet la sélection et la mise en œuvre d'un système d'archivage électronique mutualisé et externalisé pour les collectivités de Poitou Charentes ainsi que les prestations associées.
Un groupement de commande a été créé entre les trois structures de mutualisation informatique de Poitou-Charentes:
Le syndicat Informatique de Charente Maritime (Si17).
Le syndicat départemental pour l'informatique et les technologies de communication de Charente (SDITEC).
Vienne Services, le syndicat mixte informatique et juridique des communes de la Vienne.
Le syndicat informatique, pouvoir adjudicateur, agit en tant que coordonnateur du groupement de commandes constitué.
Ce groupement SAM (système d'archivage mutualisé) a pour but de sélectionner un prestataire qui pourra à terme proposer le service d'archivage électronique (SAE) à l'ensemble des collectivités adhérentes à ces trois syndicats ou ayant conventionné spécifiquement.
Dans un premier temps, une sélection de sites pilotes sera déployée. Puis, différents bons de commandes seront émis par les acteurs du groupement pour équiper les collectivités au fur et à mesure des demandes.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2015-04-03. L'appel d'offres a été publié le 2015-02-17.

Qui ?

• SMIC17

Qu'est-ce que c'est ?

Historique des marchés publics

Date	Document
2015-02-17	Avis de marché
2016-03-03	Informations complémentaires

Avis de marché (2015-02-17)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Logiciels et systèmes d'information
Quantité ou étendue:

Le présent marché comporte une évaluation minimum:A) La première année, les 3 syndicats informatiques membres du groupement ainsi que 2 collectivités bénéficiant des services qui font l'objet du présent marché et proposés par chaque syndicat utiliseront la plateforme.B) En cas de renouvellement une deuxième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.C) En cas de renouvellement une troisième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.D) En cas de renouvellement une quatrième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.

Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Logiciels et systèmes d'information 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure ouverte
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Organisme de droit public
Nom du pouvoir adjudicateur: SMIC17
Adresse postale: 2 rue des Rochers
Code postal: 17100
Commune postale: Saintes
Contact
Adresse Internet: http://www.si17.fr/ 🌏
Courrier électronique: sam@si17.fr 📧
Téléphone: +33 546923905 📞
Fax: +33 546922545 📠

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-02-17 📅
Date limite de soumission: 2015-04-03 📅
Date de publication: 2015-02-21 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 037-063451
Numéro JO-S: 37
Informations complémentaires

Seule la remise dématérialisée des offres (dossiers complets comprenant les candidatures et les offres) est autorisée. La présentation sur un support physique électronique n'est pas autorisée, sauf en ce qui concerne la copie de sauvegarde accompagnant une transmission électronique. L'envoi des offres par voie postale n'est pas autorisé. La remise des offres contre récépissé n'est pas autorisée. La transmission dématérialisée est effectuée via le profil d'acheteur suivant: https://www.marches-securises.fr Les offres sont transmises en une seule fois, dans un fichier comprenant à la fois les documents relatifs à la candidature et ceux relatifs à l'offre, en les distinguant clairement. Si plusieurs offres sont adressées ou transmises successivement par un même candidat, seule la dernière reçue dans le délai fixé pour la remise des offres sera ouverte. Les offres devront parvenir à destination avant le 3.4.2015 à 12:00. Les plis qui arriveront après les dates et heure fixées ci-dessus ne seront pas pris en compte. Date d'envoi du présent avis: 17.2.2015 Attribution de marché pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui. Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 17.2.2015.

Objet
Champ d'application du marché
Brève description:

Un groupement de commande a été créé entre les trois structures de mutualisation informatique de Poitou-Charentes:

Le syndicat Informatique de Charente Maritime (Si17).

Le syndicat départemental pour l'informatique et les technologies de communication de Charente (SDITEC).

Vienne Services, le syndicat mixte informatique et juridique des communes de la Vienne.

Le syndicat informatique, pouvoir adjudicateur, agit en tant que coordonnateur du groupement de commandes constitué.

Ce groupement SAM (système d'archivage mutualisé) a pour but de sélectionner un prestataire qui pourra à terme proposer le service d'archivage électronique (SAE) à l'ensemble des collectivités adhérentes à ces trois syndicats ou ayant conventionné spécifiquement.

Dans un premier temps, une sélection de sites pilotes sera déployée. Puis, différents bons de commandes seront émis par les acteurs du groupement pour équiper les collectivités au fur et à mesure des demandes.

Quantité ou étendue:

Le présent marché comporte une évaluation minimum:

A) La première année, les 3 syndicats informatiques membres du groupement ainsi que 2 collectivités bénéficiant des services qui font l'objet du présent marché et proposés par chaque syndicat utiliseront la plateforme.

B) En cas de renouvellement une deuxième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.

C) En cas de renouvellement une troisième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.

D) En cas de renouvellement une quatrième année, 5 collectivités minimum utiliseront la plateforme.

Description des options:

Le présent marché comporte deux prestations supplémentaires non obligatoires:

a) La première prestation supplémentaire concerne l'interface avec des plateformes tierces.

b) La seconde prestation supplémentaire concerne la capacité de la plateforme à proposer une indexation des archives papier.

Nombre de reconductions possibles: 3
Durée de l'accord: 48 mois
Numéro de référence: SMIC_17_A_20150217W_1

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:

Renseignements concernant la situation juridique de l'entreprise

— la lettre de candidature DC 1 (Mis à jour suite à la loi 2014-873 du 4.8.2014),

— la déclaration du candidat DC 2,

— la déclaration de sous-traitance DC 4 si nécessaire (Mis à jour suite à la loi 2014-873 du 4.8.2014),

— si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés,

— les documents relatifs au pouvoir de la personne habilitée à signer le marché,

— un extrait Kbis.

Situation économique et financière:

— une attestation d'assurance. A tout moment durant l'exécution du marché, le titulaire doit être en mesure de produire cette attestation, sur demande du pouvoir adjudicateur et dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande,

— chiffre d'affaires des 3 dernières années et chiffres d'affaires dans le domaine concerné par le présent marché.

Capacité technique et professionnelle:

— présentation et implantation de l'entreprise,

— présentation des moyens humains, qualités, qualifications et expérience des personnes affectées à la présente mission, ainsi que l'importance du personnel d'encadrement,

— présentation des moyens matériels dont le candidat dispose pour la réalisation des prestations qui font l'objet du présent marché et s'assurer de leur qualité,

— références du candidat: liste des principaux services effectués au cours des 3 dernières années dans le domaine concerné, indiquant le montant, la date et les coordonnées de la personne à contacter au sein des pouvoirs adjudicateurs, le cas échéant accompagnés des attestations de bonne exécution y afférentes,

— l'entreprise candidate doit détenir l'agrément du service interministériel des archives de France (SIAF) au moment du dépôt de sa candidature,

Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques sur lesquels il s'appuie pour présenter sa candidature, le candidat produit les mêmes documents concernant cet(s) opérateur(s) économique(s) que ceux qui sont demandés pour lui-même.

En cas de pièce manquante, les dossiers de candidature pourront être régularisés. Les documents éventuellement manquants devront être fournis dans le délai qui sera mentionné dans les demandes de régularisation.

Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:

La fourniture des licences et les prestations associées seront facturées comme suit:

— 30 % à la Mom

— 30 % à la Va

— 40 % à la Vsr

Les autres prestations ainsi que les Unités d'oeuvres commandées au fur et à mesure de la survenance du besoin, conformément au BPU, seront facturées et réglées à la livraison.

important: Il est précisé que chaque membre du groupement sera facturé pour les bons de commandes qu'il aura émis.

Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

Aucune forme de groupement n'est imposée.

Dans le cas d'une offre présentée par un groupement, le mandataire assure la sécurité et l'authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement.

La même entreprise ne peut pas présenter pour le marché plusieurs offres, en agissant à la fois:

— en qualité de candidat individuel et de membre d'un ou plusieurs groupements;

— en qualité de membre de plusieurs groupements.

Procédure
Période de validité de l'offre: 120 jours
Critères d'attribution
Critère: 1. Valeur fonctionnelle et technique (ergonomie d'utilisation de la solution, adaptabilité de la solution au contexte, fonctionnalités d'ensemble, réversibilité, prestations: assistance, formation, maintenance) (45)
2. Prix global d'acquisition (transfert de compétence, formation) (15)
3. Coût annuel de conservation des archives (25)
4. Méthodologie de projet (conduite du changement, accompagnement) (15)
Langues
Langue: français 🗣️
Conditions d’ouverture des offres
Adresse: syndicat informatique de charente maritime

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Claire Zonca
Adresse du profil d'acheteur: https://www.marches-securises.fr 🌏
Nom: Syndicat informatique de Charente-Maritime
Point de contact: sam@si17.fr
Téléphone: +33 546928078 📞
Fax: +33 546928868 📠

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: SMIC_17_A_20150217W_1
Informations complémentaires

Seule la remise dématérialisée des offres (dossiers complets comprenant les candidatures et les offres) est autorisée.

La présentation sur un support physique électronique n'est pas autorisée, sauf en ce qui concerne la copie de sauvegarde accompagnant une transmission électronique.

L'envoi des offres par voie postale n'est pas autorisé. La remise des offres contre récépissé n'est pas autorisée.

La transmission dématérialisée est effectuée via le profil d'acheteur suivant:

https://www.marches-securises.fr

Les offres sont transmises en une seule fois, dans un fichier comprenant à la fois les documents relatifs à la candidature et ceux relatifs à l'offre, en les distinguant clairement.

Si plusieurs offres sont adressées ou transmises successivement par un même candidat, seule la dernière reçue dans le délai fixé pour la remise des offres sera ouverte.

Les offres devront parvenir à destination avant le 3.4.2015 à 12:00.

Les plis qui arriveront après les dates et heure fixées ci-dessus ne seront pas pris en compte.

Date d'envoi du présent avis: 17.2.2015

Attribution de marché pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui.

Date d'envoi du présent avis au JOUE et au BOAMP: 17.2.2015.

Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal administratif de Poitiers
Adresse postale: 15 rue de Blossac
Commune postale: Poitiers
Code postal: 86000
Courrier électronique: greffe.ta-poitiers@juradm.fr 📧
Téléphone: +33 549607919 📞
Adresse Internet: http://poitiers.tribunal-administratif.fr/ 🌏
Fax: +33 549606809 📠
Nom: Comité consultatif interrégional de règlement amiable de Bordeaux
Fax: +33 557019750 📠
Organisme responsable des procédures de médiation
Adresse postale: 103 bis rue Belleville BP 952
Commune postale: Bordeaux Cedex
Code postal: 33063
Téléphone: +33 557019751 📞
Source: OJS 2015/S 037-063451 (2015-02-17)

Informations complémentaires (2016-03-03)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Informations complémentaires

Référence
Dates
Date d'envoi: 2016-03-03 📅
Date de publication: 2016-03-05 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2016/S 046-076169
Se réfère à l'avis: 2015/S 037-063451
Numéro JO-S: 46
Source: OJS 2016/S 046-076169 (2016-03-03)

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