Réalisation de la revue "Oil & Gas Science and Technology - revue d'IFP Energies nouvelles"

IFP Énergies nouvelles

Ce marché porte sur les besoins d'IFP Energies nouvelles (IFPEN) pour la réalisation de l'édition numérique de la revue OGST "Oil & Gas Science and Technology - revue d'IFP Energies nouvelles". Il porte sur:
- l'intégralité de la chaîne de gestion des manuscrits (soumissions, reviewing, acceptation, traduction et formalités/relations aux auteurs/referees) et de production des articles et numéros de la revue (secrétariat d'édition, mise en pages, publication et référencement/indexation);
- la diffusion électronique et promotionnelle de la revue incluant la mise en ligne des articles et numéros de la revue, notamment l'envoi de newsletters aux abonnés;
- la gestion des contenus et la maintenance du site web associé à la revue;
- le cas échéant, l'impression, la fabrication et le routage de numéros de la revue, à la demande.
A titre d'information, la fréquence actuelle de parution de la revue est bimestrielle. Environ 250 articles ont été soumis à OGST en 2013, 125 ont été soumis à évaluation à des referees, 75 ont été acceptés (représentant environ 1 200 pages).
Les enjeux pour le prestataire sont:
- de réaliser la prestation citée dans le respect des engagements de qualité de service;
- d'accompagner IFPEN pour mener à bien la transition de la revue OGST d'un mode de diffusion mixte (papier et numérique) à un mode de diffusion exclusivement numérique;
- de fournir à IFPEN une expertise et des solutions qui permettront à la revue OGST de gagner en fluidité sur son mode de production et d'augmenter sa visibilité et son facteur d'impact.
Les prestations principales au titre du nouveau marché débuteront le 1.1.2016. Une phase de recouvrement pouvant porter sur une période maximale de deux (2) mois à compter du 1.11.2015 pourra être mise en œuvre préalablement au démarrage des prestations principales afin d'assurer la transition entre le marché actuel et le nouveau marché selon les éléments transmis dans l'offre du candidat au titre de la mise en œuvre de la prestation.
La durée initiale des prestations objet du présent marché sera de 36 mois à compter du 1.1.2016. Le marché sera reconductible éventuellement deux fois par période de 12 mois dans la limite d'une durée totale 60 mois.

Date limite

Le délai de réception des offres était de 2015-04-21. L'appel d'offres a été publié le 2015-03-20.

Fournisseurs

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

Qui ? Qu'est-ce que c'est ? Où ?
Historique des marchés publics
Date Document
2015-03-20 Avis de marché
2015-10-23 Avis d'attribution de marché
Avis de marché (2015-03-20)
Objet
Champ d'application du marché
Titre: Services d'édition
Quantité ou étendue:
1 La gestion des manuscrits et le bureau éditorial:- La réception des manuscrits en provenance des auteurs pour soumission: enregistrement du manuscrit et accusé de réception auprès des auteurs.- L'envoi des manuscrits aux referees selon les indications du rédacteur en chef.- Les relances des referees.- L'envoi des rapports des referees (anonymement) aux auteurs selon indications du rédacteur en chef.- Pour les articles acceptés, lettre d'acceptation (par email); pour les articles refusés, lettre de refus (par email), remerciements (par email) des referees.- La révision des articles et gestions des échanges avec les auteurs et les referees.- La gestion des demandes aux auteurs.- La mise à disposition du rédacteur en chef de la revue d'un outil d'information et de gestion des manuscrits, depuis la soumission jusqu'à l'acceptation.- La gestion des formulaires de copyrights.- Après acceptation et avant envoi en production: corrections de l'anglais le cas échéant, traduction en français des résumés d'articles, si besoin.2 La production des articles acceptés et le secrétariat d'édition:- La réception des fichiers électroniques et le contrôle de leur fiabilité.- L'attribution d'un numéro de DOI aux articles.- La préparation de copies/manuscrits avant mise en pages: homogénéisation variables mathématiques, figures, tableaux, mise en conformité des références pour CrossRef, contrôle des en-têtes et hauts de page, relecture orthographique et typographique.- La mise en page des articles et les relectures de contrôle des épreuves.- La gestion des échanges de corrections (incluant auteurs, IFPEN).- Le contrôle et la présentation du BAT des articles à IFPEN.- Les articles finalisés seront mis en ligne aux deux formats suivants: PDF téléchargeables (incluant des liens actifs) et Full HTML (permettant une consultation facilitée en ligne).- La mise à disposition du rédacteur en chef de la revue et du pôle édition de la Dricom d'un outil d'information et de gestion pour le suivi de production ainsi qu'un serveur FTP pour échanger des fichiers.3 La prise en charge du référencement et de l'indexation des articles auprès des agences de référencement, des éditeurs de bases de données et moteurs de recherche:- Le prestataire prend en charge les procédures de soumission des articles pour le référencement auprès des agences de référencement indiquées par IFPEN et les procédures de soumissions des articles auprès des éditeurs de bases de données et moteurs de recherche indiqués par IFPEN. Il proposera une solution pour systématiser cette démarche. Il pourra suggérer d'autres agences de référencement, éditeurs de bases de données ou moteurs de recherche dans l'objectif d'assurer la meilleure visibilité possible à la revue.- Le prestataire s'engage et veille à ce que les demandes de référencement et d'indexation aient bien été prises en compte (notamment par les agences de bases de données thématiques susceptibles de ne pas être systématiquement concernées par l'ensemble des thématiques de la revue), puis il en informe le rédacteur en chef.- Le prestataire assure les modalités de dépôt légal de la revue (revue électronique et impression ponctuelle) auprès de la Bibliothèque nationale de France (BNF).4 La diffusion électronique de la revue et l'hébergement/la maintenance du site associé:- L'hébergement de la revue sur un site web dédié à la revue avec notamment des pages dédiées aux volumes, numéros et dossiers thématiques. La revue est disponible sous licence open access (CC-by, Creative Commons) et répertoriée au DOAJ.- Le site de la revue OGST est en marque blanche, intégrant la charte graphique du site d'IFPEN et une continuité territoriale entre les deux sites.- La gestion des contenus du site.- La maintenance du site.- La mise en ligne des articles comprend: la livraison d'une page sommaire incluant des liens vers les abstracts/résumés d'articles, des liens vers les articles complets aux formats PDF téléchargeables et Full HTML.- La gestion de la liste de diffusion et l'envoi de newsletters depuis une adresse d'expédition « @ifpen.fr », pour informer de la publication d'articles et de numéros de la revue, ou d'alertes paramétrables par l'utilisateur.- Les outils de recherche par mots clés.- Des fonctionnalités web (multilinguisme: français et anglais), envoi d'alertes email, génération d'un flux RSS sur la publication des articles, bookmarking vers les réseaux sociaux & outils pour la bibliographie, recommandation/envoi à un collègue).- La mise à disposition par le prestataire pour IFPEN d'un accès aux statistiques sur les logs de connexion/consultation du site web hébergeant la revue: a minima, nombre de consultations si articles en ligne (par catégorie de formats proposés), nombre d'articles téléchargés (par catégorie de formats proposés), nombre de téléchargements par article, nombre d'abonnements aux alertes, nombre de dossiers thématiques consultés.
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Métadonnées de l'avis
Langue originale: français 🗣️
Type de document: Avis de marché
Nature du marché: Services
Réglementation: Union européenne, avec participation des pays de l'AMP
Vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)
Code: Services d'édition 📦

Procédure
Type de procédure: Procédure négociée
Type de soumission: Soumission pour tous les lots
Critères d'attribution
Offre la plus économique

Pouvoir adjudicateur
Identité
Pays: France 🇫🇷
Type de pouvoir adjudicateur: Autre
Nom du pouvoir adjudicateur: IFP énergies nouvelles
Adresse postale: 1 et 4 avenue de Bois-Préau
Code postal: 92852
Commune postale: Rueil-Malmaison Cedex
Contact
Adresse Internet: http://www.ifpen.fr 🌏
Courrier électronique: laurence.carpot@ifpen.fr 📧
Téléphone: +33 437702149 📞

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-03-20 📅
Date limite de soumission: 2015-04-21 📅
Date de publication: 2015-03-25 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 059-104161
Numéro JO-S: 59
Informations complémentaires
Les candidats veilleront à construire un dossier de candidature synthétique. Le dossier renseigné du candidat, en deux exemplaires papier, sera adressé par courrier au point de contact mentionné en section I.1 (courrier à envoyer à Solaize-Rhône). Il ne pourra être pris en considération que si il est remis dans les délais prescrits à l'article IV.3.4 du présent avis. Le dossier devra contenir une copie de sauvegarde sur support électronique (CD Rom ou autre). Cette copie sera en tout point identique au dossier remis en format papier.
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Objet
Champ d'application du marché
Brève description:
Ce marché porte sur les besoins d'IFP Energies nouvelles (IFPEN) pour la réalisation de l'édition numérique de la revue OGST "Oil & Gas Science and Technology - revue d'IFP Energies nouvelles". Il porte sur:
- l'intégralité de la chaîne de gestion des manuscrits (soumissions, reviewing, acceptation, traduction et formalités/relations aux auteurs/referees) et de production des articles et numéros de la revue (secrétariat d'édition, mise en pages, publication et référencement/indexation);
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- la diffusion électronique et promotionnelle de la revue incluant la mise en ligne des articles et numéros de la revue, notamment l'envoi de newsletters aux abonnés;
- la gestion des contenus et la maintenance du site web associé à la revue;
- le cas échéant, l'impression, la fabrication et le routage de numéros de la revue, à la demande.
A titre d'information, la fréquence actuelle de parution de la revue est bimestrielle. Environ 250 articles ont été soumis à OGST en 2013, 125 ont été soumis à évaluation à des referees, 75 ont été acceptés (représentant environ 1 200 pages).
Les enjeux pour le prestataire sont:
- de réaliser la prestation citée dans le respect des engagements de qualité de service;
- d'accompagner IFPEN pour mener à bien la transition de la revue OGST d'un mode de diffusion mixte (papier et numérique) à un mode de diffusion exclusivement numérique;
- de fournir à IFPEN une expertise et des solutions qui permettront à la revue OGST de gagner en fluidité sur son mode de production et d'augmenter sa visibilité et son facteur d'impact.
Les prestations principales au titre du nouveau marché débuteront le 1.1.2016. Une phase de recouvrement pouvant porter sur une période maximale de deux (2) mois à compter du 1.11.2015 pourra être mise en œuvre préalablement au démarrage des prestations principales afin d'assurer la transition entre le marché actuel et le nouveau marché selon les éléments transmis dans l'offre du candidat au titre de la mise en œuvre de la prestation.
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La durée initiale des prestations objet du présent marché sera de 36 mois à compter du 1.1.2016. Le marché sera reconductible éventuellement deux fois par période de 12 mois dans la limite d'une durée totale 60 mois.
Les variantes sont acceptées
Quantité ou étendue:
1 La gestion des manuscrits et le bureau éditorial:
- La réception des manuscrits en provenance des auteurs pour soumission: enregistrement du manuscrit et accusé de réception auprès des auteurs.
- L'envoi des manuscrits aux referees selon les indications du rédacteur en chef.
- Les relances des referees.
- L'envoi des rapports des referees (anonymement) aux auteurs selon indications du rédacteur en chef.
- Pour les articles acceptés, lettre d'acceptation (par email); pour les articles refusés, lettre de refus (par email), remerciements (par email) des referees.
- La révision des articles et gestions des échanges avec les auteurs et les referees.
- La gestion des demandes aux auteurs.
- La mise à disposition du rédacteur en chef de la revue d'un outil d'information et de gestion des manuscrits, depuis la soumission jusqu'à l'acceptation.
- La gestion des formulaires de copyrights.
- Après acceptation et avant envoi en production: corrections de l'anglais le cas échéant, traduction en français des résumés d'articles, si besoin.
2 La production des articles acceptés et le secrétariat d'édition:
- La réception des fichiers électroniques et le contrôle de leur fiabilité.
- L'attribution d'un numéro de DOI aux articles.
- La préparation de copies/manuscrits avant mise en pages: homogénéisation variables mathématiques, figures, tableaux, mise en conformité des références pour CrossRef, contrôle des en-têtes et hauts de page, relecture orthographique et typographique.
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- La mise en page des articles et les relectures de contrôle des épreuves.
- La gestion des échanges de corrections (incluant auteurs, IFPEN).
- Le contrôle et la présentation du BAT des articles à IFPEN.
- Les articles finalisés seront mis en ligne aux deux formats suivants: PDF téléchargeables (incluant des liens actifs) et Full HTML (permettant une consultation facilitée en ligne).
- La mise à disposition du rédacteur en chef de la revue et du pôle édition de la Dricom d'un outil d'information et de gestion pour le suivi de production ainsi qu'un serveur FTP pour échanger des fichiers.
3 La prise en charge du référencement et de l'indexation des articles auprès des agences de référencement, des éditeurs de bases de données et moteurs de recherche:
- Le prestataire prend en charge les procédures de soumission des articles pour le référencement auprès des agences de référencement indiquées par IFPEN et les procédures de soumissions des articles auprès des éditeurs de bases de données et moteurs de recherche indiqués par IFPEN. Il proposera une solution pour systématiser cette démarche. Il pourra suggérer d'autres agences de référencement, éditeurs de bases de données ou moteurs de recherche dans l'objectif d'assurer la meilleure visibilité possible à la revue.
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- Le prestataire s'engage et veille à ce que les demandes de référencement et d'indexation aient bien été prises en compte (notamment par les agences de bases de données thématiques susceptibles de ne pas être systématiquement concernées par l'ensemble des thématiques de la revue), puis il en informe le rédacteur en chef.
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- Le prestataire assure les modalités de dépôt légal de la revue (revue électronique et impression ponctuelle) auprès de la Bibliothèque nationale de France (BNF).
4 La diffusion électronique de la revue et l'hébergement/la maintenance du site associé:
- L'hébergement de la revue sur un site web dédié à la revue avec notamment des pages dédiées aux volumes, numéros et dossiers thématiques. La revue est disponible sous licence open access (CC-by, Creative Commons) et répertoriée au DOAJ.
- Le site de la revue OGST est en marque blanche, intégrant la charte graphique du site d'IFPEN et une continuité territoriale entre les deux sites.
- La gestion des contenus du site.
- La maintenance du site.
- La mise en ligne des articles comprend: la livraison d'une page sommaire incluant des liens vers les abstracts/résumés d'articles, des liens vers les articles complets aux formats PDF téléchargeables et Full HTML.
- La gestion de la liste de diffusion et l'envoi de newsletters depuis une adresse d'expédition « @ifpen.fr », pour informer de la publication d'articles et de numéros de la revue, ou d'alertes paramétrables par l'utilisateur.
- Les outils de recherche par mots clés.
- Des fonctionnalités web (multilinguisme: français et anglais), envoi d'alertes email, génération d'un flux RSS sur la publication des articles, bookmarking vers les réseaux sociaux & outils pour la bibliographie, recommandation/envoi à un collègue).
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- La mise à disposition par le prestataire pour IFPEN d'un accès aux statistiques sur les logs de connexion/consultation du site web hébergeant la revue: a minima, nombre de consultations si articles en ligne (par catégorie de formats proposés), nombre d'articles téléchargés (par catégorie de formats proposés), nombre de téléchargements par article, nombre d'abonnements aux alertes, nombre de dossiers thématiques consultés.
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Description des options:
- Option 1: un plan de recouvrement d'une durée maximum de 2 mois en cas de changement de prestataire.
- Option 2: pour les fichiers des articles mis en ligne, proposition d'un format supplémentaire numérique type ebook qui puisse être lu hors connexion Internet et dont la mise en page puisse s'adapter à tout type de supports électronique de lecture (écran d'ordinateur, tablettes, liseuses, smartphones, etc.).
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- Option 3: solutions d'aménagement du site OGST, en vue d'en optimiser la navigation et l'ergonomie.
- Option 4: propositions de solutions pour optimiser l'aspect promotionnel de la diffusion numérique de la revue OGST, avec l'objectif d'augmenter sa visibilité et le facteur d'impact. Notamment des variantes à la continuité territoriale entre les sites web IFPEN et OGST pourraient être envisagées.
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- Option 5: création graphique et mise en page couverture et page de titre, dans le cas où la revue fait l'objet d'une impression à la demande.
- Option 6: la revue OGST pourra ponctuellement faire l'objet d'impressions à la demande: le cas échéant, il pourra être demandé au prestataire d'assurer l'impression, la fabrication, le façonnage et le routage du numéro concerné de la revue.
- Option 7: export sélectif des articles et des métadonnées dans la base d'archives ouvertes d'IFPEN.
Nombre minimal de reconductions possibles: 1
Nombre maximal de reconductions possibles: 2
Durée de l'accord: 36 mois
Numéro de référence: Affaire n° 418025
Lieu d'exécution
Site principal ou lieu d'exécution: 1 et 4 Avenue de Bois-Préau, F-92852 Rueil-Malmaison Cedex.

Informations juridiques, économiques, financières et techniques
Conditions de participation
Habilitation à exercer l'activité professionnelle:
1. Lettre de candidature signée (format libre).
2. Les pouvoirs de la personne habilitée à signer.
3. Si le candidat est en redressement judiciaire, ou en procédure équivalente reconnue par l'administration du pays d'origine du candidat, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet.
4. Déclaration sur l'honneur justifiant que le candidat ne rentre dans aucun de cas mentionnés à l'article 8 relatif aux interdictions de soumissionner de l'ordonnance n° 2005-649 du 6.6.2005.
5. En cas de groupement d'entreprise, une lettre d'habilitation du mandataire par ses cotraitants.
L'ensemble des pièces sus visées doit être fourni par le candidat, l'ensemble des membres du groupement ou le mandataire dûment habilité selon le cas.
L'ensemble des documents doit être rédigé en langue française. A défaut une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté devra être remise. L'absence de(s) document(s) précité(s) est susceptible de justifier l'irrecevabilité de la candidature proposée.
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Situation économique et financière:
- une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles
- une déclaration appropriée de banques (cette déclaration dont la forme est libre a pour finalité de faciliter la preuve de la crédibilité financière du candidat) ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels
- les bilans ou extraits de bilans, concernant les 3 dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.
Pour les entreprises nouvellement créées, celles-ci peuvent produire une copie certifiée du récépissé de dépôt au centre de formalités des entreprises pour prouver qu'elles ne sont pas en mesure de fournir les documents demandés.
Capacité technique et professionnelle:
- description de l'équipement technique, des mesures employées pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise
- déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années
- indication des titres d'études et professionnels du candidat et/ou des cadres (CV, attestation de qualification professionnelle), notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du marché
- présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration du candidat
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- échantillons, descriptions et/ou photographies des fournitures
- certificats de qualité établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques ou attestant de l'existence d'un manuel de qualité et de procédures, norme de la série NF-EN-ISO 9001, 9002, 9003. IFPEN acceptera d'autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats, si ceux-ci n'ont pas accès à ces certificats ou n'ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.
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Niveau(x) minimal/minimaux de normes:
Capacité d'échanges professionnels en langue française exigée (niveau C2 « Maîtrise » minimum selon le Cadre Européen Commun de Référence) et aux horaires de bureau français ( 9:00 à 18:00 Heures Paris).
Exécution du marché
Principales conditions de financement et modalités de paiement et/ou référence aux dispositions pertinentes qui les régissent:
100 % IFPEN sur fonds propres.
Le délai global de paiement est de 60 jours à réception de facture.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
Les entreprises peuvent présenter leur candidature ou leur offre sous forme de groupement solidaire ou de groupement conjoint. Toutefois, le passage du groupement conjoint au groupement solidaire sera exigé après l'attribution du marché. Il est par ailleurs précisé qu'un même opérateur économique ne peut pas être mandataire de plus d'un groupement.
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Autres conditions particulières: Basée sur les éléments indiqués dans le dossier de consultation.
Noms et qualifications professionnelles du personnel

Procédure
Nombre minimum de candidats: 3
Nombre maximum de candidats: 5
Critères objectifs de sélection:
1- critères économiques et financiers: 30 % - capacité économique et financière de l'entreprise à réaliser des prestations équivalentes au présent marché- garantie financière du candidat.2 - critères techniques 70 % basés sur les sous-critères suivants:- Capacité à couvrir le périmètre fonctionnel du marché- Moyens techniques: adéquation des moyens de l'entreprise au marché et à l'environnement technique IFPEN- démarche méthodologie et procédure qualité -organisation de l'entreprise pour assurer les prestations similaires au marché - qualité des profils intervenants potentiels - Partenariats, Certification Qualité - expérience, références relatives à l'exécution de marchés de même nature.
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Langues
Langue: français 🗣️
Autres langues: En application de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française, l'offre doit être rédigée en français. Les traductions certifiées conformes à l'original par un traducteur assermenté seront acceptées.

Pouvoir adjudicateur
Identité
Autre type de pouvoir adjudicateur: Other
Contact
Point de contact: Département achat
Laurence Carpot, IFP énergies nouvelles, Lyon BP 3, rond point de l'échangeur de Solaize, 69360 Solaize
Adresse Internet: www.ifpen.fr 🌏

Référence
Identifiants
Numéro de référence attribué par le pouvoir adjudicateur: Affaire n° 418025
Informations complémentaires
Les candidats veilleront à construire un dossier de candidature synthétique.
Le dossier renseigné du candidat, en deux exemplaires papier, sera adressé par courrier au point de contact mentionné en section I.1 (courrier à envoyer à Solaize-Rhône). Il ne pourra être pris en considération que si il est remis dans les délais prescrits à l'article IV.3.4 du présent avis. Le dossier devra contenir une copie de sauvegarde sur support électronique (CD Rom ou autre). Cette copie sera en tout point identique au dossier remis en format papier.
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Informations complémentaires
Organe de révision
Nom: Tribunal de grande instance de Nanterre
Adresse postale: 179-191 avenue Joliot-Curie
Commune postale: Nanterre Cedex
Code postal: 92020
Pays: France 🇫🇷
Téléphone: +33 140971010 📞
Service auprès duquel des informations sur la procédure de recours peuvent être obtenues
Nom: Greffe du tribunal de grande instance de Nanterre
Commune postale: Nanterre
Source: OJS 2015/S 059-104161 (2015-03-20)
Avis d'attribution de marché (2015-10-23)
Objet
Métadonnées de l'avis
Type de document: Avis d'attribution de marché

Procédure
Type de soumission: Sans objet

Pouvoir adjudicateur
Identité
Adresse postale: 1 et 4 avenue de Bois Préau
Contact
Adresse Internet: http://www.ifpenergiesnouvelles.fr/ 🌏

Référence
Dates
Date d'envoi: 2015-10-23 📅
Date de publication: 2015-10-28 📅
Identifiants
Numéro d'avis: 2015/S 209-380190
Se réfère à l'avis: 2015/S 59-104161
Numéro JO-S: 209

Procédure
Critères d'attribution
Critère: 1. Critères commerciaux (35)
2. Critères techniques et gestion de projet (55)
3. Critères qualité (10)

Attribution du marché
Date de conclusion du contrat: 2015-10-02 📅
Nom: EDP Sciences
Adresse postale: 17 av. du Hoggar, BP 112
Commune postale: Les Ulis Cedex A
Code postal: 91944
Informations sur les appels d'offres
Nombre d'offres reçues: 1

Pouvoir adjudicateur
Contact
Point de contact: Laurence Carpot
Source: OJS 2015/S 209-380190 (2015-10-23)