Rationalisation des moyens d'impression et de reprographie du Groupe AFNOR

Association française de normalisation: AFNOR

1. Présentation du groupe et de ses filiales:
Le Groupe AFNOR
L'association AFNOR et ses filiales constituent un groupe international au service de l'intérêt général et du développement économique. Il conçoit et déploie des solutions fondées sur les normes, sources de progrès et de confiance. Il est organisé autour de 4 grands domaines de compétences: la normalisation, la certification, l'édition de solutions et services d'information technique et professionnelle et la formation. Dirigé par Olivier Peyrat, le Groupe AFNOR s'appuie sur plus de + 1 200 collaborateurs répartis en France dans 13 délégations régionales et 31 implantations dans le monde. À l'international, le Groupe déploie ses prestations (certification, formation) dans plus de 100 pays. Ce sont plus de 50 000 clients qui aujourd'hui lui font confiance.
AFNOR Normalisation:
Avec les normes, les utilisateurs finaux ont l'assurance que la machine-à-café n'explose pas du fait d'une pression mal contrôlée, que le bouton d'arrêt d'urgence d'une machine-outil est bien visible et à portée de main, que la carte de paiement peut être insérée dans n'importe quel terminal à travers le monde… Les exigences ou les recommandations inscrites dans des normes résultent d'échanges importants entre professionnels. Elles existent en réponse à leur demande. En tant qu'animateur central de la normalisation en France, AFNOR recense les besoins en normalisation et mobilise les parties intéressées pour construire, collectivement, un consensus autour d'un sujet et le retranscrire dans une norme. Elle promeut les positions françaises aux niveaux européen et international. Elle organise une consultation publique sur chaque projet de norme française, européenne ou internationale, homologue la version finale et l'intègre au catalogue français. Élaborées par et pour les professionnels, la quasi-totalité des normes sont d'application volontaire. Seules 2 % d'entre elles sont d'application obligatoire, sur initiative des pouvoirs publics qui souhaitent s'en servir pour soutenir la réglementation en vigueur.
AFNOR Éditions:
Distributeur officiel des normes en France, AFNOR Éditions propose des solutions d'informations professionnelles, standards, personnalisées ou co-développées à la demande des entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. L'enjeu est d'offrir à tous les acteurs économiques, le moyen de disposer à tout moment et de manière facile, de l'information normative et règlementaire dont ils ont besoin et de leur éviter tout risque de non-conformité. Au-delà de la richesse de son fonds documentaires (18 0000 références issues de collections françaises et étrangères) AFNOR Éditions propose des solutions technologiques de dernière génération pour faciliter les recherches et le partage tout en apportant son expertise métiers pour offrir des services complémentaires. Le déploiement des normes à l'unité est naturellement complété par la publication de livres et de recueils de normes sur les thématiques majeurs de la normalisation.
AFNOR Compétences a pour vocation de donner confiance aux professionnels désireux de mieux appréhender le contexte réglementaire, normatif et technique et de le mettre en pratique au sein de leur organisation. Avec une approche pédagogique opérationnelle et ludique, cette filiale d'AFNOR propose des formules de formations et de conseil variées. Leader français sur les systèmes de management thématiques — Qualité, sécurité, environnement, santé sécurité au travail, environnement, audit et évaluation, gestion industrielle, métrologie … AFNOR Compétences qui accueille chaque année plus de 11 000 stagiaires, possède la capacité de se réinventer en permanence et réagit très rapidement aux demandes du marché.
AFNOR Certification:
Premier organisme de certification et d'évaluation en France avec des marques à forte notoriété telles que NF, AFAQ et l'éco-label européen, AFNOR Certification accompagne depuis plus 20 ans les organisations de tout secteur et de toute taille dans leurs démarches de reconnaissance par la qualité. 60 000 sites sont aujourd'hui certifiés par AFNOR Certification à travers le monde.
Qu'il s'agisse d'évaluer sa performance, de faire reconnaître la qualité de son organisation, de ses produits, de ses services ou les compétences des hommes et des femmes qui composent ses équipes, AFNOR Certification a la capacité d'accompagner tous les acteurs économiques dans la définition d'un processus de certification taillé à la mesure de leur stratégie.
Référentiels sur base de normes, création de référentiels ou de cahiers de charges (labels), attestations réglementaires, scoring, diagnostic, inspection, évaluation, AFNOR Certification s'appuie sur un réseau mondial d'auditeurs et de partenaires techniques, grands laboratoires, centres techniques, organismes d'inspection.
2. Description de l'organisation actuelle:
1000 postes (PC Windows Seven) sur un site principal comprenant 2 bâtiments (atrium et patio).
Régions:
— 14 agences régionales,
— 70 PC actifs régions.
Des salles de formation et d'intégration, recette, etc. sur des réseaux spécifiques.
Logiciels bureautiques: Office 2010 ou plus, Acrobat Reader, IE 9 ou plus, Autocad etc.
Serveur de fax disponible sur tous les postes.
Impression Qualiac (ERP) ne supporte que des impressions directes sur les adresses IP des machines.
Serveur de fax disponible réception limitée en nombre, format TIF.
AFNOR est un gros consommateur de papier: près de 12 millions de pages pour 1 000 personnes soit près de 12 000 pages par personne et par an.
Très forte culture «papier» les processus de travail comme les archives sont basés sur le papier.
La mutualisation (qui est souvent confondue avec le partage d'une imprimante dans un bureau) est généralement bien perçue.
La confidentialité, avérée ou non, est souvent mise en avant comme frein à la mutualisation.
Très grande diversité des documents produits du courrier d'une page au document de communication tiré en plus de 10 000 exemplaires. Les façonnages et finition sont simples: agrafage, thermocollage, reliure spirale (hors certains documents de communication).
Il existe quelques cas réels de travail posté: CRM, BdD, certification services, courrier, pôle composition, …
Quelques utilisations spécifiques: imprimante pour les bulletins de paie, factures en pdf.
L'entreprise marque la volonté d'évoluer vers un potentiel de projets de numérisation (courrier, archives) et de dématérialisation (factures, certificats, contrats,…).
Utilisation importante du papier ‘en-tête' 10 % — grande diversité des fonds de page — certificats — en têtes: 8 % du volume imprimé.
Peu de A3 (1 %).
2.1 Typologie des travaux:
Une grande variété de documents — 2 grandes catégories:
Documents destinés à la vente:
Normes: format A4 — moins de 5 % en couleur (50~60 par an sur 2012-2013 tendance haussière) — de 10 à 100 pages, imprimées par la chaîne PoD (Print on Demand), sauf les normes couleur qui sont stockées: volonté d'évoluer vers l'intégration de la couleur dans le procédé POD (~100 000 pages couleur/an).
Recueils (voir annexe): de 20 à 40 titres par an, tirage de 40 à 60 exemplaires, fabriqués en interne et stockés en interne, finition DCC.
Ouvrages 60 – 70 par an, premier tirage externe à 1 000 exemplaires (1 an..) répartis sur divers stocks: distributeur, imprimeur, interne.
Feuillets mobiles mis en classeurs avec mises à jour périodiques: impression et logistique ré internalisés en 2014 (mars, environ 600 000 pages).
Supports de cours AFNOR Compétences, impression ré-internalisé en 2014 (janvier, environ 1 100 000).
Documents de fonctionnement interne et externe:
Très grande diversité des documents produits, du courrier d'une page au document de communication tiré en + de 10 000 exemplaires.
Les formats de tirage sont classiques, essentiellement du A4 (95 % hors communication), peu de A3.
Les formats de production sont classiques sans grande variété: formats Office, pdf.
Documents de communication et de marketing plus élaborés et confiés à des agences.
Documents pré imprimés nombreux et variés (+ de 10 pour certains usages – certificats, en tête, factures…).
Quelques transparents:
Documents administratifs classiques: comptabilité, DRH, budgets, AG.
Documents de formation (AFNOR Compétences): programmes, conventions, inscriptions, certificats, supports de cours.
Documents commerciaux: catalogues, enquêtes, présentations.
Réponses aux AO: très gros dossiers assemblés dans l'urgence (200 p x 10 ex), contrats (350 p x 7 ex).
Documents techniques: rapports (jusqu'à 150 p en 15 ex), études, référentiels.
Quelques impressions spécifiques: bulletins de paie, factures.
Les formats suivants, Postscript (PAO) et le TIF (pour image de fax etc).
2.2 Planning prévisionnel du dialogue compétitif:
Le planning ci-dessous est donné à titre purement indicatif et peut être modifié à l'initiative d'AFNOR:
— réception candidatures: 4.2.2015,
— réception des offres: fin mars 2015,
— attribution marché: mai 2015.

Le délai de réception des offres était de 2015-02-04. L'appel d'offres a été publié le 2015-01-05.

Les fournisseurs suivants sont mentionnés dans les décisions d'attribution ou dans d'autres documents relatifs aux marchés publics :

• • RICOH France

• • Association française de normalisation: AFNOR

• • Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité › Services d'impression et services connexes

• • Ile-de-France › Seine-Saint-Denis